榮譽檔案信息化管理在事業(yè)單位崗位聘任實踐的應(yīng)用

摘 要：崗位聘任是事業(yè)單位人事制度從身份管理向崗位管理的轉(zhuǎn)型的重要環(huán)節(jié)，具有周期性、流動性和復(fù)雜性的特點。在崗位聘任中利用榮譽信息化管理技術(shù)，可讓靜態(tài)的檔案管理為動態(tài)的聘任工作服務(wù)，為崗位聘任工作提供體現(xiàn)工作人員工作能力、業(yè)績水平與貢獻大小的歷史見證依據(jù)，化解聘任工作中潛在的矛盾糾紛，提高崗位聘任工作效率和榮譽檔案的利用效率。

關(guān)鍵詞：榮譽檔案；信息化；崗位聘任；實踐與應(yīng)用

崗位聘任是事業(yè)單位實施崗位設(shè)置后，按照競聘上崗、按崗聘用、合同管理的原則擇優(yōu)聘任工作人員，實現(xiàn)事業(yè)單位人事制度從身份管理到崗位管理根本轉(zhuǎn)變的一個重要環(huán)節(jié)。榮譽檔案是集中體現(xiàn)單位、部門和個人的工作業(yè)績、工作水平和工作能力，在事業(yè)單位崗位聘任工作中利用榮譽檔案的信息化管理系統(tǒng)，可利用靜態(tài)檔案為動態(tài)聘任服務(wù)，既體現(xiàn)公平、公正、公開的目的，又可讓優(yōu)秀的人才脫穎而出。

1 崗位聘任工作對榮譽檔案管理的影響

1.1 改革現(xiàn)行榮譽檔案管理模式

現(xiàn)行榮譽檔案基本以實物管理模式為主，一般以單位名義獲得的榮譽檔案歸單位集中保管，以部門名義獲得的榮譽檔案則多存放在部門內(nèi)，以個人名義獲得的榮譽檔案普遍由個人保管。榮譽檔案這種分散管理的模式已不適應(yīng)現(xiàn)有事業(yè)單位人事體制改革的需要，不少榮譽檔案由于保管不善，獎牌生銹、證書蟲蛀、獎杯氧化、獎狀褪色、文字模糊等現(xiàn)象較為常見，有許多獲得較高榮譽的個人獎項榮譽，也隨著時間的流逝或人員的變動難覓影蹤。當(dāng)前，事業(yè)單位正在開展崗位設(shè)置和績效工資等人事制度的改革，迫切需要將記錄單位、部門或個人水平、能力與業(yè)績的榮譽檔案進行系統(tǒng)化管理，并作為使用干部、聘用各級各類專業(yè)技術(shù)人才的主要依據(jù)。

1.2 推動榮譽檔案信息化管理進程

由于人才的流動性、人員信息的復(fù)雜性、崗位聘任的周期性等特點，原有的榮譽檔案為靜態(tài)管理模式，要讓靜態(tài)的檔案管理為動態(tài)的聘任服務(wù)，就要加強榮譽檔案的信息化管理，建立和健全單位的榮譽檔案信息數(shù)據(jù)庫，將每年度獲得各級各類榮譽的信息數(shù)據(jù)分層錄入，在崗位聘任時對申請聘任人各個時段的資格、業(yè)績等有效數(shù)據(jù)進行全方位統(tǒng)計、分析，制訂獲得各類榮譽的級別、獎項的計分標準和辦法，最終將每一項目的得分累加，以得分高低作為聘任的重要依據(jù)。因此，崗位聘任在客觀上推動了榮譽檔案信息化管理工作進程。

