企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)困境與對策

李貴平

1 企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)面臨的困境

企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)信息化進(jìn)程中的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)數(shù)字檔案室在建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題及困境引起了企業(yè)檔案工作者的關(guān)注。

2004年，劉永玲、計媛媛在《數(shù)字化檔案室建設(shè)要點》一文中將檔案信息安全與防護(hù)、知識產(chǎn)權(quán)意識、技術(shù)過時問題、電子原件與紙質(zhì)設(shè)計成品一致性、完整性保障等問題視為企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)中亟待解決的“瓶頸”。茆榮珍2005年在《大學(xué)圖書情報學(xué)刊》中發(fā)表的《數(shù)字化檔案室建設(shè)論》一文中也持幾乎完全相同的看法。

隨著企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的推進(jìn)，到2012年，畢葒在《數(shù)字化檔案室建設(shè)的實踐與探索》一文中將信息安全、電子文件掛接和數(shù)據(jù)備份列為企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)面臨的重要問題。認(rèn)為：“信息安全問題是數(shù)字化檔案室建設(shè)的重要問題，如果不引起重視，出了問題，會造成企業(yè)的重大損失，也會阻撓數(shù)字化檔案室的發(fā)展進(jìn)程。”“電子文件掛接正確性問題是數(shù)字化檔案室建設(shè)的最基本問題”，并強(qiáng)調(diào)“數(shù)據(jù)備份是數(shù)字化檔案室建設(shè)的有效儲備”。同年，田芳在《數(shù)字化檔案室建設(shè)中的瓶頸》一文中則將“資金不足，設(shè)備落后；復(fù)合型人才缺乏；缺乏實用、有效的檔案數(shù)字化管理軟件；檔案著錄的質(zhì)量不高”列為企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的“瓶頸”。

歸納起來，企業(yè)由于性質(zhì)、規(guī)模、信息化基礎(chǔ)以及對信息化依賴程度的差異，面臨的問題與困境有相同之處，也有不同之處，更多的是不同之處。

2 企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的解決之道

企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)面臨的問題不同，采取的措施與方法也各不相同。

例如，“首鋼”作為國有大型企業(yè)，其數(shù)字檔案室建設(shè)過程中則采用了主動出擊、加強(qiáng)宣傳、提高認(rèn)識；制定基本原則、提供建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、開展應(yīng)用培訓(xùn)；開展試點、樹立典型、以點帶面、逐步推廣的策略。因為自“首鋼”從北京遷出后，“‘首鋼的產(chǎn)業(yè)布局、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)等都已經(jīng)發(fā)生了重大變化。各單位檔案工作水平參差不齊，數(shù)字檔案室建設(shè)不適合全面在‘首鋼鋪開。為此我們決定開展試點、樹立典型，以點帶面，逐步推廣數(shù)字檔案室建設(shè)。在數(shù)字檔案室建設(shè)方法步驟上劃定為準(zhǔn)備階段、試點階段、實施階段、驗收階段，使建設(shè)單位準(zhǔn)備充分、方法得當(dāng)、操作科學(xué)”。

浙江舜宇集團(tuán)采用的則是制定分步工作目標(biāo)，制訂周密的工作計劃，營造良好的工作氛圍，搭建信息資源共享平臺，培養(yǎng)專業(yè)人才隊伍的數(shù)字檔案室建設(shè)策略。其核心是“三步走”計劃。一是根據(jù)國家方針、行業(yè)規(guī)定、通用規(guī)范，聯(lián)系相關(guān)法律規(guī)定，從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三方面建立和制定各項制度，包括電子文件歸檔制度、檔案數(shù)字化規(guī)程、檔案安全保密制度等。二是按照滿足公司現(xiàn)實需要并適度超前的原則，做好服務(wù)器、終端、掃描儀等硬件設(shè)備和管理軟件的配置。三是開展檔案數(shù)字化工作，建立覆蓋集團(tuán)公司各類常用檔案的目錄數(shù)據(jù)庫、重要檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫；加強(qiáng)目錄數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化檔案的備份工作，采取內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施，確保檔案信息的絕對安全。特別是搭建的信息資源共享平臺，“規(guī)劃設(shè)計檔案信息管理系統(tǒng)置于各應(yīng)用系統(tǒng)的后端，與各應(yīng)用系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接，保證檔案信息管理系統(tǒng)成為整個集團(tuán)各應(yīng)用系統(tǒng)信息流程的終點。同時，在企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)中搭建網(wǎng)上信息采集、歸檔、共享平臺，實現(xiàn)網(wǎng)上檔案信息資源有效整合和共建共享的功能”。

再如，舟山煙草系統(tǒng)在數(shù)字化檔案室建設(shè)中強(qiáng)調(diào)健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)和管理制度；加強(qiáng)投入，完善設(shè)施設(shè)備；加強(qiáng)人員培訓(xùn)。另外，還有企業(yè)認(rèn)為提高認(rèn)識，落實資金；加強(qiáng)人才培養(yǎng)，打造一支高素質(zhì)人才隊伍；選擇適宜檔案室的檔案管理軟件是解決數(shù)字化檔案室建設(shè)中瓶頸的有力措施。

3 結(jié)語

在推進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，一定要從企業(yè)的實際情況出發(fā)，依托企業(yè)信息化的基礎(chǔ)，以為企業(yè)服務(wù)為根本出發(fā)點，積極穩(wěn)妥地推進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)。

（作者單位：中原油田檔案館采油院檔案室 來稿日期：2013-12-16）