高校二級(jí)學(xué)院資料室建設(shè)與科學(xué)管理探究

蔣 嵐

(福州外語外貿(mào)學(xué)院圖書館 福建福州 350202)

0 引言

1 高校建設(shè)二級(jí)學(xué)院資料室的重要性

高校二級(jí)學(xué)院資料室的工作是以收集本學(xué)院學(xué)科領(lǐng)域的主要專業(yè)期刊、圖書、報(bào)紙等為內(nèi)容的資料室，是二級(jí)學(xué)院的專業(yè)資料重地，也是高校專業(yè)性的教學(xué)配套基地。衡量二級(jí)學(xué)院資料室的質(zhì)量，不再以館藏資源的數(shù)量和規(guī)模大小為主要標(biāo)準(zhǔn)，而是要看資料室工作能否滿足一線教師的教學(xué)、學(xué)科建設(shè)、科研活動(dòng)、情報(bào)咨詢?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的信息需求等。隨著高校辦學(xué)層次的提高和辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，二級(jí)學(xué)院資料室如何憑借自身優(yōu)勢(shì)，挖掘自身潛能，為學(xué)院的教學(xué)、科研活動(dòng)做好信息服務(wù)工作，是擺在二級(jí)學(xué)院資料室面前的重要課題。

1)二級(jí)學(xué)院資料室是高校教學(xué)基本設(shè)施的一個(gè)重要觀測(cè)點(diǎn)。二級(jí)學(xué)院資料室是高校圖書館的延伸和補(bǔ)充，既能減輕學(xué)校圖書館館藏與管理的壓力，也是學(xué)校本科教學(xué)水平評(píng)估的重要指標(biāo)。本科教學(xué)水平評(píng)估指標(biāo)體系包括7個(gè)一級(jí)指標(biāo)和1個(gè)特色項(xiàng)目，19個(gè)二級(jí)指標(biāo)，44個(gè)觀測(cè)點(diǎn)。圖書資料建設(shè)為一級(jí)指標(biāo)“教學(xué)條件與利用”下二級(jí)指標(biāo)“教學(xué)基本設(shè)施”的一個(gè)重要觀測(cè)點(diǎn)［1］，其建設(shè)水平直接影響到評(píng)估的等級(jí)。特別是高校都在爭(zhēng)取設(shè)立碩士、博士學(xué)位授權(quán)點(diǎn)時(shí)，上級(jí)主管部門總要對(duì)其學(xué)科資格和軟、硬件進(jìn)行充分的論證，其中資料室建設(shè)水平亦是一個(gè)重要因素［2］。

2)二級(jí)學(xué)院資料室對(duì)學(xué)科建設(shè)和科研發(fā)展起到咨詢和指導(dǎo)作用。學(xué)科專業(yè)是院(系)的生命線，而完善的文獻(xiàn)資源體系是辦好一個(gè)專業(yè)的重要條件。二級(jí)學(xué)院資料室收集的文獻(xiàn)資料都與本學(xué)院的學(xué)科建設(shè)、專業(yè)調(diào)整、科研活動(dòng)、教學(xué)等有關(guān)，且專業(yè)資料全面，針對(duì)性強(qiáng)，能掌握最新的科研信息。在提供資料信息服務(wù)時(shí)，比學(xué)校圖書館提供的文獻(xiàn)資料更前沿、時(shí)效性更強(qiáng)，為本院師生提供一個(gè)暢通的獲取學(xué)術(shù)信息和進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的渠道，對(duì)學(xué)科建設(shè)和科研發(fā)展起到很好的咨詢和指導(dǎo)作用。

3)二級(jí)學(xué)院資料室對(duì)學(xué)科建設(shè)、科研開發(fā)起到積極的推動(dòng)作用。二級(jí)學(xué)院資料室的文獻(xiàn)資料是圍繞本學(xué)院的學(xué)科建設(shè)、科研開發(fā)、教學(xué)需求等方面進(jìn)行收集、編研的，具有時(shí)效性、專業(yè)性、學(xué)術(shù)性。只有系統(tǒng)、完善的文獻(xiàn)信息資源保障，才能支持科研工作者、教師進(jìn)行深度的研究開發(fā)。因此，二級(jí)學(xué)院資料室對(duì)學(xué)科建設(shè)、科研開發(fā)能起到積極的推動(dòng)作用。

