合同管理在招投標(biāo)及項(xiàng)目施工中的運(yùn)用

尹曉娟，郭 豫

(1.山西建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西太原030006;2.煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院，山東煙臺(tái)264670)

合同管理在招投標(biāo)及項(xiàng)目施工中的運(yùn)用

尹曉娟1，郭 豫2

(1.山西建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西太原030006;2.煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院，山東煙臺(tái)264670)

招投標(biāo)市場(chǎng)不斷地深入，帶動(dòng)了眾多企業(yè)從工廠化生產(chǎn)模式迅速轉(zhuǎn)向項(xiàng)目化生產(chǎn)模式。在招投標(biāo)以及項(xiàng)目施工中合同管理起著重要作用，是施工企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益的其中一個(gè)重要因素。本文從在招投標(biāo)中合同管理的影響和運(yùn)用以及在項(xiàng)目施工中合同管理的影響和運(yùn)用方面進(jìn)行探討。

合同管理;招投標(biāo);項(xiàng)目施工

建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)的過(guò)程其實(shí)就是談判和訂立施工合同的過(guò)程，在招投標(biāo)文件中包含了施工合同的主要條款，而施工合同的主要組成文件中包括招標(biāo)文件，二者之間互為主要內(nèi)容，關(guān)系密切。招投標(biāo)是一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目施工的開(kāi)始，能夠確保建設(shè)項(xiàng)目有序、公平地進(jìn)行。在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中合同管理貫穿始終，能夠確保合同的有效性、約束性和權(quán)威性。從中不難看出，合同與招投標(biāo)與項(xiàng)目施工密切相關(guān)，因此合同管理對(duì)于招投標(biāo)以及項(xiàng)目施工有著很大的影響，其有效運(yùn)用是非常重要的。

1 合同管理與招投標(biāo)

1.1 招投標(biāo)中合同管理的影響

合同管理與招投標(biāo)二者之間的聯(lián)系密切，施工合同是有效控制施工進(jìn)度、資金投入、工程質(zhì)量的法律性文件。在實(shí)際操作中，合同管理如果與招投標(biāo)相脫離，將會(huì)給項(xiàng)目施工后期帶來(lái)弊端。一般說(shuō)來(lái)施工企業(yè)編制投標(biāo)文件中“技術(shù)標(biāo)”、“商務(wù)標(biāo)”的部門與項(xiàng)目管理、項(xiàng)目施工合同管理是由不同職能的部門來(lái)實(shí)施的。一旦招投標(biāo)成功，如果簽訂好的施工合同轉(zhuǎn)發(fā)給項(xiàng)目經(jīng)理只是以文件形式，而沒(méi)有具體實(shí)施。如此便會(huì)導(dǎo)致施工合同的技術(shù)交底流于形式，不能對(duì)施工合同進(jìn)行有效的跟蹤實(shí)施，從而使得招投標(biāo)管理和合同管理嚴(yán)重脫節(jié)，不能有效進(jìn)行項(xiàng)目的建設(shè)。

另外對(duì)簽訂的施工合同根據(jù)招投標(biāo)文件、合同文本等進(jìn)行審查管理，也會(huì)產(chǎn)生對(duì)招投標(biāo)較大的影響。沒(méi)有經(jīng)過(guò)審查的合同簽訂之后常常存在許多問(wèn)題，并且由于簽訂行為不規(guī)范，時(shí)常引發(fā)工程質(zhì)量、資金、工期等方面違約的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致國(guó)家、企業(yè)許多不必要的經(jīng)濟(jì)損失。而在簽訂施工合時(shí)，先進(jìn)行嚴(yán)格的審查，可以盡量避免或減少合同簽訂后帶來(lái)的許多糾紛，確保招投標(biāo)的成功以及后期建設(shè)的順利實(shí)施［1］。

1.2 招投標(biāo)中合同管理的運(yùn)用

在實(shí)際工作中，招投標(biāo)中合同管理的運(yùn)用，要做到以下幾點(diǎn):一是合同管理參與招標(biāo)文件的審查;二是合同管理參與招標(biāo)活動(dòng)的全過(guò)程;三是合同管理參與招投標(biāo)項(xiàng)目后期的管理。

