淺論我院總承包項(xiàng)目的現(xiàn)場采購管理

李興華，趙明生

(中國水電顧問集團(tuán)成都勘測設(shè)計(jì)研究院，四川 成都 610072)

1 前 言

為了適應(yīng)市場發(fā)展的需要，與國際接軌，工程總承包模式已經(jīng)成為一種發(fā)展的必然趨勢。設(shè)計(jì)院有將設(shè)計(jì)、采購、施工集于一身的整體綜合優(yōu)勢，通過優(yōu)化設(shè)計(jì)方案、降低工程造價(jià)、設(shè)計(jì)與采購、施工緊密配合滲透、保證工程質(zhì)量、縮短工程周期等諸多方面具有明顯優(yōu)勢，更體現(xiàn)了組織集成化。采購管理又是總承包模式管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，設(shè)備、材料采購在工程中占有相當(dāng)大的比重，因此采購管理是一個(gè)不可忽視的過程。搞好設(shè)備、材料管理工作既有利于節(jié)約成本，加速流動(dòng)資金周轉(zhuǎn)，減少流動(dòng)資金占用；又有利于保證工程質(zhì)量，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。

2 我院采購管理模式簡介

我院成立專門的采購部門，采取集中采購，其優(yōu)點(diǎn)：

(1)便于院進(jìn)行統(tǒng)一管理和監(jiān)督；

(2)可以充分發(fā)揮設(shè)計(jì)在采購中的主導(dǎo)作用；

(3)有效地降低采購成本、提升采購效率、縮短采購周期、提高采購質(zhì)量；

(4)可以進(jìn)行項(xiàng)目間的材料、設(shè)備調(diào)撥；

(5)EPC項(xiàng)目部、設(shè)計(jì)部門和采購部門之間的關(guān)系密切，利于進(jìn)行采購計(jì)劃動(dòng)態(tài)管理；

(6)便于院進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理；

(7)便于進(jìn)行項(xiàng)目間采購的溝通管理。

總承包項(xiàng)目現(xiàn)場管理職責(zé)和范圍：

(1)負(fù)責(zé)現(xiàn)場零星/臨時(shí)材料、設(shè)備的采購；

(2)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)接貨、卸貨、貨物二次倒運(yùn)(未到合同規(guī)定地點(diǎn)者)；

(3)負(fù)責(zé)組織開箱驗(yàn)收檢查；

(4)負(fù)責(zé)材料的現(xiàn)場供應(yīng)工作，進(jìn)行材料采購的進(jìn)度跟蹤和數(shù)量跟蹤，滿足現(xiàn)場施工的需要；

(5)組織對按規(guī)定采購的設(shè)備、材料進(jìn)行現(xiàn)場檢驗(yàn)工作；

(6)設(shè)備現(xiàn)場催交、辦理設(shè)備材料付款手續(xù)；

(7)聯(lián)絡(luò)供貨商的售后服務(wù)工作、對供貨商現(xiàn)場服務(wù)人員的管理；

(8)負(fù)責(zé)設(shè)備材料文件的收集、整理和存檔；

(9)處理設(shè)備在安裝和試運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的制造質(zhì)量和缺損件等屬于采購業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的有關(guān)問題；

(10)參加設(shè)備初步驗(yàn)收和最終驗(yàn)收；

(11)向業(yè)主移交設(shè)備資料和備品備件。

3 現(xiàn)場采購管理

3.1 設(shè)備及材料的總體管理

制定詳細(xì)、全面的設(shè)備及材料管理辦法(主要包括設(shè)備及材料管理的目的、范圍、各方職責(zé)、采購管理、需求計(jì)劃、進(jìn)場工程設(shè)備及材料的接收、倉庫管理、甲供材料的扣款及核銷等)，會(huì)同總承包相關(guān)部門(合同部、工程部等)、工程監(jiān)理部進(jìn)行討論并形成最有效的管理辦法，正式下發(fā)各施工單位，要求遵照執(zhí)行。

