探析信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

湯慧軍

寧鄉(xiāng)縣人民醫(yī)院 湖南 寧鄉(xiāng) 410600

探析信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

湯慧軍

寧鄉(xiāng)縣人民醫(yī)院 湖南 寧鄉(xiāng) 410600

二十世紀(jì)四、五十年代以來，人類社會進(jìn)入信息時代，信息技術(shù)在工作領(lǐng)域的運用日趨深入，醫(yī)院為處理日常工作中產(chǎn)生的大量檔案信息，開始嘗試現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段。由于技術(shù)應(yīng)用時間較短，醫(yī)院的信息化檔案管理存在著軟硬件設(shè)施陳舊、管理機(jī)制不完善及操作人員技術(shù)能力較弱等問題。為提高信息化技術(shù)的應(yīng)用效果，醫(yī)院可以通過制定設(shè)備檢修制度、建全數(shù)據(jù)管理機(jī)制和開展信息技術(shù)培訓(xùn)等方式，實現(xiàn)信息時代下的高效檔案管理。

信息化技術(shù)；檔案管理；問題；應(yīng)用

檔案是信息的承載者，醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)療業(yè)務(wù)中所有文件資料、影像資料會診資料及手術(shù)報告等，是醫(yī)院管理工作中重要憑證，影響著醫(yī)院長遠(yuǎn)的發(fā)展。近年來，隨著信息化科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化檔案管理在各企業(yè)、單位中的運用日趨廣泛。醫(yī)院檔案涉及面廣、內(nèi)容多，引入信息化技術(shù)協(xié)助檔案管理，可以有效提高工作效率。為了增進(jìn)應(yīng)用成效，本文對信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用措施進(jìn)行探析。

信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用問題

為了適應(yīng)企業(yè)、單位的發(fā)展需求，目前，大部分醫(yī)院均開始采用信息化技術(shù)對檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，一定程度上提高了工作效率和管理質(zhì)量。同時，由于各種主客觀方面的原因，醫(yī)院在信息化技術(shù)應(yīng)用的過程中存在著部分問題[1]。①信息技術(shù)所需要的硬件設(shè)施不齊備、軟件環(huán)境的維護(hù)工作滯后，導(dǎo)致設(shè)備老化落后現(xiàn)象嚴(yán)重，軟件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境面臨潛在的安全威脅，信息安全保障機(jī)制缺乏完善性，影響信息化技術(shù)管理實用性。②信息檔案管理體制不健全，各部門的檔案管理工作互相脫離，科室間的關(guān)系停留在傳統(tǒng)的封閉模式中，不能對數(shù)據(jù)進(jìn)行共享操作和統(tǒng)一管理，造成了人力和物力資源的額外耗損，降低了辦公和管理效率。③管理人員專業(yè)技術(shù)水平低。目前大多數(shù)醫(yī)院缺乏專業(yè)的檔案管理人才管，檔案管理人員薪資待遇低，工作缺乏積極性，不能及時為醫(yī)院發(fā)展提供寶貴的信息。并且醫(yī)院的檔案管理人員年紀(jì)普遍偏大，信息化水平普遍較低，技術(shù)能力較弱，很難勝任信息技術(shù)水平下的檔案管理工作。為解決信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中存在問題，下文對其應(yīng)用措施進(jìn)行探討。

信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用措施

加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)：醫(yī)院檔案有一定特殊性，其機(jī)密性高，專業(yè)性強(qiáng)，是醫(yī)院的寶貴財富。信息化檔案管理能將各類信息資料長期保存完整。當(dāng)前階段，醫(yī)院的信息化檔案管理普遍采用建立計算機(jī)局域網(wǎng)實現(xiàn)信息共享，同時配置打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備用于導(dǎo)出數(shù)據(jù)信息[2]。由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代快，使用壽命短，因此信息化檔案管理也需要定期對軟硬件的技術(shù)和設(shè)施進(jìn)行檢查維護(hù)、更新、升級，避免因機(jī)器故障或電腦病毒感染造成信息化檔案管理質(zhì)量的下降。同時，對信息管理人員進(jìn)行基本操作的培訓(xùn)，使其掌握設(shè)備的正確使用方法，避免因錯誤操作對硬件設(shè)施造成損傷。在對軟件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行維護(hù)的過程中，可以對計算機(jī)設(shè)置管理員權(quán)限，或?qū)ξ募Y料設(shè)置訪問權(quán)限，非授權(quán)人員及組織禁止訪問和修改檔案資料，增強(qiáng)計算機(jī)儲存檔案數(shù)據(jù)的安全性；另外，醫(yī)院可以聘請專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全工程師，對管理的系統(tǒng)、軟件以及所在局域網(wǎng)進(jìn)行全面的維護(hù)，一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞或病毒、黑客入侵，及時給予妥善處理，提高系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的安全性。