合同管理參與招標(biāo)文件的審查，要做到合同管理部門在招投標(biāo)過(guò)程中與招投標(biāo)部門密切配合，一起合作審查工程施工的招投標(biāo)文件。合同管理部門提前介入能夠有效地發(fā)覺(jué)招投標(biāo)文件中合同存在的許多問(wèn)題以及不足，如此一來(lái)我們便可以在招投標(biāo)過(guò)程中使用答疑的方式向業(yè)主提出，從而在避免中標(biāo)后因?yàn)檎袠?biāo)文件中合同文本不夠合理、不夠完善導(dǎo)致后期項(xiàng)目施工過(guò)程中出現(xiàn)不必要的矛盾和糾紛。

合同管理應(yīng)該參與招標(biāo)活動(dòng)的全過(guò)程。配合參加較大工程的開(kāi)標(biāo)以及現(xiàn)場(chǎng)勘察，在開(kāi)標(biāo)會(huì)上，發(fā)包方要宣布標(biāo)價(jià)，而每一個(gè)投標(biāo)企業(yè)都要宣讀投標(biāo)書(shū)等，在這些內(nèi)容中有很多都表示了招投標(biāo)當(dāng)事人對(duì)將來(lái)簽訂合同條款的部分真實(shí)意思。以合同管理人員的身份參加開(kāi)標(biāo)，能夠全面地掌握招投標(biāo)過(guò)程當(dāng)中的第一手資料，對(duì)合同的審查將更加有利，并且使合同更具有真實(shí)性、可靠性以及合理性。參與現(xiàn)場(chǎng)勘察，并對(duì)現(xiàn)場(chǎng)情況進(jìn)行了解，這是由于在合同中存在許多條款涉及到施工現(xiàn)場(chǎng)的條件。合同管理部門對(duì)一些現(xiàn)場(chǎng)情況進(jìn)行了解與掌握，有利于對(duì)合同當(dāng)事人的不同意見(jiàn)進(jìn)行調(diào)解，從而起到達(dá)成一致意見(jiàn)、協(xié)調(diào)關(guān)系的作用。

合同管理應(yīng)該參與招投標(biāo)項(xiàng)目后期的管理。這就要求我們好好配合招投標(biāo)項(xiàng)目回訪工作的進(jìn)行，對(duì)招投標(biāo)成果進(jìn)行鞏固。在回訪過(guò)程中，必須根據(jù)施工合同、投標(biāo)書(shū)、招標(biāo)文件等資料，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的合同履約進(jìn)行檢查，并且建立行之有效的考核制度，對(duì)合同履行中出現(xiàn)的矛盾和糾紛及時(shí)進(jìn)行調(diào)解、處理，還需要對(duì)雙方的合同意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，督促其自我約束和強(qiáng)化內(nèi)部管理，從而使合同履約率得到提高。通過(guò)檢查、監(jiān)督施工合同履行的情況，建立工程招投標(biāo)跟蹤管理檔案，并將其作為今后招投標(biāo)的重要參考資料。

2 合同管理與項(xiàng)目施工

2.1 項(xiàng)目施工中合同管理的影響

合同管理對(duì)于項(xiàng)目施工過(guò)程有很大的影響。任何一個(gè)項(xiàng)目的施工過(guò)程都與一系列的承發(fā)包合同相關(guān)。通過(guò)對(duì)承包內(nèi)容、工期、價(jià)款、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和范圍等合同條款的制訂并履行，承包商和業(yè)主可以在合同環(huán)境下調(diào)整和控制施工項(xiàng)目的運(yùn)行狀態(tài)。通過(guò)合同管理工作，可以規(guī)范施工過(guò)程中的各項(xiàng)事物的管理，使施工順利進(jìn)行。

