《中國給水排水》雜志社改制后的拓展經(jīng)營實踐

■衣春敏

《中國給水排水》雜志社有限公司，天津市和平區(qū)新興路52號都市花園大廈21層 300070，E-mail：ycm0128@126.com

《中國給水排水》雜志自1994年開始轉(zhuǎn)制［1］為國有企業(yè)，即開始自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧的探索。2012年的總經(jīng)營收入已突破800萬元，2013年被評為“全國百強科技期刊”。在已經(jīng)開展的多項經(jīng)營活動中，舉辦學(xué)術(shù)會議是一項重要舉措［2］。2004年我們與國家城市給水排水工程技術(shù)研究中心合作，舉辦了首期“脫氮除磷技術(shù)”培訓(xùn)班；從2005年以后逐漸形成了期刊社年會+專題研討會的會議制度，一直延續(xù)至今。

截至2013年6月，已經(jīng)舉辦了23場學(xué)術(shù)會議，參會人數(shù)約4800人。各年的會議情況匯總見表1。

表1 2004—2013年《中國給水排水》雜志社舉辦的學(xué)術(shù)會議匯總

歷屆會議的主題和專家學(xué)術(shù)報告都緊緊圍繞行業(yè)當(dāng)前的難點和熱點問題，參會人數(shù)相對穩(wěn)定，會議地點以滬、江浙、粵、閩一帶為主，每次會議都能爭取到較為可觀的贊助，確保了會議的服務(wù)質(zhì)量和經(jīng)濟收益。

1 成功辦會的幾個要素

1.1 精選主題

一個好的選題是會議成功的首要前提。會議選題信息主要來源于核心期刊的熱點專題、大型行業(yè)門戶網(wǎng)站以及各類學(xué)會、協(xié)會舉辦的會議等。根據(jù)已經(jīng)了解和掌握的信息以及已有的資源優(yōu)勢，并在一定范圍內(nèi)征求專家和編委的意見后確定會議選題。當(dāng)然也有一些會議根據(jù)突發(fā)重大問題臨時決定舉辦，例如2012年和2013年的雨洪控制利用會議等。由于近兩年城市防洪排澇的形勢嚴(yán)峻，公眾關(guān)注度高，所以這兩次會議都是安排在汛期前，只有2～3個月的籌備時間，但由于平時注重積累，相關(guān)單位都積極參與，會議效果令人滿意。目前整個水行業(yè)的技術(shù)交流非?；钴S，各種會議繁多，不乏同類或近似選題，甚至出現(xiàn)嚴(yán)重的全盤“抄襲”，在這樣的情況下既要獨辟蹊徑，有自己獨特的視角和切入點，還要找到合適的合作伙伴充分發(fā)揮區(qū)位資源優(yōu)勢。

1.2 充分準(zhǔn)備

會前籌備是否充分直接影響到會議的成敗。每次會議籌備時間一般為4～6個月，因此要盡早確定專人負(fù)責(zé)，其他人員配合，齊心協(xié)力。有人認(rèn)為期刊社辦會一般以中小型為主，人數(shù)不宜過多［3］，這倒也未必，能讓更多的人參與當(dāng)然最理想，收益多，傳播效果也更好。

（1）激勵措施

每個會議作為一個項目來獨立核算，主辦人相當(dāng)于“項目經(jīng)理”，全權(quán)負(fù)責(zé)整個項目的策劃、組織和實施，項目完成后期刊社都會進(jìn)行綜合評價，給予獎勵。實踐證明，這種項目經(jīng)理式的運作方式，充分發(fā)揮了激勵作用，主辦者與參與者都能很好地控制會議開支，想法設(shè)法爭取更多的贊助經(jīng)費。

（2）明確分工，體現(xiàn)特色

辦會不是靠一個人的力量就能完成的，需要組建項目團隊，分工明確，各負(fù)其責(zé)。盡管期刊社每年會議較多，但堅持要求流程規(guī)范，保證質(zhì)量，在總體風(fēng)格統(tǒng)一的前提下，可以體現(xiàn)主辦者的創(chuàng)意或創(chuàng)新。成功的嘗試可以不斷補充更新到標(biāo)準(zhǔn)操作流程里面，并得到獎勵。

（3）做好應(yīng)急預(yù)案

每個會議都要有應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對一些突發(fā)事件，例如天氣、發(fā)言嘉賓或主持人臨時缺席等，確保會議如期、有序進(jìn)行。

