EXCEL電子表格在期刊管理中的運(yùn)用

夏曉林

摘 要：文章從期刊管理程序的特點(diǎn)和Excel功能的匹配程度上，介紹了在期刊管理過程中運(yùn)用Excel電子表格的可行性、實(shí)際工作中的具體操作以及實(shí)踐中的一些經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，以期與同行們共享。

關(guān)鍵詞：期刊；管理；Excel電子表格

期刊是傳遞情報(bào)信息、交流學(xué)術(shù)思想的重要文獻(xiàn)形式，它作為一種連續(xù)出版物，具有出版周期短、形式靈活、信息量大、讀者廣泛、報(bào)道及時(shí)、內(nèi)容新穎、傳播速度快、學(xué)科覆蓋面廣等特點(diǎn)，是高校圖書館的重要信息資源，受到高校教學(xué)及科研人員的廣泛重視。期刊管理方法是否妥當(dāng)，直接影響期刊的利用率。然而，就目前的現(xiàn)實(shí)狀況來看，相當(dāng)多的高校圖書館的期刊管理工作和實(shí)際需要還相差甚遠(yuǎn)，從期刊征訂、登記到現(xiàn)刊、過刊的管理等環(huán)節(jié)都存在有問題。要想使期刊管理的全過程盡可能的順溜、完善，就必須用科學(xué)的方法和科學(xué)的操作。

由于本館資源整合的需要，筆者有幸參加了期刊的采編工作，在實(shí)際工作中，探索出一種簡捷的方法即應(yīng)用通用軟件EXCEL電子表格進(jìn)行期刊管理，供還未能使用專門圖書管理系統(tǒng)軟件的圖書館、資料室參考。

1 期刊管理中運(yùn)用EXCEL的可行性

1.1 期刊的連續(xù)性

眾所周知，期刊作為文獻(xiàn)資源的重要組成部分，具有時(shí)效性較強(qiáng)、信息更新快、信息量大、連續(xù)性較強(qiáng)等特點(diǎn)。這個(gè)特點(diǎn)也就決定了期刊管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)亦需具有系統(tǒng)性、繼承性和連續(xù)性。隨著期刊形式和內(nèi)容的變化以及讀者閱讀需求的變化，也要求高校期刊管理的流程在原來成熟規(guī)范的基礎(chǔ)上進(jìn)一步發(fā)展和完善，使之能更好的提高管理效率和更好的服務(wù)于讀者。

1.2 EXCEL的功能

Microsoft Excel是辦公自動(dòng)化中非常重要的一款軟件，很多巨型國際企業(yè)都是依靠Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。它不僅僅能夠方便的處理表格和進(jìn)行圖形分析，其更強(qiáng)大的功能體現(xiàn)在對(duì)數(shù)據(jù)的自動(dòng)處理和計(jì)算，Excel是微軟公司的辦公軟件Microsoft office的組件之一，是由Microsoft為Windows和Apple Macintosh操作系統(tǒng)的電腦而編寫和運(yùn)行的一款試算表軟件。直觀的界面、出色的計(jì)算功能和圖表工具，使Excel成為最流行的微機(jī)數(shù)據(jù)處理軟件[1]。

1.3 期刊管理和EXCEL特點(diǎn)的相融性

期刊是一種連續(xù)出版物，出版周期短，且每種期刊都有其系統(tǒng)性、完整性，而整個(gè)期刊管理過程又包括期刊訂購、現(xiàn)刊管理、過刊管理三個(gè)工作環(huán)節(jié)，這三個(gè)環(huán)節(jié)必須協(xié)調(diào)統(tǒng)一、前后一致、環(huán)環(huán)緊扣。輕松好用的管理軟件EXCEL表格的諸多功能非常符合、滿足這種需要。

