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      試述如何提升內(nèi)審人員的溝通能力

      2014-03-20 21:39:12張秀梅
      財(cái)經(jīng)界·學(xué)術(shù)版 2014年3期
      關(guān)鍵詞:溝通交流內(nèi)審審計(jì)工作

      張秀梅

      摘要:溝通創(chuàng)造價(jià)值,良好有效地溝通可以在工作中達(dá)到事半功倍的效果。內(nèi)審人員應(yīng)具有較強(qiáng)的溝通表達(dá)能力,才能促進(jìn)審計(jì)效率和效果的提高,充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督、服務(wù)職能,促進(jìn)公司防范風(fēng)險(xiǎn)、合法經(jīng)營、規(guī)范運(yùn)作,為企業(yè)規(guī)范管理及長遠(yuǎn)發(fā)展保駕護(hù)航。

      關(guān)鍵詞:內(nèi)部審計(jì) 溝通能力

      一名優(yōu)秀的內(nèi)審人員除了應(yīng)具備豐富的理論知識(shí)及扎實(shí)的業(yè)務(wù)技能外,還應(yīng)具備較強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)能力,不過在具體審計(jì)實(shí)務(wù)中,溝通問題也是審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)集中區(qū)域之一。

      一、有效溝通交流是做好內(nèi)部審計(jì)工作的重要基礎(chǔ)

      當(dāng)前,內(nèi)部審計(jì)工作由傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)監(jiān)督,查錯(cuò)糾弊為主轉(zhuǎn)向深入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理環(huán)節(jié),查找管理活動(dòng)中的效率、效益、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行等可能出現(xiàn)的問題,說明企業(yè)內(nèi)部單位提高績效,降低或避免經(jīng)濟(jì)、政策風(fēng)險(xiǎn),促進(jìn)企業(yè)提高管理水平。由于審計(jì)內(nèi)容和審計(jì)對(duì)象的等方面的變化,審計(jì)人員接觸到的人員不僅局限于財(cái)務(wù)人員和財(cái)務(wù)信息,需要與更多的相關(guān)部門和人員的交流互動(dòng)。這就要求審計(jì)人員不僅要有更多的知識(shí)儲(chǔ)備,還要有與人打交道和溝通的本領(lǐng)。本人多年的實(shí)踐和觀察,對(duì)此有著深刻地體會(huì)。

      搞好內(nèi)部審計(jì)工作,能否進(jìn)行有效地溝通至關(guān)重要,其主要原因如下。一是審計(jì)部門主要職能特殊。審計(jì)的主要職能是監(jiān)督服務(wù),內(nèi)部審計(jì)的過程實(shí)際上是查找被審計(jì)單位或部門在經(jīng)營管理或某個(gè)事項(xiàng)是否存在偏差、問題及風(fēng)險(xiǎn),審計(jì)部門與被審計(jì)部門存在潛在的矛盾沖突,從普遍性上講,沒有人喜歡別人對(duì)自已的工作評(píng)品、指點(diǎn)。二是審計(jì)部門地位特殊,審計(jì)部門一般受單位一把手直接領(lǐng)導(dǎo),審計(jì)完成后的報(bào)告直接送達(dá)企業(yè)一把手和被審計(jì)部門分管領(lǐng)導(dǎo)手中。被審計(jì)部門領(lǐng)導(dǎo)和人員往往擔(dān)心在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題或工作上的漏洞報(bào)到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)手中,對(duì)自身和部門產(chǎn)生不利因素,往往自覺或不自覺地抵觸、遮掩,設(shè)置障礙,不愿很好配合。沒有人想讓自已的負(fù)面讓別人呈現(xiàn)給自已的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。三是內(nèi)部審計(jì)涉及面廣,在取證的過程中,往往會(huì)涉及大量的非財(cái)務(wù)的信息,包括計(jì)劃、基建、商務(wù)等多項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù),這不僅對(duì)內(nèi)部審計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出更高的要求,還要具有廣泛的知識(shí)和主動(dòng)溝通的意識(shí),針對(duì)不同的業(yè)務(wù)特點(diǎn),不同類型的業(yè)務(wù)人員能夠針對(duì)性的開展有效地交流溝通,高效地獲取有效的信息,完成審計(jì)任務(wù)。正是由于內(nèi)部審計(jì)工作特殊,如果沒有有效地溝通交流,往往很難達(dá)到預(yù)期的審計(jì)效果。

      成功地完成內(nèi)部審計(jì)工作,除了有良好的審計(jì)團(tuán)隊(duì) ,還需要得到各言面的支持與配合。首先需要得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)包括分管被審計(jì)部門領(lǐng)導(dǎo)的大力支持,需要做好請示、匯報(bào);需要被審計(jì)部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的信任、理解和配合;需要與被審計(jì)對(duì)象相關(guān)的單位和人員的協(xié)助、配合,這都要搞好交流溝通。如果沒有很好的與被審計(jì)部門領(lǐng)導(dǎo)及工作人員交流溝通,不僅在審計(jì)過程中很難得到有效信息,審計(jì)意見和建議也不易于被審計(jì)部門接受和采納。同時(shí)在審計(jì)過程中,團(tuán)隊(duì)內(nèi)部之間及時(shí)的交流經(jīng)驗(yàn),交換信息也很重要??傊行У販贤ń涣髟趦?nèi)部審計(jì)中無處不在。

