淺析檔案管理現(xiàn)代化措施

淺析檔案管理現(xiàn)代化措施

檔案管理現(xiàn)代化成為時代發(fā)展的需求，它需要多學(xué)科、多專業(yè)知識的配合以及多部門、多環(huán)節(jié)的協(xié)作。檔案管理現(xiàn)代化是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢。本文通過對檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)容、特點的分析，提出促進檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)措施，為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化提供一定的理論依據(jù)。

檔案管理；現(xiàn)代化；措施

隨著科技的發(fā)展、社會信息化以及電子政務(wù)的提出，檔案管理現(xiàn)代化成為歷史發(fā)展的必然。檔案本身是具有一定社會價值的信息，現(xiàn)代檔案管理是以傳統(tǒng)理論作為基礎(chǔ)、數(shù)學(xué)方法作為工具，并借助計算機通信等技術(shù)所組成的一個完整的結(jié)構(gòu)體系。該體系可以使管理人員充分發(fā)揮其創(chuàng)造性和積極性，避免檔案存儲期間發(fā)生信息丟失，提高檔案的完整度。目前，信息化和網(wǎng)絡(luò)化的普遍應(yīng)用為傳統(tǒng)的檔案管理模式帶來挑戰(zhàn)。探索檔案管理現(xiàn)代化措施成為各級檔案部門所面臨的重要任務(wù)。本文通過對檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)容、特點的分析，提出促進檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)措施，為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化提供一定的理論依據(jù)。

一、檔案管理現(xiàn)代化定義和特點

檔案管理現(xiàn)代化是傳統(tǒng)理論作為基礎(chǔ)、數(shù)學(xué)方法作為工具，采取先進管理技術(shù)和設(shè)備，充分發(fā)揮管理人員創(chuàng)造性、積極性、主動性，使檔案管理工作定量化、信息化、系統(tǒng)化、智能化的管理方法。如應(yīng)用計算機技術(shù)將檔案進行修改、輸入、輸出、統(tǒng)計、檢索、查詢、打印、刪除等，同時還可利用計算機的篩選、診斷、判別功能對檔案進行鑒定，并且還可以應(yīng)用縮微照相技術(shù)對紙質(zhì)檔案進行縮微復(fù)制。檔案管理現(xiàn)代化有空間占用小、信息儲存量大、速度快、應(yīng)用能力強等特點，可提供及時大量的檔案信息，大大提高工作效率。電子文件成為新的檔案信息載體，逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案載體。目前，檔案管理工作中人存在許多不足之處，例如，管理人員的管理意識不強，導(dǎo)致檔案的利用率較低；檔案管理制度尚不健全，一些企業(yè)的檔案管理沒有標準化、規(guī)范化，如檔案編號不規(guī)范、卷內(nèi)目錄填寫不統(tǒng)一、歸檔文件無底稿、無日期等；由于檔案檢索工具的不足，檔案檢索效率較低；檔案管理的硬件投入和經(jīng)費不足，有的單位甚至沒有專用的檔案室，檔案保管條件比較簡陋；檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，對檔案管理投入的精力較少。因此，在信息量急劇擴增的今天，需要一個比較完善的檔案管理體系來保存相關(guān)的檔案信息。

二、檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)措施

（一）培養(yǎng)現(xiàn)代化人才

在知識經(jīng)濟迅猛發(fā)展的時代，檔案部門面臨著市場經(jīng)濟、知識經(jīng)濟以及高新技術(shù)應(yīng)用的挑戰(zhàn)。因此，需要培養(yǎng)一批精通專業(yè)知識和信息技術(shù)的高層次檔案信息管理人才，在不斷接收新知識、新方法、新思想的同時，加強技能培訓(xùn)和知識更新，鑄造一個熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理知識以及數(shù)字化技術(shù)知識等新型化的高層次的檔案管理隊伍。

（二）健全檔案管理制度

依據(jù)《檔案法》和《檔案法實施辦法》以及工作實際，制定科學(xué)合理、簡明實用、具有有效約束力的管理制度。并將各種制度切實落實，使檔案管理工作有據(jù)可依，有案可查。在管理制度的執(zhí)行過程中，做到賞罰分明，體現(xiàn)制度權(quán)威性。

（三）檔案管理標準化

檔案管理標準化是檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)，標準、規(guī)范的管理方法能夠保證各項檔案管理工作的有機銜接，使檔案管理工作取得最佳效益。

（四）加大檔案管理現(xiàn)代化的投入

檔案現(xiàn)代化管理的制約因素主要有技術(shù)、設(shè)備以及人才等。首先，要加大檔案經(jīng)費投入，為檔案管理現(xiàn)代化提供完善的基礎(chǔ)設(shè)施，例如要有完備的計算機服務(wù)體系，為檔案信息服務(wù)創(chuàng)造必要條件。其次，要加強檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識水平，對于檔案管理工作中的重要課題、重大事項進行定期總結(jié)和匯報，積極解決檔案管理工作中存在的難題。再次，要與外單位的檔案管理工作相結(jié)合，明確檔案管理的服務(wù)方向、提高服務(wù)質(zhì)量，做到互幫互學(xué)、取長補短、共同進步。

三、討論

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作現(xiàn)代化勢在必行，檔案信息存儲及處理的數(shù)字化、信息收集和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢，檔案管理部門應(yīng)積極應(yīng)用計算機技術(shù)來進行檔案管理，通過不斷探索與實踐，創(chuàng)造出迅速、準確、有效的檔案管理手段，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

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