淺談農(nóng)業(yè)科研中的檔案信息化

摘要：分析農(nóng)業(yè)科研檔案管理的現(xiàn)狀，指出加快其信息化的要求，闡述檔案信息化管理在農(nóng)業(yè)科研中的作用和意義，以為農(nóng)業(yè)科研檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研檔案；信息化；建設(shè)

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）03-00-01

隨著信息社會的到來，信息與信息技術(shù)在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中扮演了越來越重要的角色。加強檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今信息化發(fā)展的主要潮流，是國家信息化建設(shè)的一個重要組成部分。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

一、農(nóng)業(yè)科研中檔案管理

農(nóng)業(yè)科研檔案主要是農(nóng)業(yè)科技工作者在科研活動過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表聲像、載體材料的總稱，其主要包括課題從立項、申報、總結(jié)、成果鑒定等一系列過程中形成的各種檔案材料，如科研檔案課題立項的申請書、合同書、實驗調(diào)查記錄、科研過程中的照片以及科技人員在該項研究中撰寫的論文等。目前，部分檔案管理基本上只是處于保管和利用狀態(tài)，沒有實現(xiàn)檔案信息化的合理配置和科學(xué)管理。所以，農(nóng)業(yè)科研檔案沒有充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用，沒有完成社會發(fā)展要求的農(nóng)業(yè)科研檔案管理的根本變革。

從國家明確提出的“以信息化帶動工業(yè)化的要求”到國家檔案局提出的“以檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)的最佳技術(shù)手段和實現(xiàn)途經(jīng)。傳統(tǒng)的檔案管理體制已經(jīng)逐漸開始改革，檔案信息化建設(shè)勢在必行。檔案信息化憑借其獨特的優(yōu)勢將發(fā)揮重要作用。

二、農(nóng)業(yè)科研中檔案信息化的要求

1.加強檔案管理人員的基礎(chǔ)理論培訓(xùn)。結(jié)合檔案管理的需要學(xué)技能、學(xué)操作、學(xué)管理，不斷調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，加快知識更新，擴大知識面，提高自身綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，從多方面努力，盡快建設(shè)一支以管理型人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為骨干的檔案資源信息化建設(shè)隊伍。

2.加強服務(wù)競爭意識。檔案管理人員敢于開拓創(chuàng)新，農(nóng)業(yè)檔案作為社會信息資源的一部分，具有專業(yè)性與社會性相統(tǒng)一的雙重性，即可為單位內(nèi)部服務(wù)，又可向社會提供具有自己行業(yè)的各種服務(wù)，在社會主義市場的大環(huán)境中，檔案工作者必須適應(yīng)信息化時代對檔案工作的要求，轉(zhuǎn)變、擴大、發(fā)展和調(diào)整檔案工作的職能，努力探索現(xiàn)代化服務(wù)方式，增強服務(wù)意識，對內(nèi)挖掘、對外開放，最大限度地提高服務(wù)水平。要定位服務(wù)，主動征求領(lǐng)導(dǎo)和各部門意見，不定期地向科技工作者宣傳檔案法規(guī)和政策，滿足廣大科技工作者對各類數(shù)據(jù)資料的需求，為領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策服務(wù)。另外，要充分利用信息網(wǎng)服務(wù)，加快建立農(nóng)業(yè)科研信息化的傳播，盡快建立以現(xiàn)有檔案部門為中心輻射周邊及農(nóng)村、農(nóng)民的檔案信息共享體系，統(tǒng)一軟件開放。用最快捷的方法進行信息傳遞，使其數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)資源共享。

