談?wù)剻n案庫房管理存在的困惑問題及對策

談?wù)剻n案庫房管理存在的困惑問題及對策

檔案是人類活動的歷史記錄，具有一定的保密性與不可再生性，故檔案管理工作顯得十分重要。在進(jìn)行檔案管理時，要根據(jù)檔案的性質(zhì)、類型等進(jìn)行分類管理。而庫房管理就是檔案管理中非常重要的一部分。本文就檔案庫房管理中遇到的常見問題進(jìn)行探討，并提出解決對策。

檔案；庫房管理；問題及對策

檔案是指組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是企事業(yè)單位進(jìn)行人力資源管理的關(guān)鍵。由于檔案的保密性與不可再生性的特點，充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性有非常深遠(yuǎn)的意義。庫房是檔案存放的地方，因此庫房管理就顯得尤為重要，本文探討了檔案庫房管理中常見的問題及解決辦法，為庫房檔案管理工作提供一份參考。

一、檔案庫房管理常見的問題

（一）檔案庫房安全性不能保證

庫房的安全是檔案管理非常重要的環(huán)節(jié)，它決定著檔案保存的完整性與安全性。如在選址上，應(yīng)該因地制宜，不能將檔案庫房選在災(zāi)害多發(fā)地段，增加安全隱患，盡量減少水災(zāi)、火災(zāi)等災(zāi)害的影響，保護(hù)檔案的安全性；在庫房的設(shè)計上，應(yīng)該參照有關(guān)規(guī)定，合理的建造庫房，不能因為缺乏檔案安全意識和經(jīng)濟(jì)能力不足而偷工減料，使庫房在設(shè)計上存在缺陷，要從源頭上遏制隱患的發(fā)生；在檔案庫房的基礎(chǔ)設(shè)施上，要選擇合格檔案裝具，在地震頻發(fā)地帶要選擇抗撞擊力強(qiáng)的裝具，在水災(zāi)頻發(fā)地帶要選擇防水性能強(qiáng)的裝具等，同時應(yīng)該注意庫房內(nèi)電源的安全，做好保護(hù)措施，防止發(fā)生漏電事故引發(fā)火災(zāi)。在監(jiān)控及報警系統(tǒng)上，要合理配置設(shè)計，及時檢查配套設(shè)施，做到時時監(jiān)控、及時報警。

（二）檔案庫房管理制度不完善

庫房應(yīng)該進(jìn)行定期檢查排除安全隱患與定期清掃保持檔案整潔，這是檔案管理的基本管理制度，但由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不齊、對庫房檔案管理工作投入的精力不足以及部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案庫房管理工作的不重視，使庫房管理工作難上加難。最常見的庫房管理盲區(qū)為：

1.檔案人員每天不對水源電路情況進(jìn)行檢查，水災(zāi)、火災(zāi)容易爆發(fā)。

2.庫房被充當(dāng)為雜物間，堆放不相關(guān)的雜物，使得引起相應(yīng)災(zāi)患。

3.非庫房工作人員自由進(jìn)出庫房，在庫房內(nèi)查閱檔案，容易造成機(jī)密的流失與泄露。

4.庫房內(nèi)的防盜、防水、防潮、防光線、防塵等基本保護(hù)設(shè)施老舊，起不到相應(yīng)作用。

5.檔案在進(jìn)入庫房時沒有進(jìn)行消毒處理，易造成蟲咬使檔案七零八碎。

6.檔案庫房管理缺乏科學(xué)的現(xiàn)代化管理，使檔案管理工作變得紛繁復(fù)雜。

因為以上這些原因使我國每年檔案的損失量巨大。

二、檔案庫房管理常見的問題解決對策

（一）加強(qiáng)檔案庫房安全性管理

安全問題是大問題，加強(qiáng)檔案庫房安全建設(shè)是重中之重。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，對不合格檔案庫房的選址及庫房設(shè)計做重新整改，從源頭上解決問題，杜絕安全隱患；定期檢查檔案庫房檔案裝具，選用合格合適裝具，科學(xué)擺放檔案架、柜；庫房內(nèi)的電源與電氣設(shè)備應(yīng)有防護(hù)設(shè)施；消防設(shè)備齊全，定期檢查設(shè)施的損壞情況，并積極更新調(diào)換；日常中注意防水，經(jīng)常對水源管道進(jìn)行防水檢修；定期對庫房管理人員進(jìn)行安全教育，普及安全常識，提高防范意識。檔案庫房安全管理不能疏忽，需要時時關(guān)注，爭取在源頭上消滅潛在隱患，為檔案的庫房管理營造一個安全的環(huán)境。

（二）建立健全檔案庫房管理制度

檔案庫房管理制度可以為庫房的管理加一層保障，針對目前庫房管理某些制度上的缺陷，做以下建議：

1.庫房由檔案人員負(fù)責(zé)管理，并負(fù)責(zé)每天檢查門窗配電的開關(guān)情況，并記錄溫濕度情況。

2.庫房內(nèi)不得堆放其它物品，以保證庫房的整潔，庫房內(nèi)嚴(yán)禁飲食。

3.非檔案室工作人員不得進(jìn)入庫房，查閱檔案不得在庫房內(nèi)進(jìn)行。

4.庫房必須具有防盜、防水、防潮、防光線、防塵等基本保護(hù)條件，并每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

5.庫房必須具有專業(yè)櫥柜，明確各類檔案的界限，實行分類分柜存放保管，并備有必要的安全保護(hù)設(shè)施，以確保檔案的安全。

6.努力創(chuàng)造條件實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，使庫房管理更趨科學(xué)化。

制度的建立是為了更好的完成檔案庫房管理工作，但僅僅有制度也是不行的，需付諸于實踐，二者有機(jī)的結(jié)合在一起，才能真正起到保障安全的作用。

三、結(jié)語

總之，檔案庫房管理是整個檔案管理中非常重要的環(huán)節(jié)，不僅對某些部門單位的工作具有指導(dǎo)意義，對整個社會的發(fā)展歷程也具有深遠(yuǎn)的影響。必須緊隨時代的發(fā)展，積極探索新型檔案庫房管理模式，為檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。因此，本文就針對檔案庫房管理存在的困惑問題以及相關(guān)對策做了簡要研究，希望通過本文的研究可以給相關(guān)人員提供參考。

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