對(duì)高校檔案館以信息化建設(shè)促進(jìn)業(yè)務(wù)建設(shè)的幾點(diǎn)思考

對(duì)高校檔案館以信息化建設(shè)促進(jìn)業(yè)務(wù)建設(shè)的幾點(diǎn)思考

本文分析了高校檔案館因未能正確處理好信息化建設(shè)與檔案業(yè)務(wù)建設(shè)關(guān)系而出現(xiàn)的幾個(gè)主要問(wèn)題，提出了信息化建設(shè)應(yīng)立足檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，圍繞學(xué)校要求和社會(huì)需求，有計(jì)劃、分步驟開展，達(dá)到以信息化建設(shè)規(guī)范檔案業(yè)務(wù)，用業(yè)務(wù)建設(shè)促進(jìn)信息化建設(shè)的目標(biāo)。

高校；檔案信息化建設(shè)；業(yè)務(wù)建設(shè)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)及多媒體技術(shù)日漸成熟和廣泛應(yīng)用，世界各國(guó)的檔案工作正朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。采用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理和利用的水平，加快檔案信息化建設(shè)，是當(dāng)前高校檔案管理工作改革發(fā)展的必然趨勢(shì)。我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)從二十世紀(jì)九十年代開始，進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)發(fā)展速度加快，少數(shù)綜合類高校已基本建成數(shù)字化檔案館，多數(shù)高校的信息化建設(shè)也已啟動(dòng)，檔案信息化成為全國(guó)高校檔案工作普遍的熱點(diǎn)。

作為業(yè)界同仁，大多數(shù)高校檔案館建館時(shí)間較短，尚處在業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型和職能轉(zhuǎn)軌時(shí)期，存在檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱，對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)存在偏差、建設(shè)規(guī)劃不明確等問(wèn)題，影響了信息化和檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。本文擬從高校檔案信息化建設(shè)存在的幾個(gè)問(wèn)題出發(fā)，探討構(gòu)建業(yè)務(wù)建設(shè)和信息化建設(shè)相互促進(jìn)的工作思路。

一、存在的主要問(wèn)題

（一）對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)存在偏差

認(rèn)識(shí)檔案信息化的過(guò)程是教育思想、教育觀念轉(zhuǎn)變的過(guò)程，是以信息化為切入口對(duì)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題進(jìn)行分析的過(guò)程。由于缺乏一套完整的理論，對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)存在偏差，工作中突出表現(xiàn)在片面追求數(shù)字化，把檔案文獻(xiàn)的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)等同于檔案信息化的建設(shè)等方面。許多檔案館在缺乏實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)體系指導(dǎo)情況下，檔案基礎(chǔ)工作準(zhǔn)備不足，片面追求檔案工作的“現(xiàn)代化”、“信息化”，追求紙質(zhì)檔案數(shù)字化的速度、進(jìn)度、完成量，片面地認(rèn)為館藏?cái)?shù)字化加信息上網(wǎng)就是信息化。

（二）信息化建設(shè)“軟件”基礎(chǔ)薄弱

高校檔案館的職能定位主要是為教育教學(xué)工作服務(wù)。獨(dú)立建館之前，高校檔案的利用主要集中在工作查考上，對(duì)檔案信息服務(wù)要求不高，既沒有對(duì)檔案信息深度挖掘的動(dòng)力，也沒有提供有特色信息服務(wù)的壓力，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)嚴(yán)重滯后，更談不上整合所有檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)之后的二次檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。以北京高校為例，大多數(shù)高校的信息化建設(shè)停留在紙質(zhì)檔案數(shù)字化、檔案的案卷目錄和歸檔的文件目錄數(shù)字化的階段，有本校特色的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)仍處在規(guī)劃設(shè)計(jì)階段。

在已經(jīng)建立OA系統(tǒng)的高校中，檔案的數(shù)字化和電子文件的采集、接收程序建設(shè)落后。一是數(shù)據(jù)不完整，一些高校只錄一些基本數(shù)據(jù)。二是數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)輸入時(shí)只圖簡(jiǎn)單、省事，沒有仔細(xì)核對(duì)檢查，造成有的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。三是數(shù)據(jù)失真，對(duì)更新數(shù)據(jù)沒有及時(shí)修改補(bǔ)充，造成數(shù)據(jù)不能反映現(xiàn)實(shí)情況，失真情況嚴(yán)重。四是檔案目錄建設(shè)不完善，影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的查全率和查準(zhǔn)率，降低了檔案管理信息系統(tǒng)的使用率和可信度，延緩了信息化建設(shè)步伐。

