商務(wù)函電的作用及翻譯原則

孫 穎

（渤海大學(xué)，遼寧 錦州 121013）

0 研究背景

商務(wù)英語(yǔ)函電是指在商務(wù)環(huán)境下利用函電與具有不同文化背景的國(guó)外客戶進(jìn)行國(guó)際交流的一種交流工具，這種工具的作用類似于不同國(guó)家人們進(jìn)行交流所使用英語(yǔ)的作用，不同之處是商務(wù)函電不僅要溝通客戶之間的意愿，還要包含商務(wù)談判之中所使用的專業(yè)術(shù)語(yǔ)比如在貿(mào)易中經(jīng)常使用的貿(mào)易術(shù)語(yǔ)FOB、CIF、CFR等等。隨著國(guó)際貿(mào)易的發(fā)展，商務(wù)函電逐漸成為一種行業(yè)英語(yǔ)，是開(kāi)展對(duì)外商務(wù)活動(dòng)的基礎(chǔ)和重要工具，是最常用的也是最有效的通訊手段之一。

鑒于它所發(fā)揮的重要作用，正確翻譯商務(wù)英語(yǔ)函電,是一個(gè)重要問(wèn)題。在貿(mào)易雙方未曾見(jiàn)面的情況下,怎樣達(dá)到自己預(yù)期的目的,往往是由商務(wù)函電所決定。因此,了解商務(wù)函電句法特點(diǎn)及翻譯技巧,對(duì)提高商務(wù)英語(yǔ)函電的翻譯質(zhì)量,避免貿(mào)易雙方的誤解有極其重要的作用。因此，筆者在這里主要想談?wù)勆虅?wù)英語(yǔ)函電的重要作用及翻譯特點(diǎn)。

1商務(wù)英語(yǔ)函電的重要作用

1.1 與企業(yè)的切身利益息息相關(guān)

商業(yè)信函質(zhì)量的高低會(huì)直接影響到企業(yè)的切身利益，特別是對(duì)外交往的英文信函，好的信函有極大的可能促成交易，而建立起兩個(gè)企業(yè)間的長(zhǎng)期合作關(guān)系；相反，質(zhì)量不高的不但不能促成交易，還有可能會(huì)喪失兩個(gè)企業(yè)間潛在的合作機(jī)會(huì)。

通常大多數(shù)外國(guó)企業(yè)對(duì)和自己沒(méi)有業(yè)務(wù)往來(lái)的一些國(guó)內(nèi)的企業(yè)可能并不像對(duì)其國(guó)內(nèi)企業(yè)那樣了解，因此，對(duì)一個(gè)主動(dòng)尋求與國(guó)外企業(yè)建立合作愿望的國(guó)內(nèi)企業(yè)所做出的第一封商業(yè)信函就頗為重要。一封高質(zhì)量的信函可能會(huì)使一個(gè)企業(yè)對(duì)該企業(yè)產(chǎn)生注意力，進(jìn)而使其對(duì)希望建立的合作項(xiàng)目產(chǎn)生興趣，并最終促成兩個(gè)企業(yè)的成功合作。然而一封詞不達(dá)意，晦澀難懂，以至于很難讓人理解的商業(yè)信函卻很難引起另一方的關(guān)注和興趣，甚至可能令人產(chǎn)生反感的情緒，像這樣的信函也不大可能有機(jī)會(huì)促成所期望的交易。

對(duì)已經(jīng)建立起合作關(guān)系的企業(yè)來(lái)講，高質(zhì)量的商業(yè)信函對(duì)雙方處理有關(guān)的業(yè)務(wù)事宜同樣顯的十分重要。首先，一封用詞準(zhǔn)確、書寫規(guī)范、表意清楚的業(yè)務(wù)信函能讓對(duì)方準(zhǔn)確掌握信中涉及的內(nèi)容，及時(shí)地落實(shí)所提及的各項(xiàng)事宜，從而盡可能地縮短所需的時(shí)間，提高工作效率，促使交易的盡早完成，以達(dá)到雙贏的效果；而一封詞不達(dá)意、苦澀難懂的信函則會(huì)延誤時(shí)間，增加工作量，甚至讓對(duì)方發(fā)生誤解，從而錯(cuò)過(guò)商機(jī)；其次，如果信中出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤卻又沒(méi)有被及時(shí)地發(fā)現(xiàn)，那將會(huì)給企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。諸如把產(chǎn)品的價(jià)格報(bào)錯(cuò)，把拼寫相似的產(chǎn)品名稱寫錯(cuò)，使其完全變成另一種產(chǎn)品，或者把交易的方式弄錯(cuò)等等，這些問(wèn)題曾在許多企業(yè)出現(xiàn)過(guò)。

1.2 是企業(yè)的形象和實(shí)力的名片

高質(zhì)量的英文商業(yè)信函不僅能向客戶展現(xiàn)出寫信人的英文水平高低和業(yè)務(wù)能力的大小，同時(shí)還能從側(cè)面反映出一個(gè)企業(yè)的實(shí)力和形象，增強(qiáng)客戶與企業(yè)合作的信心，使合作順利達(dá)成。