合同管理可以使承發(fā)包雙方更好地享有權(quán)利和履行的義務(wù)。可以這樣說(shuō)，施工合同是承發(fā)包雙方享有權(quán)利和履行義務(wù)的法律基礎(chǔ)。通過(guò)承發(fā)包雙方職責(zé)、義務(wù)和權(quán)力的明確，可以對(duì)承發(fā)包雙方的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行合理分?jǐn)偂２⑶沂┕ず贤话銇?lái)說(shuō)都對(duì)承發(fā)包雙方基本的義務(wù)和權(quán)力的關(guān)系進(jìn)行了界定。如發(fā)包方必須及時(shí)參加中間驗(yàn)收和隱蔽工程驗(yàn)收，必須按時(shí)支付工程進(jìn)度費(fèi)用，及時(shí)辦理竣工結(jié)算和及時(shí)組織工程竣工驗(yàn)收等。承包方則應(yīng)該按照批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計(jì)和施工圖紙組織施工，提供符合的約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品給業(yè)主等。從中可以看出施工合同對(duì)施工過(guò)程中的事物進(jìn)行了規(guī)范，對(duì)合同進(jìn)行管理工作，能夠保證合同對(duì)施工過(guò)程的有效影響，使承發(fā)包雙方更好地享有權(quán)利和履行的義務(wù)，從而使項(xiàng)目施工的順利進(jìn)行。

另外，合同管理可有效處理項(xiàng)目施工過(guò)程中的各種矛盾和糾紛。建設(shè)項(xiàng)目一般都具有建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位眾多、合同金額大以及項(xiàng)目之間接口復(fù)雜等特點(diǎn)。因此在履行合同的過(guò)程中，承包商與業(yè)主之間、承包商與分包商之間、不同承包商之間以及材料供應(yīng)商與業(yè)主之間不可避免地產(chǎn)生各種矛盾和糾紛。施工合同作為合同中特定的一種類型，一經(jīng)簽訂便具有法律效力，因此施工合同可作為處理這些矛盾和糾紛的法律依據(jù)。承發(fā)包雙方在施工合同中事先作出的各種承諾和約定，如不可抗力條款、合同的索賠和反索賠條款以及合同價(jià)款調(diào)整與變更條款等，都可以作為調(diào)整處理這些糾紛和矛盾的主要依據(jù)和尺度。因此對(duì)合同進(jìn)行管理能夠使其發(fā)揮應(yīng)有的法律效力，對(duì)施工過(guò)程中的各種矛盾和糾紛進(jìn)行有效的處理［2］。

2.2 項(xiàng)目施工中合同管理的運(yùn)用

在招投標(biāo)過(guò)程中簽訂了合同，為了確保施工合同實(shí)施的有序進(jìn)行而不是合同管理在項(xiàng)目施工過(guò)程中流于形式，為了使項(xiàng)目施工中的各項(xiàng)事物的管理處于受控狀態(tài)，合同管理在項(xiàng)目施工中的有效運(yùn)用可以通過(guò)完整而有效的合同實(shí)施保證體系的建立、合同實(shí)施過(guò)程控制的加強(qiáng)、合同變更管理的加強(qiáng)以及合同索賠的注重來(lái)實(shí)現(xiàn)。

完整而有效的合同實(shí)施保證體系的建立，能夠保證順利實(shí)現(xiàn)合同目標(biāo)。而要建立一套完整而又有效的合同實(shí)施保證體系，則要注意加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)、投標(biāo)項(xiàng)目以及合同交底、規(guī)范合同管理工作程序的建立、報(bào)告和行文制度的建立、文檔系統(tǒng)的建立、監(jiān)督管理的履行、重大合同審查管理這幾個(gè)方面。其中需要注意加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)是因?yàn)楹贤芾砣藛T素質(zhì)的高低會(huì)對(duì)合同管理的質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，合同管理人員能夠掌握與合同相關(guān)的知識(shí)以及合同在項(xiàng)目施工中的應(yīng)用，并且對(duì)合同管理以及項(xiàng)目索賠進(jìn)行掌握。而在投標(biāo)項(xiàng)目以及合同交底方面要注意在交底完畢后，要實(shí)行目標(biāo)管理。另外也要注意到項(xiàng)目部是交底的重點(diǎn)，合同在公司交底完畢后，項(xiàng)目部應(yīng)進(jìn)行二次交底。建立規(guī)范的合同管理工作程序則要注意建立定期或者不定期的協(xié)調(diào)會(huì)制度，因?yàn)樵陧?xiàng)目施工過(guò)程中，合同管理工作中有許多日常事務(wù)性工作;還要注意針對(duì)一些經(jīng)常性的工作訂立工作程序，使各方面的關(guān)系得到較好的協(xié)調(diào)，使施工合同的實(shí)施工作規(guī)范化、程序化，管理人員能夠有章可循。報(bào)告和行文制度的建立，這是合同的要求，也是項(xiàng)目施工管理的需要，可以使項(xiàng)目施工活動(dòng)有據(jù)可依。文檔系統(tǒng)的建立，對(duì)日后項(xiàng)目的索賠與反索賠產(chǎn)生重大的影響，需要注意一點(diǎn):項(xiàng)目的原始資料都是產(chǎn)生于合同的實(shí)施過(guò)程。而監(jiān)督管理的履行，可以防止違約行為的發(fā)生。對(duì)重大合同(如工程建設(shè)合同、設(shè)備購(gòu)買合同等)的審查管理，能夠有效地維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益［3］。

