檔案館應(yīng)該堅定地走民生檔案信息推送之路*

林苾芾

（三明學(xué)院文化傳播學(xué)院，福建三明，365004）

1 引言

1.1 民生檔案信息推送的含義

民生檔案信息推送是指檔案的集中保管處所如檔案館、檔案室等，通過研究某些公民的信息需求，將所選信息主動地通過某種傳播渠道特別是網(wǎng)絡(luò)渠道送達給公民的行為。

在互聯(lián)網(wǎng)時代我們每天都能接觸到借助網(wǎng)絡(luò)推送的各種信息。網(wǎng)絡(luò)信息推送比起一些傳統(tǒng)的信息推送方式來有著獨具的優(yōu)勢。但是我們卻見不到對民生檔案信息有很高知悉優(yōu)勢的檔案館在網(wǎng)絡(luò)上推送出的關(guān)乎民生的信息，反倒是一些商業(yè)網(wǎng)站或娛樂網(wǎng)站等把有如養(yǎng)老政策、醫(yī)保政策等等的信息給推送了出來。再則檔案館傳統(tǒng)的檔案信息推送多是在檔案日或其他節(jié)日通過展覽、發(fā)送宣傳材料等方式進行，主題較多涉及的是愛黨愛國的，屬于宏觀層面。由于這些信息與公民的切身利益不夠緊密因而引起關(guān)注的時間往往難于延續(xù)。

1.2 民生檔案的含義

所謂民生檔案是指與公民切身利益緊密相連的檔案。如食品、婚姻、計生、房產(chǎn)、移民、學(xué)籍、社會福利、訴訟等方面的檔案。

國家的各級政府就是執(zhí)政和行政為民的政府，檔案信息是他們?nèi)粘２傩暮凸芾韲嬅裆笞匀欢涣粝碌母碑a(chǎn)品。國家的各類型組織日常在運行過程中也從各自的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等領(lǐng)域產(chǎn)生與民生相關(guān)的信息。只要檔案工作人員能夠為公民著想，就能敏銳地抓取公民感興趣的信息。

1.3 現(xiàn)階段的開放檔案與檔案信息推送的區(qū)別

1.3.1 開放檔案是依法開放或依公民申請開放，操作較難，比較被動

近幾年來我們常常關(guān)注和探討開放檔案這一事物。目前開放檔案主要是依法開放或依公民申請開放合法檔案。若是法律不允許公開的就不能公開，或者法律條文對公開所需的條件規(guī)定比較模糊的就要審慎對待；再就是若公民沒有申請要求公開的便不可自行公開?！稒n案法》在檔案館室的檔案開放中起著了舉足輕重的作用，因為法往往是至高無上的。而翻開《檔案法》粗放模糊的條文較多，沒有很好地與時俱進。比如第四章檔案的利用和公布中的第十九條：國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當自形成之日起滿三十年向社會開放。經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等檔案向社會開放的期限，可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務(wù)院批準施行。利用未開放檔案的辦法，由國家檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門規(guī)定［1］。可以看出《檔案法》通過增加操作難度來約束檔案的開放利用，這使檔案工作者在實踐中較為被動。

1.3.2 檔案信息推送是一種主動作為

推送檔案信息思想首先立足于檔案館是一個公共服務(wù)部門應(yīng)該主動為公民提供所需信息，再則檔案館是政務(wù)信息資源的重要積存地，從信息資源的戰(zhàn)略高度來看理應(yīng)發(fā)揮出資源的效益。檔案信息推送和目前的開放檔案工作在檔案提供利用方面是兩種不同的做法。檔案館在開放檔案中基本處于被動狀態(tài)，只是在解除一般可以公開和保密期限滿的檔案的“禁閉”這一方面體現(xiàn)著一定的主動性。而檔案信息推送要求檔案館積極主動地作為，想公民所想，急公民所急，把關(guān)乎民生的檔案信息主動地及時地發(fā)布，尤其是以網(wǎng)絡(luò)的方式推送。在信息時代檔案館應(yīng)該努力地把持真正意義上的開放檔案思想，以檔案信息推送為主要服務(wù)手段和服務(wù)方式，只有這樣檔案館才有望走出困境，成為無愧于時代的公共服務(wù)理念的貫徹者和信息資源的擁有者。

