大型儀器設備開放管理系統(tǒng)的建設與實踐

薛玉珍,吳銀素

(河北師范大學 化學與材料科學學院，河北 石家莊 050016)

隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，國家加大了對高校大型儀器設備建設經(jīng)費的投入，很多高校添置了先進的儀器設備，學科建設水平和科研能力不斷增強。但是，大型儀器設備的增加尚不能滿足高校人才培養(yǎng)及科研的需要。因此，在現(xiàn)有條件下轉變觀念、整合資源、優(yōu)化配置、規(guī)范使用，建立起較完善的大型儀器設備管理體制與運行機制，提高大型儀器設備利用率，成為大型儀器設備管理面臨的緊迫課題[1]。

1 建立大型儀器設備開放管理系統(tǒng)的迫切性

1.1 可集中有限經(jīng)費購置急需設備

隨著國家“科教興國”和“人才強國”戰(zhàn)略的實施，各高校不同程度地加大了對大型儀器設備經(jīng)費的投入力度，高校的辦學條件得到很大改善[2]，但與高校教學、科研發(fā)展總體需求相比，大型儀器設備總體資源不足的問題依然突出，許多高水平的研究工作因大型儀器設備的短缺和分析測試技術的落后而不能順利開展。又因購置大型儀器設備耗資巨大，運行條件和維護成本較高，不是任何單位都有能力購置。如果建立了大型儀器設備開放管理系統(tǒng)，便可對每臺儀器設備的使用情況，不同品牌儀器設備的性能、質量、效率、投入產(chǎn)出比等技術指標進行定量分析，從而作出客觀準確的評估，為購置大型儀器設備提供決策依據(jù)，從根本上增強大型儀器設備購置的計劃性和科學性，使有限的經(jīng)費集中購買急需的儀器設備，實現(xiàn)設備投資效益的最大化。

1.2 可避免儀器設備的閑置

長期以來，高校存在對儀器設備“重購置、重使用，輕管理、輕維護”的現(xiàn)象，儀器設備閑置的時間多，使用的時間少，功能得不到充分發(fā)揮，造成辦學資源的浪費和國有資產(chǎn)的隱形流失[3]。大型儀器設備開放管理系統(tǒng)可以為用戶提供網(wǎng)上查詢和網(wǎng)上預約使用，既可以減少用戶排隊等候和開機等待時間，又能避免因閑置和間斷運行、頻繁開關機對儀器設備的損害，使設備在更新期到來之前得到充分利用。

1.3 有利于儀器設備的科學維護維修

現(xiàn)代大型儀器設備復雜精密，只有準確把握維護和保養(yǎng)時機，才能延長其使用壽命，最大限度地發(fā)揮其在教學和科研中的效益。但是，僅依靠人工對大型儀器設備運行時間進行統(tǒng)計比較困難，在沒有開放管理系統(tǒng)的情況下，儀器設備的故障隱患也往往不能及時發(fā)現(xiàn)，錯過最佳維護和保養(yǎng)時機，給儀器設備的運行帶來隱患，甚至影響儀器設備的使用壽命。要解決這個問題，必須建立大型儀器設備開放管理系統(tǒng)。

2 推進大型儀器設備開放管理系統(tǒng)的建設的主要措施

2.1 整合儀器設備資源，統(tǒng)籌管理與使用

推進大型儀器設備開放管理系統(tǒng)的建設不僅是科技管理體制改革的重要內(nèi)容，也是合理使用資金、減少資源浪費、促進教學與科技工作健康發(fā)展的需要[4]。學校的儀器設備，無論是何種經(jīng)費來源，都是國有資產(chǎn)，都應該充分發(fā)揮其使用效益。然而，有些大型儀器設備的使用和管理單位往往對建立開放管理系統(tǒng)不熱心、不配合。為此，河北師范大學化學與材料科學學院成立了以分管院長擔任組長的大型儀器設備管理領導小組，統(tǒng)籌謀劃、協(xié)調(diào)和整合分散的儀器設備資源，奮力推進開放管理系統(tǒng)建設，廣泛宣傳儀器設備開放共享的作用和意義，使廣大教師統(tǒng)一思想、轉變觀念，對大型儀器設備開放管理系統(tǒng)建設達成共識[5]。