3.加快農(nóng)業(yè)科研信息傳播，促進科研發(fā)展。信息資源只有通過傳播才能發(fā)揮作用并服務(wù)于農(nóng)村、農(nóng)民，起到農(nóng)業(yè)增效、農(nóng)民增收的作用。我國農(nóng)業(yè)信息化起步較晚，但隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，信息化工程發(fā)展非常迅速。目前，“農(nóng)業(yè)信息網(wǎng)”在互聯(lián)網(wǎng)站還有綜合性信息，此類信息應(yīng)以實用信息為主。網(wǎng)絡(luò)將成為今后農(nóng)業(yè)信息傳播的主渠道。建立不同層次的檔案信息站點，使其成為信息資源傳播、反饋信息接收的樞紐，延伸到郊區(qū)各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村落?！稗r(nóng)業(yè)信息資源中心”作為信息資源發(fā)放、回收的集散地，將加工后形成的檔案信息產(chǎn)品通過各級各類農(nóng)業(yè)信息網(wǎng)發(fā)布，為農(nóng)村用戶提供特定檔案信息服務(wù)。我國農(nóng)業(yè)檔案信息化起步緩慢，但隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，檔案信息化也隨之迅速發(fā)展。提供一些農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)資料和一些政策法規(guī)等信息，對檔案信息化建設(shè)是必要的。農(nóng)業(yè)遠(yuǎn)程信息服務(wù)是實現(xiàn)農(nóng)業(yè)信息傳播和技術(shù)推廣的有效方式，覆蓋范圍大，內(nèi)容豐富，對設(shè)備要求較低，打破了空間局限性，使農(nóng)村學(xué)習(xí)人員能就近學(xué)到最新的農(nóng)業(yè)實用技術(shù)，還可以和專業(yè)權(quán)威、專家實現(xiàn)面對面的交流，把最新的技術(shù)信息傳授、應(yīng)用到生產(chǎn)實踐中，在生產(chǎn)中發(fā)揮作用。

三、檔案信息化對農(nóng)業(yè)科研的作用

實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，使檔案管理不再費時費力，傳統(tǒng)的檔案管理需經(jīng)收集、整理、鑒定、編輯、裝訂等程序，工作量大，效率低。實現(xiàn)信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。能夠集中統(tǒng)一管理檔案信息，人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針，即檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開展工作，檔案信息自動化統(tǒng)一管理，能使集中管理和利用相結(jié)合，建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是農(nóng)業(yè)科研檔案較理想的管理模式。傳統(tǒng)的檢索方式是檔案管理人員從總目錄中找到所需檔案，然后根據(jù)目錄查找所需，費時費力。檔案實行信息管理以后的檢索與查詢只需通過網(wǎng)絡(luò)就可以實現(xiàn)，既簡潔又方便。此外，提供網(wǎng)上查詢手段也方便了內(nèi)部工作人員，使其可以根據(jù)檔案管理權(quán)限從網(wǎng)絡(luò)上自行查詢檔案信息，極大地減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。檔案信息建設(shè)對促進農(nóng)業(yè)科研發(fā)展的意義表現(xiàn)在如下幾個方面：一是提高整個部門的工作效率。實施檔案管理信息化以后，檔案管理人員可以從手工勞動中解脫出來，使管理員更好地從事檔案的收集工作和編研工作，極大地提高職能部門的工作效率。二是提高整個部門的技術(shù)水平。農(nóng)業(yè)科技檔案的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是發(fā)展的大方向，只有實現(xiàn)檔案工作信息化，才能和農(nóng)業(yè)科研發(fā)展相協(xié)調(diào)，適應(yīng)新形勢下的變化。三是有效地為科研服務(wù)。檔案管理信息化將檔案在網(wǎng)絡(luò)上共享，科技人員可以在計算機上查閱所需檔案資料，提高工作效率。同時，檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用，提高了整體的工作效率和競爭力。因此，加快檔案信息化建設(shè)，可以推動農(nóng)業(yè)科研檔案工作的管理水平，打好基礎(chǔ)，使檔案的管理水平邁上一個新臺階，為農(nóng)業(yè)科研創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益。

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作者簡介：潘桂萍（1961-），女，武安縣人，中級館員，研究方向：檔案管理。endprint