人本管理在高職院校教學(xué)秘書激勵機(jī)制的建立與完善中的應(yīng)用

○吳光雙 石昭仲

（1、廣州康大職業(yè)技術(shù)學(xué)院管理系 廣東 廣州 511363

2、廣州康大職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處 廣東 廣州 511363）

作為一種價(jià)值原則和思維方式，“以人為本”在高職院校中的作用被越來越多的提及。高職院校教務(wù)管理工作是一個(gè)多因素、多序列、多層次的動態(tài)過程，千頭萬緒、錯(cuò)綜復(fù)雜。近些年來，隨著高等教育的快速發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和辦學(xué)水平的提升，教學(xué)秘書的作用越來越大，但其工作壓力也越來越大，整天處于局促、緊張之中。正確認(rèn)識教學(xué)秘書在激勵機(jī)制方面的問題，建立和完善有效的激勵機(jī)制，對穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍，提高教學(xué)秘書的工作積極性、主觀能動性和創(chuàng)造性，有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、人本管理在高職院校教學(xué)秘書激勵機(jī)制中的內(nèi)涵

人本管理是以人為本的管理，它通過對人的心理規(guī)律的把握，突出人在管理中的地位，從發(fā)展的角度去預(yù)測和控制人的行為，并為人的發(fā)展積極創(chuàng)造條件。高職院校人本管理就是要給予教學(xué)秘書充分的人文關(guān)懷，充分了解其工作特性、需要和動機(jī)，營造好的工作、發(fā)展平臺和環(huán)境，通過各種激勵手段充分調(diào)動教學(xué)秘書的積極性、主動性和創(chuàng)造性，最大限度地激發(fā)其內(nèi)在潛能，激勵自覺為實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)而奮斗。其內(nèi)涵具體包括：第一，對教學(xué)秘書給予充分的尊重、理解和關(guān)懷，讓他們感受到自己的價(jià)值和地位，增強(qiáng)他們的歸屬感及集體凝聚力和向心力，打造和諧的團(tuán)隊(duì)。第二，營造寬松的教學(xué)管理環(huán)境和發(fā)展平臺，提高他們的創(chuàng)造性和主觀能動性，形成教學(xué)管理文化。

二、高職院校教學(xué)秘書激勵機(jī)制存在的問題

1、崗位吸引力低，難以獲得重視與理解

一般認(rèn)為在高職院校中，只有學(xué)歷和職稱低下，沒有能力從事教學(xué)和科研的人才會被調(diào)配去做教學(xué)秘書，或者只有需要照顧的高層領(lǐng)導(dǎo)或高資歷人才的家屬才會被安排到教學(xué)秘書崗位，或者認(rèn)為教學(xué)秘書是誰都能干的工作，這些想法更加容易使教學(xué)秘書對自身的職業(yè)發(fā)展前景感到悲觀和失望，崗位吸引力低。而實(shí)際教務(wù)管理中教學(xué)秘書需要負(fù)責(zé)對教學(xué)工作的全盤管理，協(xié)調(diào)各種利害關(guān)系，是基層教學(xué)管理工作的執(zhí)行者和實(shí)施者，既要迎接主管部門的各項(xiàng)考核與檢查，也要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好本單位教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控，既要為出現(xiàn)的各種問題出謀劃策，也要千方百計(jì)杜絕教學(xué)事故。是院系的“勤雜工”，服務(wù)所有需要服務(wù)的人和事，在高職院校里幾乎人人都可以給教學(xué)秘書找點(diǎn)事做，而教學(xué)秘書每天為學(xué)院教學(xué)工作疲于奔命，無私付出的時(shí)候，卻無人重視和理解，認(rèn)為都是本職。

2、崗位職責(zé)不清，繁雜事務(wù)多

教學(xué)秘書的主要職責(zé)是協(xié)助學(xué)校教務(wù)部門和院系主管教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行常規(guī)的教學(xué)管理工作，是教學(xué)工作的執(zhí)行者和管理者，但大部分高職院校及教師只認(rèn)為教學(xué)秘書是執(zhí)行者，尚未意識到現(xiàn)階段的教學(xué)秘書更是管理者。教學(xué)秘書承擔(dān)的責(zé)任大，但沒有相應(yīng)的管理權(quán)力，出現(xiàn)了權(quán)責(zé)分離的現(xiàn)象，只是一味地工作而不能具體地管理，使得一些工作難以到位。崗位受多部門指揮，導(dǎo)致教學(xué)秘書無所適從，加上一些部處往往習(xí)慣于以“二級管理”為借口，將份內(nèi)工作推往教學(xué)系部，而推到系部的工作基本就由教學(xué)秘書來完成，造成教學(xué)秘書工作量陡增。繁雜的事務(wù)導(dǎo)致結(jié)果是做越多，出錯(cuò)的幾率越大，出現(xiàn)職業(yè)怠倦。

