高校辦公室應(yīng)處理好的五對(duì)關(guān)系

馬愛(ài)軍 危煜祥

(1.長(zhǎng)江大學(xué) 學(xué)校辦公室,湖北 荊州 434023;2.長(zhǎng)江大學(xué) 黨委組織部，湖北 荊州 434023)

一、處理好“大與小”的關(guān)系

辦公室工作職能比較多，經(jīng)常會(huì)遇到一些大事急事，如大型會(huì)議的組織、重要公文的處理、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和重要客人的接待、重大突發(fā)事件的處理與協(xié)調(diào)等等，這些都是學(xué)校和領(lǐng)導(dǎo)交辦的大事，牽涉到學(xué)校的全局，因此，必須十分謹(jǐn)慎地對(duì)待，講究效率與質(zhì)量，來(lái)不得半點(diǎn)馬虎。

在日常工作中，辦公室也有很多看起來(lái)并不重要的小事，如送發(fā)文件、接打電話(huà)、通知會(huì)議、校對(duì)公文、安排車(chē)輛、信訪(fǎng)接待等等，這些事情看似很小，也沒(méi)有太多的技術(shù)含量，但是看似小事，卻與學(xué)校的日常運(yùn)轉(zhuǎn)緊密相連。辦好了是件小事，而一旦出現(xiàn)紕漏或閃失，就會(huì)釀成大事。一份文件校對(duì)，可能因一個(gè)字沒(méi)有校對(duì)出來(lái)，就完全改變了本意，造成不良影響；一次會(huì)議，可能因話(huà)筒故障，致使會(huì)議質(zhì)量大打折扣；一次接待，可能因工作上的疏忽，而讓領(lǐng)導(dǎo)和客人不悅，等等。所以說(shuō)“辦公室工作無(wú)小事”，辦公室工作沒(méi)有絕對(duì)的大事小事之分，大事中有許多小的事情我們不能忽略，小事中也有很多大的責(zé)任讓我們不能大意，只有在工作中瞻前顧后，抓住重點(diǎn)，才能保證工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。對(duì)于工作中的大事、難事，我們要有足夠的自信，精心謀劃，舉重若輕；對(duì)于工作中的小事、雜事，我們要強(qiáng)化“細(xì)節(jié)決定成敗”的理念，小中見(jiàn)大，舉輕若重。真正在工作中做到“不以事小而不為，不以事雜而亂為，不以事急而盲為，不以事難而怕為”。

二、處理好“上與下”的關(guān)系

高校辦公室作為機(jī)關(guān)職能部門(mén)中的一個(gè)綜合協(xié)調(diào)部門(mén)，既要負(fù)責(zé)每位領(lǐng)導(dǎo)安排事項(xiàng)的落實(shí)，又要做好與其他各部門(mén)的溝通，在學(xué)校工作中是一個(gè)重要的角色。協(xié)調(diào)處理好“上下關(guān)系”，對(duì)于學(xué)校工作的上令下行，下情上達(dá)具有十分重要意義。

首先要處理好與領(lǐng)導(dǎo)層的關(guān)系。辦公室始終要與校黨委和行政班子保持一致，在處理問(wèn)題時(shí)要忠于領(lǐng)導(dǎo)意圖，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀,時(shí)時(shí)處處維護(hù)校黨委和行政班子以及班子成員的威信。同時(shí)，也要做到服從而不盲從，到位而不越位，對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù),分清輕重緩急，做到統(tǒng)籌兼顧，妥善處理。其次要處理好與領(lǐng)導(dǎo)層成員之間的關(guān)系。辦公室人員在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)過(guò)程中,要適應(yīng)校領(lǐng)導(dǎo)各自的做事風(fēng)格和思想,在當(dāng)好參謀的過(guò)程中不要顧此失彼,或者厚此薄彼，當(dāng)校領(lǐng)導(dǎo)之間有意見(jiàn)分歧時(shí)，辦公室人員一定要尊重主要領(lǐng)導(dǎo)與分管領(lǐng)導(dǎo)的工作分工，妥善處理，使領(lǐng)導(dǎo)之間相互補(bǔ)臺(tái)。最后要處理好與基層和師生員工的關(guān)系。學(xué)校辦公室除了為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),還要為基層服務(wù),為師生員工服務(wù)。因此,要切實(shí)處理好與學(xué)校各單位、各院系的關(guān)系，當(dāng)機(jī)關(guān)部門(mén)工作需要協(xié)調(diào)時(shí)，辦公室要發(fā)揮好職能，做好協(xié)調(diào)，使問(wèn)題得到解決。辦公室還要多到院系去調(diào)研，了解第一手資料，及時(shí)向校領(lǐng)導(dǎo)反映院系發(fā)展情況，為院系更好地發(fā)展尋求領(lǐng)導(dǎo)支持，也為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)依據(jù)。對(duì)于前來(lái)辦事、咨詢(xún)的師生員工，作為辦公室工作人員，要熱心服務(wù)，當(dāng)好表率，樹(shù)立良好的機(jī)關(guān)形象，對(duì)于解決不了的問(wèn)題，要認(rèn)真做好解釋工作。

