機(jī)關(guān)文書(shū)檔案保管期限規(guī)定等

機(jī)關(guān)文書(shū)檔案保管期限有哪些規(guī)定？

《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）將文書(shū)檔案的保管期限劃定為永久和定期，定期又實(shí)行“標(biāo)時(shí)法”，分為30年、10年兩種年限?！皹?biāo)時(shí)法”的應(yīng)用使歸檔工作能夠更準(zhǔn)確判定檔案材料的保存年限，避免了過(guò)去籠統(tǒng)將“16～50年”保存的檔案材料均劃作“長(zhǎng)期”，致使只需保存20年的材料必須到其保存50年后才能鑒定銷(xiāo)毀的尷尬。

劃分機(jī)關(guān)文書(shū)檔案保管期限應(yīng)把握哪些原則？

（一）永久

凡反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)、基本歷史面貌、經(jīng)濟(jì)關(guān)系和個(gè)人利益的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料列為永久保管。

永久保管的文書(shū)檔案主要包括：

1、本機(jī)關(guān)制度的法規(guī)政策性文件材料；

2、本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；

3、本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

4、本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

5、本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、任職任免等文件材料；

6、本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

7、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

8、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

（二）定期

凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在一段時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管。定期又分為“30年”和“10年”

“30年”保管的文書(shū)檔案主要包括：

1、本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

2、本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；

3、本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；

4、本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

5、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重大問(wèn)題專題報(bào)告等。

“10年”保管的文書(shū)檔案主要包括：

1、本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)性管理文件材料；

2、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

3、上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

4、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

5、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)等文件材料，列為10年保管。

如何理解文書(shū)檔案保管期限的分析方法？

（一）分析歸檔文件的責(zé)任者

1、分析歸檔文件是本機(jī)關(guān)（本系統(tǒng)）責(zé)任者還是外機(jī)關(guān)（外系統(tǒng)）責(zé)任者。在相同內(nèi)容、相同文種的情況下，本機(jī)關(guān)（本系統(tǒng)）形成的本專業(yè)文件材料比外機(jī)關(guān)（外系統(tǒng)）形成的本專業(yè)文件材料至少要長(zhǎng)一個(gè)檔次。

2、分析歸檔文件是本級(jí)責(zé)任者還是上級(jí)、下級(jí)責(zé)任者。本級(jí)責(zé)任者形成的文件材料，其保管期限相對(duì)較長(zhǎng)。上級(jí)形成的文件材料比下級(jí)的要長(zhǎng)。發(fā)文機(jī)關(guān)的級(jí)別還需考慮是本系統(tǒng)還是外系統(tǒng)，是黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)還是其他機(jī)關(guān)等情況。

3、分析歸檔文件是多個(gè)責(zé)任者還是單個(gè)責(zé)任者。多個(gè)責(zé)任者中要區(qū)分本機(jī)關(guān)是主辦機(jī)關(guān)還是協(xié)辦機(jī)關(guān)。如本機(jī)關(guān)是主辦機(jī)關(guān)則視作本機(jī)關(guān)的單獨(dú)發(fā)文來(lái)劃分保管期限，如本機(jī)關(guān)是協(xié)辦機(jī)關(guān)，則比本機(jī)關(guān)單獨(dú)發(fā)文的保管期限稍短一點(diǎn)。

4.分析歸檔文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中的責(zé)任者。文件材料在主送、抄報(bào)、送閱等運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)上級(jí)批復(fù)、領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)等情況，此時(shí)保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。

（二）分析歸檔文件的形式

歸檔文件保管期限劃分應(yīng)以形式重要為主。這里的“重要”指“規(guī)范性”、“權(quán)威性”、“正式性”和“珍貴性”。

1、分析歸檔文件的文種。決定、決議、命令、指示、條例、紀(jì)要、報(bào)告等，比處理日常事務(wù)的通知、簡(jiǎn)報(bào)、來(lái)往函件等保管期限長(zhǎng)。

2、分析歸檔文件的稿本。歸檔文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限長(zhǎng)。

3、分析歸檔文件的外形特點(diǎn)。有重要領(lǐng)導(dǎo)、著名人物的題詞、批注、簽字的文件材料有權(quán)威性，具有紀(jì)念價(jià)值。

（三）分析歸檔文件的內(nèi)容

分析歸檔文件內(nèi)容是確定檔案保管期限最重要的方面。歸檔文件內(nèi)容為“重要的”其保管期限相對(duì)較長(zhǎng)。

1、分析歸檔文件是否體現(xiàn)機(jī)關(guān)主要職能。歸檔文件的內(nèi)容是否為本機(jī)關(guān)主要任務(wù)、主要工作、中心工作、主要活動(dòng)、主要工作事項(xiàng)，其內(nèi)容是否具有典型性。

2、分析歸檔文件是否反映本機(jī)關(guān)基本歷史面貌。歸檔文件是否反映本機(jī)關(guān)轄內(nèi)工作全貌、本機(jī)關(guān)工作狀況、工作水平、工作規(guī)模、工作變化、工作發(fā)展、較長(zhǎng)時(shí)間的工作情況。

3、分析歸檔文件是否反映本機(jī)關(guān)的經(jīng)濟(jì)關(guān)系。價(jià)值高、債權(quán)債務(wù)時(shí)間長(zhǎng)的歸檔文件其保管期限長(zhǎng)。

4、分析歸檔文件是否涉及個(gè)人利益。涉及本機(jī)關(guān)人員較重要個(gè)人利益，涉及外單位個(gè)人利益，如行政確認(rèn)工作中形成的宅基地使用證、房屋產(chǎn)權(quán)證、公民學(xué)歷和學(xué)位的證明等文件材料，一般應(yīng)作永久保管。endprint