關(guān)于高校辦公室工作的思考

王東

（燕山大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，河北秦皇島 066004）

關(guān)于高校辦公室工作的思考

王東

（燕山大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，河北秦皇島 066004）

高校各級(jí)辦公室工作具有傳達(dá)信息、溝通協(xié)調(diào)、輔助等重要的作用。提高辦公室工作的效率，為高校工作盡好服務(wù)是當(dāng)前高校管理工作的重要內(nèi)容。辦公室工作需要通過(guò)抓住重點(diǎn)、簡(jiǎn)化程序、科學(xué)管理、規(guī)范傳達(dá)、前后照應(yīng)、注意效果來(lái)提高信息傳達(dá)的質(zhì)量和效率；通過(guò)提高素質(zhì)、培養(yǎng)信心、學(xué)習(xí)技巧、靈活應(yīng)用、注重方法，增強(qiáng)魅力等方法來(lái)提高溝通協(xié)調(diào)的技巧和藝術(shù)；同時(shí)分清主次，強(qiáng)化管理、責(zé)任到人，注重鼓勵(lì)、提升水平，促進(jìn)效率來(lái)提高輔助教學(xué)工作的深度和廣度。

高校；辦公室；傳達(dá)信息；溝通協(xié)調(diào)；輔助；途徑

在高等院校中，辦公室工作發(fā)揮著極其重要的作用，在它的協(xié)調(diào)和輔助之下，教學(xué)、科研及相關(guān)部門(mén)得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此辦公室工作是高校工作中極其重要的組成部分。

一、高校辦公室工作的作用

高校辦公室是高校中的二級(jí)單位，在高校管理系統(tǒng)中處于溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外的核心樞紐地位。高校辦公室的作用具體來(lái)說(shuō)，主要有三個(gè)方面：

1．有針對(duì)性地傳達(dá)各種信息

高校的信息有多種，具體來(lái)說(shuō)有政策信息、指令信息、教學(xué)信息、科研信息、黨務(wù)信息、行政信息、教師信息、學(xué)生信息、工作信息、生活信息、校園信息、其他信息，等等。辦公室管理人員和工作人員接到信息后，首先需要辨別信息的內(nèi)容和類型。其次，要確定信息的接受群體。信息種類不同，所對(duì)應(yīng)的對(duì)象也有所不同。再次，分析信息傳遞的路徑。信息傳遞的路徑是多樣化的，有的信息需要從上到下傳遞，有的信息需要從下到上傳遞，有的信息需要在部門(mén)或單位內(nèi)部傳遞，有的信息需要在平行部門(mén)或單位之間傳遞，有的信息需要在不同單位或不同部門(mén)傳遞，有的信息需要在高校之間傳遞，有的信息需要在高校和其他社會(huì)單位之間傳遞，等等。最后，把以上內(nèi)容綜合起來(lái)確定具體的信息傳遞方式。高校辦公室工作需要分清信息，確定對(duì)象，理清線路，落實(shí)方式，在最快的時(shí)間把信息傳遞出去，使相關(guān)人員得到最準(zhǔn)確的信息，同時(shí)也使信息不擴(kuò)大，保證信息傳遞的效率和質(zhì)量，從而促使學(xué)校工作的正常進(jìn)行。

2．有效的溝通與協(xié)調(diào)

辦公室工作面對(duì)個(gè)人，也面對(duì)各級(jí)部門(mén)和各種單位，如果能夠發(fā)揮良好的溝通協(xié)調(diào)作用，就能夠權(quán)衡利益，激發(fā)積極性，從而促使學(xué)校工作的高效進(jìn)行。首先，辦公室工作具有重要的溝通作用。溝通是高校人與人之間、人與部門(mén)或群體之間工作思想與生活感情的傳遞和反饋的過(guò)程，溝通的目的是達(dá)到思想認(rèn)識(shí)的一致以及感情表達(dá)的通暢?，F(xiàn)代生活節(jié)奏很快，相應(yīng)的人際溝通也比過(guò)去少了許多。但是對(duì)于高校而言，如果不重視溝通，那么很多問(wèn)題的發(fā)生就是必然的。因此辦公室工作要很好地發(fā)揮溝通的作用，把不同人員、不同事務(wù)、不同內(nèi)容的信息和問(wèn)題進(jìn)行有效的溝通，使每一件事情能夠正常的進(jìn)行，從而維護(hù)高校工作的運(yùn)轉(zhuǎn)。其次，辦公室工作具有重要的協(xié)調(diào)作用。一所高校往往涉及多個(gè)級(jí)別、多個(gè)部門(mén)、多種人員。當(dāng)問(wèn)題發(fā)生時(shí)，如果不能有良好的協(xié)調(diào)，那么問(wèn)題就會(huì)愈來(lái)愈復(fù)雜，進(jìn)而難以解決，從而使具體的工作難以進(jìn)行。高校辦公室工作的重要作用是使相關(guān)工作人員和部門(mén)之間溝通流暢，協(xié)調(diào)順利。一所高校的工作人員，少至幾十人，多則成百上千人。要使數(shù)量較多的工作人員正常進(jìn)行各項(xiàng)工作，高校辦公室工作發(fā)揮著極其重要的作用。如果在相關(guān)事務(wù)的溝通和協(xié)調(diào)中，高校辦公室工作存在疏漏，那么就會(huì)造成問(wèn)題，產(chǎn)生一系列不良的影響。因此，辦公室工作要發(fā)揮溝通和協(xié)調(diào)的能力，產(chǎn)生積極有效的力量，從而促使高校工作的良好運(yùn)行。

