經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析信息化管理的推廣應(yīng)用

弓玲娣GONG Ling-di

（中鐵大橋局集團(tuán)第一工程有限公司，鄭州 450053）

（The 1st Engineering Co.，Ltd.，MBEC，Zhengzhou 450053，China）

0 引言

項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析如同個(gè)體體檢，它基于項(xiàng)目實(shí)施全過程進(jìn)行分析，查找其中的問題，信息技術(shù)和新的成本管理方法的應(yīng)用，為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析提供了創(chuàng)新途徑，恰如信息技術(shù)催生第三次工業(yè)革命，成本管理信息化已成為現(xiàn)代企業(yè)管理進(jìn)程中一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢。目前公司絕大部分工程都使用了成本管理信息化系統(tǒng)，如武漢鸚鵡洲長江大橋、蒙西華中鐵路洞庭湖長江大橋、渝黔鐵路土建1標(biāo)、成貴鐵路CGZQSG－5 標(biāo)、蘭州中川鐵路、鄭焦城際黃河橋、鄭東新區(qū)龍子湖區(qū)望龍西橋、宜昌廟嘴長江大橋、銀川濱河黃河大橋、小浪底水利樞紐管理區(qū)壩后防汛交通橋等工程項(xiàng)目。該信息化系統(tǒng)將勞務(wù)、物資、機(jī)械、現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)四大成本模塊橫向整合，打破了各模塊互補(bǔ)對(duì)接的格局，使之縱向形成了一個(gè)兩級(jí)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，同時(shí)整合了項(xiàng)目前臺(tái)操作和終端監(jiān)控兩項(xiàng)內(nèi)容，使得各信息模塊相互制衡，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)監(jiān)控。成本管理信息化系統(tǒng)在公司經(jīng)營結(jié)構(gòu)中的應(yīng)用，使公司經(jīng)營管理結(jié)構(gòu)由單一的項(xiàng)目盈虧終結(jié)考核逐步過渡到對(duì)項(xiàng)目成本實(shí)施過程進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤監(jiān)控，同時(shí)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展超預(yù)算的情況進(jìn)行及時(shí)預(yù)警，通過數(shù)據(jù)的階段性、要素性等可追溯原則盡快鎖定管理死角，并參考現(xiàn)實(shí)條件盡快整改或清除管理中的弊病，以促進(jìn)項(xiàng)目成本順利實(shí)施。

1 制定經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析管理模式

構(gòu)建經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管理模式，其一要全面了解經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析工作的組織架構(gòu)，明確界定領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)與具體執(zhí)行部門的權(quán)責(zé)關(guān)系。一般來講，工程經(jīng)濟(jì)部或財(cái)務(wù)部是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析的專職部門，具有領(lǐng)導(dǎo)決策權(quán)，其他部門配合執(zhí)行；其二，成本與收入如何歸集，須配套完善月度匯總的管理臺(tái)賬，成本歸集須提前歸集和整理施工建設(shè)過程中所發(fā)生的一切費(fèi)用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，要求數(shù)據(jù)信息客觀真實(shí)，其中基礎(chǔ)臺(tái)賬和配套數(shù)據(jù)的歸集是成本歸集的重點(diǎn)，通常憑經(jīng)驗(yàn)估值會(huì)產(chǎn)生一定量的誤差，歸集臺(tái)帳和相關(guān)數(shù)據(jù)信息有利于誤差的控制。收入方面須實(shí)時(shí)關(guān)注驗(yàn)工計(jì)價(jià)及調(diào)概索賠事件。在調(diào)差索賠階段，有的項(xiàng)目雖未經(jīng)業(yè)主審核但后期形成收入的可能性較大，計(jì)價(jià)時(shí)也應(yīng)當(dāng)將其作為收入項(xiàng)計(jì)入成本項(xiàng)，以防收入與成本脫節(jié)、賬面上巨虧，但現(xiàn)實(shí)情況是僅有小額度的虧損，或存在潛在盈利，這會(huì)在一定程度上破壞經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析和決策的準(zhǔn)確性；第三，制定經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析管理方法及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析考核細(xì)則，各層級(jí)應(yīng)該嚴(yán)格按照經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析管理辦法有針對(duì)性的開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析，以便快速鎖定項(xiàng)目管理中的缺陷點(diǎn)及時(shí)整改落實(shí)。另外，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析考核須逐項(xiàng)落實(shí)，管理者須根據(jù)考核結(jié)果針對(duì)各個(gè)缺陷點(diǎn)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，落實(shí)獎(jiǎng)懲措施，真正實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。