2 操作實(shí)踐

2.1 期刊預(yù)訂

期刊征訂是期刊服務(wù)和管理的開端，作為第一個(gè)環(huán)節(jié)，它對(duì)期刊整體工作起著打好基礎(chǔ)的關(guān)鍵作用，關(guān)乎著整個(gè)期刊信息資源的質(zhì)量。做為高校圖書館，應(yīng)根據(jù)圖書館的實(shí)際情況和師生的需求，從多家出版社或書刊發(fā)行公司進(jìn)行選購，其工作復(fù)雜，容易弄混。但用EXCEL軟件就較為清楚、簡單。首先打開一本EXCEL工作薄，給這本工作簿命名，比如“XXX大學(xué)期刊征訂（招標(biāo)公司）”。因?yàn)橐粋€(gè)大學(xué)一年的所有期刊不可能只在一家公司征訂，那么你就按需要添加工作表，sheet1，sheet2，…n，每頁工作表格可以設(shè)為相應(yīng)的名稱，如“曠怡、海天、中科”等等，你點(diǎn)擊每一頁，它都是一份相當(dāng)獨(dú)立的工作表，你可以將上軸的A、B、C、…各欄按需要設(shè)定為一些重要項(xiàng)目，比如所訂刊的郵發(fā)代號(hào)、ISSN號(hào)、刊名、價(jià)格等，如下圖1。然后就可以將出版商提供的書目有選擇地進(jìn)行復(fù)制、粘貼到這張表格中，從而形成該校在某家出版商的期刊征訂單。

圖1 期刊訂購表

利用EXCEL的求和等計(jì)算功能，可以很輕松、快捷、準(zhǔn)確地計(jì)算出在某公司所訂期刊的總份數(shù)、總價(jià)格等。因EXCEL表格同樣可以復(fù)制、粘貼，還可以進(jìn)行各種編輯，所以，你可以將圖一復(fù)制多份分發(fā)給不同的部門，如收到、裝訂部門等，按需所用。期刊征訂完了，那就要進(jìn)行下一步的記到、收發(fā)工作。

2.2 現(xiàn)刊登到

記到是對(duì)期刊到館情況的記錄。這只要把采購部提供的訂購目錄復(fù)制一份，作為底本。為了使登記表簡明清晰，可以把登記時(shí)不用的項(xiàng)目隱藏起來，如期刊分類號(hào)、價(jià)格、館藏地等。再按管理需要增加一些項(xiàng)目，其中期號(hào)是期刊登記表必須的，一般按月刊設(shè)置為十二期，如果刊期是半月刊、旬刊、周刊等，則按需要插入若干行，也可在單元格中插入斜杠，依此類推。如下圖2，在圖1的基礎(chǔ)上添加了一些項(xiàng)目，以供登到。

圖2 期刊登到表

在現(xiàn)刊記到過程中，利用Excel的查找功能，可輸入任何一個(gè)信息進(jìn)行檢索，查詢，將到館期刊輸入到工作表相應(yīng)的月份內(nèi)，且每期必須單獨(dú)記到，區(qū)分出具體哪一期，防止記混。全部輸人后，進(jìn)行保存，此批記到工作完成。還可以利用Excel的“字體顏色”以不同顏色突出顯示文本等功能，對(duì)缺刊、少刊、合刊以及遲到的刊期進(jìn)行標(biāo)注，以備年終核查、催缺使用。

2.3 缺刊催詢

期刊工作中另一經(jīng)常發(fā)生的問題，就是缺期少份，這就需要及時(shí)催補(bǔ)。剛接觸期刊管理工作時(shí)，本人被要求查找全年的缺刊，方法就是：每份期刊，你都要打開其編目數(shù)據(jù)，從編目數(shù)據(jù)的“所有卷冊”項(xiàng)目里，根據(jù)該刊的刊期預(yù)定和已到期刊的對(duì)比，查出其缺刊的具體情況，然后還要拿這些缺刊去找出版社，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還不一定準(zhǔn)確。用電子表格進(jìn)行到刊登錄后，期刊是否到館一目了然，能隨時(shí)發(fā)現(xiàn)期刊缺期少份。從上表可以很明顯地看出缺刊、少刊、合刊以及遲到的刊物，更能看出缺刊的供應(yīng)方是哪家出版社或招標(biāo)商，方便管理員打印催詢通知給采編部。

2.4 過刊管理

期刊裝訂成冊便于管理和利用?，F(xiàn)刊閱覽室的期刊流通閱覽一段時(shí)間后就成為過刊。為保證期刊文獻(xiàn)的連續(xù)性和完整性，提高利用價(jià)值，需要將過刊裝訂成冊，編目收藏到書庫借閱。應(yīng)用電子表格管理過刊，只需將上述期刊登記表做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，刪除不必要的項(xiàng)目，增加合訂本項(xiàng)目，如：裝訂期數(shù)、裝訂冊數(shù)、裝訂本數(shù)、裝訂序號(hào)、收藏單位等項(xiàng)目，形成期刊合訂表。由工作人員將下架的過刊，按厚薄、刊期的順序等實(shí)際情況，有規(guī)律地捆扎好，再將捆扎待裝的數(shù)據(jù)一一填寫到合定表中，便可打印出裝訂清單。待一批期刊裝訂好了后，再由編目部將其MARC數(shù)據(jù)做相應(yīng)的修改，最后將這些裝訂成冊的期刊收藏到書庫，供讀者借閱。在全面的清理整頓，分類編目，按類排架基礎(chǔ)上，將過刊書目信息輸入到Excel表格的后備添加項(xiàng)里。

