做好人事檔案管理工作應(yīng)實現(xiàn)“三到位”

■文 張桂敏 黃愛晶 北京市石景山區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局

人事檔案工作是人事管理的基礎(chǔ)，是一項保密性很強、默默無聞的工作，特別是在單位機構(gòu)改革、人員重組或崗位流動頻繁的過程中，人事檔案的管理工作更顯至關(guān)重要。但是，由于人事檔案的保密性、低調(diào)性，一般不能對外公開，所以導(dǎo)致有些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對人事檔案工作不夠了解、不夠重視，并存在著一些認識誤區(qū)，認為干部人事檔案管理沒有火燒眉毛的事，只要不將人事檔案弄丟就行。這種誤區(qū)是導(dǎo)致大多數(shù)單位人事檔案材料缺失、歸檔不及時、整理不規(guī)范的根本性原因。那么如何做好人事檔案管理工作？筆者認為應(yīng)該做到“三到位”。

1 思想認識到位，形成上下齊心的凝聚力

作為一名在基層單位從事人事檔案管理的工作人員，筆者更加深刻地認識到，在日常工作及全程參與食藥監(jiān)管局機構(gòu)改革的過程中，要想使人事檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,必須要建立健全、切合實際的檔案管理制度和工作模式,發(fā)揚“主人翁”的精神，樹立“第一責(zé)任人”的意識，通過持續(xù)不斷地學(xué)習(xí)，提高自身綜合素質(zhì)和履職能力，才能保證人事檔案在整理上真實準(zhǔn)確、管理上嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、利用上得心應(yīng)手，從而更好地發(fā)揮服務(wù)于人事管理和大局規(guī)劃的作用。

人事檔案管理工作是機關(guān)人事管理工作的一部分，是真實記錄和反映機關(guān)人員發(fā)展變化的重要方法和手段，是提高人事工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。但對于一份枯燥乏味甚至沒有“功績”可表的工作，如何客觀公正地將最真實、最準(zhǔn)確的記錄延續(xù)下來？這就需要機關(guān)單位每一個人從思想上重視它，并達成思想共識，形成上下齊心的凝聚力，將它視為一份事關(guān)重大的責(zé)任來承擔(dān)，為機構(gòu)調(diào)整和人員管理提供有價值的人事資源信息。

首先，領(lǐng)導(dǎo)重視是前提條件。任何一項工作都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視才能順利開展，如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，許多具體工作都會遭遇重重困難，在很大程度上影響人事檔案工作的進展。因此，領(lǐng)導(dǎo)班子要高度重視人事檔案管理工作，把人事檔案工作列入單位領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，在人員、時間、經(jīng)費等方面給予最大的支持，并根據(jù)工作需要，形成“一把手”領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)主抓、專職檔案員牽頭的連帶責(zé)任工作機制，確保人事檔案工作項項有計劃、件件有落實。

其次，檔案員重視是關(guān)鍵因素。檔案工作人員是人事檔案收集、整理、保管、利用的直接參與者，其責(zé)任心、工作能力及對工作的重視程度對單位人事檔案的管理起著決定性作用。作為人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，一方面要增強責(zé)任感，把人事檔案工作看作個人肩負的榮譽和使命,堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心,減少工作中的失誤和差錯；另一方面注重自身專業(yè)水平的提高,熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求,尤其對材料的鑒別、分類、歸檔等環(huán)節(jié),更要了如指掌，提高工作效率和檔案質(zhì)量。

最后，個人重視是必要條件?！扒蓩D難為無米之炊”，要想使人事檔案為單位人事管理提供幫助，其本身必須是材料豐富、真實準(zhǔn)確的檔案。因此，作為人事檔案利益關(guān)系最大者，個人必須要對自己負責(zé)，如實匯報自己的變化情況，及時向人事部門提交個人在學(xué)歷學(xué)位、職稱、證明等各方面所獲得的資質(zhì)材料，確保第一手材料的真實和完整。

