淺談職工人事檔案管理的規(guī)范化

淺談職工人事檔案管理的規(guī)范化

人事檔案發(fā)展到現(xiàn)在已成為一種專門的檔案，屬于國家檔案全宗的重要組成部分。但是，傳統(tǒng)的人事檔案管理體系不夠完善與科學(xué)，且與現(xiàn)代社會(huì)實(shí)際差距較大，在一定程度上影響到人事檔案管理水平和管理效率的提高。因此，結(jié)合社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代特點(diǎn)及人事制度改革的進(jìn)程，對(duì)人事檔案管理體系進(jìn)行探索和規(guī)范是非常必要的。

單位職工；人事檔案；規(guī)范化

一、職工檔案的概念與特點(diǎn)

1.職工檔案主要是指企事業(yè)單位的一般干部、職員和工人的人事檔案。企事業(yè)單位的高級(jí)黨政干部主要參照國家公務(wù)員人事檔案執(zhí)行，一般干部和職工的人事檔案與工人檔案統(tǒng)稱為職工檔案，與工人檔案的概念不同。

2.職工檔案是反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)技能與成績、獎(jiǎng)懲等情況的綜合反映。包括各種招工、轉(zhuǎn)干、體檢、考核、政審、鑒定、審批、工資、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等表格和材料。

3.職工檔案是企事業(yè)單位思想政治工作和勞動(dòng)管理的一個(gè)重要依據(jù)。思想政治工作必須有針對(duì)性，才能收到較好的效果，不僅要了解他們的經(jīng)歷，還要了解他們的性格、愛好等情況，還要了解對(duì)他們有影響的家庭成員和社會(huì)關(guān)系情況，而這些情況很多都在其人事檔案中有反映。同時(shí)，對(duì)于職工的管理，涉及到工作安排、勞動(dòng)報(bào)酬、生活福利等方面，要搞好這些工作，必須借助其人事檔案材料進(jìn)行歷史的、全面的了解，以作為調(diào)整、轉(zhuǎn)干、退休等方面的依據(jù)。

二、單位職工人事檔案管理中存在的問題

1.對(duì)職工人事檔案不夠重視，管理意識(shí)淡薄。這主要表現(xiàn)在：職工本人缺乏檔案意識(shí)，如在填寫登記表、履歷表時(shí)隨心所欲等，這必將給檔案管理帶來許多麻煩。

2.職工檔案材料內(nèi)在質(zhì)量差。從現(xiàn)實(shí)情況看，主要問題是：

（1）歸檔材料不該歸檔的材料歸了檔，不少材料缺少組織依據(jù)。

（2）各個(gè)時(shí)期的登記表中的性別、出生年月等材料重復(fù)多。

（3）材料中培訓(xùn)實(shí)習(xí)等總結(jié)性材料偏多，內(nèi)容卻十分貧乏。

（4）能反映職工整體面貌的材料少。沒有形成一系列的業(yè)務(wù)規(guī)范，管理無章可循。

3.對(duì)人事檔案分類不科學(xué)。人事檔案管理中常分為事業(yè)工作人員人事檔案和行政工作人員人事檔案，這是不科學(xué)和不必要的。人事特指人們?cè)谏鐣?huì)生活中所發(fā)生的人與事、人與人之間的相互關(guān)系?，F(xiàn)代人事管理是指國家行政機(jī)關(guān)通過一系列法規(guī)、制度和措施對(duì)工作人員的管理，并沒有指出人事管理分事業(yè)或行政。一個(gè)單位無論是事業(yè)或行政，只要是關(guān)于人事管理的問題，其管理內(nèi)容、指導(dǎo)原則都是一樣的，只不過是工作性質(zhì)有所不同，不應(yīng)將其分開。

三、職工人事檔案管理規(guī)范化的途徑

人事檔案管理規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)職工檔案管理現(xiàn)代化的重要前提。要實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)代化，首先要統(tǒng)一輸入格式，統(tǒng)一項(xiàng)目，統(tǒng)一代碼符號(hào)，統(tǒng)一代碼轉(zhuǎn)換規(guī)則。長期以來，我國人事檔案在管理思想、管理辦法、管理手段和條件等方面存在著許多無序現(xiàn)象，制約著我國人事檔案工作的發(fā)展。因此，在新的歷史條件下，加強(qiáng)職工檔案的規(guī)范化管理，對(duì)于歷史地、全面地了解干部、實(shí)行黨管干部，更好地開展組織人事工作，開發(fā)人事檔案信息資源為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，具有十分重要的意義。