2 利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息化管理

利用網(wǎng)絡(luò)科技管理工程項(xiàng)目的成本信息，推行成本管理信息化已成為現(xiàn)代施工企業(yè)成本管理工作的一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢。在西方發(fā)達(dá)國家，已有70%的現(xiàn)代施工企業(yè)已實(shí)現(xiàn)了成本管理信息化。將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)納入項(xiàng)目施工管理全過程（從前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工到竣工結(jié)算、庫存管理、質(zhì)量監(jiān)控、合同管理等各個(gè)環(huán)節(jié)），不僅能提高辦公自動(dòng)化水平，同時(shí)可以有效管控施工成本，擴(kuò)大利潤空間。應(yīng)用材料采購比價(jià)系統(tǒng)及材料領(lǐng)用系統(tǒng)來控制采購成本和物料支出，從而進(jìn)一步減少成本支出。同時(shí)參考內(nèi)部定額及財(cái)務(wù)系統(tǒng)編制成本目標(biāo)計(jì)劃，確保各環(huán)節(jié)的成本管理活動(dòng)有據(jù)可循，也有助于對(duì)成本耗用進(jìn)行跟蹤統(tǒng)計(jì)，為后期核算提供客觀依據(jù)。另一方面，成本管理部門也能夠基于實(shí)際成本與目標(biāo)計(jì)劃作對(duì)比，深入分析成本變動(dòng)的原因，以期針對(duì)性的探尋控制成本的方法途徑，為經(jīng)營決策提供依據(jù)。

3 信息化管理的前期準(zhǔn)備

3.1 做好項(xiàng)目成本預(yù)測 工程管理應(yīng)該依據(jù)實(shí)際生產(chǎn)工藝和管理流程，逐步開展施工建設(shè)信息化管理工作、對(duì)工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)各模塊模型進(jìn)行跟蹤設(shè)計(jì)，使其實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)上下一體、業(yè)務(wù)相互集成、覆蓋三級(jí)應(yīng)用的管理系統(tǒng)，全面搜集成本，為工程項(xiàng)目成本預(yù)測提供客觀依據(jù)。

3.2 確保信息準(zhǔn)確，加快信息傳遞速度 一是要優(yōu)化整合系統(tǒng)資源，集成導(dǎo)通系統(tǒng)功能，減少不同系統(tǒng)中交叉重復(fù)性工作。二是要規(guī)范管理系統(tǒng)應(yīng)用，提高系統(tǒng)的實(shí)用性、準(zhǔn)確性，使得各業(yè)務(wù)部門信息化基礎(chǔ)工作落到實(shí)處，系統(tǒng)應(yīng)用效果不打折扣。三是有效利用系統(tǒng)功能，結(jié)合生產(chǎn)管理實(shí)際，開發(fā)工作計(jì)劃查詢功能，確保管理閉環(huán)，確保信息實(shí)時(shí)傳遞。