3、職稱評定難、福利待遇低、利益分配不合理

教學(xué)秘書的工作性質(zhì)決定了他們具有綜合性、服務(wù)性、輔助性、管理性、繁雜性、專業(yè)性等特點(diǎn)。面對強(qiáng)度大、責(zé)任重的工作，理應(yīng)享有較高的勞動報(bào)酬、政治待遇和發(fā)展機(jī)會，但事實(shí)并非如此，教學(xué)秘書的付出與回報(bào)往往不成正比。從待遇上來看，教學(xué)秘書的收入普遍偏低，他們每天埋頭于繁雜的事務(wù)，業(yè)績卻難以量化，往往得不到認(rèn)可和重視。從晉升上來看，教學(xué)秘書的職稱和職務(wù)均處于劣勢：教師系列工作量不夠、科研成果不足，管理系列表現(xiàn)機(jī)會少、政績不突出，晉升之路屢屢受挫，上升空間處處受阻，從而造成了工作任務(wù)重與價(jià)值體現(xiàn)輕之間的強(qiáng)烈反差。從發(fā)展上來看，高校普遍重視教學(xué)科研人員的職業(yè)發(fā)展，教學(xué)秘書卻很難獲得進(jìn)修深造、出訪考察、業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會，從而造成了原本缺乏系統(tǒng)管理知識的教學(xué)秘書們倍感前途渺茫，自我效能感得不到滿足的同時(shí)與高校其它人員的素質(zhì)差越拉越大的現(xiàn)實(shí)形成強(qiáng)烈反差，教學(xué)秘書所做的工作在所處的環(huán)境中得不到足夠的認(rèn)可和重視，在精神上或物質(zhì)上得不到平等的待遇。這導(dǎo)致教學(xué)秘書總是趨向于去糾正投入一結(jié)果不公平感。結(jié)果可能是離開工作崗位，或者用低投入來糾正，降低了教學(xué)管理服務(wù)質(zhì)量。

4、工作的時(shí)效性和繁雜性導(dǎo)致教學(xué)秘書無暇思考創(chuàng)新

隨著高職院校的發(fā)展對教學(xué)秘書提出了越來越高的創(chuàng)新要求，教學(xué)秘書應(yīng)樹立創(chuàng)新意識，積極開展教務(wù)管理創(chuàng)新，促進(jìn)教學(xué)創(chuàng)新。教學(xué)秘書工作千頭萬緒，繁重而細(xì)致，在學(xué)校教學(xué)管理中處于紐帶橋梁位置，上服務(wù)學(xué)校教務(wù)部門和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，下服務(wù)于廣大師生，常常處于各種具體事務(wù)的“糾纏”之中，工作缺乏活力，多靠經(jīng)驗(yàn)辦事，習(xí)慣于按領(lǐng)導(dǎo)指示、文件精神處理問題，主動參與和科學(xué)預(yù)見性差。具體表現(xiàn)為在管理觀念上過于強(qiáng)調(diào)工作的服務(wù)性和規(guī)范性，對奉獻(xiàn)精神和服務(wù)意識考慮較多，而對創(chuàng)新意識和創(chuàng)造性工作考慮較少；在具體操作上，更多的強(qiáng)調(diào)規(guī)范性操作、規(guī)范性管理，缺乏應(yīng)有的活力，只滿足于領(lǐng)導(dǎo)布置什么就做什么，面對復(fù)雜多樣的情況如何高效地管理思考得不多；在管理模式上還存在僵化現(xiàn)象，剛性有余而柔性教務(wù)管理工作多是日常性、事務(wù)性的管理。不能很好地利用在工作中取得的第一手教學(xué)管理改革資料，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、摸索規(guī)律，進(jìn)行教學(xué)管理理論研究并形成科研成果，為深化教學(xué)管理改革獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。缺乏開拓意識和創(chuàng)新精神，致使教務(wù)管理工作很難提高檔次。

