新時(shí)期電力系統(tǒng)技改大修工程項(xiàng)目檔案管理的策略研究

王巍 李智威 孫利平

[摘? ? 要] 技改大修工程是新時(shí)期電力系統(tǒng)升級(jí)轉(zhuǎn)型中重點(diǎn)建設(shè)的項(xiàng)目，做好項(xiàng)目工程檔案管理不僅是項(xiàng)目建設(shè)的重要內(nèi)容，更是企業(yè)檔案管理的本質(zhì)要求。文章論述了技改大修工程項(xiàng)目檔案管理的必要性，分析了目前項(xiàng)目檔案管理中存在的不足，有針對(duì)性地提出改進(jìn)策略，不斷優(yōu)化電力系統(tǒng)技改大修工程項(xiàng)目檔案管理。

[關(guān)鍵詞] 電力系統(tǒng);技改大修;項(xiàng)目工程;檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 03. 050

[中圖分類(lèi)號(hào)] G271? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2019）03- 0125- 02

0? ? ? 前? ? 言

技改大修工作是電力系統(tǒng)及時(shí)更新運(yùn)行設(shè)備，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)轉(zhuǎn)型升級(jí)和適時(shí)調(diào)整的必然工作。強(qiáng)化電力系統(tǒng)技改大修項(xiàng)目檔案管理，是確保系統(tǒng)升級(jí)可持續(xù)發(fā)展的重要保證，是增強(qiáng)系統(tǒng)升級(jí)普惠性、科學(xué)性的重要手段，最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理邊際效益最大化的目標(biāo)。隨著社會(huì)的發(fā)展與人們電力需求的增加，近幾年電力系統(tǒng)技改大修工程存在更新快、需求大和時(shí)間緊多方面的特點(diǎn)，加上企業(yè)自身在項(xiàng)目檔案管理中存在的不足，增強(qiáng)技改大修項(xiàng)目檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用是新時(shí)期重要檔案管理工作研究的重點(diǎn)。

1? ? ? 加強(qiáng)技改大修工程項(xiàng)目檔案管理的必要性

技改大修工程檔案主要是指從電力系統(tǒng)技改大修項(xiàng)目工程籌備到運(yùn)行中整個(gè)過(guò)程中所形成并且整理歸檔的文字材料。這些材料主要包含了技改大修項(xiàng)目的前期籌劃、施工建設(shè)和運(yùn)行驗(yàn)收三個(gè)階段的整個(gè)流程管理，能夠真實(shí)、全面地反映工程建設(shè)與項(xiàng)目管理的整個(gè)流程，是項(xiàng)目工作的重要依據(jù)。加強(qiáng)技改大修項(xiàng)目工程檔案管理的必要性主要有以下三點(diǎn)。

1.1? ?是項(xiàng)目檔案管理的必然要求

項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程中檔案管理是項(xiàng)目建設(shè)的本質(zhì)要求，是活動(dòng)環(huán)節(jié)中重要的內(nèi)容。做好電力系統(tǒng)大修技改項(xiàng)目是新時(shí)期間電力系統(tǒng)項(xiàng)目檔案管理發(fā)展的必然要求。

1.2? ?能夠增強(qiáng)電力系統(tǒng)技改項(xiàng)目建設(shè)的科學(xué)性

將全流程的大修技改項(xiàng)目結(jié)合起來(lái)，通過(guò)文字材料的形式將項(xiàng)目建設(shè)系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)性的把控，將項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程形成歷史材料，能夠客觀、縱向地反映出項(xiàng)目建設(shè)中的問(wèn)題，為大修技改項(xiàng)目的改進(jìn)提供及時(shí)的指向性，增強(qiáng)技改大修項(xiàng)目科學(xué)化發(fā)展進(jìn)程。

