三級(jí)甲等醫(yī)院檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策研究

摘 要：本文以醫(yī)院檔案管理為研究對(duì)象，通過(guò)分析三級(jí)甲等醫(yī)院檔案管理的重要性、存在的問(wèn)題與現(xiàn)狀，結(jié)合現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理改革方向，探索出解決當(dāng)前醫(yī)院檔案管理問(wèn)題的對(duì)策措施，為醫(yī)院檔案管理實(shí)踐提供理論指導(dǎo)，推動(dòng)相關(guān)檔案管理理論研究發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，社會(huì)已經(jīng)步入了便捷的信息化時(shí)代，人們對(duì)信息的獲取的需求趨向快速化和便捷化，人們對(duì)現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理的要求，特別是對(duì)三級(jí)甲等醫(yī)院的檔案信息需求，也隨著信息需求的擴(kuò)大而提高，而傳統(tǒng)三級(jí)甲等醫(yī)院的檔案管理仍然存在諸多不足，具體表現(xiàn)為，工作人員收集醫(yī)院檔案速度慢，因而對(duì)檔案的及時(shí)利用需求得不到滿足，導(dǎo)致利用效率低下的問(wèn)題，檔案管理的分工重復(fù)等問(wèn)題，在三級(jí)甲等醫(yī)院建立高效快捷的信息化檔案管理系統(tǒng)顯得十分必要。

1 三級(jí)甲等醫(yī)院檔案管理工作的重要性

對(duì)于三級(jí)甲等醫(yī)院來(lái)說(shuō)，檔案管理占有十分重要的地位。第一，檔案管理是醫(yī)院管理工作的有機(jī)組成部分，完善的檔案管理可以收錄并整理好準(zhǔn)確的醫(yī)療檔案信息，而準(zhǔn)確詳實(shí)的檔案信息直接為醫(yī)院的醫(yī)療發(fā)展、教學(xué)培訓(xùn)、醫(yī)療理論科研等活動(dòng)提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐，其作用是十分顯著的，而隨著信息網(wǎng)絡(luò)化、電子化的發(fā)展，檔案管理的信息更是能及時(shí)甚至同步查詢獲取，檔案信息資源同步化可進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)療資源的開(kāi)發(fā)和利用，已經(jīng)越來(lái)越得到人們的重視。第二，檔案管理可以為醫(yī)療各項(xiàng)事業(yè)提供準(zhǔn)確的決策信息參考。在醫(yī)院，通常領(lǐng)導(dǎo)作出決策需要全面的信息做決策依據(jù)，而完善的檔案管理可以提供最充分詳實(shí)的醫(yī)療數(shù)據(jù)信息，推動(dòng)醫(yī)院決策的科學(xué)化和合理化。同時(shí)檔案管理信息甚至可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與患者和公眾實(shí)現(xiàn)資源共享，有利于推動(dòng)醫(yī)患關(guān)系的改善，為公眾服務(wù)，增加群眾的知情權(quán)。由此可見(jiàn)，三級(jí)甲等醫(yī)院的完善的檔案管理有十分重要的意義，然而我國(guó)相當(dāng)部分醫(yī)院的檔案管理工作仍然存在許多問(wèn)題。

2 三級(jí)甲等醫(yī)院檔案管理工作中的問(wèn)題

（1）管理制度的缺陷。管理制度的缺陷集中表現(xiàn)為檔案管理制度的缺失和低效的檔案收集工作。雖然在三級(jí)甲等醫(yī)院制定了相應(yīng)的適合三級(jí)甲等醫(yī)院的相關(guān)的、相對(duì)健全的醫(yī)療、行政、后勤等管理制度，然而關(guān)于檔案管理的制度卻鮮有涉及。在醫(yī)院設(shè)置管理工作的考核評(píng)價(jià)體系里，也并未把檔案管理考核納入評(píng)價(jià)體系，在沒(méi)有相關(guān)考核的壓力下，管理工作人員的怠慢情緒滋生和工作動(dòng)力缺失，因此收集檔案工作效率低下。

（2）管理標(biāo)準(zhǔn)的混淆。管理標(biāo)準(zhǔn)的混淆主要表現(xiàn)在檔案管理工作對(duì)收集內(nèi)容并未作出科學(xué)合理的劃分，界限不清，容易混淆，因此在實(shí)際檔案收集工作也容易出現(xiàn)收集內(nèi)容混淆重復(fù)的情況。提高檔案收集內(nèi)容準(zhǔn)確度的一項(xiàng)重要途徑就是三級(jí)甲等醫(yī)院要有針對(duì)性地對(duì)所有將被列入檔案收集的事物進(jìn)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)的界定劃分，減少不同的管理人員依據(jù)自己的理解和經(jīng)驗(yàn)界定收集內(nèi)容的情況，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)界定才能有利于檔案管理的整理收錄，也為檔案信息的系統(tǒng)化網(wǎng)絡(luò)化奠定基礎(chǔ)。

