試析電子郵件歸檔憑證價值的寬泛性

卞咸杰

（鹽城師范學院，江蘇鹽城，224051）

隨著計算機技術、網(wǎng)絡通訊技術的迅猛發(fā)展，電子郵件在全球得到了廣泛的應用。借助于無所不在的網(wǎng)絡，電子郵件的“足跡”遍及各行各業(yè)、各個領域，遍及辦公機構乃至社會的基本細胞——家庭與個人，成為高效、便捷的現(xiàn)代通信手段和新的文件形式。歸檔后的電子郵件同樣具有情報價值和憑證價值，其憑證價值寬泛性是指電子郵件憑證價值涉及的面很廣，不僅包含與電子郵件相關的數(shù)據(jù)電文證據(jù)，還包括附屬信息證據(jù)與系統(tǒng)環(huán)境證據(jù)。

1 歸檔電子郵件憑證價值寬泛性的理論基礎

1.1 檔案學理論

“檔案學理論將檔案的憑證價值基于其原始性”［1］對于傳統(tǒng)意義上的檔案，與其他事物相比，其本質屬性體現(xiàn)在“原始性”方面?！皺n案是人們在社會實踐中直接形成的原始性信息記錄，對以往社會實踐具有直接的原始記錄作用?！保?］這種原始記錄性是檔案區(qū)別于其他事物尤其是相鄰事物的獨一無二的本質所在，也是檔案具有憑證價值最基本的特點。檔案的憑證價值不僅取決于檔案的信息內容，也取決于檔案形成過程及形式特點。歸檔的電子郵件，作為檔案家族中的一員，與傳統(tǒng)的檔案有一定的區(qū)別，其信息內容和形式是相對獨立的，從根本上打破了傳統(tǒng)檔案從內容到形式統(tǒng)一的局面。但是，在界定電子郵件的憑證價值時，檔案學理論同樣適用于電子郵件，不僅僅從信息內容上界定，還要結合電子郵件的信頭（郵件頭）以及在編輯、發(fā)送、接收、采集時電腦的硬件和軟件環(huán)境等。這表明電子郵件的原始性同樣是檔案的本質屬性，仍然是憑證價值的重要依據(jù)。

1.2 法學理論

檔案作為證據(jù)使用在法律上已有定論。但檔案必須滿足證據(jù)可采性要求，即在法律上要允許具有憑證意義的資料作為證據(jù)的資格。從國際上來看，1987年，國際商會決定只要當事人采用《電傳交換貿易數(shù)據(jù)統(tǒng)一行為守則》，EDI（電子數(shù)據(jù)交換）就具有法律憑證價值；1996年，“數(shù)據(jù)電文的證據(jù)價值”在聯(lián)合國制定的《電子貿易示范法》第9條中得到肯定；1997年8月1日，德國開始實施的《為信息與電信服務確定基本規(guī)范的聯(lián)邦法》（又稱《多媒體法》）對電子證據(jù)做出了同樣規(guī)定；2002年，美國Sarbanes-Oxley 法案《薩班斯法案》正式頒布，其規(guī)定，上市公司必須具有電子郵件歸檔手段，必須至少保留7年的數(shù)據(jù)，其中包括郵件數(shù)據(jù)。

目前，我國檔案證據(jù)的執(zhí)法依據(jù)主要有兩大類，一類是當然的檔案行政執(zhí)法依據(jù)，即檔案法律、法規(guī)和規(guī)章明文規(guī)定并以法律形式表現(xiàn)出來的法律規(guī)范。另一類是間接的檔案行政執(zhí)法依據(jù)，即在檔案行政執(zhí)法范圍內發(fā)生法律效力的檔案規(guī)范性文件。就電子郵件而言，明確規(guī)定電子郵件具有證據(jù)效能的全國范圍適用性法律是1999年3月15日第九屆全國人民代表大會第二次會議通過的《中華人民共和國合同法》，該法第11條明確地確認了電子郵件作為證據(jù)的地位，“書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內容的形式”；2004年8月28日，第十屆全國人民代表大會常務委員會第十一次會議通過的《中華人民共和國電子簽名法》第7 條規(guī)定：“數(shù)據(jù)電文不得僅因為其是以電子、光學、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收或者儲存的而被拒絕作為證據(jù)使用”，從中可以看出，該法確立了“對于包括電子郵件在內的數(shù)據(jù)電文應當作為證據(jù)使用而不得歧視的原則”［3］；2009年，由財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合制定的被譽為“中國版薩班斯法案”的《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》在銀行、證券、保險等行業(yè)率先正式執(zhí)行。此外，《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》、新《保密法》及政務信息安全等級保護管理等法規(guī)和指引文件陸續(xù)在各個行業(yè)陸續(xù)登臺。由此可以說明電子郵件憑證價值的寬泛性具有一定的法學理論基礎。