2 人員配置到位，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著干部人事管理的不斷深化，人事檔案管理規(guī)范也隨之發(fā)生相應(yīng)的調(diào)整和變化，這就需要不斷提高人事檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，做到知識化、年輕化、專業(yè)化、現(xiàn)代化，確保檔案管理人員既能繼承和發(fā)揚老一輩檔案工作者的優(yōu)良作風(fēng)，又能根據(jù)工作的需要與時俱進，開拓創(chuàng)新。

一要搞好人員配置工作，建立合理優(yōu)化的工作結(jié)構(gòu)模式。實際工作中，很多單位由于思想認識不夠，存在檔案管理人員配備不到位、崗位設(shè)置不合理、人員隊伍不穩(wěn)定的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了人事檔案的日常管理，甚至造成斷檔、丟失材料等不可挽救的錯誤。因此各單位要加強領(lǐng)導(dǎo)，在設(shè)置人事檔案管理人員時，充分考慮政治、學(xué)歷、能力以及嚴(yán)謹(jǐn)性、長期性等因素，建立合理、優(yōu)化的人員隊伍結(jié)構(gòu)模式，樹立責(zé)任意識，確保人事檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。

二要搞好宣傳教育工作，增強責(zé)任心。就人事檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度是決定人事檔案工作好壞的首要原因。為了使檔案工作人員時刻保持高度的責(zé)任心，適應(yīng)人事檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)要求，必須要在人事檔案管理隊伍中加強宣傳，通過各種培訓(xùn)、領(lǐng)導(dǎo)談心等方式調(diào)動檔案工作人員的積極性、創(chuàng)造性。

三要搞好繼續(xù)教育工作，提高檔案人員綜合素質(zhì)。為了使檔案工作人員既能掌握檔案管理新政策又能熟悉專業(yè)知識和整理新技術(shù)，適應(yīng)新時期的工作需要，檔案管理人員要保持一個“學(xué)無止境”的心態(tài)，在實際工作中鉆研業(yè)務(wù)知識，避免因為業(yè)務(wù)不熟而違反原則。同時，單位領(lǐng)導(dǎo)要在時間、經(jīng)費、學(xué)習(xí)機會等方面鼓勵檔案人員參加繼續(xù)教育，不斷更新觀念、更新知識，提高業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)造性地完成各項工作。

3 管理措施到位，建立持續(xù)改進的長效機制

人事檔案工作要想長久地良性運行下去，需要“五分整理、五分管理”，兩者齊抓共管。一方面需要注意平時的收集、鑒別、分類、整理和歸檔；另一方面需要承擔(dān)具體工作的檔案管理人員勤于思考，敢于創(chuàng)新，建立具有實效、順暢的工作機制。

加強制度建設(shè)，建立良性運行機制。“無規(guī)矩不成方圓”，如果人事檔案工作沒有一定的制度來制約,就會無章可循、無所適從。為了使檔案人員充分認識到肩負的責(zé)任，增強自覺性，必須要建章立制，規(guī)范操作，要結(jié)合人事檔案管理政策和工作實際，及時建立能夠適應(yīng)新形勢、新政策、新情況的檔案管理制度，嚴(yán)格落實，更好地鑒別和阻止虛假材料進檔，使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整,為干部考察任用提供真實、準(zhǔn)確、實用的個人信息。

