高校畢業(yè)生檔案管理實踐與探索

孫璐

隨著近年來我國高等教育的快速發(fā)展，高校畢業(yè)生檔案管理工作也進入了新的時期。大學錄取比例逐年升高帶來的學生人數(shù)增多、大學自身發(fā)展帶來的學科專業(yè)增加以及日益嚴峻的高校畢業(yè)生就業(yè)形勢等因素都從多個角度改變了高校畢業(yè)生檔案管理的外部環(huán)境。同時，這種變化也給高校畢業(yè)生檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，暴露了高校畢業(yè)生檔案管理工作中存在的一些問題。如何在看到問題的同時找到這些問題的解決之道成了擺在檔案管理工作者面前的一道難題。本文作者試圖以自身檔案管理工作的日常實踐為出發(fā)點，從高校畢業(yè)生檔案的轉遞、留存、管理等角度，探索這些問題的解決之道。

1 高校畢業(yè)生檔案工作的內(nèi)涵

高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國家教育部或者就讀高校所規(guī)定的的學分或者學時的學生的個人干部檔案。主要內(nèi)容就是在高校就讀期間形成的各種記錄，包括：成績冊（學籍卡）、綜合素質(zhì)評定表（鑒定表）、體檢冊、錄取名冊、社會實踐評定表、在校期間獲得的各種獎勵與懲罰、相關技能證書、畢業(yè)報到證復印件以及高中階段的相關材料等。這些材料全面記載了一個人從高中階段求學到高校畢業(yè)期間形成的所有材料，是社會了解該同志的第一手原始資料，也是該同志步入社會的第一手推薦資料。

20世紀90年代以前，高校畢業(yè)生檔案基本上是由畢業(yè)生就業(yè)的相關單位、高校學生工作部門、招生就業(yè)等相關部門全面負責管理，與檔案部門的綜合檔案管理是兩個各自獨立的管理體系。20世紀90年代末期開始，隨著我國經(jīng)濟體制的進一步深化改革和我國高校就業(yè)體系的改革，同時根據(jù)高校各自的實際情況，各高校的畢業(yè)生檔案逐步轉入社會人事代理中心與學校檔案部門館進行統(tǒng)一全面管理。

2008年，國家教育部第27號令-《高等學校檔案管理辦法》的頒布，明確規(guī)定了學生檔案作為高校檔案管理之一門類進行統(tǒng)一管理，各高校都在籌備學生檔案的統(tǒng)一管理工作，這才真正意味著學生檔案納入到了高校檔案管理的范疇。它標志著高校畢業(yè)生檔案兩極存放體系的真正建立，即出校畢業(yè)生檔案由各地人事代理中心檔案部門存放，留校畢業(yè)生檔案由高校檔案部門統(tǒng)一存放。

2 高校畢業(yè)生留存檔案管理中存在的問題

近年來，高校畢業(yè)生面臨的就業(yè)環(huán)境日趨復雜，高校畢業(yè)生在雙向選擇的就業(yè)形勢下，越來越多地到各種體制的單位就業(yè)。這些用人單位的檔案管理體制也各不相同、良莠不齊，甚至有的單位根本就沒有完整的人事檔案管理部門，加之畢業(yè)生本人在就業(yè)過程中缺乏重視自己檔案管理保存狀態(tài)的意識，造成了高校畢業(yè)生檔案的大量遺留。

2.1 畢業(yè)生檔案內(nèi)容匹配問題

在高校留存畢業(yè)生檔案管理工作中，檔案內(nèi)容匹配錯誤、檔案歸檔混淆的問題并不普遍，可以說只是個別現(xiàn)象，但是這類問題一旦發(fā)生卻不易及時發(fā)現(xiàn)，并且給下一步的畢業(yè)生檔案轉遞工作留下嚴重的隱患。隨著高校畢業(yè)生人數(shù)的逐年增加，高校畢業(yè)生檔案管理工作日益繁重，畢業(yè)生檔案在歸檔管理的過程總越來越多地出現(xiàn)材料不全、同一個畢業(yè)生的檔案材料分散保管、不同畢業(yè)生的檔案混淆的現(xiàn)象。

這種檔案內(nèi)容陪陪錯誤是由于多種原因造成的。一方面是學生從入學到畢業(yè)的過程中檔案要進過多個管理機構、多人次管理，在這些管理環(huán)節(jié)的交接過程中，就可能出現(xiàn)交接檔案不完全、多次歸檔的現(xiàn)象。另一方面，在學生檔案由各院系轉往畢業(yè)生檔案管理機構的時候，由于不同院系之間或者相同院系不同年級之間對學生檔案管理工作的互不聯(lián)系，導致了一個人的信息相似的檔案內(nèi)容發(fā)生混淆、難以區(qū)分的現(xiàn)象。出現(xiàn)檔案內(nèi)容匹配問題的學生檔案一旦歸檔，就很難發(fā)現(xiàn)問題，一般只有等到相關畢業(yè)生在檔案流轉規(guī)程中發(fā)現(xiàn)問題，再逆向追溯檔案歸檔管理的過程，重新整理匹配錯誤的畢業(yè)生檔案內(nèi)容。