涉及對(duì)外營(yíng)銷是企業(yè)對(duì)外交往的一個(gè)重要窗口，工作人員在從事?tīng)I(yíng)銷業(yè)務(wù)的同時(shí)也在間接地向客戶和消費(fèi)者傳遞著企業(yè)的各種信息。消費(fèi)者和客戶可以通過(guò)與營(yíng)銷人員的多次接觸觀察到一個(gè)企業(yè)的整體素質(zhì)和實(shí)力，業(yè)務(wù)員的言行實(shí)際上是代表著一個(gè)企業(yè)的基本形象。因此，一封高質(zhì)量的英文商業(yè)信函應(yīng)當(dāng)能讓外商清楚地判斷出企業(yè)是否有實(shí)力與其進(jìn)行合作。從而增強(qiáng)外商的投資或合的作信心，消除在合作關(guān)系建立之前可能產(chǎn)生的一些人為的障礙，增加合作或交易成功的機(jī)率。

1.3 能創(chuàng)造出一種和諧的交流氛圍

沒(méi)有障礙的語(yǔ)言或信函交流能夠縮短合作雙方溝通的距離，增加彼此間的情感，創(chuàng)造出一種和諧的交流氛圍，有利于后續(xù)工作的開(kāi)展。

許多企業(yè)的對(duì)外營(yíng)銷人員在長(zhǎng)期的涉外工作中不但給企業(yè)帶來(lái)了大量的訂單，還與國(guó)外一些企業(yè)中的合作伙伴結(jié)成好友，而這種情感的形成主要是依靠平時(shí)的商業(yè)書信交往產(chǎn)生的，因?yàn)殡p方當(dāng)面接觸的時(shí)機(jī)畢竟十分有限。如果交往的雙方既是生意上的伙伴又是非常要好的朋友，那么雙方合作的氣氛一定非常融洽，合作的根基也相對(duì)穩(wěn)定。許多人有過(guò)類似這樣的經(jīng)歷，當(dāng)一個(gè)人置身于他鄉(xiāng)，舉目無(wú)親，處在一個(gè)完全陌生的環(huán)境中突然遇到一個(gè)會(huì)講本民族語(yǔ)言的人，他（她）一定會(huì)倍感親切，似乎那種陌生感瞬間就消失了，雙方也肯定非常愿意接觸或相互幫忙。我認(rèn)為那些高質(zhì)量的涉外商業(yè)信函一般也能產(chǎn)生類似作用，能夠得到利益和感情的雙豐收效果。

2 商務(wù)英語(yǔ)函電的翻譯原則

商務(wù)英語(yǔ)函電作為專業(yè)術(shù)語(yǔ)，有別于其他的文體，它作為信函寫作的一部分，可以歸納為應(yīng)用文體，應(yīng)用文體是國(guó)家機(jī)關(guān)、企業(yè)單位、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、人民群眾用于工作、學(xué)習(xí)、生活等方面，直接為現(xiàn)實(shí)生活服務(wù)，具有實(shí)用價(jià)值、規(guī)范格式的一類文章的總稱。函電作為書信正是其中比較重要的一部分。因此，此類文體的主要語(yǔ)言特點(diǎn)就是簡(jiǎn)潔，內(nèi)容完整，用詞具體，用語(yǔ)禮貌，而作為貿(mào)易函電，它又具有專業(yè)性強(qiáng)的語(yǔ)言特征。

英文函電在遣詞造句、行文方法、表達(dá)風(fēng)格、意義和內(nèi)涵方面都具有商業(yè)韻味,講究語(yǔ)言策略,注重語(yǔ)言的得體性,運(yùn)用富有感情的、禮貌的用語(yǔ)來(lái)表達(dá)最誠(chéng)摯的態(tài)度,運(yùn)用溫和委婉的語(yǔ)氣來(lái)表達(dá)最真誠(chéng)的合作意愿,避免向?qū)Ψ街苯用?。其行文通常?yán)格遵守“7C”的寫作原則,即禮貌(courtesy)、體諒(consideration)、完整(completeness)、清楚(clarity)、簡(jiǎn)潔(conciseness)、具體(concreteness)、正確(correctness)。

2.1 禮貌（courtesy）

首先，使用疑問(wèn)句,把命令變成請(qǐng)求,使語(yǔ)氣更加委婉更加客氣。例如：

（1）Will you be good enough to let us have your reply as soon as possible?第二，但提出建議，請(qǐng)求時(shí) 恰當(dāng)?shù)氖褂锰摂M條件句式,能得到更多的商量協(xié)調(diào)的好處。例如：

（2）It would be most helpful if you could quote us the lowest price,FOB Lagos.

第三，在商務(wù)英語(yǔ)寫作中要適當(dāng)使用情態(tài)動(dòng)詞,如“should,would,could,might，may”等,可以使句子的語(yǔ)氣更加委婉含蓄,避免了唐突和生硬，使讀信者更加舒服，不至于反感。例如：

（3）We think it advisable that you should accept this offer at this price.

第四，使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)的句型,弱化要求,進(jìn)行間接表達(dá)，避免生硬刻板。例如：

（4）Its’ stipulated in the contract that shipment should be made in three equal lots from April to June.