1.3 健全榮譽檔案信息管理制度

制訂榮譽檔案信息管理制度，將榮譽檔案信息以獲獎類別、獲獎級別、頒獎單位、獲獎內(nèi)容、獲獎時間、獲獎載體、實物圖片、保管期限、簡要事跡、檔案編號等項目進行分類編目，并將信息數(shù)據(jù)按年度錄入榮譽檔案信息系統(tǒng)，集中記錄和反映單位每年度的工作業(yè)績、貢獻突出和表現(xiàn)優(yōu)秀的集體和個人，有效整合原有散存在各單位、部門和個人中的榮譽檔案歷史見證材料，把文書檔案、實物圖片、獲獎材料、獲獎?wù)f明等材料都統(tǒng)一于管理系統(tǒng)中，并根據(jù)制度的要求按月報送和更新，確保數(shù)據(jù)準確、及時、有效。

2 榮譽檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建

2.1 按年征集，信息數(shù)據(jù)齊全

為使現(xiàn)有的榮譽檔案管理與崗位聘任、崗變薪變的人事管理制度相匹配，這就要求我們建立榮譽檔案信息數(shù)據(jù)庫，將大量的信息數(shù)據(jù)按年度征集，分層按類輸入，針對獲獎人員的每一組信息數(shù)據(jù)與聘任資格、聘任時間、聘任期限作出有效分析，對待聘人員在任職期限內(nèi)的獲獎信息按獲獎類別、獲獎級別進行累計加分，作為任職期內(nèi)工作業(yè)績的重要依據(jù)，為崗位聘任工作提供參考。

2.2 動態(tài)錄入，信息更新及時

根據(jù)榮譽檔案管理制度的要求，各科室設(shè)立檔案資料信息員，結(jié)合事業(yè)單位績效考核工作，月度、季度和年度分別對科室和個人進行考核，并將獲獎情況作為考核的內(nèi)容之一，及時掌握部門、科室和工作人員的獲獎情況，將靜態(tài)的信息描述為動態(tài)性的信息，及時更新榮譽檔案信息資料庫，全面、準確地反映個人的真實面貌，提高檔案信息資料庫的利用效率與公信力，為崗位聘任工作提供最新的數(shù)據(jù)。

2.3 分類科學(xué)，查詢統(tǒng)計方便

每一條榮譽檔案在榮譽檔案信息系統(tǒng)有唯一的系統(tǒng)編碼，獲獎類別分單位、集體和個人三類，獲獎級別按中央、省、市、區(qū)、部門、單位等五個級別依次排列，獲獎載體按獎狀、牌匾、證書、獎杯、錦旗與其它六項分類。通過榮譽檔案信息系統(tǒng)的查詢模塊功能，便實現(xiàn)獲獎項目、時間、級別、類別等多項目、全方位的查詢和統(tǒng)計，并可導(dǎo)出電子文檔，提供便捷、高效的數(shù)字檔案查詢利用服務(wù)平臺，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案資源的有效整合與共享。在崗位聘任業(yè)績審核時，只要輸入查詢?nèi)藛T姓名和年限，便可篩選到各個級別和類別相關(guān)的獲獎信息，比原始的手工查找大大提高了工作效率。

2.4 圖文并茂，檔案管理優(yōu)化

榮譽檔案信息系統(tǒng)可將證書、獎狀、獎牌、獎杯等不同載體的榮譽檔案用圖片的形式記錄、保存，有效整合原有散存在各單位、部門和個人中榮譽檔案材料，通過利用信息平臺提供查詢、利用服務(wù)，在相當(dāng)程度上減少對實物檔案原件的磨損，切實提高榮譽檔案的管理水平和利用效率，既有利于檔案原件的保管，同時也展示了榮譽檔案的全面、真實的面貌，優(yōu)化了現(xiàn)有的檔案信息資源。

3 榮譽檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用

3.1 榮譽檔案信息管理系統(tǒng)為崗位聘任提供有力依據(jù)

