淺談信息化與檔案管理

淺談信息化與檔案管理

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展使人類進(jìn)入了一個(gè)信息化的時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，檔案信息化建設(shè)賦予新時(shí)期檔案工作嶄新的內(nèi)容，為檔案工作帶來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

檔案；信息化；管理

一、檔案信息化管理

檔案信息化管理就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。

檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解：第一，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用一體化；第二，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化；第三，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享；第四，要實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的改革。

檔案是需要長(zhǎng)期保存的。由于檔案在保存過(guò)程中可能受到潮濕、蟲(chóng)蛀、火災(zāi)等影響，所以每年需要投入大量的經(jīng)費(fèi)，又因沒(méi)有備份，每年又不得不為檔案損失而擔(dān)憂，由于檔案需要經(jīng)常查閱，所以不可避免地會(huì)造成原件受損或遺失，以上種種因素都給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無(wú)不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。可以說(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、當(dāng)前檔案管理信息化面臨的問(wèn)題

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展給檔案信息化管理帶來(lái)了新的機(jī)遇，但圍繞新階段的新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化仍然面臨眾多未解決的難題。

（一）面臨創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)

原有檔案管理制度的核心一是為了確保檔案安全，二是為了快速查詢、應(yīng)用。檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時(shí)，會(huì)出現(xiàn)與其他應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對(duì)于這類整合，必須用創(chuàng)新思維來(lái)解決各方面的矛盾。同時(shí)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災(zāi)害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵?jǐn)_和毀壞。加之沒(méi)有相應(yīng)的內(nèi)部措施加以管理、安全意識(shí)薄弱等因素，可能給網(wǎng)絡(luò)犯罪分子可乘之機(jī)。

（二）面臨標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn)

由于檔案自身的復(fù)雜性，我國(guó)政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜，分散管理是其突出特點(diǎn)。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。檔案的立法也相對(duì)比較缺乏，造成大量檔案因密級(jí)問(wèn)題無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。

三、檔案信息化應(yīng)遵循的原則

（一）安全性原則

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，必須采取強(qiáng)有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

（二）規(guī)范性原則

制定和實(shí)施檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案管理工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作的進(jìn)行實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政、互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

四、加強(qiáng)檔案信息化管理的措施

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是當(dāng)今革命的先導(dǎo)技術(shù)，給人們的生活生產(chǎn)帶來(lái)巨大變革。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快、精確度高、存貯信息量大等特點(diǎn)，且電子計(jì)算機(jī)邏輯判斷能力強(qiáng)，能同時(shí)進(jìn)行多種復(fù)雜運(yùn)算。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期的文件等，可大大提高工作效率。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，可以做到又快又準(zhǔn)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)還能用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平；其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用。

（二）加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。因此，應(yīng)加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查找利用。

五、結(jié)論

檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實(shí)性，成為信息家族中的重要一員。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，能夠提升檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮檔案的信息功能。

[1]邵相利.檔案管理信息化與數(shù)字化的探索[J].蘭臺(tái)世界,2013,(z2):56.

[2]孫冬云.新時(shí)期檔案管理信息化的對(duì)策研究[J].信息技術(shù),2011,(12):144-146.DOI:10.3969/ j.issn.1009-2552.2011.12.042.

[3]戴媛媛.淺談檔案管理信息化[J].都市家教(上半月),2014,(6):98-98.