4)二級(jí)學(xué)院資料室對(duì)教學(xué)、科研工作起到保障作用。二級(jí)學(xué)院資料室是學(xué)院的附屬機(jī)構(gòu)，除了具有就近為本院師生提供方便、快捷的服務(wù)功能外，更重要的是直接為本學(xué)院的教學(xué)、學(xué)科建設(shè)、科研開發(fā)提供最前沿的情報(bào)信息，即能節(jié)省時(shí)間，又可以少走彎路，對(duì)教學(xué)和科研工作起到重要保障作用。

2 高校二級(jí)學(xué)院資料室管理現(xiàn)狀

1)經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，阻礙文獻(xiàn)資料收集。《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)程》第三十五條規(guī)定，高等學(xué)校圖書館的文獻(xiàn)信息資源購(gòu)置費(fèi)應(yīng)與學(xué)校教學(xué)和科學(xué)研究的需要相適應(yīng)，并根據(jù)學(xué)校的發(fā)展逐年增加。生均年購(gòu)文獻(xiàn)量應(yīng)不低于教育部的評(píng)估指標(biāo)。高等學(xué)校的文獻(xiàn)信息資源購(gòu)置費(fèi)由圖書館統(tǒng)籌安排，合理使用。這就是說，經(jīng)費(fèi)是由圖書館按一定比例分配到各個(gè)學(xué)院。由于分配經(jīng)費(fèi)有限，購(gòu)置圖書資料數(shù)量不多;況且二級(jí)學(xué)院撥給資料室購(gòu)置圖書的經(jīng)費(fèi)也是有限的;再加上近年來市場(chǎng)上圖書價(jià)格迅速上漲，采編人員只能“望書興嘆”。經(jīng)費(fèi)短缺成為二級(jí)學(xué)院資料室建設(shè)面臨的較大危機(jī)。

2)管理體制落后，資料室建設(shè)無法開展?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校圖書館規(guī)程》中規(guī)定，院(系)資料室業(yè)務(wù)管理歸圖書館領(lǐng)導(dǎo)，行政上歸院(系)領(lǐng)導(dǎo)［3］。這就是說，二級(jí)學(xué)院資料室管理人員在行政上隸屬各學(xué)院管理，在業(yè)務(wù)上隸屬于學(xué)校圖書館指導(dǎo)，但實(shí)際上圖書館和資料室之間在業(yè)務(wù)工作上并沒有什么聯(lián)系。由于二級(jí)學(xué)院資料室在行政上隸屬于各學(xué)院管理考核，圖書館對(duì)資料室沒有行政約束力;并且資料室日常管理上并沒有專人管理，大部分是兼職，資料室管理員更多時(shí)間是在忙于日常行政、教學(xué)事務(wù)工作;加上對(duì)院部相關(guān)專業(yè)資料的認(rèn)知度有限，容易出現(xiàn)重復(fù)購(gòu)置圖書或購(gòu)置過時(shí)教參的問題，甚至資料室購(gòu)置的圖書資料與師生所需要的專業(yè)圖書沒有關(guān)系，導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)極大的浪費(fèi)，更談不上集中精力抓資料室建設(shè)。

3)管理方式落后，跟不上時(shí)代的發(fā)展需求。因?yàn)殚L(zhǎng)期以來缺乏科學(xué)的管理以及技術(shù)手段和服務(wù)手段的相對(duì)落后，資料室的管理工作仍停留在手工蓋章、登記等原始操作階段。設(shè)備簡(jiǎn)陋、計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用滯后、資料室不能和學(xué)校圖書館資源共享等。同時(shí)，資料室制定的規(guī)章制度也沒有嚴(yán)格執(zhí)行，對(duì)于本學(xué)院教師在借閱上比較隨意，圖書常常在讀者手中滯留很長(zhǎng)時(shí)間，也容易出現(xiàn)圖書資料破損、丟失等嚴(yán)重現(xiàn)象。

4)管理人員素質(zhì)較低，咨詢服務(wù)工作無法展開。由于資料管理員大多是兼職的，基本上為非圖書情報(bào)專業(yè)出身，也非專業(yè)教師出身，對(duì)于學(xué)院資料室管理與學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)的相互關(guān)系認(rèn)識(shí)不深，更談不上指導(dǎo)工作的開展。再加上圖書排架沒有嚴(yán)格按《中國(guó)法》進(jìn)行分類上架，給師生們的查找?guī)聿槐?，?dǎo)致資料室的圖書資料無法做到“書盡其用”的效果。