三、處理好“里與外”的關(guān)系

隨著高等教育大眾化時(shí)代的到來(lái)，高校間科技、文化的交流越來(lái)越頻繁，高校與地方政府、企業(yè)的聯(lián)系越來(lái)越緊密。塑造對(duì)外形象，爭(zhēng)取外界支持和優(yōu)質(zhì)資源已成為高校創(chuàng)新管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。辦公室作為學(xué)校對(duì)外的“窗口”，在處理好校內(nèi)事務(wù)的同時(shí)，必須積極加強(qiáng)對(duì)外交流，在對(duì)外聯(lián)系中，有意識(shí)地宣傳學(xué)校辦學(xué)特色和建設(shè)發(fā)展，使外部更加了解學(xué)校，提高學(xué)校的知名度、美譽(yù)度，為學(xué)校發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好外部環(huán)境，當(dāng)然，這也對(duì)辦公室工作人員提出了要求，必須要有強(qiáng)烈的公關(guān)意識(shí)和良好的溝通能力。

要加強(qiáng)與主管部門(mén)和上級(jí)組織的聯(lián)系，協(xié)同學(xué)校有關(guān)職能部門(mén)積極尋求經(jīng)費(fèi)和政策上的支持，樹(shù)立辦公室人員愛(ài)崗敬業(yè)的良好形象。在高校之間交往過(guò)程中，要注重與兄弟高校同仁加強(qiáng)情感交流，培育濃厚友誼，達(dá)到彼此學(xué)習(xí)的目的，同時(shí)為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門(mén)和院系到兄弟高校學(xué)習(xí)考察創(chuàng)造良好的環(huán)境。辦公室還要注重處理好與地方政府的關(guān)系，學(xué)校在辦學(xué)過(guò)程中，許多事情都離不開(kāi)政府的支持，如周邊環(huán)境的治理、學(xué)生實(shí)習(xí)、學(xué)校建設(shè)規(guī)劃等等都與地方政府有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，學(xué)校辦公室應(yīng)在處理與地方政府的關(guān)系中發(fā)揮重要作用。此外，辦公室還要注重與合作企業(yè)的交流，在學(xué)校新科技合作和畢業(yè)生就業(yè)等工作中發(fā)揮協(xié)調(diào)紐帶作用。

四、處理好“虛與實(shí)”的關(guān)系

辦公室工作事務(wù)繁多，但是在很多人眼里，總認(rèn)為辦公室工作除了公文，就是跑堂打雜，務(wù)虛的多，務(wù)實(shí)的少。實(shí)際上辦公室工作虛中有實(shí)，實(shí)中有虛，關(guān)鍵在于如何把虛事實(shí)做。首先，要能知實(shí)情。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，為領(lǐng)導(dǎo)提供的信息必須是第一手資料，真實(shí)準(zhǔn)確，不能道聽(tīng)途說(shuō)，這就要求辦公室人員多到基層調(diào)研，了解基層的真實(shí)情況，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供依據(jù)和參考。其次，要講實(shí)話(huà)。在任何情況下，要堅(jiān)持原則，實(shí)事求是，說(shuō)實(shí)情，講實(shí)話(huà)，不要為了討好領(lǐng)導(dǎo)或是為了個(gè)人利益，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)虛報(bào)實(shí)情，講大話(huà)、假話(huà)、套話(huà)、空話(huà)，導(dǎo)致影響到領(lǐng)導(dǎo)的決策和阻礙學(xué)校事業(yè)的發(fā)展。此外要做實(shí)事。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，辦公室人員要多為領(lǐng)導(dǎo)著想，為師生著想，要牢固樹(shù)立服務(wù)師生的理念，深入一線(xiàn)解決院系和師生的實(shí)際困難與問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)排憂(yōu)，為基層解困。[1]

五、處理好“苦與樂(lè)”的關(guān)系

因?yàn)檗k公室工作的特殊性，辦公室人員節(jié)假日少，有時(shí)為了趕一份講話(huà)材料或是籌備一次會(huì)議，常常會(huì)加班至深夜，有時(shí)甚至通宵達(dá)旦。盡管工作很辛苦，即便做出成績(jī)，也沒(méi)有太多的表?yè)P(yáng)；相反，工作中由于領(lǐng)導(dǎo)的要求高，有時(shí)因?yàn)橐淮涡⌒〉募劼蜁?huì)挨一頓批。辦公室人員付出的多，得到的少，許多辛勞都是在幕后完成，所以辦公室工作的苦累，只有辦公室人員自己才知道。但是辦公室也是非常鍛煉人的地方，辦公室人員要處理好苦與樂(lè)的關(guān)系，要把苦事樂(lè)做，樹(shù)立任勞任怨的思想，能甘于奉獻(xiàn)，守住清貧，耐住寂寞，挑起重?fù)?dān)；要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，把事當(dāng)事，精益求精，勇于做難事,敢于擔(dān)重任，努力把簡(jiǎn)單的事情做得不簡(jiǎn)單，把平凡的事情做得不平凡；要?jiǎng)?chuàng)造良好的辦公室工作環(huán)境，豐富文娛體育生活，培育高雅情操，使自己有一個(gè)健康的體魄和一個(gè)良好的情趣，從而心情舒暢地投入工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]項(xiàng)茜，黃小芳.用辯證思維探析高校辦公室工作的“十大”關(guān)系[J].北京城市學(xué)院學(xué)報(bào)，2008(6).