2.2 建立健全大型儀器設備管理使用制度

加強制度建設是管好、用好大型儀器設備的基礎。只有制度健全、落實有力，才能保證大型儀器設備的正常使用，才能充分發(fā)揮大型儀器設備在教學、科研中的重要作用[6]。因此，學院以“宏觀管理、有償使用、合理定價、統(tǒng)一收費”為原則，制定了“大型儀器設備資源共享管理辦法”和“大型儀器設備資源共享收費管理辦法”，對共享儀器設備的操作規(guī)程、使用方法、日常管理、檢查維護以及設備使用狀態(tài)信息收集等作出了明確規(guī)定。學院還擬定了“大型儀器設備操作培訓和使用管理規(guī)定”，并隨著教學與科研活動對大型儀器設備的需求變化進行動態(tài)修改、補充和完善，使大型儀器設備開放共享管理步入科學化、規(guī)范化、制度化軌道，為我院大型儀器設備開放管理系統(tǒng)的建立提供了制度保障。

2.3 加強儀器管理人員培訓，提高儀器使用效益

儀器設備管理人員的業(yè)務素質與管理水平，決定了大型儀器設備的使用水平和使用效益，對儀器設備能否穩(wěn)定運行起著關鍵作用。我院購置的40萬元以上的儀器設備，配置的都是功能強大的英文工作站或數(shù)據(jù)庫，要管好、用好這些儀器設備，管理技術人員必須不斷學習新知識，掌握新技術，努力提高業(yè)務素質[7]。

為了不斷提高大型儀器設備的管理水平和使用效益，我院嚴格執(zhí)行大型儀器設備操作培訓和使用管理制度，每年都為具有副高級技術職稱的專職儀器設備管理員開辦培訓班，邀請行業(yè)專家講授儀器設備操作、管理、維護等方面最新知識和技術，提高專職儀器設備管理人員的專業(yè)技能和業(yè)務素質。同時，相關教師和研究生也要通過操作培訓獲得上機資格，緩解大型儀器設備專職管理技術人員配備不足的壓力，為大型儀器設備的開放共享提供保障。

3 建立大型儀器設備開放管理系統(tǒng)

為加強實驗室設備管理，進一步提高大型儀器設備的利用率，按照“資源共享，專管共用、開放使用”的管理思路，我院建設了大型儀器設備開放管理系統(tǒng)[8]，對大型儀器設備實行網(wǎng)絡化管理。

3.1 大型儀器設備開放管理系統(tǒng)的硬件和軟件建設

(1) 2005年8月，我校由四地辦學轉為集中辦學。我院借實驗室搬遷之機，整合所有實驗資源，建立了中心實驗室——包括6個基礎實驗室和1個大型儀器實驗室，將原來分散的元素分析儀、多通道電化學阻抗儀、總有機碳分析儀、比表面分析儀、熒光分光光度計、紫外可見分光光度計、氣相色譜儀和液相色譜儀等15臺大型儀器設備集中于大型儀器實驗室，進行統(tǒng)一管理和統(tǒng)一調(diào)配使用，提高了單臺儀器設備的使用率，避免了儀器設備的重復購置，為大型儀器設備開放共享奠定了物質基礎。

(2) 為提升設備開放共享水平，簡化操作程序、提高工作效率，必須運用現(xiàn)代化管理手段對儀器設備資源進行信息化、網(wǎng)絡化管理。2013年4月，我院引進建成大型儀器設備開放管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有共享設備的基礎信息、用戶管理、導師管理、經(jīng)費管理、上機實驗規(guī)范、設備預約、設備使用以及查詢統(tǒng)計等功能。該系統(tǒng)可以實時監(jiān)控、直觀準確地反映進入系統(tǒng)的大型儀器設備的使用情況，并對其使用數(shù)據(jù)進行分析、統(tǒng)計和上傳，為用戶提供全方位服務。該系統(tǒng)的建設，拓寬了學院大型儀器設備的共享渠道，使儀器設備的管理更透明、更便捷[9]。

3.2 開放管理系統(tǒng)功能及操作步驟

(1) 注冊。該系統(tǒng)要求所有測樣者必須以實名身份注冊。注冊者閱讀注冊須知后，須認真填寫用戶名、用戶密碼及本人相關信息進行注冊。用戶類型分為本院學生、本院教師、院外學生、院外教師4類。測樣者注冊后等待管理人員審核，審核通過后才能預約儀器。本院教師和院外教師注冊后長期有效，本院學生和院外學生注冊后一年內(nèi)未測樣者，系統(tǒng)自動注銷其信息。