3.2 設(shè)備管理

3.2.1 設(shè)備到貨計(jì)劃時(shí)間的控制

(1)設(shè)備計(jì)劃到貨時(shí)間控制是設(shè)備到貨控制的第一步也是最核心的一步，計(jì)劃時(shí)間控制的好壞直接關(guān)系到現(xiàn)場的施工進(jìn)度，目標(biāo)是否按期實(shí)現(xiàn)。如果到貨過早會(huì)增加現(xiàn)場采購部門的協(xié)調(diào)難度或由于安裝單位對設(shè)備保管不善造成設(shè)備損壞，從而影響工期；如果設(shè)備到貨過晚，造成施工進(jìn)度推遲或安裝單位索賠，從而造成整個(gè)工程成本的增加。這就要求我們現(xiàn)場采購管理人員熟悉安裝單位總體施工進(jìn)度計(jì)劃安排，更重要是要了解現(xiàn)場設(shè)備安裝工藝的流程，這樣可以避免或減少因設(shè)備到貨原因而造成損失。

(2)設(shè)備到貨計(jì)劃時(shí)間控制的流程：按照采購合同工期和調(diào)整后的安裝工期由安裝單位上報(bào)設(shè)備到貨計(jì)劃時(shí)間表；采購部主持參與各方(總承包項(xiàng)目工程部、監(jiān)理單位、安裝單位)對設(shè)備計(jì)劃到貨時(shí)間表的合理性進(jìn)行討論，形成會(huì)議紀(jì)要；采購部根據(jù)討論的計(jì)劃到貨時(shí)間表與相應(yīng)設(shè)備采購合同進(jìn)行一一對應(yīng)，若合同中約定的到貨時(shí)間與討論的計(jì)劃到貨時(shí)間不一致，則發(fā)文要求相應(yīng)設(shè)備供應(yīng)商按照此時(shí)間供貨；加強(qiáng)設(shè)備制造進(jìn)度與現(xiàn)場施工進(jìn)度的跟蹤；若因現(xiàn)場施工進(jìn)度調(diào)整或滯后，及時(shí)書面通知相應(yīng)設(shè)備供應(yīng)商。

(3)要熟悉安裝承包合同，特別是設(shè)備、材料部分，弄清總承包與安裝單位設(shè)備的供貨及服務(wù)范圍，以便遇到問題及時(shí)解決；

3.2.2 到貨設(shè)備的驗(yàn)收、保管

(1)采購部門人員要熟悉合同相關(guān)技術(shù)文件、商務(wù)條款，重點(diǎn)是到貨時(shí)間、供貨范圍、設(shè)備各元器型號(hào)、品牌。

(2)由采購部人員組織安裝單位、監(jiān)理人員對到貨設(shè)備的驗(yàn)收并在到貨驗(yàn)收單上簽字。(設(shè)備驗(yàn)收主要是數(shù)量清點(diǎn)、外觀檢查、設(shè)備制造竣工圖紙等隨機(jī)資料)若有缺陷并注明，采購部人員及時(shí)通知廠家并將缺陷情況告知對方；設(shè)備安裝過程中重點(diǎn)對設(shè)備元器件型號(hào)、品牌的檢查。

(3)對于不需要或無法進(jìn)行及時(shí)開箱驗(yàn)收檢查的設(shè)備，所有箱裝設(shè)備部件將原封不動(dòng)地進(jìn)行入庫，并在驗(yàn)收單上說明，要求各單位參加人員簽字。待安裝開箱時(shí)，各單位人員到場驗(yàn)收簽字確認(rèn)。

(4)設(shè)備是由安裝單位負(fù)責(zé)儲(chǔ)存，對其到貨設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存時(shí)，不允許將要求防潮、防曬、防凍的設(shè)備露天存放，或存放在不適宜的地方；不允許采用制造廠所不允許的方法吊裝、搬運(yùn)或運(yùn)輸設(shè)備。安裝單位應(yīng)對保存和運(yùn)輸方法不當(dāng)所造成的損失承擔(dān)全部責(zé)任并且實(shí)行罰款制度。

