國企檔案隊伍現(xiàn)狀與思考

黃宗凱

黨的十八屆三中全會明確指出：要深化干部人事制度改革，建立集聚人才體制機(jī)制，充分發(fā)揮人民群眾積極性、主動性、創(chuàng)造性，鼓勵地方、基層和群眾大膽探索，及時總結(jié)經(jīng)驗。因此，在全面深化改革中加強(qiáng)隊伍建設(shè)，充分發(fā)揮每個人的主觀能動性，也將是一項尤為重要的內(nèi)容。那么，如何加強(qiáng)企業(yè)檔案隊伍建設(shè)，推進(jìn)企業(yè)檔案工作發(fā)展，必將成為檔案部門一個無法回避的新課題。

1 檔案隊伍的現(xiàn)狀

中原油田自1994年6月起，在全國率先建立起了“專業(yè)化管理、區(qū)域化服務(wù)”的檔案管理體制，油田檔案事業(yè)也得到了前所未有的發(fā)展。1995年以來，油田檔案館曾連續(xù)四屆榮獲“全國檔案工作先進(jìn)（優(yōu)秀）集體”稱號，先后榮獲“中國石化檔案工作先進(jìn)單位”及“河南省檔案工作示范單位”等多項榮譽稱號。20年過去了，當(dāng)初326人的隊伍，現(xiàn)在只有182人，但是案卷卻從100多萬卷增加到360余萬卷（件）。工作壓力大、后勁不足成為制約油田檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素，主要表現(xiàn)在五個方面：

1.1 結(jié)構(gòu)老化，活力不足。企業(yè)定員逐年核減，內(nèi)部人員流動緩慢，只能靠退休、調(diào)離實現(xiàn)自然減員，檔案隊伍呈現(xiàn)年齡結(jié)構(gòu)老化的局面。由于年齡的原因，多數(shù)人喜歡平淡安逸的生活，工作活力明顯不足。

1.2 人才斷檔，接替不足。一是專業(yè)人才斷檔。由于受經(jīng)營成本控制的影響，人才引進(jìn)嚴(yán)重受限，尤其是油田非主干專業(yè)人員的引進(jìn)更是少之又少。中原油田檔案管理處自2000年接收兩名大學(xué)生后，十幾年再未分配大中院校學(xué)生，至2012年經(jīng)過多方協(xié)調(diào)后才新接收兩名院校學(xué)生，專業(yè)人才短缺。二是中層干部斷檔。由于油田實行了女50歲、男55歲退出現(xiàn)職領(lǐng)導(dǎo)崗位的干部用人制度，因此，以女性占主導(dǎo)地位的檔案部門，女干部自然遞減比例遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他部門。油田檔案管理處的女員工占到員工總數(shù)的89%，特別是一些人員相對較少的檔案室，目前半數(shù)以上的檔案室是由一名“70后”的室主任，帶領(lǐng)著幾個“60后”，甚至“50后”的老同志在工作。

1.3 思想固化，創(chuàng)新不足。經(jīng)過近20年的歷練，一些當(dāng)初的檔案新兵幾十年形成的經(jīng)驗?zāi)Ｊ?、工作?xí)慣、思維定式早已固態(tài)化，即便還存在著不完善的地方，他們也不再太愿意聽取他人的意見，創(chuàng)新并超越自己更是十分困難。在中原油田從事檔案工作二三十年以上員工達(dá)到近40人，這些人雖然有著自己一套特有的工作經(jīng)驗，是企業(yè)檔案寶貴人才資源，但也存在因循守舊、安于現(xiàn)狀、創(chuàng)新不足問題。

1.4 工作量大，配備不足。按照國家檔案局每萬卷檔案配備1名專職檔案人員的規(guī)定，中原油田專職檔案人員配備明顯不足。目前，油田有各類檔案資料360多萬卷（件），而現(xiàn)有專職檔案人員僅182人。過去主要是手工整理工作量大，裝訂案卷、抄寫目錄、擬寫卷名等，而現(xiàn)在檔案保管的工作內(nèi)容復(fù)雜，電子整理工作量超過實體整理量，紙質(zhì)文件材料與電子文件雙套制，規(guī)范整理、數(shù)據(jù)錄入、目錄打印、原文掛接等，遠(yuǎn)比過去繁雜了很多。另有一些施工企業(yè)工作流動性很大，專職檔案人員配備嚴(yán)重不足，加之工程項目檔案整理工作量繁雜，只能實行業(yè)務(wù)外包，委托檔案整編公司進(jìn)行整理，造成前期整理與后期保管銜接不暢。