2 歸檔電子郵件憑證價值寬泛性的前提條件

2.1 證據(jù)的客觀性

從證據(jù)的客觀屬性來看，“證據(jù)”必須是不以人們的主觀意志為轉移的客觀存在。在互聯(lián)網(wǎng)業(yè)務數(shù)據(jù)的前提下，電子郵件借助于數(shù)字信號將文字、圖表、聲像等各種信息傳輸?shù)诫娔X終端，這種傳輸?shù)男袨橐约靶袨榈臄?shù)字化表現(xiàn)形式并不以人們的意志為轉移，而是客觀存在的，如2012年6月19日15時46分，“神舟九號航天員飛行乘組在天宮一號成功接收祖國第一封電子郵件?！保?］通過電子郵件，航天員不但能接收地面發(fā)送的飛行計劃、文本信息，還能接收新的視頻、音樂、圖片等資料，這種行為以及這各行為的數(shù)字化也是客觀存在的，并非人們的主觀臆斷。電子郵件作為互聯(lián)網(wǎng)時代的產(chǎn)物，是一種有別于傳統(tǒng)郵件的新型通信方式，與傳統(tǒng)通信方式相比，最大的區(qū)別就在于并不是通過紙質載體來進行傳遞，它把人們所表達的意思，無論是文字還是聲頻、視頻，都可以轉化為數(shù)字信號，借助于網(wǎng)絡傳輸給對方，然后再將數(shù)字信號還原成文字、聲頻或視頻，呈現(xiàn)在對方的電腦屏幕上。因此，“電子郵件的客觀性就在于其內容必須是真實、可靠和完整的。”［5］非法虛構、篡改的電子郵件不能否定其客觀性，這本身就失去了“原始”的特性，事實表明，電子郵件在傳遞過程中，符合記錄內容、記錄手段、記錄載體都是原始記錄的特點，其數(shù)字化形式是客觀存在的，而不是人們無法感知的虛幻飄渺的東西。即使刪改或者偽造電子郵件，現(xiàn)有的技術手段仍可以恢復其“真跡”。

2.2 證據(jù)的關聯(lián)性

關聯(lián)性是證據(jù)的自然特征，是證據(jù)與事實之間客觀存在的必然聯(lián)系。然而，證據(jù)的關聯(lián)性并不是容易用語言來描述的概念，這正如美國證據(jù)法學者喬恩·R．華爾茲所言：“……相關性實際上是一個很難用切實有效的方法界定的概念。相關性容易判斷，但卻不容易描述。”［6］因此，關聯(lián)性既是證據(jù)的基本特征，也是法律事務中采納證據(jù)的標準之一。從證據(jù)的關聯(lián)性來看，主要有兩個要素，一是證明性，電子郵件在客觀真實存在的基礎上，與事實相關聯(lián)并對事實起證明作用，就能作為證據(jù)來使用。二是實質性，主要體現(xiàn)在電子郵件欲證明的主張指向的是對裁判具有法律意義的待證事實。

對電子郵件作為證據(jù)使用的關聯(lián)性，檔案學界、法律界均已認可，爭議不大。電子郵件在生成、傳輸、接收、存儲、檢索等過程中，電子郵件服務商會在服務器中自動地詳細記載相關信息，并將整個過程保持一定的時間。此外，每一個電子郵箱只能對應一個注冊用戶，這也是電子郵件具有“惟一性”特征的緣由。所以，電子郵件與事實材料的關聯(lián)性就更加有保障，對事實證明作用也就更加經(jīng)得起推敲。但是，界于電子郵件容易被偽造、篡改等，在法律糾紛中電子郵件往往結合其他物證、書證和鑒定結論來共同印證事實真相。