3.2.3 設(shè)備廠家技術(shù)服務(wù)

(1)首先是要控制好安裝單位上報(bào)的技術(shù)服務(wù)人員進(jìn)場時(shí)間表是否符合現(xiàn)場實(shí)際施工進(jìn)度，做好廠家技術(shù)服務(wù)人員與安裝單位的配合協(xié)調(diào)工作，其次要熟悉設(shè)備供應(yīng)合同、施工承包合同兩者的界限問題。

(2)廠家技術(shù)服務(wù)人員進(jìn)場后，必須嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)場的管理制度，離場后必須按照采購部要求辦理離場手續(xù)，并要求施工單位、監(jiān)理、采購部三方共同簽字確認(rèn)。

3.3 材料管理

根據(jù)我院的采購管理程序，主材集中采購，現(xiàn)場采購管理主要是協(xié)調(diào)主材供貨進(jìn)度和組織對材料質(zhì)量的檢驗(yàn)，倉儲(chǔ)由施工單位完成，現(xiàn)場采購部負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查。材料管理與設(shè)備管理的最大不同之處，就是材料管理的成本控制是由項(xiàng)目部現(xiàn)場采購部控制，材料成本控制的好壞直接關(guān)系到整個(gè)項(xiàng)目的總投資。要做好質(zhì)量、成本的控制，就必須從采購需求計(jì)劃、供應(yīng)、到貨驗(yàn)收、倉儲(chǔ)管理、核銷等方面進(jìn)行控制。

3.3.1 材料供應(yīng)計(jì)劃

(1)材料的計(jì)劃管理。材料計(jì)劃管理的目標(biāo)就是要通過運(yùn)用計(jì)劃手段來組織、指導(dǎo)、監(jiān)督和調(diào)整原材料采購、供應(yīng)、儲(chǔ)備、使用等各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，滿足施工生產(chǎn)需求，控制項(xiàng)目材料成本。強(qiáng)化材料計(jì)劃，建立嚴(yán)密材料計(jì)劃管理制度，可以有效地解決由于施工項(xiàng)目管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低和重視程度不足而導(dǎo)致的工程項(xiàng)目材料需用量準(zhǔn)確性差、計(jì)劃性不強(qiáng)、容易出現(xiàn)工程停工待料和超計(jì)劃供應(yīng)的情況。

(2)材料計(jì)劃的編制。材料計(jì)劃編制的準(zhǔn)確、及時(shí)、合理是保證施工生產(chǎn)順利進(jìn)行的前提。材料計(jì)劃前應(yīng)由施工單位依據(jù)施工圖紙、施工方案、使用時(shí)間編制構(gòu)成工程實(shí)體原材料詳細(xì)需求計(jì)劃(主要有年度計(jì)劃、季度計(jì)劃、月計(jì)劃，其中月計(jì)劃最為重要)，同時(shí)據(jù)此設(shè)立材料計(jì)劃考核臺(tái)帳，對工程項(xiàng)目原材料總量實(shí)施嚴(yán)格控制。材料計(jì)劃一經(jīng)確定，施工單位必須按照材料計(jì)劃執(zhí)行并確保計(jì)劃的嚴(yán)肅性，使材料采購既滿足工程需要，又避免材料積壓和浪費(fèi)，為后續(xù)的供應(yīng)工作創(chuàng)造條件。