健全檔案的信息化管理機(jī)制：檔案的信息化管理目標(biāo)是實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速流通和操作過程的方便高效，為實現(xiàn)這一目標(biāo)，醫(yī)院的信息化檔案管理應(yīng)建立完善的機(jī)制[3]。通過各部門、單位間的協(xié)調(diào)配合和數(shù)據(jù)共享，來對數(shù)據(jù)化的檔案信息進(jìn)行有效管理，切實提高辦公效率和信息化技術(shù)的應(yīng)用效果。建立健全信息化的管理機(jī)制，首先要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的醫(yī)院工作模式中各部門、各科室間的關(guān)系，打破分散的、封閉的、割裂的工作格局，以管理機(jī)制中的數(shù)據(jù)共享需求為中心，建立集中的、開放的和統(tǒng)一的新型辦公結(jié)構(gòu)，各部門單位可以對檔案資料實行數(shù)據(jù)共享和自由傳遞，提高信息檔案信息的流通速度和管理人員的工作效率；其次，設(shè)立檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對所有部門共享的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行類別劃分，并設(shè)置檢索和導(dǎo)入導(dǎo)出功能，將檔案數(shù)據(jù)的管理系統(tǒng)化、有機(jī)化、整體化，提高其他部門檔案管理工作的效率，提升醫(yī)院的整體工作效果；最后，完善的機(jī)制建設(shè)需要一定的資金投入，傳統(tǒng)管理機(jī)制的運作依賴于各科室員工的報告和整理工作，檔案管理手段多為人工操作，對資金設(shè)備要求較低，而信息化檔案管理機(jī)制為使管理手段向信息化和智能化方向轉(zhuǎn)變，需要醫(yī)院聘請專業(yè)技術(shù)型人才和管理型人才，啟用現(xiàn)代化的信息技術(shù)設(shè)備，為達(dá)到這一目標(biāo)，需要醫(yī)院投入一定資金。

提高員工的信息化技術(shù)水平：信息化技術(shù)與人類日常工作和生活的聯(lián)系日益緊密，醫(yī)院的檔案管理人員在工作中除需具備基本的醫(yī)學(xué)專業(yè)知識外，還應(yīng)加強(qiáng)自身的信息技術(shù)能力[4]。能夠在數(shù)據(jù)檔案的管理工作中熟練操作軟件應(yīng)用和硬件設(shè)施，對檔案信息進(jìn)行檢索、檢閱、分類、導(dǎo)入導(dǎo)出及統(tǒng)計等技術(shù)操作。提高員工的信息技術(shù)能力，可以從多方面入手。首先，在職工招聘環(huán)節(jié)中，對應(yīng)聘者的計算機(jī)能力提出基本要求，計算機(jī)水平較低的求職者不能適應(yīng)工作崗位的需要，應(yīng)排除在外，以保證管理隊伍的整體信息技術(shù)水平；其次，開設(shè)信息化技術(shù)培訓(xùn)班，員工可根據(jù)自身的計算機(jī)技術(shù)水平接受不同難度等級的計算機(jī)理論知識教育和實踐性的技能訓(xùn)練，醫(yī)院通過課程培訓(xùn)，可以提高檔案管理人員對相關(guān)管理軟件的熟悉程度，同時規(guī)范對掃描儀、打印機(jī)和拷貝機(jī)等硬件設(shè)備的操作，提高檔案數(shù)據(jù)的整理和導(dǎo)出效率；再次，將計算機(jī)技能考核納入到員工的個人績效考核中，提高員工的重視程度，提升學(xué)習(xí)的自主性；最后，根據(jù)員工的信息化檔案管理效果，設(shè)立明確的獎懲制度，對因個人計算機(jī)技術(shù)能力較弱影響部門整體工作效率的員工，實行教育、批評或懲罰措施[5]。通過對管理人員采取多種方式的督促措施和技能培訓(xùn)，提高管理隊伍的整體信息化技術(shù)水平。

結(jié)語

在目前階段，信息化技術(shù)在部分醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用還存在諸多缺陷，需要醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和全體職工的共同努力。同時，通過對信息化技術(shù)正確、有效的應(yīng)用，有助于提高醫(yī)院檔案管理的便利性和效率性。信息時代下，醫(yī)院的辦公模式需要向信息化和現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)型，通過信息科學(xué)技術(shù)的運用，可以在一定程度上提升醫(yī)院服務(wù)水平和綜合實力，改善醫(yī)療環(huán)境和醫(yī)患關(guān)系，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的健康有序發(fā)展。

[1]陳小莉.探析新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,23(3):183.

[2]殷志紅.如何實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化[J].科技與企業(yè),2013,25(14):88.

[3]和贛紅.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位[J].中國市場,2012,19(41):72-73.

[4]馮浩.淺談如何實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化[J].科技資訊,2012,16(2):175.

[5]王海萍.新形勢下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的思考[J].中國中醫(yī)藥咨訊,2011,3(16):89-91.

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1009-6019(2014)08-0308-01