（三）檔案信息開發(fā)不深入

目前，信息化技術(shù)發(fā)展的重點(diǎn)已經(jīng)從技術(shù)向信息開始轉(zhuǎn)變。檔案信息開發(fā)不深入，仍停留在目錄錄入、數(shù)字化掃描上。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案數(shù)字化雖然是信息資源開發(fā)的重要組成部分，但重“建設(shè)”，輕“利用”，難以發(fā)揮信息化建設(shè)對(duì)檔案工作的促進(jìn)作用。如果檔案信息開發(fā)工作中只注重改變檔案信息的存儲(chǔ)方式——從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化保管，而非尋求轉(zhuǎn)變帶來(lái)的信息利用方式的改變——從手工檢索查閱轉(zhuǎn)變?yōu)殡S時(shí)隨地網(wǎng)絡(luò)檢索查閱；不能從對(duì)簡(jiǎn)單的檔案信息查考轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案信息資源的深度挖掘，發(fā)揮檔案信息的學(xué)術(shù)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，那么信息化建設(shè)就成了一道擺設(shè)，失去了它真正的意義。此外，各種檔案管理軟件中，沒有一種能夠在檔案編研方面發(fā)揮作用的，還需要人工操作來(lái)完成。這是檔案信息開發(fā)不深入的外部因素。

（四）適應(yīng)信息化建設(shè)的組織管理結(jié)構(gòu)尚未形成

組織管理是指通過(guò)建立組織結(jié)構(gòu)，規(guī)定職務(wù)或職位，明確責(zé)權(quán)關(guān)系等，以有效實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的過(guò)程，是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它的有效開展與人力、財(cái)力、技術(shù)、政策、觀念等一系列組成要素和環(huán)境要素密切相關(guān)。建設(shè)目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)，取決于各項(xiàng)要素的質(zhì)和量對(duì)這些必備要素的組織狀況，而后者在很多情況下乃是成功的關(guān)鍵。

目前，高校檔案館的工作流程和運(yùn)行機(jī)制是建立在對(duì)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)之上。信息化建設(shè)一般通過(guò)設(shè)立信息化建設(shè)崗位或者信息化科室開展，任務(wù)集中在檔案館網(wǎng)頁(yè)維護(hù)上，沒有深入開展信息化建設(shè)的動(dòng)力和能力，對(duì)檔案業(yè)務(wù)促進(jìn)不明顯。檔案館的管理者要以這些要素為對(duì)象，研究最優(yōu)化、最有效的組合方式，根據(jù)建設(shè)目標(biāo)和實(shí)際需要制定并采取一系列務(wù)實(shí)的組織管理措施。

二、對(duì)策和方案

檔案管理者要有檔案業(yè)務(wù)和信息化建設(shè)統(tǒng)籌發(fā)展的意識(shí)，應(yīng)圍繞信息化主線，構(gòu)建新的檔案管理機(jī)制。以業(yè)務(wù)重組為抓手，優(yōu)化工作流程。制訂信息化建設(shè)規(guī)劃，明確發(fā)展路徑，有計(jì)劃、分步驟做好特色數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。加強(qiáng)人員在信息管理方面的培訓(xùn)，走檔案業(yè)務(wù)和信息化建設(shè)相互促進(jìn)之路。

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃業(yè)務(wù)建設(shè)和信息化建設(shè)

根據(jù)學(xué)校發(fā)展的需要，制定信息化建設(shè)目標(biāo)，擬定建設(shè)路徑和時(shí)間表。構(gòu)建新的檔案信息管理機(jī)制，優(yōu)化工作流程，確定信息化建設(shè)需要的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，將檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的重點(diǎn)統(tǒng)一到為信息化建設(shè)打基礎(chǔ)、做鋪墊上來(lái)。在日常工作中，強(qiáng)化工作人員檢索意識(shí)，提高檔案著錄標(biāo)引水平，強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案信息資源的分析和挖掘，加強(qiáng)與各部門的業(yè)務(wù)銜接，實(shí)現(xiàn)檔案工作環(huán)節(jié)前置，為信息化建設(shè)打基礎(chǔ)。

（二）調(diào)整管理方式和工作流程

信息化建設(shè)第一個(gè)階段標(biāo)志性成果就是改變過(guò)去館藏紙質(zhì)化的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化。館藏檔案數(shù)字化意味著，檔案管理由傳統(tǒng)的物理管理為主向邏輯管理為主轉(zhuǎn)變。這必將帶來(lái)分工和流程的變革，給傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的工作流程和管理方式帶來(lái)巨大沖擊。因此，要積極適應(yīng)這種變化，探索建立以檔案信息分析、挖掘和利用為重心的組織架構(gòu)，不斷優(yōu)化工作流程和管理方式。

（三）建立檔案信息利用開發(fā)機(jī)制

檔案信息資源開發(fā)反映了檔案信息由保管向利用的一種高層次轉(zhuǎn)化，這是一項(xiàng)以實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值為目的的信息服務(wù)工作。高校檔案館主要是為學(xué)校決策和廣大師生服務(wù)。首先，要立足館藏實(shí)際，加大編研力度，以建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)為目標(biāo)，開展定向?qū)ｎ}信息服務(wù)。其次，信息資源開發(fā)應(yīng)建立在滿足用戶需求基礎(chǔ)上，強(qiáng)調(diào)效益原則。實(shí)際工作中需要處理好“需求”、“開發(fā)”、“利用”三者之間的關(guān)系，尤其應(yīng)積極開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，發(fā)展網(wǎng)絡(luò)信息用戶，利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，方便、快捷地同信息用戶建立點(diǎn)對(duì)點(diǎn)聯(lián)系，隨時(shí)向用戶提供特定需求信息。