1.5 比例失調(diào)，更新不足。一是男女比例失調(diào)。在國有企業(yè)，檔案隊伍大多是女多男少，女性員工在檔案部門是主體，注重細(xì)節(jié)忽略宏觀，造成性格差異上的不足。二是員工層次失衡。受歷史原因的影響，文化程度低的人較多，有從操作崗位轉(zhuǎn)行的，有科班出身的，有部隊轉(zhuǎn)業(yè)的，有研究生，也有初中生，原始身份差異較大，存在著思維、知識、專業(yè)、修養(yǎng)、素質(zhì)等方方面面的差別與距離，致使專業(yè)知識、專業(yè)技能的更新參差不齊。如，有的員工是計算機(jī)專業(yè)畢業(yè)的，有的電腦基本操作都不會。這些員工無論從接受新生事物的能力上，還是具體工作，都有著很大差異，知識更新無法統(tǒng)一推進(jìn)。

2 企業(yè)檔案隊伍建設(shè)的幾點建議

檔案管理是企業(yè)管理工作的重要組成部分，檔案隊伍更是企業(yè)員工隊伍中不可或缺的成員之一。因此，加強(qiáng)企業(yè)檔案隊伍建設(shè)，不僅是檔案部門自己的事情，也是企業(yè)人力資源工作中的一項重要內(nèi)容。面對深化企業(yè)改革的新形勢，總結(jié)過去經(jīng)驗，著眼長遠(yuǎn)發(fā)展，筆者認(rèn)為，國有企業(yè)檔案隊伍建設(shè)應(yīng)從五個方面加以改進(jìn)。

2.1 營造創(chuàng)業(yè)干事的良好環(huán)境。企業(yè)檔案是企業(yè)寶貴的無形資產(chǎn)，保管好、利用好這些檔案，就是留住了企業(yè)的昨天，也為創(chuàng)造企業(yè)的明天提供了資源保障。因此，要把檔案工作當(dāng)成企業(yè)不可缺少的一項事業(yè)，盡量把它做好、做大、做精，讓更多的人了解、理解、喜歡檔案，形成蒸蒸日上的事業(yè)氛圍。只有這樣，人們才能覺得檔案工作有意義，檔案事業(yè)前途光明，使越來越多的人愿意把青春和汗水奉獻(xiàn)給蘭臺。再者，要保護(hù)好檔案人員的切身利益，提高其薪酬待遇，提高其社會地位，讓大家有歸屬感、榮譽感、自豪感，始終保持創(chuàng)業(yè)干事的信心、決心和勇氣。

2.2 保持隊伍結(jié)構(gòu)的合理性。企業(yè)檔案隊伍建設(shè)，如同檔案一樣，是一項連續(xù)性的工作，要有計劃、有步驟地進(jìn)行。檔案隊伍結(jié)構(gòu)一定要合理，呈循序漸進(jìn)式，要從年齡、職別、性別、專業(yè)、層次等幾個方面綜合考慮，制定出人員最佳配置方案，提交人力資源部門進(jìn)行定崗、定員。一是堅持傳統(tǒng)的“老中青”配置，一個5人的檔案室，最佳比例是“1∶2∶2”。二是要進(jìn)行“傳幫帶”，當(dāng)好“伯樂”。注意培養(yǎng)年輕干部，給他們一個平臺，從專業(yè)技能、綜合素養(yǎng)、未來發(fā)展等方面加以鍛煉，建立個人主觀愿景和組織培養(yǎng)目標(biāo)相結(jié)合的方案，讓他們學(xué)有目標(biāo)、干有勁頭，這樣才能更好地發(fā)揮出每個人的潛質(zhì)。三是要做好檔案隊伍后續(xù)力量意見書，繪制模擬后備人才庫，建立人才缺失報警機(jī)制，以“一拖二”的方式，即一個崗位有兩個后續(xù)力量的準(zhǔn)備，相互間傳遞壓力、互相促進(jìn)，又能避免青黃不接的現(xiàn)象。