(3)材料計(jì)劃管理制度。每月27日前，施工單位上報(bào)下月的材料需求計(jì)劃，其材料需求計(jì)劃必須經(jīng)監(jiān)理工程師審核，采購部收到計(jì)劃后，根據(jù)現(xiàn)場庫存量、現(xiàn)場施工進(jìn)度計(jì)劃以及設(shè)計(jì)圖紙工程量進(jìn)行綜合考慮、分析，若認(rèn)為監(jiān)理工程師審核量有疑問，將做最終修改并將書面計(jì)劃上報(bào)材料供應(yīng)廠商，并實(shí)時(shí)跟蹤要求供應(yīng)商按照計(jì)劃如實(shí)供應(yīng)。

采購部人員加大現(xiàn)場的巡視、檢查力度，隨時(shí)掌握現(xiàn)場材料的使用情況、庫存情況，為材料采購計(jì)劃上報(bào)提供可靠的依據(jù)。

3.3.2 材料采購供應(yīng)管理及到貨驗(yàn)收

3.3.2.1 材料采購供應(yīng)管理

材料供應(yīng)管理應(yīng)以“有利生產(chǎn)、方便施工”為原則，體現(xiàn)服務(wù)一線、急工程之所急的工作作風(fēng)，建立、健全材料供應(yīng)管理的制度和方法。在保證質(zhì)量的前提下，充分考慮價(jià)格、運(yùn)距等影響因素，采取有效手段降低采購成本。這就要求供應(yīng)商要嚴(yán)格履行合同相關(guān)條款。

質(zhì)量控制和成本控制是相輔相成的,是辯證的統(tǒng)一。質(zhì)量是企業(yè)的生命,產(chǎn)品質(zhì)量的優(yōu)劣不僅能體現(xiàn)企業(yè)的整體素質(zhì)和管理水平的高低,而且還是企業(yè)賴以生存并實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的根本表現(xiàn)。而企業(yè)所追求的目標(biāo)是效益,其成本控制則是實(shí)現(xiàn)效益最大化的重要途徑,也是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基本保證。

加強(qiáng)質(zhì)量管理,控制質(zhì)量成本,保證工程質(zhì)量是企業(yè)生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。物資是保證工程質(zhì)量要求的一個(gè)基本單元,也是工程質(zhì)量保障的第一道防線。這就要求在物資進(jìn)貨過程控制上,凡進(jìn)入工程的實(shí)體材料,必須經(jīng)過實(shí)驗(yàn)部門的嚴(yán)格檢驗(yàn)，即要求產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)到國家或工程要求標(biāo)準(zhǔn)后,方能讓材料進(jìn)入施工現(xiàn)場使用。在物資使用中,實(shí)施質(zhì)量監(jiān)控制度,對供方進(jìn)行有效的動(dòng)態(tài)管理和監(jiān)督,強(qiáng)調(diào)把質(zhì)量控制貫穿于供前、供中、供后的全過程。嚴(yán)格執(zhí)行“誰采購、誰負(fù)責(zé)”的采購制度,形成有效的質(zhì)量保證和監(jiān)督機(jī)制,確保物資采購供應(yīng)質(zhì)量,規(guī)避不合格產(chǎn)品進(jìn)入工地。

3.3.2.2 材料的到貨驗(yàn)收

(1)材料進(jìn)場后，承包人應(yīng)指定專人進(jìn)行接收，并會(huì)同采購部人員對材料的規(guī)格、數(shù)量、隨車資料逐一進(jìn)行清點(diǎn)，對確認(rèn)并接收的材料填寫交接清單，由雙方授權(quán)人簽字并加蓋公章。

(2)承包人應(yīng)保證施工區(qū)域或指定到貨地點(diǎn)有專門負(fù)責(zé)卸車、計(jì)量(承包人應(yīng)在工地現(xiàn)場配置滿足稱量要求的地磅)、交接的人員，保證按時(shí)接收發(fā)包人(或發(fā)包人指定的單位)送到施工區(qū)域的材料，否則，導(dǎo)致延誤施工的責(zé)任由承包人承擔(dān)。計(jì)量、卸車、辦理交接手續(xù)的時(shí)間不能大于0.5小時(shí)/車，否則，發(fā)包人將按監(jiān)理工程師確認(rèn)的延誤時(shí)間從當(dāng)期工程進(jìn)度款中扣減壓車費(fèi)用。

