新制度下高校人事檔案管理與發(fā)展

席杰

隨著高校人事制度的一系列變革，在實(shí)際工作中出現(xiàn)了許多新問(wèn)題、新情況，給高校人事檔案工作帶來(lái)不少的困擾。因此，如何應(yīng)對(duì)新問(wèn)題，解決新情況，就成為當(dāng)前許多高校人事檔案工作者亟待解決的課題。

1 新制度下高校人事檔案管理中存在的不足

1.1 人事檔案管理制度落后。高校人事制度已經(jīng)改革為聘用制和崗位管理制度，但是，高校人事檔案管理工作制度還沒(méi)有及時(shí)地改變。

人事檔案管理制度相對(duì)落后，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）管理制度不健全。在高校人事檔案收集階段缺乏保密機(jī)制，檔案資料在遞交、檢查、審核等必要程序上容易出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致資料泄密；在檔案歸檔、查閱階段也缺乏相應(yīng)的監(jiān)督管理制度，致使入檔材料處于堆積狀態(tài)，甚至發(fā)展成檔案材料丟失、不完整等情況。（2）管理手段落后。目前，許多高校人事檔案管理工作仍基本靠手工操作，缺乏基本的管理設(shè)備與先進(jìn)的管理手段，部分高校不愿利用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案資料，有的還習(xí)慣于傳統(tǒng)筆記手寫(xiě)。

1.2 人事檔案管理人員工作意識(shí)落后。（1）身份觀念依舊。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，總存在一種對(duì)檔案所屬人身份不同采取不同態(tài)度的工作觀念。容易造成干部檔案齊全、完整性較高、保存較為完好；而一般工人檔案則出現(xiàn)失真、遺失現(xiàn)象。（2）檔案管理意識(shí)淡薄。一是領(lǐng)導(dǎo)不注重檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)與穩(wěn)定，造成人員配備不足，管理知識(shí)缺乏；二是廣大職工普遍對(duì)人事檔案歸檔內(nèi)容、管理范圍及檔案管理工作重要性等缺乏全面深刻的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致對(duì)應(yīng)歸檔材料不能及時(shí)送交檔案部門(mén)管理，造成人事檔案歸檔不全現(xiàn)象。這不僅違反管理規(guī)定，也給利用工作埋下隱患。（3）崗位競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)不強(qiáng)。許多從事高校人事檔案管理工作者，總覺(jué)得自己的工作比較有保障，特別是在本單位工作時(shí)間較長(zhǎng)的職工，似乎覺(jué)得高校工作是一種“鐵飯碗”，無(wú)形中形成一種消極對(duì)待工作的態(tài)度。

2 新制度下高校人事檔案管理的應(yīng)對(duì)策略

2.1 改進(jìn)工作方法，完善材料整理。（1）規(guī)范人事檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。高校人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化就是要對(duì)人事檔案實(shí)行統(tǒng)一、簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)等有序化管理控制，以獲得最佳檔案管理效益，嚴(yán)格把好檔案進(jìn)口關(guān)、出口關(guān)，嚴(yán)格制定收集、整理、歸檔、借閱等工作規(guī)則，確保檔案材料齊全、完整、真實(shí)。（2）充分利用現(xiàn)代科技手段，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理數(shù)字化。檔案數(shù)字化是數(shù)字社會(huì)時(shí)代要求，數(shù)字化意味著精確、縝密、高效和快捷。把計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代科技手段運(yùn)用到高校人事檔案管理中去，建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案計(jì)算機(jī)輔助化管理，采用較為先進(jìn)的現(xiàn)代信息存儲(chǔ)技術(shù)推進(jìn)電子檔案管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)相互連接以及資源共享。

2.2 強(qiáng)化工作意識(shí)，提高工作質(zhì)量。（1）淡化身份觀念，增強(qiáng)崗位意識(shí)。高校人事制度改革，實(shí)現(xiàn)了由“身份管理”向“崗位管理”轉(zhuǎn)變。崗位管理能夠淡化身份觀念，在人事管理中也不再有干部與工人身份的區(qū)別；在實(shí)際工作中，從事檔案管理工作的職員也應(yīng)增強(qiáng)崗位意識(shí)，對(duì)所有類(lèi)別的工作人員檔案資料同等重視，并注重對(duì)以往忽視的工勤員工各方面人事材料的收集與整理，完善高校全體教職員工人事檔案的管理和服務(wù)工作。（2）加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。人事檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員是人事檔案工作的主體，起主導(dǎo)和支配作用。提高人事檔案管理人員的思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)技能素質(zhì)以及職業(yè)道德修養(yǎng)，是提高人事檔案工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。高校人事檔案工作人員務(wù)必充分認(rèn)識(shí)到人事檔案工作的重要性，在實(shí)際工作中做到實(shí)事求是、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，不僅要對(duì)歷史負(fù)責(zé)，而且要對(duì)高校每位教職員工負(fù)責(zé)。（3）提高競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，清除怠工現(xiàn)象。自高校實(shí)行人事制度改為聘用制后，校內(nèi)眾多崗位都是按需設(shè)崗、遵循競(jìng)聘上崗原則實(shí)施。人事檔案工作在整個(gè)社會(huì)中都有極其重要的作用，務(wù)必設(shè)立崗位，而從事高校檔案管理工作的教職員工則需競(jìng)聘上崗參加工作。高校檔案管理工作的負(fù)責(zé)單位，也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作人員的激勵(lì)、考核，認(rèn)可且重視人事檔案管理工作人員的勞動(dòng)與付出，激發(fā)人事檔案管理人員的積極性，從而消除歷史遺留下的怠工現(xiàn)象。

（作者單位：河南大學(xué) 來(lái)稿日期：2013-12-18）