3.3 統(tǒng)一信息內(nèi)容 信息傳遞過程中不一致的信息描述直接導(dǎo)致信息失真?！耙磺€(gè)讀者有一千個(gè)哈姆雷特”，有時(shí)相同的成本信息，通過不同個(gè)體的描述也有可能呈現(xiàn)不同的形態(tài)。信息傳遞過程中，各個(gè)節(jié)點(diǎn)的工作人員會(huì)轉(zhuǎn)變信息的格式、內(nèi)容以便本部門使用，這既不利于下一節(jié)點(diǎn)對(duì)信息的理解和運(yùn)用，最終即使是同一信息也會(huì)出現(xiàn)不同的表達(dá)形式。鑒于此，企業(yè)應(yīng)該進(jìn)一步規(guī)范信息傳遞的途徑、形式和內(nèi)容，從源頭防控信息失真風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 確定系統(tǒng)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn) 通常來講，系統(tǒng)波動(dòng)幅度越小越穩(wěn)定。但目前對(duì)于系統(tǒng)的波動(dòng)業(yè)界尚未給出定論，須在建立管理體系時(shí)進(jìn)行具體探討。

4 信息化管理的應(yīng)用

4.1 規(guī)范數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì) 將項(xiàng)目的成本費(fèi)用分類、分細(xì)。比如：人工費(fèi)用、材料費(fèi)用、機(jī)械租賃費(fèi)用、技術(shù)措施費(fèi)用、組織措施費(fèi)用、日常辦公管理費(fèi)用。

4.2 規(guī)范管理流程 通過規(guī)范化的數(shù)據(jù)報(bào)表，達(dá)到實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)查詢、整理、分析，輔助企業(yè)的管理制度，將企業(yè)已經(jīng)規(guī)范的一些科學(xué)的項(xiàng)目成本管理流程固化下來，使得流程所涉及崗位員工的工作更加規(guī)范高效，加強(qiáng)了成本管理中的約束（如限額領(lǐng)料），減少人為控制和“拍腦袋”的管理行為，同時(shí)堵塞了管理上的漏洞。

4.3 科學(xué)化的決策 成本信息化管理系統(tǒng)建立了統(tǒng)計(jì)報(bào)表模板、指標(biāo)體系和工作臺(tái)帳。統(tǒng)計(jì)的主要對(duì)象就是成本信息，決策層主要根據(jù)跟蹤統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)信息科學(xué)決策，并在決策中突出重點(diǎn)、注重銜接，增強(qiáng)針對(duì)性和可操作性，科學(xué)合理安排好下一階段的具體工作，繼而通過領(lǐng)導(dǎo)牽頭、部門負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)、督查問責(zé)等工作機(jī)制，確保重點(diǎn)環(huán)節(jié)的工作重點(diǎn)推進(jìn)，將成本管理工作做深、做細(xì)、做實(shí)，努力以創(chuàng)新性思路和對(duì)策建議以及工作推進(jìn)的實(shí)際成效，為促進(jìn)成本科學(xué)決策、決策落實(shí)發(fā)揮應(yīng)有作用。

5 信息化管理的優(yōu)勢

5.1 及時(shí)、真實(shí)反映成本，真正實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)成本歸集 施工項(xiàng)目是逐期進(jìn)行的，成本控制須確立動(dòng)態(tài)監(jiān)控的成本管理理念，堅(jiān)持以過程控制為主。因?yàn)榍捌跍?zhǔn)備階段加強(qiáng)成本控制僅僅是遵循決策要求、施工組織設(shè)計(jì)確立目標(biāo)成本和配套的成本計(jì)劃，并將其作為成本管理的具體實(shí)施方案。而竣工結(jié)算環(huán)節(jié)的成本控制，成本盈虧已是大勢所趨，要糾正偏差也為時(shí)已晚。因此針對(duì)結(jié)構(gòu)、基礎(chǔ)、裝飾等重要節(jié)點(diǎn)進(jìn)行成本控制無疑是提高成本管理實(shí)效性、防止差錯(cuò)的有效策略。