(2) 審核。由專職管理人員對注冊信息進行審核，審核不通過的將刪除注冊信息，通過審核者則成為該管理系統(tǒng)中使用儀器的合法成員，且自動獲得100分儀器操作和誠信分。系統(tǒng)還會將學生歸入各自導師名下，根據(jù)注冊者對不同儀器設備使用的熟練程度，專職管理人員可以決定是否允許其自主測樣。

(3) 預約。具有自主測樣資格者，輸入用戶名和密碼后，可登錄大型儀器設備開放管理系統(tǒng)，選擇所需儀器，填寫科研項目名稱、樣品名稱、樣品數(shù)量以及選擇空閑測試時間段等信息后提交預約，系統(tǒng)將自動告知預約是否成功。自主測樣者不能在同一時間段預約2臺授權儀器，且預約時間不得低于30 min。非自主測樣者只能選擇實驗人員測樣，不能選擇測樣時間段，但須在備注欄寫明測樣要求的時間范圍，由專職管理人員根據(jù)預約測樣數(shù)量的多少安排測樣時間。非自主測樣者可在同一時間段預約2臺以上儀器。無論自主測樣者還是非自主測樣者，均可提前30 min上機測樣，延遲30 min下機。該系統(tǒng)限制下列4種情況的預約：預約者儀器操作和誠信分低于50分；預約者或導師在系統(tǒng)內(nèi)透支測樣費100元以上；儀器處于維護狀態(tài)；自主測樣者在同一時間段預約第二臺儀器。

(4) 測樣。自主測樣者提交預約后，如系統(tǒng)告知預約成功，應按時到現(xiàn)場測樣；非自主測樣者提交預約后，須等待管理人員的審批，當看到自己預約的儀器被獲得批準使用后，應按時到現(xiàn)場測樣。測樣開始時，用戶須在儀器計算機上輸入用戶名和密碼，進入登錄界面后開始測樣。系統(tǒng)提示測樣者須規(guī)范操作并開始倒計時。界面上有3個功能區(qū)：①顯示功能區(qū)，顯示測樣者姓名，登機時間，測樣剩余時間，儀器編號和儀器名稱；②操作功能區(qū)，顯示與測樣有關命令菜單，如果預約的測樣時間不夠用，可點擊“續(xù)時”，填寫所需時間，但每次測樣只能使用一次“續(xù)時”功能，在測樣過程中，如果計算機死機，可點擊“維護關機”，重啟計算機后可繼續(xù)做樣；③記錄功能區(qū)，記錄測樣過程中違規(guī)操作，如插入U盤、刪除文件等。無論是自主測樣者還是非自主測樣者，有以下情況者進行扣分并公告通報：上機遲到者、隨意延時者、違約者、刪除文件者、使用U盤者、不及時清除上傳文件者、非法操作者。

(5) 數(shù)據(jù)。為減少服務器的運行負擔，保證其他測樣者能正常上傳數(shù)據(jù)，系統(tǒng)要求自主測樣者及時下載并刪除測樣數(shù)據(jù)，系統(tǒng)對數(shù)據(jù)給定保存期7天，可延期20天，每延期1天扣誠信分1分，第28天自動刪除數(shù)據(jù)。非自主測樣數(shù)據(jù)上傳到數(shù)據(jù)公共區(qū)并保存14天，14天后系統(tǒng)自動清除數(shù)據(jù)。

(6) 收費。系統(tǒng)根據(jù)儀器的功能、使用特點、測樣條件、測樣者類型設定不同收費標準。測樣人員選定測樣實驗儀器和測樣條件后，系統(tǒng)自動按設定好的標準計費。測樣者類型不同，收費標準不同，例如，自主測樣者只能選擇計時收費，專職管理人員測樣根據(jù)實際情況，可選擇計時收費，也可選擇計樣收費。每次測樣的數(shù)量、所需時間以及產(chǎn)生的費用可通過系統(tǒng)查詢。

3.3 開放管理系統(tǒng)的使用原則

(1) 統(tǒng)籌原則。學院大型儀器設備不論經(jīng)費來源如何，學校均有權進行統(tǒng)籌配置、統(tǒng)一管理和調(diào)撥使用[5]。

