提高辦公室文書處理質(zhì)量和效率

龔沙

辦公室作為一個(gè)單位和部門的重要科室，擔(dān)負(fù)著上傳下達(dá)、綜合協(xié)調(diào)、內(nèi)部管理、公文辦理、會(huì)務(wù)接待和后勤服務(wù)等重要職責(zé)。在實(shí)際工作中，辦公室又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是單位或部門的綜合信息中心，辦公室文書處理工作就顯得尤為重要，如何提高辦公室文書處理質(zhì)量和效率談一些體會(huì)或思考。

一、提高辦公室文書處理質(zhì)量和效率的基本條件

文書處理工作是辦公室的一項(xiàng)主要工作，辦公室文書處理的質(zhì)量和效率直接影響全局工作的順利進(jìn)行從辦公室的實(shí)際情況看，存在著工作頭緒多瑣碎性工作多，突發(fā)性工作多；規(guī)律性工作少。階段性工作少人員相對(duì)少。加之職責(zé)不明確，工作任務(wù)不明確，規(guī)章制度不明確，導(dǎo)致了工作中出現(xiàn)脫節(jié)。斷檔甚至延誤工作的現(xiàn)象，所以，我們經(jīng)常講：辦公室工作沒有大小之分，也沒有輕重之別筆者認(rèn)為，應(yīng)制定相應(yīng)措施，改進(jìn)工作方法和效率一是明確崗位職責(zé)，實(shí)施五定做法在明確科室職責(zé)任務(wù)的基礎(chǔ)上，設(shè)置辦公室內(nèi)部崗位，并實(shí)施五定，即：以職責(zé)定崗位以崗位定人員以人員定任務(wù)以任務(wù)定考核以考核定獎(jiǎng)懲二是完善規(guī)章制度，實(shí)施制度管人。管理是手段，方法是途徑，制度是保證制訂一套適合本單位本部門行之有效的考勤制度考核制度獎(jiǎng)懲制度責(zé)任追究制度文件收發(fā)和傳閱制度文件材料打印復(fù)印制度文書處理工作制度收集整理歸檔制度檔案資料查借閱制度等規(guī)章制度，確保各項(xiàng)工作的高效有序進(jìn)行

二、構(gòu)建正確辦公室文書工作的態(tài)度

作為服務(wù)性質(zhì)的崗位，辦公室文書應(yīng)樹立服務(wù)優(yōu)先意識(shí)，在工作中把奉獻(xiàn)與敬業(yè)放在第一位。不僅要意識(shí)到服務(wù)有被動(dòng)與主動(dòng)之分，還要考慮到自身的崗位性質(zhì)，肯定會(huì)因?yàn)楣ぷ魈幚聿坏轿慌c崗位職責(zé)所在，受到領(lǐng)導(dǎo)或者同事的誤解。所以在工作中，辦公室文書要有豁達(dá)的心胸，要有遠(yuǎn)見，心態(tài)要放正、放平淡然處事工作作風(fēng)要過硬。才能真正達(dá)到對(duì)事不對(duì)，人負(fù)責(zé)敬業(yè)的工作目標(biāo)。

由于辦公室文書日常工作狀態(tài)，就決定了整個(gè)辦公室的工作狀態(tài)與精神面貌?；诖俗鳛檗k公室文書，不僅要發(fā)揮出敬崗愛業(yè)，創(chuàng)新向上的精神風(fēng)貌。還應(yīng)在日常工作中保持工作黨的激情，積極向上，以提高整個(gè)辦公室的工作效率。對(duì)于自身所負(fù)責(zé)的工作要從嚴(yán)從細(xì)，認(rèn)識(shí)到自身工作的任何一個(gè)細(xì)節(jié)都是關(guān)系到整個(gè)工作程度能否正確順利進(jìn)行的因素。作為辦公室文書人員應(yīng)強(qiáng)調(diào)自身的執(zhí)行意識(shí)，保持隨叫隨到的工作狀態(tài)，對(duì)于可能發(fā)生的緊急情況要有隨時(shí)待命，立接立辦的責(zé)任意識(shí)。