2.3 證據(jù)的合法性

從合法性來看，電子郵件作為證據(jù)并非無法可依，而是有法定的表現(xiàn)形式。如電子郵件的擬寫、發(fā)送、接收、閱讀、存儲是一個完整的過程。電子郵件作為一種外在形式或載體，就內容而言，正文的表現(xiàn)形式是文字、圖表，附件的表現(xiàn)形式既有文字、圖表，又有音頻或視頻，這些都可以分別與我國現(xiàn)行法律中證據(jù)的7 種分類相對應。例如，劃為書證的可以有以文字、圖表為內容的電子郵件；劃為視聽資料證據(jù)的可以是音頻或視頻為內容的電子郵件附件。據(jù)此，以電子郵件收發(fā)的證人證言或當事人陳述等言詞證據(jù)不管來自于郵件的正文還是附件都不難歸類到法律的證據(jù)中。

在法律上，電子郵件能否成為訴訟證據(jù)的關鍵和難點還在于其合法性地位問題。關于“合法性”這一法律概念目前有兩種相左的觀點。一種觀點認為，只要法律明文規(guī)定為合法證據(jù)形式的，具有法律地位的電子郵件證據(jù)功能才能顯現(xiàn)，也就是電子郵件作為證據(jù)使用有其合法性。與此相反的是，另一種觀點則認為，“合法性”不僅指法律上有明文規(guī)定的，也可以在法律上沒有明文禁止“電子郵件不能作為證據(jù)出現(xiàn)”的，同樣可以通過法律解釋將電子郵件涵蓋到原有的法定的證據(jù)體系中去，并與其保持一致。這一新的表現(xiàn)形式的證據(jù)——電子郵件，同樣具有合法性。針對上述觀點的分歧，采用寬泛性原則就不難確定，即法律并沒有禁止將電子郵件列為證據(jù)，電子郵件作為證據(jù)的合法性依然存在。

3 歸檔電子郵件作為證據(jù)認定與采信上的障礙

3.1 法律障礙

根據(jù)我國法律傳統(tǒng)的證據(jù)原件的定義，電子郵件的打印件不像通過實體郵局傳遞的“郵件”那樣，具有原件的特點，只能屬于復制品。從檔案的角度看，復制品不具備原始性，一般情況下不能作為檔案保存。我國最高人民法院《關于適用〈中華人民共和國民事訴訟法〉若干問題的解釋》第78條規(guī)定：“證據(jù)材料為復制件”在訴訟中不得作為認定事實的根據(jù)；此外，《關于執(zhí)行〈中華人民共和國民事訴訟法〉若干問題的解釋》第53 條也有明確規(guī)定：“收集、調取的書證應當是原件”。因此，在司法實踐中，能否界定電子郵件的法律效力非常重要，僅有法律部門出具的意見書證明電子郵件的原始性缺少法律依據(jù)。這是因為法律部門畢竟不是專門的技術鑒定機構，鑒定人員是否具有法定資格，鑒定行為是否符合法律規(guī)定，鑒定結論是否得到認同，一直存有爭議。

3.2 管理障礙

盡管電子郵件商通過安裝防火墻、殺毒軟件等手段加強電子郵件的安全管理，但電子郵件證據(jù)的脆弱性量個不爭的事實，其表現(xiàn)在郵件內容很容易被刪除、篡改，這給證據(jù)的鑒定帶來一定困難。IT行業(yè)的專家不一定通曉法律知識，而法律專家也不能熟練掌握和使用電腦技術和網(wǎng)絡技術。因此，目前還缺少既通曉硬件軟件知識，又熟悉訴訟程序和證據(jù)規(guī)格的電子郵件管理人員。在電子郵件的直接操作、控制和網(wǎng)絡系統(tǒng)監(jiān)視方面存在一定管理盲區(qū)。使得利用電子郵件作為證據(jù)在認定和采信上還存在障礙。

3.3 技術障礙

不可否認，電子郵件作為電子文件中的一種類型，也具有電子文件的特點，如計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性使人們對信息的增刪和更改十分方便，動態(tài)文件中的數(shù)據(jù)不斷地被自動更新和補充。法律專家在電子郵件作為證據(jù)時，該如何審核、鑒別真?zhèn)魏驼J定其證明力高低時，以電子郵件在具體認定中牽涉到相關專業(yè)技術知識需求助計算機專家為由而無法認可。同時，作為技術領域的計算機人員，往往又因為如病毒攻擊、黑客侵入的可能性等，在識別、界定、判斷電子郵件的真?zhèn)螘r，過分強調技術上作偽的可行性，“從而陷入了‘電子證據(jù)無法證實’的論調，或者對于舉證責任方提出過高的舉證要求?！保?］電子郵件的出現(xiàn)與使用是現(xiàn)代科技發(fā)展的產(chǎn)物，與電子文件一樣，收集、保管和利用電子郵件牽涉到網(wǎng)絡技術、通信技術和計算機技術，特別是涉及到專門性問題時，應由專門機構和相關的技術專家進行鑒定審核，這就需要既有法律資質又有專有計算機技術的人員對電子郵件的證據(jù)效力出具意見書。