3．重要的輔助作用

高等院校的核心是培育人才，教學(xué)是高校主要的核心工作。但是，如果沒(méi)有管理部門(mén)的良好管理，教學(xué)工作就會(huì)陷入復(fù)雜的窘境當(dāng)中，教學(xué)工作的價(jià)值和意義也無(wú)法得到體現(xiàn)。因此必須重視高校相關(guān)的管理工作。高校辦公室工作正是這一工作內(nèi)容的承擔(dān)者。在高校內(nèi)部，教學(xué)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，需要教師和學(xué)生的共同努力，同時(shí)也離不開(kāi)辦公室工作對(duì)教師的輔助。高校教師除了講授課程外，還有與其相關(guān)的其他工作、生活事務(wù)，這些都需要辦公室工作的輔助才可以完成。首先，辦公室工作要按照規(guī)劃把學(xué)校的各項(xiàng)任務(wù)向教師及相關(guān)人員進(jìn)行分配。高校的教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作都是通過(guò)高校辦公室最終分配到每個(gè)人身上。辦公室工作是高校各項(xiàng)工作進(jìn)行落實(shí)的第一步，也是實(shí)施高校職能的重要一環(huán)。其次，辦公室工作要督促科研、教學(xué)及其他工作的完成情況。各種工作進(jìn)行分配之后，辦公室工作還要進(jìn)行一定的督促，從而使科研、教學(xué)及其他工作正常進(jìn)行。最后，辦公室工作要監(jiān)督各種工作內(nèi)容完成的質(zhì)量和效率。辦公室工作要監(jiān)督教師、學(xué)生及相關(guān)人員各項(xiàng)具體工作的完成和實(shí)施情況，一方面提供信息，幫助工作質(zhì)量得到提高和完善；另一方面要設(shè)置完成標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)現(xiàn)計(jì)劃，從而對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的評(píng)判，并以此作為高校管理進(jìn)一步提高的依據(jù)。從總體上來(lái)說(shuō)，辦公室工作就是通過(guò)執(zhí)行并落實(shí)各項(xiàng)工作，從而起到輔助教學(xué)的積極作用。

二、辦公室工作的主要問(wèn)題

辦公室工作在高校管理中是十分重要的，但是，由于思想認(rèn)識(shí)、各種條件、管理水平的原因，高校辦公室存在各種各樣的問(wèn)題，其中最主要的是信息傳達(dá)、溝通協(xié)調(diào)、輔助教學(xué)三方面的工作不到位。

1．信息傳達(dá)不到位

信息化、科技化的時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。高校的發(fā)展依賴于科技的進(jìn)步，高校的飛躍則需要信息的快速流通和運(yùn)轉(zhuǎn)。在當(dāng)前這樣一個(gè)信息時(shí)代，信息快速、準(zhǔn)確的傳達(dá)為當(dāng)前高校各級(jí)辦公室工作提出了新的挑戰(zhàn)。然而當(dāng)前辦公室工作還沒(méi)有受到高校的普遍重視，尤其是在硬件的配備上不夠充足和先進(jìn)，這樣勢(shì)必會(huì)影響信息傳達(dá)的質(zhì)量。此外，部分高校辦公室工作人員素質(zhì)不高，工作能力有限，傳達(dá)信息時(shí)，難免出現(xiàn)錯(cuò)誤，從而影響工作質(zhì)量。