對(duì)于辦公室文書而言學(xué)習(xí)是一項(xiàng)基本的素質(zhì)也是一項(xiàng)應(yīng)時(shí)時(shí)進(jìn)行的工作內(nèi)容。為了達(dá)到正確處理妥善處理領(lǐng)導(dǎo)所交待下來的各項(xiàng)工作任務(wù)。辦公室文書應(yīng)利用工作機(jī)會(huì)，多溝通，多交流，多向前輩與身邊年長同事取經(jīng)。多向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，深入學(xué)習(xí)與認(rèn)真領(lǐng)會(huì)各項(xiàng)工作的內(nèi)涵與性質(zhì)。工作實(shí)踐中應(yīng)敢挑重?fù)?dān)，敢做大事。在各項(xiàng)工作中去鍛煉與發(fā)現(xiàn)自己的辦事潛能與提高自身素質(zhì)。多從身邊人和事中去總結(jié)與歸納，多從自己不足與弱點(diǎn)中去發(fā)現(xiàn)和反思，多從實(shí)踐與學(xué)習(xí)中去領(lǐng)悟和學(xué)習(xí)。才能達(dá)到提高自身品德，提高自身思想境界，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的目的。

考慮到辦公室文書這一崗位的特殊性與機(jī)要性。在實(shí)際工作中，接收郵件與收發(fā)公文的過程中經(jīng)常會(huì)有涉密與受控性文件出現(xiàn)。此類文件只要求領(lǐng)導(dǎo)知道，作為辦公室文書，不僅要有嚴(yán)格的崗位操守還要有強(qiáng)烈的保密意識(shí)。身處領(lǐng)導(dǎo)左右，信息來源多，信息量大，辦公室文書應(yīng)明白什么可以說，什么不能說，什么可以，做什么不能做。特別是對(duì)于辦公室的公章管理來說要嚴(yán)格遵照公章管理規(guī)定執(zhí)行，對(duì)于使用公章的場合一律要求蓋章人簽字經(jīng)辦人簽字，領(lǐng)導(dǎo)層最后審批后方可加蓋公章。