（4）注重參觀考察

每個會議的參觀考察項目一般都安排在大會主題演講結(jié)束后，參觀具有代表性的典型示范工程，代表可與現(xiàn)場技術(shù)人員充分交流自己最關(guān)心的問題，并得到第一手的資料。譬如以污泥處理處置為主題的會議已連續(xù)舉辦了4屆，分別安排參觀了好氧堆肥、厭氧發(fā)酵/工業(yè)化生物制氣、厭氧消化/熱電聯(lián)產(chǎn)以及污泥焚燒等工程項目，使代表對目前主流的污泥處理處置工程有了全面直觀的了解。

1.3 保證質(zhì)量

會議主題確定后，需緊扣主題，選擇大會主題報告和專題主持人。有的會議看重邀請著名學(xué)者、院士等做報告［4］，但從實際來看，權(quán)威專家名氣大，工作繁忙，難免“趕場”，且內(nèi)容重復(fù)、更新較慢，比較而言那些親自深度參與研究項目或工程項目的技術(shù)或管理人員非常值得挖掘和邀請。在會議主持方面，由于每次會議涉及的內(nèi)容較多、較深，按照專題進(jìn)行細(xì)致的劃分，邀請口才好、熟悉該領(lǐng)域的專家或教授擔(dān)任專題主持人，更能有針對性地引導(dǎo)會議研討走向，更能解決參會代表的實際問題。此外，應(yīng)廣泛地邀請“港澳臺”地區(qū)代表加入，他們不存在語言溝通的障礙，思維活躍，善于表達(dá)，能夠帶動內(nèi)地代表積極思考提問，參與討論。當(dāng)然，有條件的話，應(yīng)該盡量邀請到某領(lǐng)域的外國專家或?qū)W者參與，他們能夠帶來不同地區(qū)的經(jīng)驗和最新的觀點，有利于拓寬代表的學(xué)術(shù)視野。

1.4 做好服務(wù)

所有會務(wù)工作均由期刊社編輯負(fù)責(zé)，一般要提前2天進(jìn)駐，檢查各項準(zhǔn)備工作是否完善，尤其是會場布置和多媒體設(shè)備調(diào)試等。對開幕式和閉幕式等進(jìn)行簡化，將主要的時間放在專家講座和代表交流研討上。采取多種形式活躍學(xué)術(shù)氣氛，安排提問討論，營造濃厚的探討和爭鳴氣氛。對代表報到、餐飲、住宿和交通接送均要安排得有條不紊。遇到特殊要求的代表在不違反原則的情況下盡量予以解決［3］。精心安排外出參觀考察路線、車輛，確保安全。會務(wù)人員主動與參會代表溝通交流征求意見，并及時改進(jìn)。

2 正確看待會議的經(jīng)濟效益

忌以賺錢為目的［4］的提法并不準(zhǔn)確。舉辦會議，也是一種活動營銷［5］，取得一定的收益是很正常的事。至于盈利多少或者怎樣盈利，關(guān)鍵是要達(dá)到一個平衡，因為還要考慮可持續(xù)發(fā)展，不能涸澤而漁。首先是開動腦筋，策劃好的選題，滿足技術(shù)市場需求；其次貨比三家，選擇性價比高的會議地點，在會議細(xì)節(jié)上精打細(xì)算，避免浪費，也能實現(xiàn)盈利。譬如不要選擇豪華的四星或五星級酒店，每次根據(jù)實際就餐人數(shù)，及時變更就餐方式和預(yù)訂數(shù)量，只要做到口勤、腿勤，可以節(jié)約不少費用；在參觀考察項目上，盡量避免長途奔襲，既浪費時間和金錢，還增加了很多不安全因素；會務(wù)人員要精干，可以減少會議開支。

3 正確看待廣告招商和贊助商

有人認(rèn)為：在安排大會主題報告和交流發(fā)言時，一定要把好內(nèi)容關(guān)，不讓企業(yè)產(chǎn)品介紹出現(xiàn)在主題報告時間內(nèi)，以免影響會議的學(xué)術(shù)氛圍［4］，此觀點值得商榷。企業(yè)的技術(shù)或產(chǎn)品介紹能否出現(xiàn)在大會上、何時出現(xiàn)、怎樣出現(xiàn)，著實需要下一番功夫來細(xì)細(xì)考慮。以水行業(yè)為例，現(xiàn)在有些環(huán)保企業(yè)積極參與國家重大水專項的課題研發(fā)，他們本身有自己的科研和專利成果，需要積極推廣；再就是往往一些新的技術(shù)和產(chǎn)品是由環(huán)保企業(yè)向設(shè)計院和業(yè)主進(jìn)行推廣介紹，被其認(rèn)知和接受后才能用于工程實際，因此要正確看待贊助商和廣告商。他們不但能帶來新技術(shù)和新產(chǎn)品，還能為期刊社帶來最直接的經(jīng)濟效益。當(dāng)會議主題確定后，一定要認(rèn)真考量、評估行業(yè)里哪些企業(yè)最適合參與到會議中來，其信譽、業(yè)績需要重點考慮。從洽談合作意向開始，到安排合適的發(fā)言時段、協(xié)助修改PPT、會場布展、設(shè)計展示形象、為其介紹客戶等提供全程跟進(jìn)，讓他們感覺享受“超值貼心服務(wù)”。有過這樣合作經(jīng)歷的贊助商往往還會成為期刊的廣告商。