      二、內(nèi)部審計(jì)溝通中經(jīng)常遇到的問題

      從總體講,內(nèi)部審計(jì)過程中的信息交流溝通大都能順利進(jìn)行,但也常會(huì)遇到類似如下一些問題需要解決和一些事項(xiàng)需要注意。

      (一)內(nèi)審人員專業(yè)知識(shí)欠缺及業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)不足限制或影響內(nèi)部審計(jì)的溝通效果

      近幾年,由于內(nèi)部審計(jì)轉(zhuǎn)型,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)審計(jì)逐漸被管理審計(jì)、效益審計(jì)以及以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向內(nèi)部控制審計(jì)等取代。特別近年來內(nèi)審更突出安全環(huán)保、對(duì)外投資、工程建設(shè)、質(zhì)量管理等領(lǐng)域,因此,要求內(nèi)審人員向多元化專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)發(fā)展。內(nèi)部審計(jì)人員往往大都從會(huì)計(jì)崗位轉(zhuǎn)調(diào)過來,但對(duì)其它專業(yè)知識(shí)相對(duì)較弱,影響內(nèi)審工作的信息順利溝通交流,需要加強(qiáng)和提高。

      (二)審計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及其成員與被審計(jì)單位相關(guān)人員職級(jí)不對(duì)等影響信息溝通效果

      審計(jì)項(xiàng)目一般由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、主審及其組員構(gòu)成,審計(jì)部門的負(fù)責(zé)人不可能參與每一個(gè)現(xiàn)場審計(jì)。這樣,負(fù)責(zé)實(shí)施現(xiàn)場審計(jì)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與被審計(jì)單位有關(guān)人員相比職級(jí)普遍較低,加之是內(nèi)部審計(jì),審計(jì)人員與被審計(jì)單位人員相互熟悉,低級(jí)審計(jì)高級(jí)的尷尬容易造成審計(jì)人員就某些重要事項(xiàng)或敏感問題進(jìn)行溝通時(shí)也會(huì)增加難度,難以達(dá)預(yù)期效果。

      (三)被審計(jì)單位對(duì)內(nèi)審的認(rèn)識(shí)不夠,阻礙內(nèi)審工作的開展

      目前,不少人對(duì)內(nèi)部審計(jì)的認(rèn)識(shí)大多仍停留在查賬、找錯(cuò)的表面認(rèn)識(shí)上,沒有認(rèn)識(shí)到內(nèi)審工作的另一面是幫助部門進(jìn)行管理體檢,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),避免或減少風(fēng)險(xiǎn),提高管理水平,抵制心理嚴(yán)重,態(tài)度不夠坦誠,造成了很難溝通甚至根本無法溝通。對(duì)存在的問題不說或少說,使內(nèi)審人員花更多的時(shí)間取證,費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

      (四)部分企業(yè)高層管理人員對(duì)審計(jì)工作不很重視,沒有給予大力支持

      一些企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)把注意力往往放在主營業(yè)務(wù)部門和與主營業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度大的人、財(cái)、物等重要管理部門,內(nèi)部審計(jì)工作往往不被重視,有了問題,才讓審計(jì)部門去查問題,找原因,堵漏洞。

      三、提升內(nèi)審人員溝通水平的路徑

      內(nèi)審人員在不斷提高自身業(yè)務(wù)能力、拓寬本企業(yè)范圍的知識(shí)面外,還應(yīng)在平時(shí)工作中多觀察、多學(xué)習(xí)、勤思考,不斷提高溝通的技巧和水平。

      (一)注重和領(lǐng)導(dǎo)層的溝

      在特定組織內(nèi)部,領(lǐng)導(dǎo)的支持是審計(jì)工作順利推進(jìn)的重要保障,審計(jì)部門人員首先要學(xué)會(huì)和領(lǐng)導(dǎo)的有效溝通。要積極主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)審計(jì)工作,提出切合實(shí)際的建議,主動(dòng)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。與領(lǐng)導(dǎo)溝通一定事先要做好準(zhǔn)備,能夠提出問題并拿出解決問題的措施、建議,最忌只給領(lǐng)導(dǎo)提問題,沒有解決方案,把問題拋給領(lǐng)導(dǎo)。應(yīng)把解決問題的措施、辦法多列出幾條,供領(lǐng)導(dǎo)參考。

      (二)注重和被審計(jì)單位和業(yè)務(wù)部人員平等、真誠地溝通

      在進(jìn)入審計(jì)調(diào)查和實(shí)施過程中,可以用表格或問卷方式,也可以向工作人員了解,初步掌握被審部門可能存在的漏洞和不足。進(jìn)入審計(jì)部門開始審計(jì)時(shí),應(yīng)召開見面會(huì),就審計(jì)的內(nèi)容、重點(diǎn)、要求進(jìn)行溝通交流,相互增進(jìn)了解。對(duì)管理中存在的漏洞和問題,要進(jìn)行認(rèn)真的求證查實(shí)。無論是調(diào)查問題、座談詢問、交換意見、征詢解答還是總結(jié)經(jīng)驗(yàn),所有的溝通都要給人以誠懇、真誠感,只有真誠才能取得信任,才能讓對(duì)消除戒備,溝通交流才能效進(jìn)行。endprint

