淺談辦公自動化系統(tǒng)在血站管理中的應(yīng)用

李雪吟

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，各級采供血機(jī)構(gòu)開發(fā)、建立了切合本單位工作實(shí)際的辦公自動化系統(tǒng)，如公文流轉(zhuǎn)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，極大地提高了血站管理工作效率，有力促進(jìn)了辦公人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的提高，為全面推進(jìn)血站管理現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程奠定了良好的基礎(chǔ)。

1 辦公自動化系統(tǒng)定義及我國血站管理工作特點(diǎn)

1.1 辦公自動化系統(tǒng)(OA)概念 OA 是辦公自動化英文Office Automatic 的簡稱，是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制。在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最終實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的［1］。

1.2 血站管理工作特點(diǎn) 血站屬于公益性醫(yī)療機(jī)構(gòu)，其主要職責(zé)為:開展無償獻(xiàn)血者的招募、血液采集與制備、為臨床提供醫(yī)療急救用血及用血的咨詢及指導(dǎo)等。采供血工作從血液采集、檢測、分離、制備、貯藏到供血，整個工作流程管理必須規(guī)范有序、縝密嚴(yán)謹(jǐn)。因此，血站管理必須堅(jiān)持以“血液安全”為宗旨、以“為獻(xiàn)血者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)”為根本、以“保障臨床用血”為目標(biāo)，始終堅(jiān)持“以人為本”的管理理念，堅(jiān)持社會效益第一，服務(wù)于廣大獻(xiàn)血者和用血者。

2 實(shí)現(xiàn)血站管理辦公自動化的必要性

2.1 信息公開化的需要 現(xiàn)今，社會公眾對無償獻(xiàn)血工作及采供血機(jī)構(gòu)了解不多，甚至存有偏見，嚴(yán)重影響到社會民眾參與無償獻(xiàn)血的熱情。為消除社會對無償獻(xiàn)血、對采供血機(jī)構(gòu)的認(rèn)識誤區(qū)，原國家衛(wèi)生部2010 年下發(fā)了《醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)單位信息公開管理辦法(試行)》(衛(wèi)生部第75 號令)，要求采供血機(jī)構(gòu)向社會公布機(jī)構(gòu)基本信息，旨在推進(jìn)血站信息公開工作。這對改善血站內(nèi)外部管理體制、優(yōu)化結(jié)構(gòu)、提高日常工作效率起到了積極的推動作用［2］。辦公自動化系統(tǒng)就是整合、集中信息的有效平臺，它能夠在采供血機(jī)構(gòu)組織、部門、個人之間進(jìn)行及時高效、有序可控、全程信息共享，及時準(zhǔn)確地方便公眾獲得血液相關(guān)信息(獻(xiàn)血服務(wù)信息、相關(guān)財(cái)務(wù)管理信息等)，從而加強(qiáng)社會監(jiān)督，促進(jìn)血站建立良好的社會公益形象，贏得社會公眾的理解、支持和參與，促進(jìn)無償獻(xiàn)血事業(yè)健康、持續(xù)發(fā)展。

2.2 實(shí)現(xiàn)移動辦公的需要 隨著合作往來的日益增多，技術(shù)、管理人員面臨更多的外出、脫離現(xiàn)場的局面，通過建立運(yùn)行良好的辦公自動化系統(tǒng)，可及時了解適時信息，增強(qiáng)快速應(yīng)對能力，提高辦事效率，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程響應(yīng)、移動辦公、協(xié)同辦公的管理效果。

3 OA 系統(tǒng)在采供血機(jī)構(gòu)中的應(yīng)用現(xiàn)狀及趨勢

3.1 系統(tǒng)功能的第1 個層次即事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng) 目前大多僅限于單機(jī)或簡單的小型局域網(wǎng)上的文件處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用，雖然充分利用了OA 系統(tǒng)較強(qiáng)的公文處理及文檔管理能力，界面直觀簡單，在小型局域網(wǎng)中保證了可靠性和安全性，基本實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，提高了辦公的速度和效率，但是對OA 系統(tǒng)更多潛在功能的開發(fā)應(yīng)用做得不夠，這也是對信息技術(shù)資源的一種浪費(fèi)。

3.2 OA 系統(tǒng)的第二層次即信息管理型系統(tǒng)的運(yùn)用 事務(wù)型辦公系統(tǒng)和綜合數(shù)據(jù)庫相結(jié)合，使得信息在本單位各個部門可以共享。通常，QQ 這個平臺因其快速和易用特性，在文件共享和即時交流方面存在優(yōu)勢，特別是群的共享功能，因此人們使用比較普遍。當(dāng)OA 系統(tǒng)進(jìn)入日常辦公后，因其功能的多樣性、復(fù)雜性，多數(shù)血站辦公人員不知如何操作以達(dá)到相同于QQ 的功能。例如，QQ 群的共享人員信息無法直接復(fù)制于OA 系統(tǒng)上，擬共享文檔就必須重新建立另一個流程;同樣，各級血站都有各自的短信交流平臺，想要群組發(fā)送短信到不同機(jī)構(gòu)也無法在現(xiàn)有的OA 系統(tǒng)里完成。從信息的安全管理來講，QQ 依托的網(wǎng)絡(luò)平臺存在信息不安全性且不便于管理，因此，越來越多的單位開始從信息安全角度考慮采用OA 辦公自動化系統(tǒng)。

