文件橫向運(yùn)動與檔案利用的關(guān)系辨析

李夢飛，桑毓域

摘 要：蘇州大學(xué)吳品才教授首創(chuàng)的文件縱橫運(yùn)動論以獨(dú)特的視角剖析了文件運(yùn)動規(guī)律，對文件運(yùn)動理論的發(fā)展具有重大的意義。但是其中橫向運(yùn)動理論部分與檔案利用的關(guān)系尚有待商榷。本文將就文件橫向運(yùn)動與檔案利用的關(guān)系進(jìn)行辨析，提出筆者的一些看法，希望各位老師予以指正。

關(guān)鍵詞：文件橫向運(yùn)動；檔案利用

Abstract：The records vertical and horizontal motion model which created by Professor Wu Pincai of Soochow University analyzes the records motion theory on a unique perspective. It is of great significance to the development of records motion theory. However， the relationship between the horizontal motion model and records utilization is still vague and this paper will analyzes this relationship，puts forward some opinions about myself. It will be better if teachers could give the criticisms.

Keywords：Lateral movement；Records utilization；Wu Pincai

吳品才教授在《文件縱橫運(yùn)動論》專著中提出：“所謂文件橫向運(yùn)動，就是指文件在橫跨兩個先后開展的不同的且又相關(guān)的社會實踐活動間所能發(fā)生的運(yùn)動情形，具體表現(xiàn)為：出于A活動開展需要而形成的文件（現(xiàn)行、半現(xiàn)行或非現(xiàn)行均可）同時又能在B活動的開展中呈現(xiàn)出現(xiàn)行價值，即A活動的文件同時又能推動B活動的開展，成為B活動的現(xiàn)行文件，這樣的文件我們就說它不僅擁有縱向運(yùn)動，而且還擁有橫向運(yùn)動?！盵1]

而天津師范大學(xué)的祝慶軒在《文件橫向運(yùn)動的內(nèi)涵研究》一文中則指出，吳品才教授對文件橫向運(yùn)動的定義“不能全面、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)亟沂境鑫募M向運(yùn)動內(nèi)涵的全貌，易于將此概念與文件利用概念相混淆”，因此將這一定義補(bǔ)充修正為：“文件在橫跨兩個先后開展的、不同的且又相關(guān)的社會實踐活動間忠實執(zhí)行文件形成意圖所直接發(fā)揮現(xiàn)行價值的運(yùn)動情形。”[2]這一概念的內(nèi)涵包括三個方面：第一，它說明文件橫向運(yùn)動是由社會活動的復(fù)雜性和關(guān)聯(lián)性決定的，即A活動和B活動之間必須存在一定程度的關(guān)聯(lián)性；第二，它強(qiáng)調(diào)了“文件橫向運(yùn)動中的忠實執(zhí)行性”，即A活動中的文件內(nèi)容，在相關(guān)聯(lián)的B活動中，必須得到嚴(yán)格的執(zhí)行；第三，它突出了“文件橫向運(yùn)動中的直接推動性”，即A活動的文件內(nèi)容對B活動的開展具有直接的指導(dǎo)和推動作用，而非間接的。

筆者認(rèn)為，祝慶軒對文件橫向運(yùn)動概念的補(bǔ)充修正相對吳品才教授的定義而言更加全面和完善，這一概念突出了文件橫向運(yùn)動的特殊性，也反映出了文件橫向運(yùn)動與檔案利用之間的差異。文件橫向運(yùn)動與檔案利用不是包含與被包含的關(guān)系，二者在內(nèi)涵和外延上既有交叉和重疊，又有不同。文件橫向運(yùn)動中的很大一部分是檔案利用活動的一種特殊形式，同時，它也有與檔案利用的不同之處。具體來說，就是只有當(dāng)A活動的文件尚未歸檔，即還在現(xiàn)行期時被具有關(guān)聯(lián)性的B活動所使用，并對B活動的開展具有直接的指導(dǎo)和推動作用時，才是不屬于檔案利用活動的文件橫向運(yùn)動。比如，用同樣的圖紙同時在不同廠家生產(chǎn)同樣的產(chǎn)品。在其他情況下，文件橫向運(yùn)動都應(yīng)被視為檔案利用活動的一種特殊情況。