5、績效考核輪流坐莊，挫傷工作積極性

教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)和屬性，對評價(jià)指標(biāo)德、能、勤、績幾方面，不同于教學(xué)人員和科研人員，很難用同一把尺度去衡量，給考核增加了相當(dāng)難度。而實(shí)際考核與薪酬和晉升聯(lián)系很少，考核結(jié)果優(yōu)秀并不能幫助教學(xué)秘書獲得額外的獎勵或者表揚(yáng)，考核結(jié)果不合格也不會讓教學(xué)秘書遭受解雇，所以年度考核變成了大家輪流“坐莊”，輪流優(yōu)秀，使考核流于形式。由于考核體系不健全，考評結(jié)果難以服人，因此很難將考評結(jié)果與晉職、提薪等掛鉤。每年一度的獎勵“先進(jìn)”力度也很小，沒有起到真正的激勵作用。每年一度的總結(jié)就代替了考核，并且個(gè)人年終總結(jié)的書寫具有很強(qiáng)的主觀性，很容易產(chǎn)生片面夸大自身工作成績而忽略工作過失的情況。

6、職業(yè)生涯設(shè)計(jì)與職業(yè)能力提高不夠重視

教學(xué)管理崗位往往是“一個(gè)蘿一個(gè)坑”，并且教學(xué)秘書崗位具有特殊的實(shí)效性，為了維持正常的教學(xué)秩序，學(xué)校往往不愿意將教學(xué)秘書派到校外參加學(xué)習(xí)、交流。隨著高等教育的蓬勃發(fā)展，許多高校的教學(xué)秘書工作繁重，這在一定程度上影響了教學(xué)秘書繼續(xù)深造，學(xué)習(xí)系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理方法，結(jié)合工作進(jìn)行系統(tǒng)的研究等。對教學(xué)秘書重使用輕培養(yǎng)，重崗前培訓(xùn)，輕在職培訓(xùn)，缺乏長期的專業(yè)的理論知識和技能技巧訓(xùn)練，管理能力、工作思維不能與時(shí)俱進(jìn)。

三、建立和完善高職院校教學(xué)秘書人本管理激勵機(jī)制的措施

1、實(shí)施人本管理，重視教學(xué)秘書工作

以人為本管理理念是加強(qiáng)高校秘書隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)鍵。重視教學(xué)秘書在高校里的作用和地位，切實(shí)加強(qiáng)教學(xué)管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從制度層面來推動教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，要充分肯定秘書工作在高校管理中的地位和作用，從決策上和行動上自覺關(guān)心和支持教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)：正確評價(jià)他們工作的成績，及時(shí)給予精神或物質(zhì)上的獎勵，最大限度地激發(fā)他們內(nèi)在的工作熱情，幫助樹立做好本職工作的信心，在實(shí)現(xiàn)學(xué)院目標(biāo)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)個(gè)人的發(fā)展目標(biāo)。

2、合理崗位設(shè)置，明確崗位職責(zé)

高校要根據(jù)自身建設(shè)發(fā)展的實(shí)際情況，合理定編定崗，實(shí)行崗位責(zé)任制，根據(jù)崗位職責(zé)和工作內(nèi)容，明確教學(xué)秘書職責(zé)、權(quán)利及義務(wù)；制定教學(xué)秘書條例，加強(qiáng)管理和制度的約束，增強(qiáng)他們之間的競爭、進(jìn)取意識，激發(fā)使命感和責(zé)任感，真正能夠留住人、用好人。

3、進(jìn)行物質(zhì)激勵，構(gòu)建科學(xué)公平的薪酬體系

結(jié)合高校教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)和實(shí)際需要，量化并細(xì)化晉升或降級的考核評價(jià)指標(biāo)，通過與工作職責(zé)和業(yè)績相匹配的考核制度，調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性和主動性，將待遇與其工作態(tài)度、能力、完成任務(wù)的質(zhì)量等聯(lián)系起來，激活其內(nèi)在潛力，避免出現(xiàn)干好干壞一個(gè)樣、職務(wù)晉升靠關(guān)系等消極局面，這樣才能較好地發(fā)揮薪酬的激勵作用。薪酬應(yīng)與績效考核掛鉤，教學(xué)秘書工作績效具體表現(xiàn)為完成工作的數(shù)量、質(zhì)量以及對學(xué)校的其它貢獻(xiàn)。為正確評價(jià)教學(xué)秘書的工作業(yè)績，高校還要建立一套有效的績效評估系統(tǒng)，針對教學(xué)秘書崗位的性質(zhì)特點(diǎn)、職責(zé)權(quán)限大小及承擔(dān)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)程度制定嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)工作需要，定期或不定期對教學(xué)秘書進(jìn)行考評，并將考評結(jié)果與人員使用及薪酬掛鉤。