2.3 搭建員工素質(zhì)提升的平臺。要從關(guān)注員工成長入手，給員工創(chuàng)造一切學(xué)習(xí)提升的條件和機(jī)會，搭建成才的多個平臺，進(jìn)行“寶塔式”的培養(yǎng)，即初期廣泛學(xué)、中期定目標(biāo)、后期促成長。一是“撒網(wǎng)式”培養(yǎng)。采取學(xué)歷教育、崗位培訓(xùn)等形式，多渠道地進(jìn)行檔案管理知識、實用操作技能、相關(guān)專業(yè)知識、檔案編研工作、公文與新聞寫作等培訓(xùn)，人人參加，個個學(xué)習(xí)，統(tǒng)一考核，使基礎(chǔ)性的起步培養(yǎng)達(dá)到100%，確保每個人都能掌握兩門以上專業(yè)技能，適應(yīng)檔案工作基本要求。二是選拔式培養(yǎng)。定期開展技術(shù)比武、勞動競賽、知識比賽、演講比賽、制度宣讀等活動，多視角、全方位地進(jìn)行各類人才選拔，制定人才分類培養(yǎng)計劃，將管理型、技術(shù)型、專業(yè)型、學(xué)術(shù)型人才進(jìn)行針對性培養(yǎng)，打造“業(yè)務(wù)技能尖兵”、“技術(shù)應(yīng)用高手”、“檔案管理能手”等，確定后續(xù)目標(biāo)。三是提升式培養(yǎng)。派出綜合素質(zhì)較高且有一定潛力的員工外出參加專項學(xué)習(xí)，進(jìn)行高層次的提升培訓(xùn)，再次選拔、篩選，逐步培養(yǎng)出一批懂專業(yè)、善管理的檔案復(fù)合型人才，形成隊伍建設(shè)的中流砥柱。

2.4 建立獎勤罰懶的長效機(jī)制。廣泛調(diào)動員工工作積極性，促進(jìn)人才培養(yǎng)，最有效的手段是建立必要的獎懲機(jī)制，鼓勵為主，批評為輔，起到獎勤罰懶的作用。一是績效考核。開展工作指標(biāo)量化考核，建立有效競爭和激勵約束機(jī)制，制定崗位責(zé)任制，規(guī)范工作流程，細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn)，出臺獎懲辦法，每月核定工作數(shù)量、質(zhì)量，多勞多得，要在薪酬中加以體現(xiàn)，激發(fā)員工的工作積極性。二是定期評價。半年或全年進(jìn)行一次員工綜合評價，評價內(nèi)容包括獲得榮譽、獲獎成果、論文論著、宣傳稿件、參加活動、技術(shù)比武、解決本專業(yè)的能力等多個方面進(jìn)行量化打分，考核結(jié)果分為“優(yōu)秀”、“稱職”、“基本稱職”和“不稱職”四個格次，對考核不稱職的降級使用，連續(xù)三年以上考核為優(yōu)秀的可以晉升一個崗位級次。三是創(chuàng)新獎勵。為了防止工作的程式化、陳舊化，無功即是過，對工作中有貢獻(xiàn)的人一定要進(jìn)行獎勵，一事一獎，以保護(hù)和鼓勵員工的創(chuàng)造性。諸如上級表彰、學(xué)術(shù)研究、應(yīng)急工作，等等，只要作出一定貢獻(xiàn)者，可給予一次性獎勵。金額不必太多，但作用不可小視，有助于員工在專業(yè)理論、技術(shù)能力、綜合素質(zhì)等方面的全面提升。

2.5 樹立品牌效應(yīng)意識。檔案人員的素質(zhì)決定著檔案管理的質(zhì)量，檔案管理的質(zhì)量決定著檔案館（室）的生存與發(fā)展。尤其是在企業(yè)改革重組的關(guān)鍵時期，面對機(jī)構(gòu)變動中檔案隊伍歸屬的敏感話題，以及現(xiàn)今各種私營、民營體制的檔案隊伍并存的復(fù)雜形勢，檔案委托保管將成為一種趨勢，檔案收費服務(wù)也將變?yōu)楝F(xiàn)實。它像一把“雙刃劍”，在提高檔案部門收入的同時，又在檢驗著檔案管理的質(zhì)量，對檔案服務(wù)提出了更高的要求，檔案工作也將暴露在公眾的監(jiān)督之下。過去那種企業(yè)只移交檔案，不過問保管質(zhì)量的情況將一去不復(fù)返。所以說，一個檔案館（室）的信譽、形象、實力的優(yōu)劣，未來將決定自己的命運，樹立品牌意識，獲得最佳效應(yīng)，將成為今后企業(yè)檔案隊伍建設(shè)的一個重要課題。

總之，國有企業(yè)檔案隊伍建設(shè)是一項長期而持久的工作，它不僅是提高企業(yè)檔案管理水平的先決條件，更是企業(yè)檔案長足發(fā)展重要保障，只有創(chuàng)造好的環(huán)境、提供好的平臺、樹立好的形象，才能建設(shè)一支高水平、高素質(zhì)、高效率檔案隊伍，才能更好地推動企業(yè)檔案事業(yè)的健康、科學(xué)、有效發(fā)展。

（作者單位：中原油田檔案管理處 來稿日期：2013-12-20）