2.2 體諒(consideration)

要求站在對(duì)方的角度考慮,替對(duì)方著想,理解對(duì)方所處的困境。當(dāng)對(duì)方發(fā)生不幸或遭受損失時(shí),向?qū)Ψ奖磉_(dá)遺憾或同情之意,并且給以美好的祝福,這種表示深切慰問(wèn)的信函能讓人感激,更彰顯禮貌和誠(chéng)意。我們?cè)谏虅?wù)英語(yǔ)寫作中常常用 “It is a pity that…,We are regretful… We are sorry…”等句型來(lái)表達(dá)對(duì)對(duì)方的同情與支持。如：

（5）We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd this month.

（6）We are sorry to hear your great losses.

2.3 完整(completeness)

商務(wù)信函對(duì)于促進(jìn)貿(mào)易順利進(jìn)行的其中一個(gè)方式就是它提供給讀信者最必要實(shí)用的信息，解答他們的疑問(wèn)，滿足他們的需要。如：

（7）We are informed by the forwarding company here that there is a direct steamer s.s. “HongXing” of Maersk-Seal and Shipping Company sailing for your port on or about the 2nd August.在這句話中包含了人稱，地點(diǎn)，事情，時(shí)間和方式等重要信息，是閱讀者一目了然，一看就立刻可以從中獲得完整的有價(jià)值的需要的信息。

2.4 清楚(clarity)

任何實(shí)用性的信息都應(yīng)該是確切的，具體的，而不能模棱兩可，含糊其詞。在外貿(mào)函電語(yǔ)言中，我們幾乎找不到像，不一定，有可能，也許，大概等等詞匯，模糊的表達(dá)方式會(huì)導(dǎo)致閱讀者在反饋信息的時(shí)候產(chǎn)生疑慮，延緩業(yè)務(wù)推進(jìn)的進(jìn)度。如函電中隨處可見(jiàn)的時(shí)間表達(dá)方式，2nd August，2014或 before the end of June，都明確了具體的時(shí)間，而不用yesterday，tomorrow等這樣不確定的詞語(yǔ)。

2.5 簡(jiǎn)潔(conciseness)

商務(wù)函電的主要語(yǔ)言特點(diǎn)就是簡(jiǎn)潔，內(nèi)容完整，用詞具體，用語(yǔ)禮貌，而作為貿(mào)易函電，它又具有專業(yè)性強(qiáng)的語(yǔ)言特征。例如：

（8）We are in receipt of your letter of August 1 offering us the captioned goods at USD 2，000 per short ton.在這樣一個(gè)句型結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，用詞簡(jiǎn)潔的句子當(dāng)中，包含了收件時(shí)間，確認(rèn)收件，貨物價(jià)格，確認(rèn)貨物價(jià)格等的信息，這樣的句子在函電寫作中是十分常見(jiàn)的，因此，簡(jiǎn)潔是函電寫作最直觀的印象。

2.6 具體(concreteness)

在商務(wù)英語(yǔ)函電中，除了要做得到簡(jiǎn)潔明了，還要講求具體這一原則。以免造成不必要的損失和麻煩。

2.7 正確(correctness)

商務(wù)英語(yǔ)中的詞匯往往可以根據(jù)上下文，不同的情景來(lái)翻譯成不同的含義，這與通常英語(yǔ)中的翻譯有著明顯的不同。比如說(shuō)在cover這個(gè)詞，請(qǐng)參見(jiàn)以下幾個(gè)例句：

（9）These regulations cover such cases.

這些規(guī)定適用于這類情況。

（10）Are the goods covered against all damage?這批貨物保了一切險(xiǎn)了嗎?

（11）I’ll cover for Sam while he’s on holiday.

山姆休假時(shí)我替補(bǔ)他工作。

以上的三個(gè)句子中的cover分別代表了包含，投保，代替的含義，而在實(shí)際商務(wù)英語(yǔ)中，它的含義更加豐富，如果不能根據(jù)上下文正確地翻譯出來(lái)，張冠李戴的話，其句子意思將會(huì)相差甚遠(yuǎn)，造成嚴(yán)重的偏差，導(dǎo)致貿(mào)易不能順利進(jìn)行。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，外貿(mào)函電翻譯是一門綜合性極強(qiáng)的工作，除了它所要講究的7原則外，還包含了詞匯，語(yǔ)法，語(yǔ)境，用詞技巧等等方面的內(nèi)容，在實(shí)際的翻譯工作中，只要扎實(shí)地掌握其用詞的規(guī)律，才能摸索出其翻譯的技巧。因此，這項(xiàng)任務(wù)不但是我們研究工作者要掌握的，也是很多從業(yè)人員所要探究的，我們都應(yīng)該循序漸進(jìn)，不斷完善這方面的知識(shí)。

［1］翁鳳翔．當(dāng)代國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)翻譯[M]．2007．

［2］張新紅．商務(wù)英語(yǔ)翻譯（英譯漢）[M]．2003．

［3］李平．國(guó)際經(jīng)貿(mào)英語(yǔ)教程[M]．1999．

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