1 文件橫向運(yùn)動與檔案利用的區(qū)別

第一，文件橫向運(yùn)動與檔案利用的區(qū)別首先表現(xiàn)在文件發(fā)生運(yùn)動所依賴的社會實踐活動之間是否具有相關(guān)性。社會實踐活動是復(fù)雜多樣的，在不同時間、空間所開展的活動之間，可能具有一定程度的相互關(guān)聯(lián)性，也可能毫不相關(guān)。而對文件橫向運(yùn)動來講，兩個先后開展的活動之間必須具有一定程度的關(guān)聯(lián)性，是其能夠成為文件橫向運(yùn)動的決定因素。也就是說，文件橫向運(yùn)動不可能在兩個先后發(fā)生的、但是毫無關(guān)聯(lián)社會實踐活動之間產(chǎn)生。在A活動中產(chǎn)生的文件，往往會以其形成時的思想、目的或意圖去指導(dǎo)B活動的開展。但是檔案利用則未必如此。檔案利用活動既可以在相互關(guān)聯(lián)的兩個活動中開展，又可以發(fā)生在兩個并無本質(zhì)關(guān)聯(lián)的社會實踐活動中。被利用的檔案與其最初形成時所包含的思想意圖目的往往并不一致，一份已形成的檔案在其后的利用活動中通常會對利用主體發(fā)揮參考作用。

比如，某市初中組織學(xué)生參加檔案館舉辦的歷史檔案展覽活動，并要求學(xué)生在參觀之后上交一份觀后感。其中一名學(xué)生就被展示的中英《南京條約》寫了一篇觀后感。但是，在這項社會實踐活動中，文件并未發(fā)生文件橫向運(yùn)動，而只是單純的檔案利用活動。原因在于簽訂《南京條約》并履行條約內(nèi)容這項活動，與寫觀后感這項活動之間并無關(guān)聯(lián)，這份檔案利用的目的，不是要重現(xiàn)當(dāng)年《南京條約》的簽訂過程或者重新履行這份不平等條約的內(nèi)容。在這個過程中，這份歷史檔案——中英《南京條約》被該學(xué)生利用，發(fā)揮了其情報價值，對該學(xué)生寫觀后感而言起到了參考作用，對學(xué)校而言，也起到了教育學(xué)生銘記歷史、勿忘國恥的作用。

第二，文件橫向運(yùn)動與檔案利用的區(qū)別也表現(xiàn)在文件在后發(fā)生的社會實踐活動中，是否呈現(xiàn)出現(xiàn)行價值。文件橫向運(yùn)動是橫跨兩個相互關(guān)聯(lián)的社會實踐活動的運(yùn)動。不僅如此，在橫跨兩個社會實踐活動時，在先發(fā)生的社會活動A中產(chǎn)生的半現(xiàn)行和非現(xiàn)行文件在后發(fā)生的社會活動B中須發(fā)揮現(xiàn)行價值，且“將文件原形成者賦予它的意圖、目的、思想如實地應(yīng)用于活動B中，推動活動B繼續(xù)發(fā)展”。在這一過程中，A活動中的文件再次運(yùn)動至現(xiàn)行期，發(fā)揮現(xiàn)行價值。

曼努艾爾·巴斯克斯教授認(rèn)為：“現(xiàn)行期是文件用作指揮、命令、批準(zhǔn)、允許和傳遞信息的工具，或從一般意義上說，為完成其內(nèi)容規(guī)定的任務(wù)或其為之而形成的目標(biāo)而發(fā)揮作用的階段?！盵3]比如，在古代建筑的修復(fù)活動中，過去的建筑圖紙是必不可少的指導(dǎo)工具。這份歷史檔案——建筑圖紙重新進(jìn)入現(xiàn)行期，為完成修復(fù)古代建筑，完全而忠實地還原古代建筑的原貌這一目的，成為“用作指揮、命令、批準(zhǔn)、允許和傳遞信息的工具”發(fā)揮著現(xiàn)行價值。即在這項活動中，建筑圖紙橫跨了兩個相互關(guān)聯(lián)的社會實踐活動，且在后發(fā)生的古代建筑修復(fù)活動中，將建筑圖紙的意圖、目的和思想如實地、沒有任何改動地應(yīng)用于其中，并貫穿于修復(fù)活動始終。因此，在這個例子當(dāng)中，建筑圖紙這份歷史檔案產(chǎn)生了橫向運(yùn)動。

