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    撰寫郵件的11條“軍規(guī)”

    2014-03-13 05:45:29唐筠
    37°女人 2014年11期
    關鍵詞:軍規(guī)發(fā)郵件收件人

    ●唐筠

    撰寫郵件的11條“軍規(guī)”

    ●唐筠

    郵件要同時發(fā)給幾個人,收件人、抄送和密送怎么選擇?需要對方回信的,就選收件人;只需讓對方獲知,無須回信的,就選抄送人;不想讓其他人知道的收信人,就選密送。密送還可以讓群發(fā)郵件看起來好像單獨發(fā)送的,例如同時給幾位面試者發(fā)通知,就可以選用密送的方式。

    空白標題是最失禮的行為;把所有想說的話都寫在標題里,郵件正文一片空白同樣失禮。

    信件正文稱呼不可少,最簡單的一個“Hi”或者“你好”,有時比客套的問候更有效。

    如果一封郵件中提到某個文件,即便你確認對方一定有,也最好在附件中發(fā)一份。收件人直接下載附件一定比在電腦中尋找更快也更方便。

    如果你要給對方發(fā)一份Word文檔,最好在郵件正文中用純文本拷貝一下文檔里的內容。這樣如果對方是用手機查收郵件,就不需要下載文檔再看了。

    想跟領導們展示自己精心排版制作的PDF或PPT?最好把每個頁面單獨存成圖片格式。

    不論是什么格式的附件,一定要有一個簡短且明確的描述,考慮到手機閱讀的情況,文件名不能過長。如果你在信件正文中列出不同的附件摘要,那就更加分了。

    跨國公司的統(tǒng)一郵件簽名格式里,大多數都包含郵件地址,因為你的信可能被轉發(fā)或回復給其他人,這時候收件人就能通過簽名檔找到你的聯(lián)系方式了。

    最好用“我們”來代替“你”,比方說“我們要按照合同辦”比“你要按照合同辦”看起來更舒服。

    把所有發(fā)過的郵件保留在發(fā)件箱里絕對是一個好習慣。當客戶或者有意刁難你的同事故意說沒有收到你的郵件時,至少你可以打開發(fā)件箱,作為“證據”。

    不在半夜給客戶打電話是最基本的禮貌,可半夜給客戶發(fā)郵件卻會讓他們?yōu)槟愕那趭^感動。出差途中,在火車站等嘈雜的地方不方便給老板打電話匯報情況?用手機發(fā)一封郵件吧,別忘了提一句,“我在火車站,周圍比較亂,只能用手機發(fā)郵件”,老板最喜歡這樣的員工。

    (摘自《壹讀》2014年16期)

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