淺析醫(yī)療機構(gòu)儀器設(shè)備檔案的管理及利用

蘇春康

(福建省永定縣醫(yī)院 檢驗科，福建永定364100)

淺析醫(yī)療機構(gòu)儀器設(shè)備檔案的管理及利用

蘇春康

(福建省永定縣醫(yī)院 檢驗科，福建永定364100)

目的：探討醫(yī)療機構(gòu)儀器設(shè)備檔案的管理要求。方法：結(jié)合工作實際和有關(guān)文獻報道，對醫(yī)療機構(gòu)儀器設(shè)備的論證、購置、調(diào)試、運行、維護、維修、報廢等過程進行管理，并對利用情況進行探討，以期促進儀器設(shè)備檔案管理更加規(guī)范化。結(jié)果：政府部門對公共衛(wèi)生的逐步重視，對醫(yī)療機構(gòu)的投入明顯增加，醫(yī)療機構(gòu)設(shè)備檔案管理工作應(yīng)更加嚴(yán)密完善。結(jié)論：加強設(shè)備檔案管理工作，同時加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高責(zé)任心，加強業(yè)務(wù)素質(zhì)和政治素質(zhì)的培養(yǎng)，才能保證儀器設(shè)備的科學(xué)合理使用。

醫(yī)療機構(gòu)；儀器設(shè)備；檔案管理；利用

醫(yī)療機構(gòu)在保護人民健康、控制傳染病的爆發(fā)流行等方面作出了較大貢獻，隨著政府部門對公共衛(wèi)生的逐步重視，醫(yī)療機構(gòu)的投入也明顯增加，特別是各種儀器設(shè)備的投入也逐步加大，也對加強儀器設(shè)備檔案的管理工作提出了更高的要求。為此，筆者結(jié)合工作實際和有關(guān)文獻報道，對醫(yī)療機構(gòu)儀器設(shè)備襠案的管理及利用情況進行探討，現(xiàn)闡述如下。

1 儀器設(shè)備的檔案管理工作內(nèi)容

儀器設(shè)備的檔案管理是針對儀器設(shè)備進行管理，內(nèi)容包括儀器設(shè)備的論證報告、儀器型號、購買、驗收、調(diào)試、運行、維護、維修、參觀人員進入重大儀器設(shè)備間的時間及人員登記、報廢等全部過程；其中要求在每個環(huán)節(jié)都要注明時間和經(jīng)辦人簽字，特別是儀器出現(xiàn)異常時，要及時登記并上報有關(guān)部門或生產(chǎn)廠家或經(jīng)銷商，維修過程等均要有詳細(xì)的文字記錄。

2 儀器設(shè)備檔案的資料收集

在儀器設(shè)備購買前，要收集購買儀器設(shè)備的論證報告、招標(biāo)文件、購買合同、價格、付款方式、保修合同等。在儀器設(shè)備來到單位后，儀器設(shè)備檔案管理人員要會同采購人及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同開箱，檢查儀器設(shè)備是否齊全、完整，查看有無破損等，檔案管理人員要認(rèn)真登記儀器設(shè)備的型號、出廠日期、生產(chǎn)單位、購入價格、保修時限、出廠合格證書、環(huán)保證書、操作手冊、相關(guān)的SOP文件等。在上述資料完善的情況下，開始安裝調(diào)試，要做好安裝調(diào)試記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并做好記錄。在試運行過程中，每天均要做好記錄，有的儀器設(shè)備對運行情況均有記錄，可以根據(jù)僅器設(shè)備資料打印出來進行存檔保存。在正常使用后，做好開始正常使用時間，維護時間和處理方法，特別是對于儀器設(shè)備發(fā)生故障時，要做好故障現(xiàn)象、原因、維修措施和維修效果，在每年的技術(shù)質(zhì)量監(jiān)督局進行儀器設(shè)備檢測時做好記錄，并保存好技術(shù)質(zhì)量監(jiān)督局提供的檢測合格證書。儀器設(shè)備轉(zhuǎn)移使用單位時，儀器設(shè)備檔案應(yīng)一同轉(zhuǎn)交，凡報廢的儀器設(shè)備，應(yīng)盡快處理，在儀器檔案中做好報廢儀器注銷記錄，儀器設(shè)備報廢后結(jié)檔。儀器設(shè)備檔案管理人員在對儀器設(shè)備檔案進行立卷時，應(yīng)進行科學(xué)系統(tǒng)的整理、分類、編目、建賬。建檔時將儀器設(shè)備驗收單，連同使用說明書、產(chǎn)品合格證、保修卡、配件表及其它所有的相關(guān)資料一并裝入檔案盒，登記建檔，并進行整理編排，歸為一個案卷，并填寫卷內(nèi)目錄、檔案編號。對于檔案的借閱，要嚴(yán)格按照借閱手續(xù)進行辦理，不得涂改、丟失，對于重要的如合同、說明書、線路圖等一般不外借，特殊情況需有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。

3 儀器設(shè)備檔案利用

3.1 組織領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)情況。在進一步加強檔案管理工作進程中，要將檔案工作納入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程中，成立領(lǐng)導(dǎo)和管理小組，黨委書記、中心主任任領(lǐng)導(dǎo)小組組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，辦公室主任牽頭負(fù)責(zé)。并將職能部門主任全部納入到管理體系中，齊抓共管，責(zé)任到人，形成穩(wěn)定、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理網(wǎng)絡(luò)。

在檔案管理人員的配備上，本著強中選強，優(yōu)中擇優(yōu)的用人原則。我院現(xiàn)配備檔案管理責(zé)任人1名，專職檔案員1名，兼職檔案員2名，并明確了工作職責(zé)。

3.2 健全規(guī)章制度，確保規(guī)范運作。為了防止檔案資料收集的流失，保證檔案的健全，我們制訂和印發(fā)了“三合一”制度、檔案立卷、保管、保密、利用、鑒定銷毀、安全保衛(wèi)等管理制度，制定了相關(guān)人員工作職責(zé)。我們還注意結(jié)合工作中的新情況、新特點及時進行修訂與完善，做到了傳遞有手續(xù)、擬辦有記載、傳閱有登記、閱文有專實、立卷有規(guī)定、銷毀有鑒別、利用有效果，從而為檔案管理有章可循、規(guī)范運作起到了積極的制度保障作用。

3.3 加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)。要求特別注重專業(yè)人員、保密員、公文交換員、網(wǎng)絡(luò)檔案員的政治學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。采取請進來和走出去學(xué)習(xí)的辦法，運用柜窗宣傳、知識競賽的形式，增強了檔案管理人員的責(zé)任心和法制意識，促使檔案管理人員樹立良好的保密觀念和服務(wù)意識，熟練掌握和運用現(xiàn)代管理知識，提高檔案管理技能水平，掌握更好地為疾控機構(gòu)工作服務(wù)的本領(lǐng)。

綜上所述，對于醫(yī)療機構(gòu)設(shè)備檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)要給予足夠的重視，加強對設(shè)備檔案管理工作的管理，同時加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和政治素質(zhì)，提高責(zé)任心，加強管理，為儀器設(shè)備管理工作作出應(yīng)有的貢獻。

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2014-03-06

R197.323.1

C

1002-2376(2014)09-0074-02