此外，A活動中的文件能夠用于推動B活動的開展，成為B活動開展的依據(jù)，并不意味著此時文件就發(fā)生了橫向運(yùn)動。筆者借用吳教授所舉的例子來說明這一情況。如，“人事檔案雖是當(dāng)事人過去各種情況（出生年月、政治面貌、受教育程度、工作經(jīng)歷、管理能力、技能水平和獎懲等）的真實反映，是真實的歷史記錄，但卻是干部任免、就業(yè)聘用和各種評聘的重要依據(jù)”。在這個例子當(dāng)中，人事檔案是在A活動中產(chǎn)生的，而干部任免則是相對應(yīng)的B活動。顯然，在這項B活動中，A活動所產(chǎn)生的檔案“能夠用于推動B活動的開展”，并且成為“B活動開展的依據(jù)之一”，但這顯然是一種沒有發(fā)生文件橫向運(yùn)動的檔案利用活動，在B活動中，用人單位從檔案中獲取所需要的內(nèi)容信息，被利用的檔案只是發(fā)揮了情報價值和憑證價值而非現(xiàn)行價值，因此它不屬于文件的橫向運(yùn)動。

第三，文件橫向運(yùn)動與檔案利用的區(qū)別還表現(xiàn)在A活動中產(chǎn)生的文件，在B活動中是否沒有更改且對B活動具有直接指導(dǎo)作用。無論是文件的橫向運(yùn)動，還是純粹的檔案利用活動，這份在A活動中產(chǎn)生的文件，對B活動的開展都會起到一定的指導(dǎo)作用。而文件橫向運(yùn)動區(qū)別于檔案利用活動的特殊性就在于，A活動中所產(chǎn)生的這份文件，對B活動的指導(dǎo)作用必須是直接的，并且，這份文件在指導(dǎo)B活動的開展和延續(xù)中不可被更改。也就是說，針對在兩個活動中都被使用的這份文件而言，后發(fā)生的B活動實質(zhì)上應(yīng)當(dāng)是先發(fā)生的A活動的復(fù)制或者延續(xù)，這應(yīng)當(dāng)作為判斷文件是否產(chǎn)生橫向運(yùn)動的重要依據(jù)之一。事實上，一旦A活動中產(chǎn)生的文件在B活動開展前根據(jù)B活動的需要被修改，則指導(dǎo)B活動開展和延續(xù)的文件就變成了新產(chǎn)生修改后的文件，而不是原來的文件了。在這種情況下，就只能說文件被利用，而不能說是文件發(fā)生了橫向運(yùn)動。

比如，某電器公司2011年生產(chǎn)了一種空調(diào)，在生產(chǎn)活動結(jié)束之后，空調(diào)的設(shè)計圖紙被歸檔。2013年，該公司想要在當(dāng)初生產(chǎn)的這種空調(diào)的基礎(chǔ)上進(jìn)行改良生產(chǎn)新產(chǎn)品，于是將原先的設(shè)計圖紙根據(jù)新需要進(jìn)行更改，并根據(jù)新的圖紙進(jìn)行新產(chǎn)品的生產(chǎn)活動。在這種情況下，原先的設(shè)計圖紙在新的生產(chǎn)活動中，只起到了參考作用，發(fā)揮了其作為檔案的情報價值，而用于指導(dǎo)新產(chǎn)品生產(chǎn)的是修改后的設(shè)計圖紙，因而只屬于檔案利用活動，不屬于文件橫向運(yùn)動。

再比如，某公司根據(jù)當(dāng)代服裝復(fù)古的流行趨勢，將其上世紀(jì)30年代老上海時期的服裝設(shè)計圖紙再利用，并完全按照當(dāng)時的設(shè)計進(jìn)行服裝生產(chǎn)，在這個過程中，沒有對當(dāng)時的設(shè)計進(jìn)行任何改動。在這種情況下，新展開的服裝生產(chǎn)活動實際上是在未被改動的原先圖紙的直接指導(dǎo)下開展的，實質(zhì)上是對之前活動產(chǎn)品的完全復(fù)制。因而，在這一活動中，當(dāng)初被歸檔的檔案重新進(jìn)入現(xiàn)行期發(fā)揮現(xiàn)行價值，直接指導(dǎo)相關(guān)聯(lián)的新活動的開展，并忠實地重現(xiàn)了當(dāng)時的目的和意圖。因而，這份橫跨兩個相關(guān)聯(lián)且前后相繼的社會活動的設(shè)計圖紙，發(fā)生了橫向運(yùn)動。

第四，在筆者看來，文件尚未歸檔，還不屬于檔案范疇時，其橫向運(yùn)動是唯一不屬于檔案利用活動的橫向運(yùn)動。由于其尚不屬于檔案范疇，故其不可能產(chǎn)生檔案利用活動。但是，這份文件依然可以在橫跨兩個先后開展的、不同的且又相關(guān)的社會實踐活動間嚴(yán)格地執(zhí)行該文件的現(xiàn)行價值。

