水電設(shè)計(jì)企業(yè)榮譽(yù)實(shí)物檔案數(shù)字化管理

高利華，張建輝

（1.中國水電顧問集團(tuán)公司北京勘測設(shè)計(jì)研究院有限公司，北京 100024；2.河北省水利水電勘測設(shè)計(jì)研究院，天津300250）

1 榮譽(yù)實(shí)物檔案的種類和形式

依據(jù)檔案載體形態(tài)不同，將榮譽(yù)實(shí)物這種特殊載體的檔案，劃分為六大類：證書類、獎旗類、獎狀類、獎牌類、獎杯類、聲像類。由于榮譽(yù)實(shí)物檔案大小不一，形狀各異，有的怕擠壓，有的易破碎。而且這些形狀不同、差異很大的檔案，無論是保管還是使用起來都非常不方便。

如何讓需要特殊保存條件的榮譽(yù)實(shí)物檔案能隨時方便使用，就需要對這些實(shí)物進(jìn)行數(shù)字化加工，無論是在柜子里，還是在檔案裝具中都能方便地為利用者隨時查看，而且經(jīng)過數(shù)字化加工之后的這種利用方式，可以讓使用者先在電腦中查看所需的榮譽(yù)實(shí)物檔案數(shù)字化的資料，對于榮譽(yù)實(shí)物檔案的原件，由于減少了拿取的次數(shù)，能更好地保護(hù)和延長這些榮譽(yù)實(shí)物檔案的使用壽命。

2 榮譽(yù)實(shí)物檔案數(shù)字化管理的必要性

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)自主經(jīng)營權(quán)的擴(kuò)大，在日益激烈的市場競爭中，水電勘測設(shè)計(jì)單位將直面市場，面臨著需要到處找工程，到處去投標(biāo)的情況越來越多，每本標(biāo)書中都需要很多的榮譽(yù)實(shí)物檔案的提供，各種資質(zhì)證書的頻繁使用，更加速檔案原件的損壞速度，進(jìn)行數(shù)字化處理后的榮譽(yù)實(shí)物檔案，不會因使用次數(shù)的增加而讓品質(zhì)下降，更可以避免原件多次反復(fù)復(fù)印、拍攝所引起的損害，而且在這些活動中，電子文件已經(jīng)足夠滿足所需。

水電工程設(shè)計(jì)是一個集體協(xié)作的過程，在這個過程當(dāng)中，有一些獲獎證書是頒給具體人員的，證書雖然在個人手里保存，但這仍然是集體榮譽(yù)的一部分，為讓這些在個人手中的榮譽(yù)實(shí)物檔案也可以隨時方便利用，經(jīng)過數(shù)字化加工后形成電子文件，既可以讓實(shí)物檔案歸檔更齊全完整，也可以方便隨時查閱、利用。

隨著更多水電工程建設(shè)的相繼完工，為全方位展示在水電工程設(shè)計(jì)方面的各個領(lǐng)域，會形成許多音像、視頻、影像等具體的實(shí)物檔案，這些檔案既是寶貴的工程形象資料，也是一個企業(yè)整體實(shí)力的展示，保存原件的同時，也要為企業(yè)的宣傳隨時提供利用，所以數(shù)字化管理就更加突顯出了它的優(yōu)勢。隨著電腦合成技術(shù)的不斷提高，在收集原始檔案資料的基礎(chǔ)上，可以制作成各種形式的檔案數(shù)字作品，來滿足不同場合下的不同需求。

水電工程的周期都很長，而榮譽(yù)實(shí)物檔案原件隨著時間的推移，有的會逐漸退色，有的會因保存過程中布滿了灰塵，有的會被蟲害侵犯，有的會隨時間而變的脆弱、易碎，有的更因當(dāng)時的印刷技術(shù)而字跡剝落，這些變化都會損壞榮譽(yù)實(shí)物檔案的品質(zhì)，而經(jīng)過數(shù)字化處理后的這些榮譽(yù)實(shí)物檔案，不會因時間的長短和使用次數(shù)的頻繁而使檔案品質(zhì)下降，每次查找、調(diào)用都如同原件的重現(xiàn)，這樣就讓檔案的使用質(zhì)量得到保證。在一個水電工程完工時，即使榮譽(yù)實(shí)物檔案原件已經(jīng)損壞，但數(shù)字化檔案依然可以彌補(bǔ)這一不足，滿足對工程整體過程的反映需要。

3 榮譽(yù)實(shí)物檔案數(shù)字化管理

榮譽(yù)實(shí)物檔案載體的多樣性、形狀的差異性、不同時期制作材質(zhì)的多樣性，給數(shù)字化加工增加了許多難度。在慶典、達(dá)標(biāo)、評優(yōu)、招標(biāo)等活動中，經(jīng)常需要查找這些榮譽(yù)實(shí)物檔案進(jìn)行影像制作以及拍攝，久而久之會讓這些榮譽(yù)實(shí)物檔案發(fā)生磨損，就會出現(xiàn)褪色等不利于檔案保存的情況。而且有的隨時間的推移，這些榮譽(yù)實(shí)物檔案本身也會發(fā)生老化，變得非常脆弱，這都為檔案的數(shù)字化加工提出了更高的要求。