3 高校二級(jí)學(xué)院資料室建設(shè)與管理對(duì)策

1)開展多方位個(gè)性化服務(wù)，提高藏書質(zhì)量和工作人員素養(yǎng)。所謂個(gè)性化服務(wù)，是相對(duì)于圖書館、資料室服務(wù)而言，它基于讀者的不同信息需求，向讀者提供滿足其個(gè)性化需求的服務(wù)，并通過對(duì)讀者個(gè)性需求的分析，根據(jù)所獲取的讀者需求特點(diǎn)，向其推薦圖書、期刊［4］，如讓專業(yè)老師挑選補(bǔ)充圖書等。鑒于學(xué)科的交叉性，圖書資料也有一定的交叉性，因此圖書資料的采購(gòu)和管理方式需要主動(dòng)征求各個(gè)學(xué)科教師的意見，從專業(yè)和學(xué)科角度出發(fā)，開展多方位個(gè)性化服務(wù)?？蒲兴绞呛饬扛咝＝處熃虒W(xué)能力的重要依據(jù)，而教學(xué)科研水平的提高又離不開教學(xué)圖書資源的利用率［5］。資料室工作人員可以依據(jù)學(xué)院報(bào)送的課題，參與到教師的科研活動(dòng)中去;同時(shí)對(duì)選中的課題進(jìn)行跟蹤服務(wù)，了解學(xué)科動(dòng)態(tài)與學(xué)科前沿信息。通過與科研人員的工作互動(dòng)，不斷提高資料室的藏書質(zhì)量和工作人員的素質(zhì)。

2)加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，積極進(jìn)行資源整合，把資料室網(wǎng)站與圖書館建成統(tǒng)一的管理平臺(tái)。二級(jí)學(xué)院資料室可以根據(jù)學(xué)院師生的特點(diǎn)，建立適合學(xué)院師生需求的資料室特色網(wǎng)站，如:新書快報(bào)、圖書催還通知、圖書查詢、科研題庫、論文數(shù)據(jù)庫等，以提高資料室的服務(wù)水平。同時(shí)，資料室網(wǎng)站與學(xué)校圖書館網(wǎng)站要建立共存共享的文獻(xiàn)資源庫，滿足讀者對(duì)信息資料的檢索。二級(jí)學(xué)院資料室還應(yīng)與圖書館建立統(tǒng)一的圖書管理平臺(tái)，圖書、期刊分編交由圖書館處理，把本學(xué)院數(shù)據(jù)庫制作成一模塊，掛到學(xué)院網(wǎng)頁上，全院師生只要打開學(xué)校網(wǎng)站，找到本院網(wǎng)頁，就可以查詢?cè)撛翰貢?，初步?shí)現(xiàn)全校圖書資源共享。

3)調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，凸顯資料室“專、新、精”的藏書特色。著名圖書館學(xué)家周文駿教授就曾提出過核心藏書(Core collection)的概念，認(rèn)為核心藏書是圖書館藏書中最重要的組成部分，即在知識(shí)門類和出版物類型方面都與該圖書館的藏書特色相一致，是館藏中最有用的、必備的最低數(shù)量的出版物［6］。收藏的質(zhì)量應(yīng)以專業(yè)核心文獻(xiàn)為主、邊緣學(xué)科為輔。資料室工作人員除了要了解學(xué)科動(dòng)態(tài)外，對(duì)涉及學(xué)科前沿的信息、學(xué)院教師承擔(dān)的重點(diǎn)課題研究方向的相關(guān)信息，要重點(diǎn)采集。同時(shí)，要改變?yōu)榱擞咏虒W(xué)評(píng)估而突擊采購(gòu)以補(bǔ)足館藏?cái)?shù)量不足的做法。另外，要加強(qiáng)灰色文獻(xiàn)的收集，例如內(nèi)部資料、會(huì)議資料、專題總結(jié)和調(diào)查報(bào)告等。并且還要重視加強(qiáng)二次、三次文獻(xiàn)的收集、整理、編研、利用工作，充分展現(xiàn)資料室的個(gè)性發(fā)展。雖然資料室的面積比學(xué)校圖書館要小得多，但還是要科學(xué)做好學(xué)科文獻(xiàn)資料規(guī)劃，按照《中圖法》進(jìn)行分類排架，通過規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化的分類體系提高讀者查找資料的效率?？傊?，資料室工作人員要時(shí)刻把握專業(yè)脈搏，對(duì)學(xué)科專業(yè)更新反應(yīng)迅速，使資料室真正具有“專、新、精”的特色。