4、情感管理，建立以人為本的精神激勵

馬斯洛需求理論認(rèn)為人的高層次需要包括愛的需要和歸屬的需要。管理者在滿足教學(xué)秘書物質(zhì)需要的基礎(chǔ)上，要不斷提高非物質(zhì)需要的影響力。感情上的需要比生理需要更加細(xì)致，更加容易使教學(xué)秘書獲得滿足。院系各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)理解和支持他們，對教學(xué)秘書的工作加以關(guān)注，對教學(xué)秘書在工作中偶爾出現(xiàn)的小失誤，領(lǐng)導(dǎo)要多包涵，幫助分析原因，做好心理疏導(dǎo)工作；對教學(xué)秘書的工作給予支持，對教師、學(xué)生等由于教學(xué)秘書的原則性而出現(xiàn)的不滿做好解釋工作，領(lǐng)導(dǎo)還要對教學(xué)秘書多加關(guān)心。從而提高教學(xué)秘書的歸屬感，調(diào)動工作積極性。

5、以人為本的教學(xué)秘書職業(yè)生涯規(guī)劃和管理，明晰職業(yè)前景

以人為本需要關(guān)注教學(xué)秘書的職業(yè)規(guī)劃，幫助其在工作中獲得成績、樂趣和滿足。增強(qiáng)職業(yè)認(rèn)同感和自我效能感。一是職業(yè)準(zhǔn)入，把好源頭。教學(xué)秘書在上崗前必須經(jīng)過系統(tǒng)嚴(yán)格的培訓(xùn)。對崗位職責(zé)、工作范圍、工作任務(wù)、目標(biāo)考核等有明確的認(rèn)識。具備勝任教學(xué)秘書工作所需的知識和技能，并取得取職業(yè)資格證書。從崗位準(zhǔn)入上把好關(guān)，從而有效保證教學(xué)秘書隊(duì)伍的整體素質(zhì)。二是在崗培訓(xùn)，提升素質(zhì)。高職院校要將教學(xué)秘書的培訓(xùn)、深造、交流納入師資培養(yǎng)計(jì)劃。通過理論學(xué)習(xí)、專題輔導(dǎo)、進(jìn)修深造等形式，讓教學(xué)秘書系統(tǒng)地學(xué)習(xí)教育學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)、秘書學(xué)等知識。掌握先進(jìn)的教學(xué)管理方法和手段，切實(shí)提高職業(yè)素養(yǎng)；通過觀摩學(xué)習(xí)、研討交流、出訪考察等形式，讓教學(xué)秘書互相交流工作經(jīng)驗(yàn)，開闊視野、啟發(fā)思維、揚(yáng)長避短。此外，學(xué)校還應(yīng)采取相應(yīng)措施鼓勵教學(xué)秘書積極參與教改教研，以理論研究推動教學(xué)管理工作更上臺階。三是生涯規(guī)劃，促成發(fā)展。學(xué)校應(yīng)為教學(xué)秘書設(shè)計(jì)出符合實(shí)際的職業(yè)前景，使教學(xué)秘書對自己的崗位、職業(yè)發(fā)展等較為明晰，從而激發(fā)其自覺向明確的職業(yè)目標(biāo)努力的動力。并且在科學(xué)有效地對教學(xué)秘書的工作進(jìn)行考核評估的基礎(chǔ)上，在評優(yōu)評獎、薪酬待遇、職位晉升等方面為教學(xué)秘書提供相應(yīng)的機(jī)會，實(shí)現(xiàn)工作付出與工作回報(bào)的合理平衡。

對教學(xué)秘書進(jìn)行人本管理，就是要以一個(gè)合理的制度給予教學(xué)秘書激勵。在教學(xué)秘書實(shí)現(xiàn)自身目標(biāo)的同時(shí)達(dá)到學(xué)校教學(xué)管理的目標(biāo)，這才是對教學(xué)秘書進(jìn)行人本管理的意義所在。建立相應(yīng)價(jià)值激勵機(jī)制必須充分尊重和了解教學(xué)秘書的個(gè)性和需要，符合教學(xué)秘書職業(yè)生涯各個(gè)階段的不同需求。

[1]周慶蓮、許爾湘：試析高校教學(xué)秘書如何保持工作激情［J］.烏魯木齊職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2008（3）.

[2]鄒麗云：高校教學(xué)管理中人本化問題探討［J］.黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（4）.

[3]王署、場曼晨：人本化管理高校教學(xué)秘書的探討[J]．中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2009（31）．

[4]揚(yáng)小微：淺析高校教學(xué)秘書職業(yè)倦怠的成因及其對策［J］.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2010（19）.