淺析人事檔案管理如何與時(shí)俱進(jìn)

淺析人事檔案管理如何與時(shí)俱進(jìn)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步以及相關(guān)人事制度的變革，人事檔案管理中存在的問題逐漸凸顯起來(lái)。人事檔案包含著個(gè)人身份、學(xué)歷以及相關(guān)簡(jiǎn)歷，個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障和組織關(guān)系緊密相連，是記錄一個(gè)人的人生軌跡的重要依據(jù)，也是一個(gè)人的切身利益的強(qiáng)有力的保障，對(duì)于人才資源的開發(fā)和利用也起著重要的參考作用。

人事檔案管理；問題；與時(shí)俱進(jìn)

一、目前人事檔案管理的狀況

1.人事檔案管理人員變更頻繁，致使檔案管理工作環(huán)節(jié)薄弱，工作斷斷續(xù)續(xù)，給檔案工作和檔案移交工作造成了很大障礙，同時(shí)也影響了檔案管理人員的主動(dòng)性。

2.有些職工人事檔案由多個(gè)部門管理，職責(zé)分工交叉重疊，對(duì)職工人事檔案管理的要求也不一樣。

3.職工人事檔案的內(nèi)容不夠詳細(xì)，職工人事檔案管理沒能夠正確充分反映出職工的個(gè)人經(jīng)歷、技術(shù)專長(zhǎng)、技術(shù)職稱、愛好、特長(zhǎng)等內(nèi)容。有些企業(yè)，尤其是私營(yíng)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)以為檔案沒用處，不給新錄用的職工建立人事檔案，職工新增的內(nèi)容不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致職工的檔案資料不準(zhǔn)確、完整，導(dǎo)致職工不能按時(shí)退休、不能按時(shí)晉升職稱。

4.職工人事檔案管理人員的創(chuàng)新性不強(qiáng)隨著社會(huì)進(jìn)步與技術(shù)發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)在各大行業(yè)之中不斷發(fā)揮著重要的作用。而當(dāng)下的事業(yè)單位的人事檔案管理工作也需要不斷發(fā)展變化以應(yīng)對(duì)時(shí)代發(fā)展的需要。其中不斷出現(xiàn)的新事物和新問題，都要全新技術(shù)應(yīng)用加以解決。

二、人事檔案管理的現(xiàn)狀產(chǎn)生原因

1.當(dāng)前社會(huì)和各類媒體對(duì)《檔案法》的宣傳十分有限，開展的檔案管理的宣傳活動(dòng)及其少，導(dǎo)致企業(yè)獲得職工人事檔案管理知識(shí)的渠道狹窄，提高人事檔案意識(shí)的途徑太少。

2.我國(guó)目前的人事檔案大多數(shù)是靜態(tài)的資料描述，注重歷史性和過(guò)去時(shí)的反映，不能很好地及時(shí)地反映當(dāng)前職工的個(gè)人能力，在建立過(guò)程中信息收集方面透明度不高，職工很少能有機(jī)會(huì)了解到自己的檔案信息，使職工忽視自己的人事檔案在工作中所發(fā)揮的作用。

3.很多檔案管理人員檔案知識(shí)面窄，檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，缺乏創(chuàng)新精神。當(dāng)前的企業(yè)人事檔案管理處于經(jīng)驗(yàn)管理和收工管理階段，這種管理越來(lái)越不能滿足實(shí)際檔案工作的需要。

三、現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，對(duì)職工人事檔案管理工作的要求

1.人事檔案管理工作是檔案工作的重要組成部分，應(yīng)該體現(xiàn)企業(yè)文化、為建立企業(yè)核心價(jià)值體系服務(wù)。

2.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，為職工提供服務(wù)利用。從企業(yè)的選人到用人、留人、育人的主要途徑是職工人事檔案所提供的信息，所以人事檔案管理人員要端正好態(tài)度，擺正位置，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長(zhǎng)期以來(lái)的被動(dòng)式服務(wù)，積極主動(dòng)地為企業(yè)提供信息服務(wù)。

3.保管和利用好職工人事檔案是檔案管理部門的主要任務(wù)。一方面，要認(rèn)真貫徹職工人事檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)職工人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，明確分工和考核標(biāo)準(zhǔn)，保持良好的利用秩序。另一方面，采取備份保存制度，逐步將紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?，發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在職工人事檔案開發(fā)、利用中的優(yōu)勢(shì)。

四、順應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，使職工人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的對(duì)策

1.建立科學(xué)合理的職工人事檔案管理制度。在職工人事檔案管理工作中，要及時(shí)把不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度進(jìn)行改革，建立起新的、科學(xué)合理的職工人事管理制度。對(duì)人事檔案收集歸檔要及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。

2.利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)職工人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類，逐漸建立職工人事檔案與養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、再就業(yè)等系統(tǒng)化管理體系。通過(guò)科學(xué)化、規(guī)范化的職工人事檔案管理為企業(yè)提供便利的服務(wù)，充分發(fā)揮人社部門的職能服務(wù)，提高辦事效率。要提高工作效率就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。

3.全方位分析職工人事檔案，不放過(guò)職工人事檔案中的學(xué)歷水平、工資級(jí)別、技術(shù)專長(zhǎng)、專業(yè)職稱、職業(yè)性質(zhì)、工作實(shí)績(jī)、發(fā)明創(chuàng)造、獎(jiǎng)懲、個(gè)人愛好、特長(zhǎng)等；人事部門可依據(jù)人事檔案中的詳盡資料及時(shí)職工進(jìn)行溝通，掌握職工各方面的最新動(dòng)態(tài)，聽取員工的想法和意見，對(duì)職工提出個(gè)人發(fā)展等方面的建議。

4.加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)，引進(jìn)高素質(zhì)的職工人事檔案管理工作方面的人才。加強(qiáng)人事檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，從傳統(tǒng)的管理方法向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。不斷加強(qiáng)現(xiàn)有檔案人才培養(yǎng)及引進(jìn)高層次檔案專業(yè)人才補(bǔ)充企業(yè)人才隊(duì)伍，從而為企業(yè)發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力。

五、結(jié)束語(yǔ)

職工的人事檔案是記錄個(gè)人學(xué)習(xí)、工作、工資變動(dòng)、參加各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)情況等原始資料，是證明個(gè)人學(xué)識(shí)水平、文化程度、工作年限、工作技能、功過(guò)獎(jiǎng)懲和企業(yè)用人評(píng)判的重要依據(jù)。所以為了維護(hù)好職工切身利益、享受好各項(xiàng)福利待遇，應(yīng)做好職工人事檔案管理工作?，F(xiàn)代的人事檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，有創(chuàng)新意識(shí)，要注重檔案管理工作的科學(xué)性和透明性并實(shí)現(xiàn)管理的信息化，這樣才能夠更有效的解決好管理過(guò)程中存在的問題。

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