榮譽檔案信息來源于人力資源管理活動，反過來又為人事管理提供服務(wù)，它記錄了單位、部門和個人的工作經(jīng)歷、社會活動和工作業(yè)績等內(nèi)容，體現(xiàn)了工作人員的社會價值，是使用干部的重要依據(jù)。隨著新的形勢下崗位聘任制度的出臺，在崗位聘用工作中，聘誰不聘誰，要衡量那一個工作人員的貢獻大小、業(yè)績大小，健全每一單位的榮譽檔案的信息數(shù)據(jù)至關(guān)重要，它是單位和人事部門聘任各類人才的主要依據(jù)。

3.2 榮譽檔案信息管理系統(tǒng)為崗位聘任提供高效服務(wù)

檔案管理是一項服務(wù)性很強的工作，為了資源更加高效合理利用，開發(fā)利用檔案信息資源成為必然。榮譽檔案信息管理系統(tǒng)，開發(fā)了隱藏在檔案中的有用信息，積極為事業(yè)單位崗位聘任、選拔人才提供利用，使靜態(tài)的信息活化，讓檔案信息為崗位聘任政策提供有效數(shù)據(jù)，提高榮譽檔案的利用效率是工作的最終目的。

3.3 榮譽檔案信息管理系統(tǒng)為崗位聘任化解矛盾糾紛

在任何新政策出臺之后，都會遇到這樣和那樣的難題，尤其是在崗位編制職數(shù)與待聘人數(shù)之間存在實際矛盾，僧多粥少，難免會遇到方方面面的阻力。由于是競聘上崗，到底誰的業(yè)績顯著，榮譽檔案就是最好的依據(jù)。收集完整的榮譽檔案信息，全面、準確地反映個人的真實面貌，為崗位聘任工作提供說服力強的依據(jù)，也化解了落選人員的不服心理，從而化解不必要的矛盾糾紛。

4 加強榮譽檔案信息化管理的建議

4.1 提高檔案管理人員的專業(yè)水平是加強榮譽檔案信息管理的前提

新時期的檔案管理人員除了要熟悉國家政策與檔案基本業(yè)務(wù)，還需掌握管理理論與各項業(yè)務(wù)工作相結(jié)合的原則與方法，運用信息處理技術(shù)深入開發(fā)檔案資源，滿足各層次信息工作需求，針對新形勢下對檔案工作的要求，要有重點、有目的地培養(yǎng)檔案人員專業(yè)知識與技能，重點難點進行攻克，提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)，使檔案管理為崗位聘任等現(xiàn)實工作提供有效服務(wù)，以體現(xiàn)檔案管理工作的真實性、可靠性、權(quán)威性與實用性。

4.2 培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型人才是加強榮譽檔案信息管理的關(guān)鍵

在當(dāng)今信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)的形勢下，需要培養(yǎng)人事、檔案、計算機三位一體復(fù)合型人才，用科學(xué)的思想、組織、方法、和信息技術(shù)，創(chuàng)新榮譽檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式，對傳統(tǒng)的管理方法進行重新整合與定位，獲得最佳的管理效益，為實施崗位聘任工作提供有力的數(shù)據(jù)與保障。

4.3 充分發(fā)揮榮譽檔案的激勵作用是加強榮譽檔案信息管理的最終目的

單位的榮譽檔案具有歷史的真實性、原始性、直觀性和生動形象的特點，是反映單位、部門和個人的工作能力、水平和業(yè)績的主要依據(jù)之一。檔案管理的目的最終是為單位管理和各項工作提供利用服務(wù)，讓榮譽檔案與崗位聘任、職務(wù)晉升、年度考核直接掛鉤，可從正面激發(fā)單位員工愛崗敬業(yè)、干事創(chuàng)業(yè)、積極進取良的工作熱情，引導(dǎo)工作人員樹立正確的人生觀、榮譽觀和價值觀，為提高單位的核心競爭力，促進單位各項工作的開展具有不可替代的任用。

作者簡介

張美江（1970—），女，漢，廣東省羅定市，檔案館員，本科，人力資源科科長，研究方向：檔案信息化管理，從事專業(yè)：檔案管理。