三、提高辦公室文書日常事務(wù)處理能力的方法

提高效率。 講程序，工作就沒有質(zhì)量和效率辦公室工作性質(zhì)瑣碎零雜，應(yīng)首先從文書處理工作入手，狠抓工作程序的規(guī)范，建立和完善嚴(yán)格的收文程序和發(fā)文程序，嚴(yán)把文件的進(jìn)出關(guān)。在收文程序上，應(yīng)設(shè)置專人收文。該文原載于中國社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//www.ems86.com總第577期2014年第45期-----轉(zhuǎn)載須注名來源專人登記專人傳閱，并附傳閱卡蓋文書處理章送辦公室主任閱處送主要領(lǐng)導(dǎo)閱示送分管領(lǐng)導(dǎo)閱示送有關(guān)科室辦理，同時(shí)做好交辦登記催辦辦畢后交辦公室存檔，機(jī)要文件還要登記并按時(shí)清退等。在發(fā)文工作中，應(yīng)堅(jiān)持確有必要注重效用的原則，在發(fā)文程序上，應(yīng)設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)安排承辦科室起草辦公室登記編號(hào)附發(fā)文卡（辦公室主任分管領(lǐng)導(dǎo)主要領(lǐng)導(dǎo)簽字）確定密級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)辦公室安排打印核定份數(shù)承辦科室校對(duì)附印審核蓋章裝訂存檔（附底稿）登記發(fā)文正式文件存檔三份，即：一份存檔一份做發(fā)文匯集一份做重要文件匯編，發(fā)文卡。附件轉(zhuǎn)發(fā)件均要存檔其次，在歸檔工作中，應(yīng)根據(jù)本單位本部門的工作職責(zé)和性質(zhì)，確定歸檔范圍，制定分類方案，整理及移交規(guī)定或具體辦法。在歸檔范圍上，對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)來文需要本單位貫徹執(zhí)行的文件材料；對(duì)本單位本部門自身形成的文件材料；對(duì)同級(jí)單位或部門的來文，均要立卷歸檔。在搜集過程中，要堅(jiān)持多多益善和齊全完整的原則，主要采取平時(shí)搜集主動(dòng)搜集和重點(diǎn)搜集的辦法進(jìn)行。在組卷工作中，應(yīng)做到平時(shí)組卷和集中組卷相結(jié)合的方法，這樣既避免文件缺失，又能提高案卷的質(zhì)量在整理過程中，需堅(jiān)持維持原貌保持聯(lián)系實(shí)行五分原則（五分：即分級(jí)別分年度分問題分密級(jí)分保管期限）。在歸檔程序上，應(yīng)采取裝訂分類排列編制檔號(hào)編制目錄和裝盒移交本單位檔案室等七個(gè)步驟辦公室還應(yīng)建立收發(fā)文登記簿文書檔案登記簿查借閱登記簿利用效果登記簿文件材料移交清冊(cè)移交檔案登記簿收發(fā)文卡等整套簿表卡冊(cè)管理臺(tái)帳第三，增加設(shè)施，強(qiáng)化管理，提高效率。還需增加必要的設(shè)施設(shè)備，如：打印機(jī)。復(fù)印機(jī)傳真機(jī)照相機(jī)錄像機(jī)和掃描儀等

掌握工作技巧與工作要點(diǎn)。由于整個(gè)文書工作從接電話到會(huì)議安排，文件處理，資料歸檔，從接待來訪到完成領(lǐng)導(dǎo)與公司實(shí)時(shí)指令與要求。其工作中所面臨的事項(xiàng)瑣碎繁雜，為了辦好每一件事，保證不出錯(cuò)，文書工作中的技巧就相當(dāng)重要。而備忘本的重要性就體現(xiàn)出來了，把接到的事情都按列記錄在本子上，以輕重緩急來安排做事順序，對(duì)于重要的急事應(yīng)優(yōu)先處理，對(duì)于可以總結(jié)成一次性的工作應(yīng)進(jìn)行歸納與統(tǒng)一整理。避免頻繁打擾領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于提前十幾天就發(fā)布的開會(huì)通知當(dāng)場進(jìn)行提醒，但同時(shí)應(yīng)進(jìn)行標(biāo)注在臨近開會(huì)時(shí)再進(jìn)行提醒以盡到自身的工作職責(zé)。另外對(duì)于工作中的小細(xì)節(jié)應(yīng)實(shí)時(shí)落實(shí)，如打印機(jī)與復(fù)印機(jī)等小毛病，在開會(huì)做會(huì)議紀(jì)要時(shí)，應(yīng)進(jìn)行調(diào)整與修復(fù)，防止由于此類小問題而造成整個(gè)會(huì)議工作的成效大打折扣。細(xì)節(jié)決定成敗辦公室文書人員應(yīng)樹立不出錯(cuò)就是一種水平的崗位意識(shí)。

辦公室文書工作的核心內(nèi)容就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。辦公室工作的主要內(nèi)容就應(yīng)樹立以領(lǐng)導(dǎo)需要為中心，對(duì)于自身崗位職責(zé)要時(shí)刻與領(lǐng)導(dǎo)需求掛鉤。緊跟領(lǐng)導(dǎo)要求，對(duì)于各項(xiàng)工作中的細(xì)節(jié)與重點(diǎn)，要做到忙而不亂，多而不雜，不遺漏細(xì)節(jié)，不拖沓大事。對(duì)于各類辦公室文書日常事務(wù)要妥善處理，有所側(cè)重。

（作者單位：中國石油青海油田英東采油廠）