(3)發(fā)包人與承包人辦理接收和移交鋼筋時(shí)，應(yīng)對鋼筋進(jìn)行過磅計(jì)量，對袋裝水泥按照一定的頻率進(jìn)行抽查，對于磅差超過3‰的部分，發(fā)包人將與運(yùn)輸單位進(jìn)行交涉，由運(yùn)輸單位對超差部分進(jìn)行補(bǔ)償。同時(shí)，發(fā)包人要求各施工單位對水泥和鋼筋進(jìn)行監(jiān)磅和復(fù)磅。若施工單位因故未到場，則認(rèn)為施工單位確認(rèn)發(fā)包人的計(jì)量結(jié)果。

(4)發(fā)包人供應(yīng)或承包人采購的材料進(jìn)場后，承包人均應(yīng)按合同及國家有關(guān)規(guī)定及時(shí)按批量抽樣試驗(yàn)檢測，并將試驗(yàn)檢測成果及采購單位提交的產(chǎn)品出廠質(zhì)量合格證和其它有關(guān)資料報(bào)監(jiān)理單位審查簽認(rèn)。監(jiān)理人應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督性的抽樣試驗(yàn)檢測。若監(jiān)理人簽發(fā)的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告與原始質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告不符，達(dá)不到合同文件規(guī)定及國家規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，承包人必須在監(jiān)理人指定時(shí)間內(nèi)移走不合格物資，不得與其他合格材料混放。如果材料由發(fā)包人負(fù)責(zé)供應(yīng)，因此而造成的一切損失及責(zé)任由發(fā)包人負(fù)責(zé)；如果材料由承包人自行采購，則其間因此而造成的一切損失及責(zé)任由承包人負(fù)責(zé)。

3.3.3 材料的倉儲(chǔ)管理

(1)到貨材料由施工單位倉儲(chǔ)，并要求配備足夠、稱職的倉庫管理人員，對物資材料實(shí)行統(tǒng)一管理，并建立相應(yīng)的材料管理制度。施工單位應(yīng)建立一套完整的物資領(lǐng)用、發(fā)放、使用消耗、臺(tái)賬管理、檢查和核銷的規(guī)章制度，并制定詳細(xì)物資核銷管理實(shí)施細(xì)則。規(guī)范下屬物資、合同、工程技術(shù)、實(shí)驗(yàn)室、作業(yè)隊(duì)、外協(xié)隊(duì)伍等部門或單位的物資核銷工作，并要求將其有關(guān)制度上報(bào)監(jiān)理、總承包審批后實(shí)施。

(2)在倉庫中對于袋裝水泥和鋼筋儲(chǔ)存要求架空、通風(fēng)避雨、堆放整齊、標(biāo)示準(zhǔn)確醒目，防止水泥板結(jié)、鋼材銹蝕；材料要分類堆放，不能混雜。

(3)鋼筋的進(jìn)出庫應(yīng)采取先進(jìn)先出的原則；水泥應(yīng)遵循先出廠先用的原則。

(4)袋裝水泥堆放時(shí)應(yīng)設(shè)防潮層，距地面、邊墻至少30cm，堆放高度不得超過15袋，并留出運(yùn)輸通道。散裝水泥入罐溫度不得超過65℃，并且一個(gè)月倒灌一次。倉庫管理員要加強(qiáng)材料的管理，防止材料的流失。

(5)為了防止材料流失，一方面隨時(shí)對施工現(xiàn)場進(jìn)行跟蹤，是否有車輛將其材料倒運(yùn)出工地；另一方面采購部配合工程部，對施工單位每天材料的使用量進(jìn)行大致的了解，并不定期對施工單位材料堆放倉庫進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，將到貨數(shù)量、庫存量以及使用量進(jìn)行對比、核實(shí)。若發(fā)現(xiàn)材料流失，發(fā)包人將嚴(yán)格按照施工承包合同的規(guī)定作出相應(yīng)處罰。