2 做好檔案信息推送工作是實現(xiàn)真正意義上開放檔案的重要舉措

2.1 檔案館尚未實現(xiàn)真正意義上的開放檔案

有研究顯示：1991年—2007年我國的各級綜合檔案館館藏檔案年均開放率僅為27.9%，歐美多數(shù)國家檔案開放率已達到或超過60%，美國的檔案開放率甚至達到了90%以上［2］。另外自從2008年5月1日《中華人民共和國政府信息公開條例》公布并開始實施以后，許多現(xiàn)行文件都已經(jīng)由其產(chǎn)生的各級機關(guān)企事業(yè)單位、組織進行了公開。而當這些已公開過的現(xiàn)行文件走入檔案館后卻反而由于相關(guān)法規(guī)而難以公開了。來看看法國的規(guī)定“存放到公共檔案館之前已供自由查閱的文件，在存入到公共檔案館后，對任何要求查閱這部分檔案的人繼續(xù)開放，沒有任何限制［3］。”對比之下可以看出我們的檔案館仍處于很封閉的狀態(tài)，我們的法律法規(guī)仍然滯后。

2.2 只有努力實現(xiàn)民生檔案信息的推送才能促進檔案法律的與時俱進

《檔案法》最新的版本是1987年9月5日通過的，最近的修改時間是1996年7月5日［4］。在這二三十年間國家已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，一部與時俱進的法律法規(guī)的制定已是眾望所歸，勢在必行。檔案界要看到這一情況，緊跟時代步伐在實踐中大膽創(chuàng)新，作檔案法律法規(guī)修訂的促進派。

2.3 只有努力實現(xiàn)民生檔案信息的推送才能激發(fā)公民對檔案信息的需求

越是信息閉塞的個體就越?jīng)]有知曉探究更多信息的欲望。也就是說若公民對檔案館很陌生，或者不知道檔案館里存放著什么，那么檔案館對于公民來說相當于不存在，也就更不可能想要進一步去查找什么。若檔案館主動地推送信息就可以減少這種現(xiàn)象的存在。公民在一定信息量的刺激下想要探究更多信息的欲望就會活躍起來。活躍的公民信息需求是一股正能量，能夠極大地促進檔案館加速開放檔案的一系列工作的進展。這樣在檔案信息資源的擁有上才不會走入馬太效應(yīng)所揭示出的強者越強、弱者越弱的現(xiàn)象中去。例如曾經(jīng)發(fā)生過國家出臺一些針對殘疾人出行不便的優(yōu)惠政策，但真正的殘疾人知曉的并不多，倒是被一些信息渠道暢通的非殘疾人知曉并加以利用了。因此檔案館要積極地推送檔案信息，刺激公民的信息挖掘欲望。爭取在打破信息獲取的不對稱、不公平狀態(tài)上貢獻出應(yīng)有的力量。

3 制約檔案館民生檔案信息推送的因素分析

3.1 檔案館人要堅定地把持公共服務(wù)理念

檔案館工作人員“公共服務(wù)理念”的缺失是制約檔案館信息推送的一個首要因素。公共服務(wù)理念是指把工作行為當成一種服務(wù)，至少不能當成一種權(quán)利；認清服務(wù)的對象是公民，至少不只是某一部分特殊階層；服務(wù)的效果是追求公民的利益，包括讓公民獲得生存權(quán)利、知情權(quán)利、民主權(quán)利等等。這是符合社會發(fā)展的趨勢的。

檔案館人在抱持公共服務(wù)理念方面尚有很大的努力空間，原因很多。法律法規(guī)的不明朗是其中的一個重要原因。對比來看，美國在1967年頒布的《信息自由法》中有一條原則：政府信息具有公共財產(chǎn)的性質(zhì)，人人享有平等獲取的權(quán)利［5］。這就從法律高度明確地指出了提供政府信息為公民服務(wù)是政府信息擁有方應(yīng)盡的法律職責，否則就可視為違法。而我國在這方面的表述都比較模糊，也可見出差距。如：檔案館為文化事業(yè)機構(gòu)的性質(zhì)；檔案館不應(yīng)成為黨委、政府或檔案局的內(nèi)部職能機構(gòu)；檔案限于黨政領(lǐng)導(dǎo)、生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究；檔案館為社會主義現(xiàn)代化服務(wù)；檔案館為社會利用服務(wù)；檔案館是檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、現(xiàn)行文件集中向社會提供利用中心、檔案信息服務(wù)中心等等。雖然檔案館是各類信息尤其是政府信息的積存地，但類似這樣的一些條文卻將檔案館公共服務(wù)的職能置于了不明朗的狀態(tài)，極大地加重了檔案館在提供利用時的保守與難于作為。張輯哲深刻地指出：我國的“國家檔案館”在社會現(xiàn)實中表現(xiàn)出強烈的附屬性（或稱依附性），政治性和政府機關(guān)的性質(zhì)［6］。雖然這一表述的出處上的時間是1995年，但時至今日這種狀況沒有根本改觀。