      (三)注重審計(jì)報(bào)告提交前的交流與溝通

      為保證審計(jì)結(jié)論的客觀、公正,在審計(jì)報(bào)告正式提交前,要主動(dòng)與被審計(jì)部門進(jìn)行充分溝通,就審計(jì)結(jié)論認(rèn)真聽取被審計(jì)部門意見,爭取他們出具書面回饋意見,避免今后出現(xiàn)分歧。審計(jì)結(jié)束應(yīng)就整個(gè)審計(jì)進(jìn)行整體溝通,要努力與被審計(jì)部門就如何堵住管理漏洞,提高管理水平、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)管理、加強(qiáng)制度建設(shè)等進(jìn)行深入交換意見,幫助提高管理。

      (四)注重審計(jì)原則和溝通交流的技巧

      內(nèi)部審計(jì)人員在工作中始終要堅(jiān)持原則性,在堅(jiān)持原則的前提下掌握靈活性,要注意溝通立場,應(yīng)具有職業(yè)審慎態(tài)度,為了審計(jì)目標(biāo)做個(gè)認(rèn)真傾聽者、主動(dòng)思考者以及關(guān)鍵提問者。在溝通過程中不放過任何細(xì)節(jié),往往一些細(xì)節(jié)和一些本能的反應(yīng)的表情的肢體動(dòng)作,都可能對(duì)審計(jì)人員提供很有用的線索提示。同時(shí),內(nèi)審人員要掌握溝通技巧,注重溝通方式、方法及語氣,取得對(duì)方的理解、合作和支持。對(duì)此,一要保持良好的個(gè)人形象,要注意儀表,面帶微笑可給對(duì)方好感,增加溝通的效果。二要講究語言的藝術(shù)性;三要注意少講或不講套話、大話、空話,多講實(shí)話;四應(yīng)該用心傾聽,積極反饋,學(xué)會(huì)選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)用適當(dāng)?shù)姆绞奖磉_(dá)。

      (五)注意積淀提升個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)

      審計(jì)人員除了具有原則性、客觀的職業(yè)素養(yǎng)外,還應(yīng)具有良好的溝通交流能力,具備明確、流利的口頭交流和言簡意賅,表術(shù)準(zhǔn)確的書面交流能力。對(duì)此,一要加強(qiáng)學(xué)習(xí),多讀書,內(nèi)審人員除了要學(xué)習(xí)社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、哲學(xué)等書籍外,還要學(xué)習(xí)法律法規(guī)、政策文件及企業(yè)的有關(guān)規(guī)章制度,應(yīng)多看報(bào)紙、雜志及上網(wǎng)等,讓自已跟上時(shí)代的脈博和大眾的思想的語言,這些對(duì)內(nèi)審中的交流溝通都重要。二要多觀察,多總結(jié),勤思考,要多總經(jīng)他人和自的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),并在實(shí)踐中不斷地運(yùn)用提高。觀察別人和總結(jié)別人與自己都要認(rèn)真思考,思考的過程就是總結(jié)分析的過程,這樣就會(huì)使自己在內(nèi)審中溝通交流的能力得到很快的提高。

      四、結(jié)束語

      實(shí)踐證明,出色的人際交往能力及溝通表達(dá)能力,有助于內(nèi)部審計(jì)人員更有效地完成審計(jì)任務(wù)。內(nèi)審人員應(yīng)具備較強(qiáng)的人際交往技能,并在工作中能夠恰當(dāng)?shù)嘏c他人進(jìn)行有效的溝通,正確處理好與組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員的關(guān)系,減少被審計(jì)對(duì)象的抵觸情緒、工作阻力,對(duì)于順利開展內(nèi)部審計(jì)工作具有良好的促進(jìn)作用。內(nèi)審人員要持續(xù)學(xué)習(xí),不斷提高自身修養(yǎng)和溝通與交流能力,促進(jìn)內(nèi)審質(zhì)量的提升,充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督、服務(wù)職能,促進(jìn)公司防范風(fēng)險(xiǎn)、合法經(jīng)營、規(guī)范運(yùn)作,為企業(yè)規(guī)范管理及長遠(yuǎn)發(fā)展保駕護(hù)航。

      參考文獻(xiàn):

      [1]張紅英,陳東.2007:《中國內(nèi)部審計(jì)準(zhǔn)則——闡釋與應(yīng)用》

      [2]《內(nèi)部審計(jì)基本準(zhǔn)則》

      [3]2012年第4期:《審計(jì)文摘》

      [4]史蒂芬.柯維 《成功人士的七個(gè)習(xí)慣》

      [5]《卡耐基成功全集(第五卷)——社會(huì)交往技巧》endprint

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