數(shù)字化加工只是為使原件得到更好的保管，不能取代原件本身的價值。榮譽(yù)實(shí)物檔案不僅能反映出一個水電工程設(shè)計(jì)企業(yè)的水準(zhǔn)，而且還能體現(xiàn)出這個單位在各個歷史時期所取得的不同成績，同時也是水電工程設(shè)計(jì)企業(yè)在各項(xiàng)工作活動評比時的真實(shí)記錄，是一個企業(yè)發(fā)展史的再現(xiàn)，同時也總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行系統(tǒng)教育的最好素材。因此，加強(qiáng)對榮譽(yù)實(shí)物檔案的管理，提高對榮譽(yù)實(shí)物檔案的認(rèn)識，對水電工程設(shè)計(jì)企業(yè)的未來發(fā)展有著深遠(yuǎn)的歷史意義。數(shù)字化管理是為了減少對原件的翻閱，這樣更有利于榮譽(yù)實(shí)物檔案原件的保存。

方便利用，查找簡單。隨著網(wǎng)絡(luò)信息的普及，讓人們不用再為了用一次實(shí)物檔案而來回搬運(yùn)它，有了數(shù)字化的實(shí)物檔案，就可以隨時隨地查閱相應(yīng)的檔案是否為自己所需。只有在極特殊的情況下，需要提供檔案原件外，其余情況都可以提供數(shù)字化檔案就能滿足平時所需。

經(jīng)過數(shù)字化加工后的榮譽(yù)實(shí)物檔案具有方便、簡單的瀏覽方式，這樣既節(jié)省了檔案裝具的用量，又節(jié)省了檔案庫房中的占地面積，還可有效地保護(hù)榮譽(yù)實(shí)物檔案的原件，更為快捷查找和利用創(chuàng)造了有利條件。只有行之有效的管理，才能讓榮譽(yù)實(shí)物檔案得以充分的利用。

加強(qiáng)榮譽(yù)實(shí)物檔案的管理，讓它應(yīng)得到應(yīng)有的重視。榮譽(yù)實(shí)物檔案與水電工程科技檔案相比，不能帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，但榮譽(yù)實(shí)物檔案反映的是水電勘測設(shè)計(jì)的企業(yè)業(yè)績、社會聲譽(yù)、商務(wù)誠信的憑證性載體，是企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分。因?yàn)檫@些榮譽(yù)實(shí)物檔案不僅能反映出一個企業(yè)的整體實(shí)力，還能反映出本企業(yè)在各個歷史時期所取得的各種成績和所達(dá)到的技術(shù)高度，同時又是上級有關(guān)部門對企業(yè)各項(xiàng)工作活動評價的真實(shí)記錄。

榮譽(yù)實(shí)物檔案給企業(yè)帶來的是無形的收益，在建立企業(yè)良好形象方面是功不可沒的。所以應(yīng)加強(qiáng)檔案工作的宣傳，強(qiáng)化檔案管理的意識、健全檔案管理和體系、規(guī)范檔案網(wǎng)絡(luò)的使用，讓榮譽(yù)實(shí)物檔案在水電勘測工程中發(fā)揮出更大的作用。

合理使用榮譽(yù)實(shí)物檔案的數(shù)字化權(quán)。水電工程設(shè)計(jì)企業(yè)的工程，都往往相距很遠(yuǎn)，有的甚至是在國外，還有一些工程是需要聯(lián)合投標(biāo)，這都為榮譽(yù)實(shí)物檔案原件的利用產(chǎn)生了不便，數(shù)字化的檔案資源在為使用提供了便利的同時，也要求使用者明確，要在法律允許條件下，才能合理利用。為了滿足數(shù)字時代檔案信息服務(wù)的需要，應(yīng)該明確用戶利用榮譽(yù)實(shí)物檔案數(shù)字化權(quán)的用途，加強(qiáng)管理和監(jiān)管的力度，在檔案管理部門與利用人之間建立溝通機(jī)制，增強(qiáng)檔案管理部門保護(hù)版權(quán)的透明度，不要因?yàn)槔枚l(fā)的侵權(quán)糾紛，為企業(yè)帶來不必要的麻煩。

4 結(jié)語

隨著科技的進(jìn)步，檔案管理也發(fā)生著巨大的變化。由傳統(tǒng)的檔案管理，向著數(shù)字化檔案信息管理的轉(zhuǎn)變過程中，不僅需要檔案管理人員知識的不斷更新，還要從思想上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的庫房式的管理模式，在充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的基礎(chǔ)上，加快檔案的的數(shù)字化進(jìn)程，相信隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案管理模式為將很快成為檔案管理的主導(dǎo)。

榮譽(yù)實(shí)物檔案體現(xiàn)著水電勘測設(shè)計(jì)企業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展，見證著水電人一代又一代的不斷進(jìn)步，在新世紀(jì)的今天，榮譽(yù)實(shí)物檔案管理工作更應(yīng)該在原有的基礎(chǔ)上，順應(yīng)時代發(fā)展的需要，在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的同時，加快由傳統(tǒng)檔案向數(shù)字化信息檔案管理的轉(zhuǎn)變，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，在適應(yīng)新時期經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要的同時，讓檔案工作為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和現(xiàn)代化的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

［1］中華人民共和國著作權(quán)法（2010 修正）［EB/OL］.http://www.npc.gov.cn npc/xinwen/1fg2/2010-02/26/contenc-1544852.htm,2010-02-26.

［2］中華人民共和國著作權(quán)法實(shí)施條例（2013）［EB/OL］.http://www.yzpf.gov.cn/OLTRDoor/Front/LookBook.aspx?setID=3&CS13020027,2013-02-19.

［3］高利華.對水電工程設(shè)計(jì)數(shù)字化檔案管理的認(rèn)識和思考［J］.水利發(fā)展研究，2008（10）：50-51.

［4］高利華.水電工程設(shè)計(jì)檔案中電子文件管理的討論［J］.浙江水利水電?？茖W(xué)校學(xué)報，2013（3）：16-18.

［5］高利華.對水電工程設(shè)計(jì)檔案編研的認(rèn)識和思考［J］.西北水電，2013（5）:92-94.