3 總結(jié)及建議

3.1 簡單直觀、容易理解

用電子表格進(jìn)行的期刊管理與傳統(tǒng)的期刊管理過程、內(nèi)容完全一樣，無需重新學(xué)習(xí)。不同之處僅僅是管理形式、方式有了改進(jìn)，電腦輸入打印代替了手工書寫，電腦查詢代替了翻找卡片，電腦統(tǒng)計(jì)代替了繁雜的計(jì)算，電子表格上可以隨時(shí)、隨處、隨需修改。所以其工作過程非常容易理解，期刊管理人員容易掌握、應(yīng)用。

3.2 一次性輸入，多次使用

電子表格能使整個(gè)期刊管理過程，包括訂購、登錄、裝訂、收藏等一系列管理工作在同一表格上完成，通過復(fù)制、增加或減少行列等功能，按需要反復(fù)使用工作表[2]。當(dāng)需要訂購新年度期刊時(shí)，因?yàn)樾履甓鹊钠诳话闩c原有的期刊訂購出人不大，所以只需復(fù)制原有的訂購目錄，利用Excel的刪行、增行功能，將停訂的期刊刪去，將新增期刊的相關(guān)信息填入到相應(yīng)的單元格內(nèi)，即可完成新一年的期刊訂購目錄。同樣，此目錄可供其它部門（如簽到、裝訂等）做適當(dāng)?shù)奶幚砗笫褂谩?/p>

3.3 功能多多、操作方便

期刊的變化較大，常出現(xiàn)合刊、?？?、增刊、更名等現(xiàn)象，Excel提供了給單元格增加批注的功能，便于對(duì)期刊的分編、裝訂、補(bǔ)缺等管理工作。當(dāng)把鼠標(biāo)移動(dòng)到單元格之上時(shí)，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插人批注”命令，系統(tǒng)會(huì)彈出一個(gè)批注框，在其中按需要輸入文字，對(duì)這個(gè)單元格內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充說明[3]。這些信息可供整個(gè)期刊管理人員使用，使期刊管理更具一致性、系統(tǒng)性，在整體質(zhì)量和效果上更加完善。

3.4 自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確

EXCEL軟件集表格和word文檔的雙重特質(zhì)，具有強(qiáng)大的編輯和統(tǒng)計(jì)分析功能，它的自動(dòng)排序、填空、查找、求和、分類匯總等功能都是其它一些軟件所無法比擬的。在整個(gè)期刊管理過程中，可以按實(shí)際需要進(jìn)行操作，還可以隨時(shí)進(jìn)行各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、總和、以及對(duì)各種數(shù)據(jù)的分析，為以后的期刊征訂及管理工作提供實(shí)質(zhì)性的依據(jù)。

4 結(jié)束語

圖書館期刊部門不應(yīng)使期刊管理在低層次、低水平上徘徊。要在搞好具體業(yè)務(wù)的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)期刊工作的規(guī)律進(jìn)行研究，大膽采用新技術(shù)、新觀點(diǎn)，創(chuàng)新期刊管理，探求期刊工作的最佳方式和手段，建立較完整的期刊工作理論體系與工作規(guī)范，不斷調(diào)整、完善期刊管理工作的方法，促進(jìn)期刊工作向廣度和深度轉(zhuǎn)化，提高期刊資源利用率，使高校圖書館期刊管理更科學(xué)化。筆者認(rèn)為，EXCEL在期刊管理中的應(yīng)用給期刊管理工作者帶來很多好處，不管是從理論還是實(shí)際性操作，都是切實(shí)可行、行之有效的。

參考文獻(xiàn)

[1]費(fèi)春梅.Excel在信息管理方面的應(yīng)用[J].價(jià)值工程，2010，（03）：152.

[2]何春濱.電子表格在期刊閱覽室現(xiàn)刊管理中的應(yīng)用[J].圖書館，2008，（01）：96-97.

[3]羅玉琴.電子表格在期刊管理中的應(yīng)用[J].高教論壇，2008，（01）：155-157.