1.3? ?是檔案服務(wù)與檔案利用的本質(zhì)要求

檔案管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案有效利用，增強(qiáng)檔案的利用效率，保障項(xiàng)目建設(shè)的發(fā)展方向。一方面通過(guò)檔案利用能夠直接增強(qiáng)同類(lèi)項(xiàng)目建設(shè)的指向性，根據(jù)項(xiàng)目發(fā)展的實(shí)際情況有針對(duì)性地開(kāi)展技改大修工作，實(shí)踐中能夠增強(qiáng)技改項(xiàng)目的運(yùn)行與發(fā)展，強(qiáng)調(diào)技改大修項(xiàng)目工作的精準(zhǔn)性。另一方面能夠?qū)㈦娏ο到y(tǒng)的工作統(tǒng)籌起來(lái)，形成系統(tǒng)性的建設(shè)理念。新時(shí)期的項(xiàng)目建設(shè)工作主要基于更新升級(jí)，將系統(tǒng)檔案與更新升級(jí)進(jìn)程結(jié)合起來(lái)，能夠有效地增強(qiáng)企業(yè)檔案的指向性標(biāo)準(zhǔn)，形成科學(xué)合理的總體布局。

2? ? ? 技改大修工程項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1? ?項(xiàng)目檔案工作重視程度有待加強(qiáng)

目前在電力系統(tǒng)檔案建設(shè)進(jìn)程中，主要體現(xiàn)在重視項(xiàng)目工程建設(shè)，輕視檔案管理的現(xiàn)狀。由于企業(yè)人員配備的因素，專(zhuān)業(yè)的技改大修檔案管理人才嚴(yán)重不足，一般的專(zhuān)職管理人員都在地市一級(jí)，嚴(yán)重影響到檔案歸檔質(zhì)量。一般來(lái)講，在電力項(xiàng)目技改大修中，領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)關(guān)注了項(xiàng)目建設(shè)本身的質(zhì)量與發(fā)展，將主要的精力與資金都集中在項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程、質(zhì)量安全中去，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程中的材料、質(zhì)量記錄和相關(guān)依據(jù)性材料等歸檔性不強(qiáng)[1]。例如：在技改大修項(xiàng)目工程的設(shè)計(jì)中來(lái)往的函件、上級(jí)批復(fù)記錄、設(shè)計(jì)理念等都沒(méi)有形成系統(tǒng)性、專(zhuān)業(yè)化的整理。另外在現(xiàn)有的檔案管理上很多程序不全，尚未嚴(yán)格按照檔案管理流程執(zhí)行，技改大修項(xiàng)目文件資料印章不全、簽訂日期不準(zhǔn)或者沒(méi)有等資料也納入了歸檔管理中去，直接影響了檔案的歷史真實(shí)性。

2.2? ?檔案管理制度與人才雙向制約

目前大多數(shù)電力企業(yè)針對(duì)技改大修項(xiàng)目立項(xiàng)的時(shí)候，幾乎都沒(méi)有將項(xiàng)目檔案管理納入工作領(lǐng)導(dǎo)小組中。因?yàn)槠髽I(yè)電力系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)性，一般重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目工作的專(zhuān)業(yè)技術(shù)升級(jí)和項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)情況。缺乏專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目檔案管理人才注重建設(shè)發(fā)展進(jìn)程中的檔案收集和管理，在長(zhǎng)期的項(xiàng)目自我收集中模式中，直接造成了很多資料無(wú)人整理、整理不規(guī)范的現(xiàn)象。項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行中缺少相應(yīng)的監(jiān)督、跟蹤工作，直接導(dǎo)致檔案搜集措施很難到位，管理工作執(zhí)行出現(xiàn)困難[2]。加上項(xiàng)目檔案自身的專(zhuān)業(yè)性，需要懂檔案管理、懂電力系統(tǒng)技改項(xiàng)目操作的人員從事檔案整理歸檔工作，但是實(shí)踐中很多企業(yè)的檔案管理人員在實(shí)踐中缺少專(zhuān)業(yè)的理論，很多檔案管理人員“半路出家”的情形比較普遍，嚴(yán)重影響了檔案的科學(xué)管理。

2.3? ?目前歸檔檔案與項(xiàng)目實(shí)際情況存在不符

技改大修項(xiàng)目對(duì)檔案管理的工作要求是比較高的，要求必須系統(tǒng)化、精準(zhǔn)化的反映項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，各項(xiàng)文件資料、數(shù)據(jù)匯總等必須符合實(shí)際情況，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值的最終目標(biāo)。但在實(shí)際管理進(jìn)程中，檔案歸檔內(nèi)容與實(shí)際情況中存在很多不符的情形。例如：歸檔的數(shù)據(jù)圖紙與建設(shè)實(shí)際情況存在差異;項(xiàng)目變更與更改等未納入檔案歸檔整理中;招投標(biāo)流程中投標(biāo)信息搜集不完善等。直接造成檔案歸檔整理中的可研究報(bào)告不規(guī)范等問(wèn)題，很多技改項(xiàng)目因?yàn)橘Y料本身歸檔缺失，檔案的可研報(bào)告中存在很多項(xiàng)目缺失，無(wú)法形成歷史檔案研讀，檔案整理的價(jià)值不大。