檔案館人應(yīng)該大膽地轉(zhuǎn)變觀念，把提供檔案為公民服務(wù)視為檔案工作的宗旨，由此才能夠認真地面對并思考那些束縛著自己的不合時宜的法律法規(guī)和陳腐的觀念。

3.2 要深刻地擁有“信息資源的效益觀念”

“信息資源效益觀念”的缺失是制約檔案館檔案信息推送的又一個因素。檔案信息資源的效益是指檔案信息資源的有效產(chǎn)出與所需的投入二者之間的比例關(guān)系。當信息資源未被利用時它是不會帶來任何效益的。有一個是認識上的誤區(qū)即公共服務(wù)思想就是免費為公民服務(wù)的思想。當然在進行公共服務(wù)時能否免費的問題是需要考慮的，如果能夠免費提供給公民的服務(wù)就不能收費，但并不因此就說公共服務(wù)等于免費服務(wù)。

具有信息資源的效益觀念的一個重要體現(xiàn)就是始終把為公民提供檔案信息資源服務(wù)擺在重要的位置，并因此能夠在工作中體現(xiàn)出來，如能夠?qū)嶓w檔案館和虛擬檔案館的訪客密切關(guān)注，當觀察到實體檔案館的利用者減少或者網(wǎng)站點擊率減少時會產(chǎn)生緊迫感，能夠進一步通過從現(xiàn)象到本質(zhì)的分析、歸納、推理和概括尋找對策，不斷有效推送關(guān)系公民切身利益的信息。相反如果只看到利用信息可能帶來的負面結(jié)果，是造成信息資源效益觀念薄弱的一個原因。相信檔案館通過不斷的主動推送信息的實踐會積累各種各樣的經(jīng)驗，最終走向成熟。

信息資源的效益觀念在視效益為生命的企業(yè)里尤其凸顯。這一點值得檔案館工作人員學(xué)習(xí)。例如身處企業(yè)的薛德香認識到：只有深入車間、站場、施工現(xiàn)場、技改一線，根據(jù)現(xiàn)場出現(xiàn)的問題，結(jié)合平時自己對各類檔案的研讀，自己掌握的檔案資料信息，提供及時有效的幫助，才是檔案管理的真諦［7］。在她看來檔案管理的真諦就是能夠為現(xiàn)實提供及時有效的幫助。再如王曉軒通過所見的實例：2004年四川省內(nèi)江電力勘察設(shè)計院在承擔220千伏涼水井變電站的一系列改造工程的設(shè)計任務(wù)時，檔案發(fā)揮出了巨大的經(jīng)濟效益，共節(jié)約了大約17萬元的成本投入。有感而發(fā)：所以，“檔案記載的是過去的事，是故紙堆，只要保存好就行了”的古董觀點一定要克服［8］?？梢娫谒磥碇话褭n案束之高閣而沒有發(fā)揮出檔案的作用是陳腐的做法。在今天并不是只有企業(yè)才需要講效益的，任何不考慮效益的組織機構(gòu)都不符合時代要求。雖然現(xiàn)實中的一些組織機構(gòu)還往往會因為機制體制等原因使效益問題沒有突顯出來。但是擁有如此多檔案信息的檔案館顯然應(yīng)該意識到信息資源的效益是一種客觀存在，把這些效益挖掘生產(chǎn)出來是檔案館人責無旁貸的職責所在。當檔案館為公民的信息需求提供了到位的服務(wù)后公民的生活質(zhì)量會因此得到提高，效益也就在其中了。

3.3 要強化“檔案館人的社會有機體及其生態(tài)位意識”