在學(xué)術(shù)會議里可以適當(dāng)穿插與會議主題密切相關(guān)的技術(shù)或產(chǎn)品的介紹，但是一定要把重點放在技術(shù)層面，宣傳要客觀，如果只是泛泛地、或夸大其詞地介紹一些常識性的資料或僅為商務(wù)展示，只能讓人感覺乏味，并對這個企業(yè)心生反感。作為主辦方，一定要花時間仔細(xì)研究，協(xié)助這些企業(yè)在會議過程中完美展示。

4 需要特別注意的問題

4.1 切忌影響正常的期刊編輯出版業(yè)務(wù)

毋庸置疑，期刊社的主業(yè)是期刊出版，因此辦會絕不能主次不分，千萬不要因為辦會占據(jù)了大量時間和精力，致使正常的期刊出版受到影響，導(dǎo)致稿件處理不及時、編輯質(zhì)量下降等問題。期刊社人手有限，辦會時一定要做好調(diào)控，合理布局、分工明確、有條不紊。若一年中會議次數(shù)頻繁，工作量和強度成倍增加，此時對相關(guān)人員的激勵機制需要充分發(fā)揮作用，使他們在業(yè)余時間的付出能夠得到回報。

4.2 善待會議資源，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展

所謂的會議資源，主要有期刊社自己、協(xié)會、學(xué)會或其他機構(gòu)舉辦的同類主題會議的參會人員通訊錄、演講名錄、論文集以及贊助商信息等。對這些信息一定要及時分類整理，錄入數(shù)據(jù)庫。期刊社可以利用多年積累的作者數(shù)據(jù)庫和讀者數(shù)據(jù)庫資料，圍繞會議主題進(jìn)行資源整合和拓展。對每次實際到會代表的信息進(jìn)行認(rèn)真登記、整理。每次會前通過期刊平臺、網(wǎng)站、手機短信等積極推廣，廣泛發(fā)布通知，爭取更多的人能參會。會議結(jié)束后的后續(xù)服務(wù)也非常重要，例如增值稅發(fā)票的開具和郵寄、會議發(fā)言PPT的整理發(fā)送，繼續(xù)教育證明的開具等，要有始有終。認(rèn)真對待征集到的優(yōu)質(zhì)會議論文，開辟“綠色通道”，第一時間告知作者是否可以或者何時在刊物上正式發(fā)表。通過開設(shè)專題或?qū)?，使會議論文的精華內(nèi)容得以及時與讀者見面，這樣既能調(diào)動作者投稿的積極性，也能夠讓讀者第一時間了解最新的會議動態(tài)，是會議服務(wù)最好的延伸。

4.3 規(guī)范辦會流程，提高工作效率

經(jīng)過10年的積累和總結(jié)，在會議主題、時間、地點、主題報告、參觀考察、會后服務(wù)（發(fā)票、照片、會議紀(jì)要發(fā)布、PPT上網(wǎng)等）、會議用品（論文集、胸卡、桌牌、參會指南等制作）、安排餐飲、收費等環(huán)節(jié)形成了一套標(biāo)準(zhǔn)化流程，不必委托給會務(wù)公司或旅行社，依靠期刊社自身的力量就可以高效完成。盡管這樣做比較辛苦，但可以充分培養(yǎng)和鍛煉編輯隊伍，實現(xiàn)了“一專多能”，既可以直接控制會議服務(wù)質(zhì)量，還能增加經(jīng)濟收益。

1 隅人.科技期刊改革的幾個問題.中國科技期刊研究，2013，24（1）：47-49

2 王新頻，吳小緩，史偉等.《水泥》38年良性發(fā)展歷程.中國科技期刊研究，2013，24（2）：354-357

3 胡玲.科技期刊舉辦學(xué)術(shù)會議的實踐與思考.引進(jìn)與咨詢，2002，（5）：50，53

4 潘淑君，李無雙，葉飛等.辦好學(xué)術(shù)會議促進(jìn)期刊發(fā)展.編輯學(xué)報，2009，21（3）：236-238

5 李靜，游蘇寧，關(guān)衛(wèi)屏等.醫(yī)學(xué)科技期刊轉(zhuǎn)企改制中品牌營銷的策略和途徑.中國科技期刊研究，2013，24（3）：568-571