確保工作規(guī)范，打好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。維護干部人事檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，是人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作和重要內(nèi)容，它直接關(guān)系到組織人事部門對干部的評價、培養(yǎng)和使用，關(guān)系到每個干部的切身利益和政治前途，因此，對檔案管理的基礎(chǔ)工作一定要加以規(guī)范。針對檔案材料收集不齊全的問題，要收集歸檔程序化，建立健全人事檔案材料的歸檔制度，特別是對于職務(wù)變動、工資調(diào)整等材料，應(yīng)及時整理收集，并按人事檔案類別存檔；針對鑒別不準(zhǔn)確而損害檔案真實性的問題，要鑒別整理規(guī)范化，嚴(yán)格按照《干部人事檔案整理規(guī)范》規(guī)定，認真細致地鑒別、整理加工，遵循“取之有據(jù)，舍之有理”的原則，該歸檔的歸檔，不該歸檔的剔除；針對轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、查借閱手續(xù)不規(guī)范導(dǎo)致無序管理的問題，要管理工作制度化，自覺執(zhí)行檔案管理的八項制度，區(qū)別對待人事工作查閱和其他部門或個人查閱，并注意人事檔案的保密安全，保證管理工作井然有序地開展。

優(yōu)化信息利用，充分發(fā)揮人事檔案服務(wù)人事管理的作用。加強人事檔案管理是人事檔案工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，以達到充分利用人事檔案，為人事管理工作服務(wù)的目的。隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部選拔任用程序的逐步規(guī)范化，人事檔案除了為工齡、工資認定、老干部退休待遇落實等提供證明外，對各級黨組織公正、客觀地培養(yǎng)和使用干部也是一個重要的參考依據(jù)。但是人事檔案的傳統(tǒng)管理方式很難適應(yīng)日新月異的政策變化，為了更好地開展人事檔案管理工作，與現(xiàn)代化發(fā)展步伐一致，人事檔案工作也要與時俱進，創(chuàng)新舉措，優(yōu)化信息利用。

針對收集整理手段落后的問題，要實行現(xiàn)代化管理。隨著人員差異性的擴大和工作的頻繁變動，傳統(tǒng)的人工檔案在查找人事信息時存在諸多不便，容易貽誤時機，且出錯率較高，這種收集整理手段已經(jīng)不能滿足新形勢的檔案利用要求，因此人事檔案管理的現(xiàn)代化、高效率已經(jīng)成為現(xiàn)實的迫切要求。作為新時代的人事檔案管理人員，要掌握現(xiàn)代化的管理手段，充分利用計算機在檔案整理、保管過程中的優(yōu)勢，建立、完善并及時更新人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，實行動態(tài)化管理，以提高人事檔案查閱利用的效率。

針對材料收集滯后、不完整而導(dǎo)致提供信息不準(zhǔn)確的問題，要實行服務(wù)式管理。人事檔案管理人員應(yīng)該認清形勢、擺正位置、端正態(tài)度、增強服務(wù)意識，改變長期以來“坐等上門”的被動服務(wù)方式，主動作為，經(jīng)常深入各科室，主動了解情況，收集檔案資料并督促個人如實填寫干部履歷表，客觀、準(zhǔn)確地撰寫自我鑒定和個人業(yè)績材料，積極主動地為單位人事管理和干部選拔任用提供信息服務(wù)。

針對人事檔案“重藏輕用”的問題，要實行開放式管理。很多檔案人員往往將大部分精力投注在人事檔案的收集、整理和保管上，卻忽視了對其他工作的滲透。由于干部人事工作越來越公開、民主、透明，因此要提高人事檔案利用效率，更注重檔案材料服務(wù)人事調(diào)整、真實反映干部自身情況的作用，尤其在選拔任用干部時，要真實、準(zhǔn)確、完整、立體地反映干部基本情況和履歷表現(xiàn)，為黨組班子決策提供有價值的信息。

實踐證明，人事檔案能更真實、準(zhǔn)確地了解個人的過去經(jīng)歷，記錄現(xiàn)在情況，為個人發(fā)展積累最寶貴的第一手材料。因此，檔案管理工作者要立足本職，保持高度責(zé)任心，以飽滿的工作熱情，愛崗敬業(yè)的精神，過硬的專業(yè)技能整理好、保護好、利用好人事檔案，在信息技術(shù)快速發(fā)展的時代，通過不斷自我完善，逐步提高人事檔案管理工作水平，為領(lǐng)導(dǎo)決策、個人發(fā)展提供更有價值的服務(wù)保障。