（四）加強(qiáng)檔案館網(wǎng)站信息功能的建設(shè)

隨著高校信息化工作的發(fā)展，電子文件的接收越來(lái)越多，檔案館要適應(yīng)變化，將工作重點(diǎn)逐步轉(zhuǎn)移到檔案信息的整理、組織、分析和深度研究挖掘上來(lái)。檔案信息化建設(shè)的核心是信息資源開發(fā)，而信息資源開發(fā)的最終目的是提供利用。網(wǎng)站建設(shè)要體現(xiàn)出這點(diǎn)，即充分發(fā)揮出檔案部門的信息服務(wù)功能。檔案館網(wǎng)站既要在檔案宣傳，工作交流上發(fā)揮作用，更要滿足多方面的信息需求，發(fā)展檔案的綜合服務(wù)功能。要逐步增加能夠上網(wǎng)的檔案信息數(shù)量，使廣大師生員工可以直接通過(guò)計(jì)算機(jī)上網(wǎng)查詢到需要的檔案信息，既提高了工作效率，還能提高檔案館的知名度和社會(huì)聲譽(yù)。

（五）推進(jìn)特色檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。高校辦學(xué)特色突出表現(xiàn)在人才培養(yǎng)和學(xué)科建設(shè)上，檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要有針對(duì)性的放在反映館藏特色的教學(xué)和科研檔案信息上。其中，人才培養(yǎng)目標(biāo)、重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)、專業(yè)設(shè)置和實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、科學(xué)研究水平和重大科研項(xiàng)目等，應(yīng)成為數(shù)字化重點(diǎn)，盡可能齊全、系統(tǒng)化地將這些檔案數(shù)字化。其次，要將高校檔案館中有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，例如學(xué)籍檔案、成績(jī)檔案、科研成果檔案、師資檔案等檔案信息，這些是檔案數(shù)字化重點(diǎn)和后期編研核心。

對(duì)館藏的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基礎(chǔ)，可以從三個(gè)方面開展：一是案卷目錄數(shù)字化，將案卷目錄、歸檔文件目錄輸入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，這是首要工作。條件成熟可以推進(jìn)文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。二是專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。對(duì)檔案信息進(jìn)行分析加工，對(duì)學(xué)校經(jīng)常使用的基本數(shù)據(jù)信息優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理，尤其要抓好對(duì)檔案信息的挖掘工作，編制諸如機(jī)構(gòu)設(shè)置狀況數(shù)據(jù)庫(kù)、干部任免數(shù)據(jù)庫(kù)、教師職稱晉升數(shù)據(jù)庫(kù)等，更好滿足需求。三是在專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)取得經(jīng)驗(yàn)的條件下，穩(wěn)步開展全文數(shù)據(jù)庫(kù)，多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，為最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館打基礎(chǔ)。

（六）加強(qiáng)信息管理技能培訓(xùn)

建設(shè)數(shù)字化檔案館意味著傳統(tǒng)管理方式和工作流程將發(fā)生變化。例如，檔案征集可以在網(wǎng)上完成，或者以電子文件的形式將檔案移交到檔案館。由于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息格式、結(jié)構(gòu)的不一致，不兼容，無(wú)法轉(zhuǎn)換，給檔案工作帶來(lái)麻煩。因此，信息化建設(shè)要求檔案工作者必須具備相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)和電子文件管理知識(shí)，否則將不能勝任新的工作要求。

大多數(shù)高校目前已經(jīng)建成校園網(wǎng)絡(luò)，并由網(wǎng)絡(luò)中心負(fù)責(zé)全校網(wǎng)絡(luò)的日常運(yùn)行工作。檔案館在人才引進(jìn)和培訓(xùn)方面應(yīng)該將重點(diǎn)放在檔案信息采集加工、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案信息的分析和利用等方面，將網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的具體任務(wù)交給網(wǎng)絡(luò)中心處理，主要在檔案信息的處理和利用上加強(qiáng)培訓(xùn)力度，更好發(fā)揮檔案館的信息服務(wù)職能。

三、結(jié)語(yǔ)

高校檔案信息化是學(xué)校信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，是衡量學(xué)校信息化建設(shè)水平的重要標(biāo)志。要把握信息化發(fā)展重點(diǎn)由“技術(shù)”向“信息”轉(zhuǎn)變的趨勢(shì)，適應(yīng)新的建設(shè)要求，重視和規(guī)范檔案業(yè)務(wù)工作，促進(jìn)業(yè)務(wù)建設(shè)和信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案工作不斷邁上新臺(tái)階。

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