2．溝通協(xié)調(diào)不到位

現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展既要講究效率，還要講究質(zhì)量。只有保質(zhì)保量，才能真正推動(dòng)高校的快速進(jìn)步和跨越式發(fā)展。辦公室的工作性質(zhì)屬于綜合性服務(wù)工作，需要具有多方面才能的人才。但是，由于高校內(nèi)部選拔人員的固有問(wèn)題，造成辦公室工作人員往往是非專業(yè)出身，他們的工作能力良莠不齊。在和教師、學(xué)生溝通協(xié)調(diào)時(shí)，由于工作人員不具備專業(yè)知識(shí)和素質(zhì)，不能夠很好地完成工作。如此下來(lái)，辦公室工作質(zhì)量和效率必然受到影響。

3．輔助教學(xué)不到位

高校辦公室工作的最終目的是輔助教學(xué)工作。只有以教學(xué)為生命，努力提高教學(xué)質(zhì)量，高校才有發(fā)展前景和機(jī)會(huì)。然而在當(dāng)前形勢(shì)下，部分高校辦公室對(duì)于自身的工作目的認(rèn)識(shí)不清，僅僅以完成現(xiàn)有工作為目標(biāo)，對(duì)工作性質(zhì)和本質(zhì)缺乏準(zhǔn)確的思考。此外，在工作中，管理人員的技巧和方法也存在一定的問(wèn)題，致使辦公室工作的輔助教學(xué)工作不能得到良好的實(shí)現(xiàn)。

三、提高工作效率的途徑

如何改變現(xiàn)狀，提高高校辦公室工作的效率，從而更好地促進(jìn)高校教育的健康發(fā)展，這是高校管理工作者應(yīng)該思考的問(wèn)題。就目前情況而言，下面三方面的努力必將有益于高校辦公室工作：

1．提高信息傳達(dá)的質(zhì)量和效率

（1）抓住重點(diǎn)，簡(jiǎn)化程序。辦公室工作內(nèi)容極其繁瑣，常常需要傳達(dá)各種信息。大量的信息聚集在辦公室，如果不加分析，集體傳達(dá)，或者大面積地傳達(dá)，就會(huì)造成信息傳達(dá)的混亂，增加管理工作內(nèi)容，進(jìn)而影響辦公效率。這就需要工作人員對(duì)信息進(jìn)行區(qū)分，有效進(jìn)行傳達(dá)，同時(shí)在工作過(guò)程中簡(jiǎn)化程序，對(duì)于重復(fù)的、不必要的程序和工作進(jìn)行去粗就精，在保證信息正確完整傳達(dá)的基礎(chǔ)上，使信息接收對(duì)象快捷方便地理解信息，并按照要求完成相關(guān)工作。

（2）科學(xué)管理，規(guī)范傳達(dá)。在辦公室工作中，對(duì)工作內(nèi)容、工作職權(quán)、責(zé)任任務(wù)劃分不清楚，對(duì)具體工作的工作程序設(shè)置不規(guī)范，對(duì)管理方式和程序沒(méi)有進(jìn)行制度要求，則會(huì)嚴(yán)重影響到辦公室工作的效率。這就需要從多方面進(jìn)行注意：一方面加強(qiáng)規(guī)范化和制度化的工作，另一方面在程序化的基礎(chǔ)上根據(jù)實(shí)際情況精簡(jiǎn)，去繁就簡(jiǎn)，提高信息傳達(dá)的質(zhì)量，提高辦事效率。最后，前后照應(yīng)，注意效果。辦公室工作既要重視信息的傳達(dá)，同時(shí)也要注意信息傳達(dá)之后的反饋，以便在工作中前后照應(yīng)，切實(shí)完善工作，提高工作效率。

2．提高溝通協(xié)調(diào)的技巧和藝術(shù)

（1）提高素質(zhì)，培養(yǎng)信心。高校辦公室是綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，其管理水平直接影響到高校各項(xiàng)工作的展開(kāi)與實(shí)施。良好的管理能力和辦事能力是辦公室工作的前提。辦公室工作的對(duì)象大多時(shí)候是高校教師，高校教師具有高學(xué)歷、高知識(shí)、高素質(zhì)的特點(diǎn)。這就需要辦公室的管理人員和工作人員提高個(gè)人素質(zhì)和整體管理水平，培養(yǎng)工作的信心和能力，從而促進(jìn)辦公室工作的良好開(kāi)展。

（2）學(xué)習(xí)技巧，靈活應(yīng)用。高校辦公室管理人員和工作人員大多并不是專業(yè)出身。在進(jìn)行工作的時(shí)候，就需要不斷地學(xué)習(xí)和提高，從而掌握良好的溝通技巧和方法。高校應(yīng)為辦公室管理人員和工作人員提供進(jìn)修、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的多種機(jī)會(huì)，使高校之間先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)和方法得到廣泛的應(yīng)用，從而真正提高工作效率。