3.3 第三層次即決策支持型OA 系統(tǒng) 建立在信息管理級OA 系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，針對所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，做出相應(yīng)的決策。這一層次的OA 系統(tǒng)具有4 個特點(diǎn):(1)集成化:軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。(2)智能化:面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動，如:對公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。(3)多媒體化:包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。(4)運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換(EDI):通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計(jì)算機(jī)間進(jìn)行交換和自動化處理［1］。開發(fā)、利用、成功構(gòu)建全體人員的網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，通過流程的可視化、事件可控制、可監(jiān)督的扁平化管理，即領(lǐng)導(dǎo)可以隨時查看下屬部門工作的實(shí)時進(jìn)度，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題，提高管理效率，促使血站管理水平產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，也是血站管理應(yīng)用OA 系統(tǒng)應(yīng)該達(dá)到的理想狀態(tài)。

4 采供血機(jī)構(gòu)辦公自動化建設(shè)中可能面臨的障礙

4.1 管理層重視程度不夠 某些管理層缺乏足夠的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，因此存在抵觸情緒;有些管理層仍然沿襲傳統(tǒng)的思維方式，習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工辦公;又有些管理層考慮到辦公自動化的前期工作需要大量的人力、物力、財(cái)力投入，片面地認(rèn)為有限的資金更應(yīng)該投入到其它業(yè)務(wù)工作中，以致系統(tǒng)建設(shè)投入不足、開發(fā)不力、應(yīng)用不到位。

4.2 辦公人員的培訓(xùn)力度不足 目前大部分采供血機(jī)構(gòu)的辦公人員已經(jīng)具備“一人一機(jī)”的條件，但不同崗位、不同年齡對計(jì)算機(jī)及OA 系統(tǒng)的熟悉、運(yùn)用程度存在較大差異。從而影響了辦公自動化的正常推行。因此，只有把辦公人員的管理實(shí)踐和計(jì)算機(jī)操作能力結(jié)合起來，才能真正發(fā)揮作用。

4.3 系統(tǒng)缺乏足夠的安全保障措施 互聯(lián)網(wǎng)本身所固有的安全性隱患加上OA 系統(tǒng)具有的開放性特點(diǎn)(能夠與其它軟件系統(tǒng)完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用)，為少數(shù)有意攻擊網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的人提供了可乘之機(jī)，以通過竊取保密技術(shù)資料和重要數(shù)據(jù)、傳播病毒等方式攻擊和破壞網(wǎng)絡(luò)?？梢?，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)安全問題是辦公自動化建設(shè)中值得注意的重要環(huán)節(jié)。

5 完善血站管理辦公自動化建設(shè)對策

5.1 快速更新觀念 管理層高度重視的同時，加強(qiáng)辦公人員的隊(duì)伍建設(shè)。由各個血液中心、中心血站獨(dú)立使用OA 系統(tǒng)到整個采供血系統(tǒng)協(xié)同使用，有利于同行業(yè)之間廣泛的信息交流與溝通，并能較好地拓展到省內(nèi)外、國內(nèi)外信息資源共享的范圍。

5.2 建立辦公自動化系統(tǒng)的長效管理機(jī)制 建立健全各項(xiàng)長效管理制度是保證辦公自動化建設(shè)工作順利實(shí)現(xiàn)的重要保障。具體而言，在系統(tǒng)建設(shè)的過程中，諸如《中心網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)使用管理制度》《管理信息系統(tǒng)電子簽名及用戶授權(quán)管理制度》《管理信息系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案程序》等各類相關(guān)制度需要相應(yīng)出臺，并在后續(xù)的系統(tǒng)使用管理過程中不斷健全與完善。

5.3 提高辦公人員的辦公自動化素質(zhì) 由于辦公人員在辦公自動化系統(tǒng)這一人機(jī)結(jié)合系統(tǒng)的使用中起著主導(dǎo)地位，這就要求辦公人員既要熟練掌握辦公的基本知識，又要熟練使用各種辦公設(shè)備及辦公軟件，因此，提高辦公人員的綜合素質(zhì)，提高辦公人員的辦公自動化綜合能力是實(shí)現(xiàn)辦公自動化的重中之重。對于此，采供血機(jī)構(gòu)可以通過內(nèi)部培訓(xùn)、外部借鑒及機(jī)構(gòu)之間相互學(xué)習(xí)的方式適應(yīng)辦公自動化的工作需要。

5.4 加強(qiáng)防范措施 確保網(wǎng)絡(luò)信息安全 由于網(wǎng)絡(luò)辦公自動化建設(shè)會使血站的各類信息在一定范圍內(nèi)處于開放狀態(tài)，重要數(shù)據(jù)的安全性防護(hù)則成為關(guān)鍵。因此，在辦公自動化建設(shè)的過程中，要強(qiáng)化辦公自動化管理人員的保密意識，采用數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，或通過設(shè)置身份驗(yàn)證、權(quán)限審查等方式保證合法用戶的使用，從而在確保信息系統(tǒng)安全的前提下，使血站辦公自動化系統(tǒng)得以安全、有效運(yùn)行［3］。

1 李潔.OA 辦公自動化系統(tǒng)分析［J］.科技與生活，2012，3:152.

2 斯蒂芬·P·羅賓斯.管理學(xué)(第9 版)［M］.北京:中國人民大學(xué)出版社，2012，198-202.