比如某作家創(chuàng)作一部劇本，并由電視臺拍攝成電視連續(xù)劇。在該電視劇播放過程中，某網(wǎng)絡(luò)廣播劇社在取得作家和電視臺的授權(quán)之后，又將劇本制作成廣播劇。在這一活動中，劇本作為現(xiàn)行文件，指導(dǎo)兩項先后開展的、不同的且又相互關(guān)聯(lián)的社會實踐活動，并在兩項實踐活動中，都體現(xiàn)了劇本的現(xiàn)行價值，如實地反映了劇本內(nèi)容。因此，這項活動能夠成為不屬于檔案利用活動的文件橫向運(yùn)動。

2 文件橫向運(yùn)動與檔案利用的相同點(diǎn)

檔案利用，是檔案利用者通過工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現(xiàn)的過程。利用者利用檔案是為了研究或解決問題，以達(dá)到某種目的。同時，文件發(fā)生橫向運(yùn)動時，B活動也利用了A活動中文件的信息，實現(xiàn)了文件價值，并達(dá)到了指導(dǎo)B活動開展的目的?？偨Y(jié)起來，筆者認(rèn)為，檔案利用與文件橫向運(yùn)動具有以下兩個共同點(diǎn)。

第一，文件橫向運(yùn)動與檔案利用活動都產(chǎn)生于社會實踐活動中，并橫跨了兩個先后開展的社會實踐活動。文件橫向運(yùn)動的突破性意義就在于，它跳出了傳統(tǒng)的以時間維度為導(dǎo)向的文件縱向運(yùn)動的思維慣式，轉(zhuǎn)而研究文件在空間領(lǐng)域的運(yùn)動。使得檔案研究的著眼點(diǎn)從某一項社會活動的始終發(fā)展到復(fù)雜多樣的社會活動整體。其整個運(yùn)動過程，都根植于社會實踐活動。同樣，檔案利用活動也依賴于社會實踐活動而產(chǎn)生，沒有社會實踐活動，檔案利用活動也就不復(fù)存在。只有利用者在某項社會實踐活動中利用檔案信息，檔案利用活動才能開展。

第二，在文件橫向運(yùn)動與檔案利用活動中，先發(fā)生的A活動中產(chǎn)生的文件，在后發(fā)生的B活動中都能起到參考作用。在筆者上文所舉的例子當(dāng)中，除了文件尚未歸檔、還不屬于檔案范疇時的橫向運(yùn)動之外，A活動中產(chǎn)生的文件在歸檔后，被B活動所利用，在這一行為中，A活動中的文件用以達(dá)到指導(dǎo)B活動的開展，解決B活動中的問題，推動B活動的順利進(jìn)行的目的。這一行為既發(fā)生了文件橫向運(yùn)動，又屬于檔案利用活動。因此，除不屬于檔案范疇的文件的橫向運(yùn)動之外，其余文件的橫向運(yùn)動均應(yīng)屬于檔案利用活動中的一種特殊情況。

文件運(yùn)動就其本質(zhì)來說是文件價值的運(yùn)動，其中文件縱向運(yùn)動集中明顯地體現(xiàn)了文件運(yùn)動的本質(zhì)，因此，對文件運(yùn)動的研究大都集中在文件縱向運(yùn)動上。筆者認(rèn)為，文件橫向運(yùn)動是文件運(yùn)動理論研究中的一種新的視角，它打破了文件運(yùn)動的單一的時間維度，轉(zhuǎn)而研究空間維度上的文件運(yùn)動，對文件運(yùn)動理論的發(fā)展具有很大的意義。但是文件橫向運(yùn)動的深入研究，不可回避的問題是它與檔案利用的關(guān)系。因此，筆者通過對文件橫向運(yùn)動與檔案利用活動進(jìn)行對比研究，分析了二者之間的辯證關(guān)系，以期能夠加深對文件橫向運(yùn)動理論的認(rèn)識。囿于筆者的學(xué)識，這一分析尚有許多不足之處，權(quán)作拋磚引玉，期望更多學(xué)者參與討論。

參考文獻(xiàn)：

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[2]祝慶軒，桑毓域.文件橫向運(yùn)動的內(nèi)涵研究[J].檔案管理，2012（4）：19～20.

[3]（阿根廷）曼努艾爾·巴斯克斯著，何嘉蓀譯.現(xiàn)行——半現(xiàn)行——非現(xiàn)行概念的濫用[J].浙江檔案.1992（7）：11.

（作者單位：天津師范大學(xué) 來稿日期：2013-12-04）