合同實(shí)施過(guò)程控制的加強(qiáng)，對(duì)合同管理在項(xiàng)目施工的運(yùn)用產(chǎn)生影響。在合同實(shí)施過(guò)程中合同實(shí)行控制的其中一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是合同實(shí)施控制。合同實(shí)施過(guò)程控制的加強(qiáng)，需要注意:按照合同對(duì)項(xiàng)目施工目標(biāo)進(jìn)行有效控制、加強(qiáng)合同實(shí)施過(guò)程中的信息管理、跟蹤和監(jiān)督合同的實(shí)施、建立完善的規(guī)章制度。在按照合同對(duì)項(xiàng)目施工目標(biāo)進(jìn)行有效控制時(shí)應(yīng)該把總目標(biāo)分解并落實(shí)到項(xiàng)目各部門，從而形成目標(biāo)體系，注意要始終圍繞總目標(biāo)嚴(yán)格執(zhí)行。加強(qiáng)合同實(shí)施過(guò)程中的信息管理，要從三個(gè)方面進(jìn)行，首先要明確信息流通的路徑;接著是項(xiàng)目計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)的建立，進(jìn)行資源共享;三是對(duì)信息的流入及時(shí)進(jìn)行處理。跟蹤和監(jiān)督合同的實(shí)施，這是受自然條件、社會(huì)等外界因素以及項(xiàng)目施工周期長(zhǎng)導(dǎo)致的各種變化的需要的影響。建立完善的規(guī)章制度，要做到管理職責(zé)明確、程序規(guī)范、層次清楚，使施工合同的簽訂、履行、考核以及糾紛處理都處于受控狀態(tài)。

合同變更管理的加強(qiáng)以及合同索賠的注重。其中合同便跟管理的加強(qiáng)主要是根據(jù)工程合同頻繁變更這一特點(diǎn)提出的。承包商在履行合同階段應(yīng)該仔細(xì)研究合同中相應(yīng)的條款，發(fā)現(xiàn)是基于合同差異的地方，同時(shí)還要注重資料的積累與收集，將這些作為合同變更的依據(jù)。而合同索賠的注重主要是合同實(shí)施的索賠和反索賠管理。在索賠與反索賠過(guò)程中應(yīng)該注重合法性、客觀性和合理性。

結(jié)束語(yǔ)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，合同管理在招投標(biāo)以及項(xiàng)目施工中的有效運(yùn)用顯得越來(lái)越重要。因此我們必須認(rèn)識(shí)到合同管理對(duì)招投標(biāo)以及項(xiàng)目施工的影響十分巨大，并且應(yīng)該采取合理的做法使其有效的運(yùn)用，讓合同管理發(fā)揮最大的作用。

［1］高瑞婕.淺談合同管理在招投標(biāo)及項(xiàng)目施工中的作用［J］.科技資訊，2011(12).

［2］趙文紅.合同管理、招投標(biāo)和項(xiàng)目施工中的問(wèn)題與對(duì)策［J］.現(xiàn)代企業(yè)教育，2011(23).

［3］楊選忠.試論建設(shè)工程施工招標(biāo)投標(biāo)階段的合同管理［J］.中華民居(下旬刊)，2013(6).

(責(zé)任編輯 孫勝文)

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1673－5382(2014)03－0025－03

2014－06－30

尹曉娟(1983－)，女，山西太原人，山西建筑工程技術(shù)學(xué)院助教.