“檔案館人的社會有機體及其生態(tài)位意識”的缺失是第三個制約檔案信息推送的重要因素。所謂社會有機體是指以生產(chǎn)實踐為基礎(chǔ)的各個社會層次，各種社會因素和關(guān)系有機聯(lián)系而又相互制約構(gòu)成的社會整體［9］。從系統(tǒng)的角度來看，檔案館是社會有機體這個大系統(tǒng)下的子系統(tǒng)。所謂生態(tài)位（ecological niche）是指每個個體或種群在種群或群落中的時空位置及功能關(guān)系［10］。檔案館人增強自身的社會有機體及其生態(tài)位意識就可以從系統(tǒng)的角度和生態(tài)位的角度出發(fā)研究自身的生存狀態(tài)，研究如何更好地變革和發(fā)展自身。

例如可以從系統(tǒng)論中的耗散結(jié)構(gòu)理論得到啟發(fā)。該理論指出：一個遠離平衡態(tài)的非線性的開放系統(tǒng)，通過不斷地與外界交換物質(zhì)和能量，在系統(tǒng)內(nèi)部某個參量的變化達到一定的閾值時，通過漲落，系統(tǒng)可能發(fā)生突變即非平衡相變，由原來的混沌無序狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N在時間上、空間上或功能上的有序狀態(tài)［11］。依此原理我們把檔案館看成儲存、保管和利用檔案的有機系統(tǒng)，它們也遵循著上述規(guī)律。檔案館應(yīng)該走向真正的開放之路，開放的過程就是檔案信息提供利用的過程，就是檔案館與公民互動的過程，也就是檔案館與外界進行物質(zhì)與能量的交換過程，而那些在開放中出現(xiàn)的問題和困難恰恰是一種打破了平衡后的產(chǎn)物，此時看似混沌無序，實則如果能夠加以很好地解決的話，檔案館就能在解決后找到新的平衡點，達到了更高的有序狀態(tài)，也就意味著檔案館前進了。相反若總是處在惰性導(dǎo)致的低級平衡狀態(tài)中就難免停滯不前，最終危及生存。

生態(tài)位理論則啟發(fā)我們，社會中的每一個大大小小的有機體就好比自然界中的每一個個體和種群都有其生態(tài)位，當環(huán)境不適合生存時，將會被淘汰。從該理論角度出發(fā)，檔案館人有必要首先分析認清自身在社會大環(huán)境中的生態(tài)位，因為現(xiàn)在的社會大環(huán)境變化很快，新事物層出不窮，因而很難把握。尤其是要盡全力避免由于生態(tài)位重疊帶來的危機。檔案館的生態(tài)位重疊是指檔案館的自身特色喪失，功能的發(fā)揮被取代，比如公民查閱檔案信息可以直接通過產(chǎn)生民生檔案信息的組織機構(gòu)而不通過檔案館，檔案館只是作為存放紙質(zhì)檔案和電子物理載體檔案的地方，功能相當單一。那么當電子工具相當成熟和完善，已實現(xiàn)無紙化辦公后，檔案館的存放保管功能也就可能喪失，至此檔案館還有什么生存的必要了呢？

因此社會有機體及其生態(tài)位理論的視角可以大大提高檔案館人的生存危機感和緊迫感，努力分析自身生存面臨的優(yōu)勢和劣勢，機遇和挑戰(zhàn)，更好地謀求生存與發(fā)展。

4 結(jié)語

檔案信息推送是解決檔案真正得以開放的一個重要的舉措。通過主動的檔案信息推送，可以提高公民的信息需求欲望，健康的公民信息需求欲望是促進檔案館發(fā)展的重要的正能量。檔案館人必須樹立堅定的公共服務(wù)的理念，走真正意義上的開放檔案之路；必須深刻地擁有檔案信息資源的效益觀念，不辱使命；還必須強化社會有機體及其生態(tài)位意識，大膽地打破封閉，實現(xiàn)和外界的信息和能量的交換，即大膽收集、利用和開發(fā)檔案信息資源。促進自身的變革和發(fā)展，走自強自立之路。真正意義上的開放檔案不僅是公共服務(wù)理念的要求，也是檔案館自身生存與發(fā)展的要求；開放的檔案館不僅惠及公民也惠及自身。

*本文系福建省三明學(xué)院科研基金資助項目“制約檔案信息推送的因素探尋”（項目編號：201314/Q）、福建省中青年教師教育科研項目社科B類“制約檔案信息推送的因素探導(dǎo)”（項目號JB13250S）研究成果之一。

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