2.2 畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范

畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題看似是檔案管理工作的表面形式問題，但正是這種形式上的不統(tǒng)一，造成了檔案管理過程中無法進行統(tǒng)一有效的管理。畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題主要體現(xiàn)在一下兩點：一是材料手續(xù)不完備；二是材料規(guī)格不統(tǒng)一。

材料手續(xù)的不完備，主要是指畢業(yè)生在校期間的檔案材料的完整性問題。畢業(yè)生在校檔案是畢業(yè)生在入學后生成的一系列相關檔案，包括黨團材料、學籍材料、獎懲材料、課程成績材料、鑒定材料、學位授予材料等。由于沒有統(tǒng)一化的材料管理標準，使得畢業(yè)生檔案材料中不完備的現(xiàn)象時有發(fā)生，給畢業(yè)生檔案在下一級檔案管理機構的管理工作帶來不便。

材料規(guī)格的不統(tǒng)一，表現(xiàn)在各種畢業(yè)生檔案材料中缺乏統(tǒng)一的格式管理要求。目前，畢業(yè)生檔案已經(jīng)由過去相對單一的檔案形式發(fā)展成多樣化的檔案形式，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存、各種材料表格的規(guī)格各異、不同材料的使用紙張各不相同。這些不同規(guī)格的檔案材料，一方面，使最終形成的畢業(yè)生檔案看起來雜亂、不美觀，同時，也給檔案的正常裝訂帶來麻煩。另一方面，電子檔案和紙質(zhì)檔案在信息分配上的重復或者缺失、畢業(yè)生檔案無法統(tǒng)一辨識，都給畢業(yè)生檔案管理工作帶來不便。

3 高校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化管理策略研究

針對目前高校畢業(yè)生檔案管理和利用的現(xiàn)狀，本人從畢業(yè)生檔案的主體與客體角度提出自己的應對策略，改善現(xiàn)有的畢業(yè)生檔案管理的不合理性與被動性，搞好資源整合，實現(xiàn)物盡其用，人盡其才。

3.1 加強對畢業(yè)生的宣傳教育，從思想上提高畢業(yè)生的檔案管理意識

畢業(yè)生作為國家的知識儲備資源，關系到國家、社會的發(fā)展大計，畢業(yè)生檔案是這些知識資源的另一種載體，它對畢業(yè)生是否能夠全面融入社會，知識能否轉化為國家的發(fā)展動力關系重大，因此我們應該利用社會宣傳媒體入電視、廣播、報紙等加強宣傳，讓全社會重視畢業(yè)生檔案，納入關注畢業(yè)生就業(yè)工作體系之中。

3.2 統(tǒng)一管理存放地，實現(xiàn)資源整合

現(xiàn)在異地存放體系對畢業(yè)生檔案管理極為不利，不利于畢業(yè)生檔案的明確去向，也不利于畢業(yè)生檔案明確轉遞。更為主要的是，這種狀況使得畢業(yè)生檔案工作成了兩方的邊沿工作。國家應該從資源整合的角度來解決這個問題，把畢業(yè)生檔案重點納入地方人事代理中心進行統(tǒng)一管理，讓地方人事代理中心真體體現(xiàn)社會、國家、和地方人事資源的代理中心職責，把這項職責從高校檔案管理職責中解放出來，讓高校檔案管理部門專職為高校教育事業(yè)服務，以此推動高校教育事業(yè)和社會檔案管理工作的雙重發(fā)展。

3.3 更新管理觀念，變被動為主動

1、主動與畢業(yè)生檔案來源地聯(lián)系協(xié)調(diào)，力求畢業(yè)生檔案來源內(nèi)容與來源渠道的安全。

定期做好館藏畢業(yè)生檔案的管理情況統(tǒng)計，熟悉所藏的畢業(yè)生檔案的詳細情況，以便于對外的宣傳和提供利用。

加強調(diào)研：定期開展“出的去，進的來”的活動?！俺龅娜ァ笔侵肝覀兊墓芾砣藛T要主動走出辦公室，到轄區(qū)內(nèi)的各相關用人單位進行調(diào)研，了解用人單位的人事檔案代理情況?！斑M的來”是指所藏的檔案內(nèi)容能夠得到及時的更新與補充。定期與不定期相結合的方式到相關單位收集相關人員的人事檔案材料，確保所藏檔案得到及時更新與豐富。