2.4? ?視聽(tīng)化檔案不全

視聽(tīng)檔案主要是保留技改大修項(xiàng)目中對(duì)應(yīng)的影響材料，主要以聲像為主，并輔助相應(yīng)的文字材料加以說(shuō)明，是檔案管理和項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容。但是目前技改大修項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)中更加重視項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程或者質(zhì)量，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人員落實(shí)好聲像資料錄制?；蛘呤菍?duì)應(yīng)的人員專(zhuān)業(yè)技能方面的制約，把握不準(zhǔn)錄制時(shí)間，嚴(yán)重影響了視聽(tīng)資料的科學(xué)性。源于這種形式建立的視聽(tīng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，視聽(tīng)化資料殘缺不全，可通性比較低。

3? ? ? 新時(shí)期做好電力系統(tǒng)技改大修工程項(xiàng)目檔案管理的策略

3.1? ?增強(qiáng)檔案管理全員理念重視

理念重視是各項(xiàng)工作順利實(shí)施的有力保障，是保障新時(shí)期電力企業(yè)技改大修項(xiàng)目檔案管理科學(xué)化發(fā)展的前提。首先必須不斷深化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的重視程度，確保單位內(nèi)部形成項(xiàng)目檔案管理制度、體系，從企業(yè)層面保障檔案管理的順利實(shí)施。其次，增強(qiáng)相關(guān)人員專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)力度。一方面重視技改大修專(zhuān)責(zé)人員對(duì)檔案管理的重視程度，強(qiáng)化檔案的重要性。同時(shí)增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，不斷強(qiáng)化工程檔案管理專(zhuān)業(yè)化發(fā)展，積極引導(dǎo)其學(xué)習(xí)檔案管理理念和制度，在夯實(shí)項(xiàng)目建設(shè)工作的基礎(chǔ)上增強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理基本方法。另一方面將企業(yè)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才納入到技改大修項(xiàng)目工程檔案管理中，增強(qiáng)技改專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，增強(qiáng)項(xiàng)目工程檔案收集歸檔，并且?guī)椭鷮?zhuān)責(zé)人員整理歸檔，確保檔案全流程管理。最后，將項(xiàng)目系統(tǒng)的發(fā)展與檔案歸檔系統(tǒng)統(tǒng)籌起來(lái)，形成檔案歸檔項(xiàng)目才能竣工驗(yàn)收的理念，增強(qiáng)技改項(xiàng)目檔案工作的強(qiáng)制性，確保檔案能科學(xué)、及時(shí)歸檔。

3.2? ?建立健全專(zhuān)項(xiàng)檔案工作制度與組織架構(gòu)

企業(yè)內(nèi)部建立專(zhuān)項(xiàng)檔案管理制度，維護(hù)檔案管理人員的權(quán)責(zé)，確保歸檔部門(mén)最終的審核關(guān)口。歸檔審核不通過(guò)不能進(jìn)行下一步的項(xiàng)目實(shí)施工作。將檔案管理部門(mén)納入項(xiàng)目建設(shè)的組織架構(gòu)中，形成系統(tǒng)性的工作機(jī)制與系統(tǒng)，將檔案的建設(shè)工作與項(xiàng)目程序納入實(shí)際的檔案交接體系中，將檔案歸檔審核與企業(yè)項(xiàng)目管理深度融合，讓檔案管理參與到項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際中去。