3.3.4 核 銷

(1)每月21日，采購部組織監(jiān)理工程師、施工單位倉庫管理員對甲供材料的庫存盤點(diǎn)、26日對材料進(jìn)行核銷；

(2)為了避免出現(xiàn)材料供應(yīng)結(jié)束而款項(xiàng)未扣完的風(fēng)險(xiǎn)，采購部在管理辦法中明確了材料扣款的辦法，每月扣款一次，扣款數(shù)量為到貨數(shù)量減去庫存量。

3.3.5 剩余材料的處理

工程結(jié)束后，若出現(xiàn)有剩余材料，應(yīng)將剩余材料按照供應(yīng)材料單價(jià)調(diào)撥到后續(xù)工程項(xiàng)目中，如果沒有后續(xù)工程項(xiàng)目，總承包項(xiàng)目部現(xiàn)場采購部向院采購部書面報(bào)告剩余材料的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)，由院采購部按照院采購管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

3.4 溝通管理

我院有完善的項(xiàng)目采購溝通管理機(jī)制。采購部是一個(gè)窗口單位，部門經(jīng)常面對業(yè)主單位、供貨單位、協(xié)作單位、院采購部、施工單位以及總承包相關(guān)部門等，信息溝通量和涉及面均較大，信息溝通的通暢性和正確性對采購質(zhì)量和進(jìn)度產(chǎn)生直接影響。

為了保證總承包現(xiàn)場采購部和院采購部的密切溝通和統(tǒng)一協(xié)調(diào)，我們建立了總承包采購經(jīng)理和院采賣室主任、催檢室主任的信息互通責(zé)任制，通過電話、函件、月報(bào)和下工地現(xiàn)場等方式實(shí)現(xiàn)院采購部和EPC采購部之間的信息完全互通。

同時(shí)，采購部與EPC項(xiàng)目部之間也建立了溝通管理機(jī)制，EPC項(xiàng)目部和院采購部均按月編寫采購月報(bào)，相互傳達(dá)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息的完全互通。

與施工及安裝單位的溝通，可以是會(huì)議的形式也可以電話、現(xiàn)場實(shí)際了解其施工進(jìn)度，增加互信，對設(shè)備材料到貨進(jìn)度會(huì)起到?jīng)Q定性作用，減少其協(xié)調(diào)難度。

4 結(jié)束語

(1)由于目前整個(gè)水電市場施工項(xiàng)目較多，施

工單位、監(jiān)理單位人員大量不足，從而造成施工單位管理人員素質(zhì)偏低、監(jiān)理人員監(jiān)理力度不夠、人員經(jīng)驗(yàn)不足，因此要求采購部人員主動(dòng)積極地對設(shè)備、材料管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)加大控制力度；

(2)加強(qiáng)施工單位、設(shè)備及材料供應(yīng)商對材料供應(yīng)的監(jiān)督、管理及溝通協(xié)調(diào)工作，做好材料的到貨驗(yàn)收工作，把好材料供應(yīng)質(zhì)量關(guān)。

(3)要加強(qiáng)與總承包項(xiàng)目各部門之間的溝通與聯(lián)系，保持信息溝通的正確性和通暢性。

(4)及時(shí)掌握市場信息，對材料價(jià)格的變化提前做出反應(yīng)，盡量采購到合理低價(jià)的材料

(5)由于對設(shè)備資料歸檔要求的經(jīng)驗(yàn)不足，再加上前期對設(shè)備供應(yīng)廠家資料整理的要求不嚴(yán)格，給電站竣工后資料移交帶來了困難。為此，建議在設(shè)備采購時(shí)，對其招標(biāo)文件、合同文件中對設(shè)備資料的整理提出詳細(xì)的要求。

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