5.2 過程計(jì)劃控制，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理 計(jì)劃是加強(qiáng)管理的源頭，是進(jìn)行全過程績效考評(píng)的衡量基準(zhǔn)。因此，根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)，編制詳細(xì)、能夠指導(dǎo)具體施工過程的一套施工計(jì)劃，通過經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析及同業(yè)對(duì)標(biāo)管理，要將公司各項(xiàng)專業(yè)會(huì)議工作部署，貫穿于各項(xiàng)專業(yè)工作中，保證綜合計(jì)劃執(zhí)行的嚴(yán)肅性，加強(qiáng)同業(yè)對(duì)標(biāo)工作，強(qiáng)化過程管控和診斷分析。公司在信息化與工業(yè)化融合發(fā)展方針的指導(dǎo)下，秉承“先想一步，先干一步，領(lǐng)先一步”的新時(shí)期企業(yè)精神，將信息技術(shù)融入工程成本管理全過程，將信息化理念滲透到工程項(xiàng)目經(jīng)營管理的各個(gè)方面，全面支撐了工程項(xiàng)目的精細(xì)化管理，向管理信息化要發(fā)展質(zhì)量和效益，管理信息化提升各項(xiàng)工作有序推進(jìn)、初顯成效，孕育出管理升級(jí)、生產(chǎn)優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)防控的成果，推進(jìn)了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

5.3 優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，建立項(xiàng)目業(yè)務(wù)工作平臺(tái) 現(xiàn)階段的施工項(xiàng)目管理工作基本是各個(gè)部門或各個(gè)環(huán)節(jié)“畫地為牢”，表面上顯得分工明確，規(guī)范有序，但卻反映出各部門或各環(huán)節(jié)工作相互脫節(jié)的現(xiàn)實(shí)。成本管理信息化系統(tǒng)的建立與應(yīng)用，恰恰以規(guī)則的形式將工程項(xiàng)目成本管理的各項(xiàng)工作流程具化到系統(tǒng)中的各個(gè)節(jié)點(diǎn)，收集實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，建立操作指標(biāo)體系。成本管理系統(tǒng)中操作管理模塊與實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)庫集成，打通了各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程，建立起一個(gè)綜合化的業(yè)務(wù)工作平臺(tái)，提升了工程信息獲取和傳遞頻率，為領(lǐng)導(dǎo)決策贏得提供了客觀依據(jù)。

5.4 收支兩線結(jié)合，盈虧對(duì)比分析 成本管理信息化系統(tǒng)中的工作分解結(jié)構(gòu)，能夠系統(tǒng)的整合計(jì)劃與實(shí)際成本運(yùn)作流程中的單據(jù)，同時(shí)可以結(jié)合中標(biāo)預(yù)算（當(dāng)前部分工程已經(jīng)采用工程量清單）共同構(gòu)成一套相對(duì)完善的成本運(yùn)作體系。成本管理信息化系統(tǒng)將中標(biāo)預(yù)算逐項(xiàng)落實(shí)到與之對(duì)應(yīng)的成本節(jié)點(diǎn)后，項(xiàng)目部就可以方便的得到收入計(jì)劃；工程實(shí)際完成情況錄入系統(tǒng)后，項(xiàng)目部還可以清楚的看到實(shí)際成本跟收入之間的對(duì)比關(guān)系，這一經(jīng)濟(jì)對(duì)比關(guān)系是項(xiàng)目經(jīng)營決策活動(dòng)的重要參數(shù)。

綜上所述，在項(xiàng)目成本管理及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析中，信息系統(tǒng)的推廣使用能有效降低信息失真的程度，極大地提升項(xiàng)目管理水平。企業(yè)應(yīng)該“樹信心，轉(zhuǎn)觀念、強(qiáng)管理、重效益”，準(zhǔn)確把握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析中“明規(guī)則、控過程、優(yōu)結(jié)果、強(qiáng)溝通”的工作方法，進(jìn)一步提高對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)，將信息化工作當(dāng)作“一把手”工程抓好抓實(shí)，加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的應(yīng)用和安全管理，從而進(jìn)一步提升經(jīng)營管理水平，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

[1]陳新環(huán)編著.經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析規(guī)范操作[M].中國時(shí)代經(jīng)濟(jì)出版社,2005.

[2]周建群.中小企業(yè)信息化建設(shè)研究[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2008(11).

[3]于敏.加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析提升企業(yè)經(jīng)營效能[J].新疆有色金屬,2011(03).