(2) 院內(nèi)優(yōu)先原則。學院大型儀器設備，應優(yōu)先保證本院內(nèi)本科實驗教學、畢業(yè)論文和科技創(chuàng)新實驗，兼顧科研需要。

(3) 預約優(yōu)先權原則。優(yōu)先順序是：本科生實驗—儀器培訓—個人預約。

4 大型儀器設備開放管理系統(tǒng)的使用成效

4.1 規(guī)范了學生測樣行為

該系統(tǒng)對測樣者的行為進行記錄，對不良行為進行通報和扣減使用儀器和誠信分值。對遲到5 min以內(nèi)者，扣減1分誠信分值；遲到5～20 min者，扣減5分誠信分值；對使用U盤拷貝測樣數(shù)據(jù)或不及時清除上傳數(shù)據(jù)的扣減2分誠信分值；對測樣完成后不關儀器、不打掃衛(wèi)生、不關燈和門窗、在儀器室吃東西、私自將預約儀器轉讓他人、使用他人信息預約使用儀器者，除了進行口頭批評外，還要扣減測樣者誠信分值。

當測樣者的誠信分值低于70分時，系統(tǒng)將以黃色字符顯示分值作為警示；當?shù)陀?0分時系統(tǒng)將分值以紅色顯示分值，該測樣者將無法預約使用所有的儀器。這種情況下，除對測樣者進行教育外，還要停止預約儀器資格三周，三周后，重新恢復預約資格和誠信分值(100分)。

由于收費標準規(guī)定測樣時間大于預約時間1/2以上，按實際測樣時間計費，測樣時間小于預約時間1/2，按預約時間計費，因此，自主測樣者要根據(jù)測樣需要有計劃地預約。我院使用該系統(tǒng)9個月來，大型儀器設備的故障率明顯降低，學生失約、違規(guī)現(xiàn)象明顯減少，并且能夠及時打掃儀器室衛(wèi)生，認真填寫儀器使用記錄，養(yǎng)成了良好的實驗習慣和認真、嚴謹?shù)淖黠L[10]。

4.2 實現(xiàn)了大型儀器設備資源共享

大型儀器設備在培養(yǎng)學生創(chuàng)新意識、動手能力、分析問題和解決問題的能力等方面，有著不可替代的作用。大型儀器設備開放管理系統(tǒng)不但很好地滿足了我院4個本科專業(yè)、1個研究生專業(yè)和學校生命科學學院、資源與環(huán)境科學學院、物理科學與信息工程學院等學院相關專業(yè)的本科實驗教學的需要，還為我院200多名研究生的培養(yǎng)和全院教師的科研提供了便利，為學校相關專業(yè)的教師和研究生的科研提供了服務，為實驗教學改革中開設的綜合性實驗和科技創(chuàng)新實驗創(chuàng)造了條件，達到了資源共享的目的[11]。

4.3 提高了大型儀器設備的利用率

2005年以前，我院的大型儀器設備主要用于教師的科研項目，年使用機時一般不超過800 h。2005年以后，新的河北師范大學化學與材料科學學院由兩地辦學合并為一地辦學，大型儀器設備利用率雖有所提高，但仍未充分發(fā)揮其使用效率和滿足教學及科研的需求。2013年4月建立該大型儀器設備開放管理系統(tǒng)后，除滿足了本學院的教學和科研用機外，還為學校其他學院的教師和研究生提供了實驗服務，打破了傳統(tǒng)的儀器設備管理模式，拓展了儀器的使用時間范圍。

表1具體列出了建立大型儀器設備開放管理系統(tǒng)前后各9個月儀器使用的具體機時?？梢钥闯?，該系統(tǒng)的建立極大地提高了學院大型儀器設備的利用率。目前，不管是節(jié)假日還是寒暑假，大型儀器實驗室每天對教師和研究生開放，教師和研究生測樣時間由原來的每天8小時延長到24小時。

表1 2012年7月—2013年12月部分大型儀器設備使用情況對比表

5 結束語

近幾年來，我院在大型儀器設備管理方面進行了一系列的探索和實踐，取得了一些經(jīng)驗，大型儀器設備開放管理系統(tǒng)是比較成功的探索之一。實踐說明：向管理要效益，管理就能出效益。提高大型儀器設備利用率是一個常講常新的話題，只要我們不斷地探索優(yōu)化，大型儀器設備的利用率將會得到進一步提高。

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