談縣級檔案部門怎樣做好重點建設(shè)項目檔案工作

談縣級檔案部門怎樣做好重點建設(shè)項目檔案工作

重點建設(shè)項目檔案是建設(shè)項目實施全過程的真實記錄，對以后查考利用具有十分重要的作用。重點建設(shè)項目檔案的前期控制、中期監(jiān)督和后期驗收是做好重點建設(shè)項目檔案工作的有效手段。項目檔案的前期控制是做好項目檔案的前提。中期監(jiān)督指導(dǎo)是做好項目檔案的關(guān)鍵。后期檢查驗收是做好項目檔案的保證。重點建設(shè)項目檔案是一項系統(tǒng)龐大的工作，需要各部門齊抓共管，通力配合，密切協(xié)作，才能有效地保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，從而不斷提高項目檔案的科學(xué)化管理水平。

項目檔案；前期控制；中期監(jiān)督；后期驗收

重點建設(shè)項目檔案是建設(shè)項目實施全過程的真實記錄，對以后查考利用具有十分重要的作用。所以，做好建設(shè)項目檔案管理工作就顯得尤其重要。同時，由于重點建設(shè)項目檔案具有專業(yè)性強、時間跨度大、形成數(shù)量多的特點，做好重點建設(shè)項目檔案管理工作尤其不易。本文從重點建設(shè)項目檔案的前期控制、中期監(jiān)督和后期驗收，談?wù)勗鯓幼龊弥攸c建設(shè)項目檔案工作。

一、前期控制

項目檔案的前期控制是做好項目檔案的前提。2006年國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，重點建設(shè)項目是指各級政府發(fā)展改革部門和具有投資管理職能的經(jīng)濟（貿(mào)易）部門進(jìn)行竣工驗收的固定資產(chǎn)項目，這類項目竣工后，檔案的驗收工作由同級檔案行政管理部門組織驗收，并且實行重點建設(shè)項目檔案分級驗收的原則。即：縣級地方檔案行政管理部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的重點建設(shè)項目檔案的竣工驗收工作。重點建設(shè)項目檔案的前期控制主要包括重點建設(shè)項目的勘察、論證、環(huán)評、設(shè)計、招投標(biāo)、立項到正式開工前的這一階段檔案的控制，是重點建設(shè)項目檔案的一個重要組成部分。所以，要做好這一階段的檔案控制工作，檔案行政管理部門應(yīng)該積極主動介入，與發(fā)改、經(jīng)貿(mào)等部門加強聯(lián)系溝通，及時了解掌握重點建設(shè)項目名單及基本情況，以便對重點建設(shè)項目有一個初步的了解。檔案行政管理部門可以根據(jù)重點建設(shè)項目名單確定工作量，及時制定工作計劃。同時，還可以根據(jù)項目名單，及時與建設(shè)單位進(jìn)行溝通接觸，對項目的參建單位、工程量、開工日期有一個初步的了解，便于下一步指導(dǎo)項目文件材料的歸檔工作。在項目立項后，及時開展初期階段產(chǎn)生文件材料的全面收集積累工作，主要包括項目立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計過程中形成的文字、圖表、照片、聲像材料。為日后做好重點建設(shè)項目檔案工作打下基礎(chǔ)。

二、中期監(jiān)督

項目檔案的中期監(jiān)督指導(dǎo)是做好項目檔案的關(guān)鍵。重點建設(shè)項目中期監(jiān)督是指重點建設(shè)項目從開工到項目檔案驗收前這一階段檔案工作的監(jiān)督。按照2003年山東省檔案局、山東省發(fā)展計劃委員會發(fā)布的《山東省重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》的有關(guān)規(guī)定，重點建設(shè)項目檔案在開工6個月內(nèi)、項目檔案預(yù)驗收1個月內(nèi)報送《項目及項目檔案和資料情況動態(tài)表》和《項目檔案預(yù)驗收情況表》，便于檔案行政管理部門控制項目及項目檔案工作的進(jìn)展和變化情況。地方檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)項目和項目檔案的進(jìn)展情況及時開展重點建設(shè)項目檔案執(zhí)法檢查。實地察看建設(shè)單位對項目建設(shè)各個環(huán)節(jié)的文件材料收集歸檔情況，包括可行性研究及任務(wù)書、設(shè)計文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件等收集是否齊全。對檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時要求建設(shè)單位進(jìn)行督導(dǎo)整改。建設(shè)項目單位檔案管理人員也要跟蹤服務(wù)，監(jiān)督指導(dǎo)各參建單位在建設(shè)過程中形成的文件材料的載體和書寫材料、蓋章、簽字要符合規(guī)范，音像資料要保證載體的有效性等。

三、后期驗收

項目檔案的后期檢查驗收是做好項目檔案的保證。根據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》的規(guī)定，重點建設(shè)項目檔案的驗收應(yīng)當(dāng)在項目竣工驗收3個月之前完成。檔案行政管理部門在收到項目建設(shè)單位報送《重點建設(shè)項目檔案驗收申請表》后，按照有關(guān)程序，組織有關(guān)單位和人員進(jìn)行檔案竣工驗收。對檔案驗收合格的項目出具驗收意見，對檔案驗收不合格的項目，及時提出整改意見，并組織復(fù)驗。在建設(shè)項目竣工后，項目建設(shè)單位檔案人員要及時指導(dǎo)參建單位的專兼職檔案人員向項目建設(shè)單位檔案管理人員移交檔案，建設(shè)單位檔案管理人員要對文件的成套性、完整性和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查，確認(rèn)無誤解后，雙方清點，并辦理移交手續(xù)妥善保管。

總之，重點建設(shè)項目檔案是一項系統(tǒng)龐大的工作，需要發(fā)改部門、經(jīng)貿(mào)部門、項目建設(shè)單位、施工企業(yè)齊抓共管，通力配合，密切協(xié)作，才能有效地保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。地方檔案行政管理部門應(yīng)加強對項目建設(shè)單位和參與單位的專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。項目建設(shè)單位也要根據(jù)自身特點，結(jié)合實際，加強對建設(shè)項目檔案人才的培養(yǎng)，制定完善的激勵考核機制，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗，充分發(fā)揮各方面人才優(yōu)勢，注重項目檔案的過程控制，不斷探索項目檔案管理工作的新方法，及時總結(jié)項目檔案管理的經(jīng)驗，提高項目檔案的科學(xué)化管理水平。

[1]國家檔案局,國家發(fā)展和改革委員會.重大建設(shè)項目檔案驗收辦法[Z].2006.

[2]山東省檔案局,山東省發(fā)展計劃委員會.山東省重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法[Z],2003.

[3]薛偉.淺談企業(yè)重點建設(shè)項目檔案工作管理現(xiàn)狀與對策[J].山東檔案,2014.3.