4)強(qiáng)化規(guī)章制度，規(guī)范人才培養(yǎng)，不斷提升管理人員綜合素質(zhì)?，F(xiàn)代化的資料室需要有高素質(zhì)的人才，資料室的文獻(xiàn)資料采集、宣傳報(bào)道、咨詢服務(wù)都離不開高素質(zhì)人才。二級(jí)學(xué)院應(yīng)強(qiáng)化規(guī)章制度的建立與完善，強(qiáng)化資料室工作人員主動(dòng)服務(wù)理念，培養(yǎng)員工的專業(yè)素養(yǎng)與敬業(yè)精神，使他們充分認(rèn)識(shí)資料工作的重要性，具有甘做鋪路石的高尚品德，樹立“讀者第一，服務(wù)至上”的思想理念。

5)深化資料室改革，向?qū)W科分館模式轉(zhuǎn)變。學(xué)科專業(yè)建設(shè)是二級(jí)學(xué)院發(fā)展的生命線，而完善的文獻(xiàn)資源體系是辦好每一個(gè)專業(yè)的重要條件。重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)是高校一項(xiàng)長(zhǎng)期的戰(zhàn)略任務(wù)，其發(fā)展水平是一所高校辦學(xué)水平、辦學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志。隨著高校規(guī)模擴(kuò)張以及多校區(qū)的建設(shè)，一些高校逐步形成了圖書總館、多校區(qū)分館的圖書館管理模式，這給學(xué)院資料室資源的整合提供了啟示，就是按照多校區(qū)分館管理思路與方法，整合、提升學(xué)院資料室，使現(xiàn)有的學(xué)院資料室按照學(xué)科大類或?qū)W科專業(yè)向?qū)W科分館轉(zhuǎn)型和發(fā)展，力圖實(shí)現(xiàn)全校圖書文獻(xiàn)、資料信息的統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)購(gòu)置、分室管理、共建共享［7］。如按照學(xué)科屬性轉(zhuǎn)換資料室的管理和運(yùn)行模式，分為工學(xué)分館、經(jīng)濟(jì)學(xué)分館、管理學(xué)分館、藝術(shù)學(xué)分館等學(xué)科分館。建立學(xué)科分館有利于實(shí)現(xiàn)圖書館總館對(duì)學(xué)科分館的協(xié)調(diào)管理，有利于建立全校統(tǒng)一的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)資源共享。圖書館可以有計(jì)劃地系統(tǒng)地按照學(xué)科大類或?qū)W科群進(jìn)行文獻(xiàn)信息的采集，不斷拓寬和深化專業(yè)文獻(xiàn)的收藏范圍和類型。

4 結(jié)束語

二級(jí)學(xué)院資料室是高校圖書情報(bào)工作的重要組成部分，是二級(jí)學(xué)院開展教學(xué)科研活動(dòng)與學(xué)科建設(shè)的輔助機(jī)構(gòu)。只有在加強(qiáng)資料室自身建設(shè)的同時(shí)，建設(shè)以學(xué)校圖書館為中心、覆蓋各二級(jí)學(xué)院資料室、面向全校開放的計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)體系，并不斷突出專業(yè)資料室的特點(diǎn)使之成為研究型的資料室，才能更好地滿足學(xué)院教學(xué)、科研開發(fā)、學(xué)科建設(shè)等發(fā)展的需要。

［1］ 馬韻梅.本科教學(xué)水平評(píng)估與院系資料室建設(shè)［J］.中國(guó)成人教育，2007(6):69.

［2］ 朱志文.淺談高校資料室建設(shè)與資料員素質(zhì)［J］.遼寧工學(xué)院學(xué)報(bào)，2002(2):82.

［3］ 袁劍軍.高校資料室工作探討［J］.高校圖書館工作，2009(2):93.

［4］ 葉海玲.高校化學(xué)資料室個(gè)性服務(wù)之我見［J］.漳州師范學(xué)院學(xué)報(bào):自然科學(xué)版，2007(3):138.

［5］ 唐小波.高校院系資料室個(gè)性化服務(wù)模式初探［J］.管理研究，2009(5):30.

［6］ 丁明剛.適于評(píng)估要求的圖書館核心文獻(xiàn)資源建設(shè)［J］.巢湖學(xué)院學(xué)報(bào)，2008(10):162.

［7］ 陳永琴.張素琴.高校學(xué)院資料室與學(xué)科分館模［J］.科學(xué)管理，2010(11):48.