（3）管理意識(shí)的薄弱。薄弱的管理意識(shí)也是導(dǎo)致低效管理的一大主觀原因。部分三級(jí)甲等醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)僅限于簡(jiǎn)單的檔案堆積，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏深度認(rèn)識(shí)。薄弱的管理意識(shí)也讓管理工作人員不能夠百分百投入精力于檔案的整理收集，更何談去專研如何科學(xué)合理地編排整理收錄信息方便人們查詢獲取。

（4）管理能力的欠缺。管理能力的欠缺集中表現(xiàn)為管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，欠缺必要的相關(guān)檔案知識(shí)。主要原因在于醫(yī)院的人才培養(yǎng)的忽視造成的。醫(yī)院更愿意把時(shí)間和精力用于培養(yǎng)技術(shù)型的醫(yī)護(hù)工作人員，而對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)則沒(méi)有重視。因此管理人員長(zhǎng)期只能處于憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，缺乏專業(yè)理論培訓(xùn)，與時(shí)代發(fā)展要求相脫節(jié)。

（5）管理資源的不足。管理資源的不足主要表現(xiàn)在對(duì)檔案管理的硬件資源投入不足夠，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理水平相對(duì)落后。部分醫(yī)院因?yàn)獒t(yī)療資源的缺乏，犧牲對(duì)檔案管理的投入，將資金更多地用于對(duì)醫(yī)療設(shè)備的更新?lián)Q代，而檔案管理工作仍然處于手工作業(yè)、效率低下的低水平階段，與檔案管理現(xiàn)代化和信息化發(fā)展要求相去甚遠(yuǎn)。

3 三級(jí)甲等醫(yī)院檔案管理工作問(wèn)題的對(duì)策

（1）提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。由于大部分檔案管理工作人員來(lái)自于其它工作崗位和行業(yè)，例如臨床醫(yī)護(hù)人員等，他們并非檔案管理專業(yè)出身，因此工作隊(duì)伍的素質(zhì)良莠不齊、整體偏低。要想提高檔案管理工作隊(duì)伍專業(yè)水平，必須從他們的綜合思想素質(zhì)、專業(yè)管理技能、工作方法和合理的管理制度方面入手。第一，穩(wěn)定管理人員隊(duì)伍，選拔管理人員注重職業(yè)責(zé)任心和道德素質(zhì)的考察；第二，重視管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，讓管理人員參加繼續(xù)教育，培訓(xùn)他們計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用能力，提高現(xiàn)代化管理技能水平，使隊(duì)伍朝專業(yè)化和現(xiàn)代化發(fā)展；第三，完善檔案管理評(píng)估體系，將檔案管理工作業(yè)績(jī)納入考核體系，實(shí)行業(yè)績(jī)獎(jiǎng)懲制度，給管理人員以監(jiān)督壓力和業(yè)績(jī)動(dòng)力，使管理隊(duì)伍保持活力。

（2）深化對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知。醫(yī)院應(yīng)該普及檔案管理的常識(shí)和重要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，提高檔案管理工作的地位。而醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)更要深化對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，要深刻地意識(shí)到檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，能起到對(duì)醫(yī)院信息化管理的推動(dòng)作用。領(lǐng)導(dǎo)只有加深了對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知才能重視檔案管理工作，才會(huì)加大對(duì)檔案管理建設(shè)所需要的硬件和軟件的支持，才會(huì)不致于邊緣化檔案管理工作。某種程度上，檔案管理工作能否取得發(fā)展在于領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案管理工作。

（3）對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。提高檔案管理工作效率的核心關(guān)鍵是檔案管理工作是否標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行。標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理應(yīng)有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括管理卷宗的標(biāo)準(zhǔn)方式方法、準(zhǔn)確的分類細(xì)則、標(biāo)準(zhǔn)的檔案著錄和標(biāo)引規(guī)則等，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)管理信息化奠定客觀基礎(chǔ)，保障電子化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立時(shí)所需的數(shù)據(jù)的高效和準(zhǔn)確，另外，對(duì)于檔案工作還應(yīng)分工明確、做到高效率的流水線作業(yè)方式，提高檔案管理效率。

4 結(jié)語(yǔ)

三級(jí)甲等醫(yī)院的管理工作進(jìn)入了現(xiàn)代信息化改革階段，而在醫(yī)院管理工作中占有重要地位的檔案管理也應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的升級(jí)改革，針對(duì)檔案管理存在的醫(yī)院管理制度的缺陷、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的混亂、對(duì)檔案管理工作的輕視、管理隊(duì)伍能力欠缺的問(wèn)題，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)深化對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知和重視，加大對(duì)檔案管理的投入，加大資金支持更新設(shè)備，加大培訓(xùn)提高管理隊(duì)伍水平，完善管理制度提高檔案管理現(xiàn)代化和信息化水平，為醫(yī)院管理信息化的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介

楊建民（1969-），男，漢，內(nèi)蒙古呼和浩特人，內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院副院長(zhǎng)，副研究館員。