（3）注重方法，增強(qiáng)魅力。辦公室工作與教師密切相關(guān)。在處理相關(guān)問(wèn)題時(shí)，如果不能選擇良好的工作方法，就會(huì)打擊教師的積極性，進(jìn)而為高校工作帶來(lái)不良影響。為了提高工作的質(zhì)量，辦公室管理人員和工作人員在處理各種問(wèn)題時(shí)，應(yīng)該加以區(qū)分，選擇科學(xué)、合適的方法處理，從而達(dá)到工作的良好溝通和協(xié)調(diào)。

3．提高輔助教學(xué)工作的深度和廣度

（1）分清主次，科學(xué)管理。辦公室工作是高校工作的一部分，要樹(shù)立全局的觀念，同時(shí)要著眼于具體的工作，把具體工作與教師的利益、各級(jí)單位和學(xué)校的利益結(jié)合起來(lái)?？茖W(xué)管理的本質(zhì)是提高規(guī)范化的管理，最終的目的則是提高工作效率，更好地為教學(xué)工作服務(wù)。在工作中，加強(qiáng)思考，注重團(tuán)結(jié)，使辦公室工作發(fā)揮最大的效率?？梢哉f(shuō)，辦公室工作“是行政管理能否實(shí)現(xiàn)其職能的重要條件，在整個(gè)行政管理過(guò)程中發(fā)揮著巨大的作用”。［1］

（2）責(zé)任到人，注重鼓勵(lì)。管理水平的提高與責(zé)任的劃分是分不開(kāi)的。辦公室工作要進(jìn)行具體劃分，在工作過(guò)程中責(zé)任到人，加強(qiáng)工作人員和管理人員的責(zé)任心和服務(wù)能力，同時(shí)注重鼓勵(lì)采用科學(xué)有效的途徑和方法，創(chuàng)造性地提高管理水平和工作能力，切實(shí)為廣大教職工服務(wù)。

（3）提升水平，促進(jìn)效率。提升水平，包括提升個(gè)人意識(shí)、服務(wù)水平、管理能力、工作能力等。一方面要從具體工作入手，從個(gè)人入手，從學(xué)院入手、從教師和學(xué)生利益入手，切實(shí)提高工作能力；另一方面則需要從工作方法、工作態(tài)度、工作技巧等方面切實(shí)提高管理水平。辦公室的工作，關(guān)系到具體教師，與學(xué)院和學(xué)校的前途關(guān)系重大。重視辦公室工作，努力提高工作效率，激發(fā)教師的工作熱情，從而提高教學(xué)水平和科研能力，最終促進(jìn)高校的發(fā)展。

辦公室工作繁復(fù)瑣碎，涉及面廣泛?！案咝＾k公室管理的全面改革與建設(shè)的科學(xué)化程度直接關(guān)系到高校改革水平與層次的高低。”［2］高校要重視辦公室工作，同時(shí)也要注意發(fā)揮辦公室工作的作用，提高辦公室工作的效率，為高校的良好管理運(yùn)營(yíng)服務(wù)。

［1］李妍．關(guān)于辦公室管理工作的幾點(diǎn)思考［J］．福建教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，（1）．

［2］谷午，王琪．高校辦公室管理要踐行科學(xué)的發(fā)展觀［J］．鞍山師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，（5）．

Thoughts on the University’s Office Work

WANG Dong

（Administrative Office of Laboratory and Equipment，Yanshan University，Qinhuangdao，Hebei 066004，China）

The university’s office work is very important in conveying information，communication and coordination．Improving the efficiency of office work and doing good service for college work are the important parts of university management．Office work needs to improve the quality and efficiency of information transmission through focusing on the key points，simplifying procedures，applying scientific management and standardized communication，caring forward and backward，paying attention to the effect；to improve communication and coordination skills and artistic through improving quality，developing confidence，learning skills，flexible application，focusing on methods and enhancing the charm；to increase the depth and breadth of auxiliary teaching work through sorting out the major and the minor，strengthening management responsibility to each person，giving more encouragement，improving the level and promoting efficiency．

colleges and universities；office；conveying information；communication and coordination；auxiliary；way

H647

A

1008－469X（2014）03－0095－03

2014－04－15

王東（1970－），男，江蘇贛榆人，助理研究員，主要從事法律、管理與文化的研究。