4 歸檔電子郵件寬泛性的保障措施

4.1 郵件來源安全

電子郵件的法規(guī)遵從原則要求確保電子郵件信息能夠在適當?shù)臅r間以適當?shù)姆绞奖辉L問。這實際上是強調電子郵件的來源要安全可靠。要能保證電子郵件來源的安全，必須從電子郵件的源頭上進行控制，對電子郵件的創(chuàng)制者、創(chuàng)制時間、創(chuàng)制地點、創(chuàng)制對象及創(chuàng)制過程都要進行全面地審查，只有這樣才能確定電子郵件所反映內容是否客觀真實。

4.2 郵件系統(tǒng)可靠

電子郵件系統(tǒng)主要用于產(chǎn)生和接收郵件信息，借助于附件傳遞更多格式、更大容量的文件。電子郵件系統(tǒng)應具有日志記錄功能，真實記錄發(fā)出和接收郵件的人員和具體操作信息。這樣，即使電子郵件的郵件頭被他人偽造或篡改，可以通過對比系統(tǒng)日志，來審查電子郵件是否可靠，郵件來源是否安全。當電子郵件被收發(fā)人從其計算機中永久刪除并據(jù)此否認收發(fā)電子郵件時，也可以根據(jù)系統(tǒng)日志進行證實。

4.3 背景信息全面

在保存電子郵件以備日后查考和取證時，也應保留足夠的背景信息，防止在存儲和傳輸?shù)倪^程中不被偶然或蓄意刪除、修改、偽造、亂序、重放、插入等破壞和丟失，以便為核實電子郵件的真實、可靠性提供鑒定性材料。電子郵件不僅有數(shù)據(jù)電文，還有附屬信息和系統(tǒng)環(huán)境。如硬件、軟件環(huán)境有設備名稱、硬件配置、設備型號、軟件版本等信息記錄。這些信息記錄是以電子形式材料轉化來的附屬材料，即電子郵件的派生物，也應當列入電子郵件憑證的寬泛性范疇。

4.4 郵件內容真實

電子郵件內容真實是指要反映發(fā)件人的意思表示是真實的。郵件內容在收件箱的后綴為“.eml”有只讀文件，拒絕刪改，可以認定為發(fā)件的真實意思。此外，電子郵件的附件也是其重要組成部分，它可以是文本、軟件、圖片、聲頻、音頻等文件，對于直接在收件箱內打開的附件能夠保證其內容的真實性。

總之，隨著法律體系的完善和現(xiàn)代技術的發(fā)展，電子郵件將會更加廣泛地應用于公務活動、商務活動。一方面，電子郵件以其獨特的傳遞渠道和高效便捷、突破時空的優(yōu)勢成為現(xiàn)代辦公環(huán)境中必備的信息傳遞手段，另一方面“電子郵件作為一種媒介，它所承載和傳遞的信息是機構活動中產(chǎn)生的記錄，是機構活動真實、可靠的證據(jù)，具有證據(jù)價值”［8］，正確認識電子郵件歸檔憑證價值的寬泛性，有助于進一步貫徹“法規(guī)遵從”原則，排除電子郵件認定與采信上的障礙，使歸檔的電子郵件憑證價值在司法實踐中能夠得到更好地體現(xiàn)。

［1］景紅.電子檔案憑證價值探析［J］.檔案與建設，2000（10）：9-11.

［2］馮惠玲，張輯哲.檔案學概論［M］.北京：中國人民大學出版社，2001：6.

［3］費震宇.電子郵件證據(jù)在司法實踐中的問題及對策思考［J］.科技傳播，2012（3）：175-178.

［4］仲玉維.航天員收到地面首封電郵［N］.新京報，2012-06-20（A10）.

［5］劉家真等.電子文件管理—電子文件與證據(jù)保留［M］.北京：科學出版社，2009：273.

［6］（美）喬恩·華爾茲.刑事證據(jù)大全［M］.北京：中國人民公安大學出版社1993：64.

［7］費震宇.電子郵件證據(jù)在司法實踐中的問題［N］.上海法治報，2012-3-21（B7）.

［8］馮惠玲.電子文件管理教程［M］.北京：中國人民大學出版社，2001：225.