3.3? ?協(xié)同項(xiàng)目進(jìn)程與檔案歸集進(jìn)程

企業(yè)內(nèi)部必須不斷增強(qiáng)技改大修項(xiàng)目進(jìn)程與工程檔案歸檔工程建設(shè)一致，形成步調(diào)一致的項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程。檔案在技改大修項(xiàng)目中通常分為三個(gè)階段：立項(xiàng)準(zhǔn)備階段、項(xiàng)目施工階段和項(xiàng)目驗(yàn)收階段[3]。三個(gè)階段的檔案具備前后順延性，是層層推進(jìn)、環(huán)環(huán)相扣的延伸。所以，必須同時(shí)做好每個(gè)階段的項(xiàng)目文字材料，例如項(xiàng)目批復(fù)、可行性報(bào)告、勘測(cè)報(bào)告、環(huán)評(píng)報(bào)告、竣工圖紙和質(zhì)量控制等各環(huán)節(jié)的文件資料。這些資料一旦丟失或者失真，將嚴(yán)重影響到后期檔案在項(xiàng)目運(yùn)行效果分析、日常養(yǎng)護(hù)管理等方面的佐證作用。因此，企業(yè)在技改大修項(xiàng)目中應(yīng)該建立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)并配備專(zhuān)門(mén)的責(zé)任人，夯實(shí)項(xiàng)目質(zhì)效活動(dòng)專(zhuān)項(xiàng)發(fā)展，形成系統(tǒng)的搜集、整理與檔案歸檔審核工作，確保項(xiàng)目資料建設(shè)本身的系統(tǒng)性和完整性，為技改大修項(xiàng)目工程實(shí)施進(jìn)程質(zhì)量與驗(yàn)收后的養(yǎng)護(hù)工作奠定基礎(chǔ)。

同時(shí)，基于電力系統(tǒng)技改大修項(xiàng)目本身的動(dòng)態(tài)性很強(qiáng)，工程在具體的實(shí)施進(jìn)程中往往存在設(shè)計(jì)、修改、實(shí)施同時(shí)進(jìn)程，技改項(xiàng)目工程的動(dòng)態(tài)性很強(qiáng)。所以，必須及時(shí)做好項(xiàng)目修改部分的檔案管理，及時(shí)標(biāo)注修改部分和修改后的結(jié)果，配上相應(yīng)的文字材料，從而有效地避免項(xiàng)目施工進(jìn)程中項(xiàng)目修改造成檔案失真的情形發(fā)生。

3.4? ?不斷增強(qiáng)電子檔案管理規(guī)范

針對(duì)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程中的可視化檔案提前介入，實(shí)現(xiàn)前期控制的方式增強(qiáng)視聽(tīng)檔案的收集。從大修技改項(xiàng)目籌備的時(shí)候入手，將檔案管理人員統(tǒng)籌到項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備工作進(jìn)程中，熟悉項(xiàng)目流程，把握檔案工作的細(xì)節(jié)和視聽(tīng)化資料的搜集，規(guī)劃好檔案搜模式并制定相應(yīng)的實(shí)施制度與章程，全面做好檔案的規(guī)范化發(fā)展。堅(jiān)持制度化、流程化做好視聽(tīng)檔案的完整性和精準(zhǔn)性控制，提前介入工程項(xiàng)目資料的可視化收集，減少視聽(tīng)檔案在流程運(yùn)轉(zhuǎn)中的遺失或者不規(guī)范的情形發(fā)生，直接將一手資料納入企業(yè)項(xiàng)目檔案庫(kù)。同時(shí)，針對(duì)視聽(tīng)化檔案的保管、使用等做出明確的規(guī)定，確保檔案保存和使用可持續(xù)發(fā)展。針對(duì)技改大修項(xiàng)目現(xiàn)代化發(fā)展的現(xiàn)狀，企業(yè)應(yīng)該立足電力工程與企業(yè)自身的信息化發(fā)展程度出發(fā)，積極運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理軟件，規(guī)范檔案的傳播、保存和使用程序，建立內(nèi)部電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，增強(qiáng)視聽(tīng)化檔案的實(shí)際管理效率。

4? ? ? 結(jié)? ? 語(yǔ)

總的來(lái)講，電力系統(tǒng)技改大修工程項(xiàng)目檔案是記錄項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的有效記錄，在系統(tǒng)轉(zhuǎn)型升級(jí)、技術(shù)擴(kuò)改方面有著重要的參考作用。新形勢(shì)下，電力企業(yè)技改大修項(xiàng)目不斷增多，必須不斷加強(qiáng)項(xiàng)目工程檔案管理，增強(qiáng)管理實(shí)效，完善管理薄弱環(huán)節(jié)，不僅可以保證項(xiàng)目工程質(zhì)量還能有力的保證檔案利用。將檔案利用統(tǒng)籌到企業(yè)系統(tǒng)化升級(jí)中去，是補(bǔ)齊企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)短板實(shí)現(xiàn)企業(yè)均衡發(fā)展的重要保障。

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