（一）加強(qiáng)人事檔案法規(guī)體系和制度建設(shè)

人事檔案的法規(guī)體系是指與之相關(guān)的法律、行政法規(guī)、行政規(guī)章及規(guī)范性文件等的總稱。目前，我國已初步建立了一套人事檔案管理的法規(guī)體系，如《檔案法》《保密法》中涉及檔案工作的一些條款、《檔案法實(shí)施辦法》（1990年）《干部檔案工作條例》（1991年）《干部檔案管理工作細(xì)則》（1991年）等，這些檔案法規(guī)對(duì)我國人事檔案的規(guī)范化管理工作起到了巨大的推動(dòng)和促進(jìn)作用。但是，現(xiàn)實(shí)工作中有法不依、不嚴(yán)的情況還時(shí)有發(fā)生，同時(shí)，許多類型的人事檔案還處于無法可依的狀況。都需要們加強(qiáng)人事檔案法規(guī)體系的建設(shè)，加大人事檔案管理的執(zhí)法力度，這是做好人事檔案規(guī)范化管理工作的重要保證。

建立健全人事檔案的規(guī)章制度，是實(shí)現(xiàn)人事檔案科學(xué)管理和規(guī)范化管理的重要舉措。為此，必須建立以下人事檔案工作的制度，即管理人員工作制度、檔案編排存放制度、材料收集歸檔制度、查借閱制度、檔案整理制度、檔案轉(zhuǎn)遞制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、安全保密制度、工作聯(lián)系制度、死亡報(bào)告制度、檔案銷毀制度、檢查核對(duì)制度、資料積累及工作移交制度等。

（二）積極開展人事檔案工作目標(biāo)管理活動(dòng)

人事檔案工作目標(biāo)管理是指根據(jù)黨的組織路線、人事勞動(dòng)工作政策和國家檔案工作的方針、政策、法規(guī)及規(guī)定的要求，以及人事檔案事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和近期發(fā)展規(guī)劃，設(shè)計(jì)出人事檔案工作的基本內(nèi)容和等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)定的辦法和程序進(jìn)行考評(píng)，認(rèn)定等級(jí)。它是人事檔案實(shí)行規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的有效措施。目前，機(jī)關(guān)檔案等管理部門相繼開展了目標(biāo)管理工作。實(shí)踐證明，它對(duì)加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，提高服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮檔案的作用意義重大。因此，人事檔案管理應(yīng)借鑒其經(jīng)驗(yàn)，積極開展目標(biāo)管理活動(dòng)，使我國人事檔案管理盡快走上規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的發(fā)展軌道。

（三）加強(qiáng)人事檔案部門的隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)，需要建立一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的干部隊(duì)伍，是人事檔案規(guī)范化管理的客觀要求和重要保證。為此，必須做到：1.加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，包括政治強(qiáng)化和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，努力提高其政治和業(yè)務(wù)水平；2.積極充實(shí)人事檔案干部隊(duì)伍，爭取把一些政治素質(zhì)好、有檔案專業(yè)知識(shí)和組織人事工作經(jīng)驗(yàn)的同志充實(shí)到人事檔案工作崗位上，也可從高校檔案專業(yè)、綜合性檔案館等招錄一些高素質(zhì)的人員從事人事檔案工作；3.要保持人事檔案干部隊(duì)伍的連續(xù)性和穩(wěn)定性。現(xiàn)在許多人事檔案部門的工作人員多為兼職，有的地方人員走了沒有及時(shí)補(bǔ)充，這樣既不利于保密，也不利于人事檔案工作的管理和干部隊(duì)伍建設(shè)，更不利于人事檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，人事檔案干部隊(duì)伍應(yīng)保持連續(xù)性和相對(duì)穩(wěn)定性，做到“先配后調(diào)”，重在培養(yǎng)和建設(shè)，這是做好人事檔案工作和進(jìn)行規(guī)范化管理的關(guān)鍵和長遠(yuǎn)大計(jì)。