電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

郭軍生

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)逐漸廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)中，也為各行業(yè)的工作帶來了很大的便利。檔案管理工作對于檔案管理部門來說是非常重要的工作，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案發(fā)展到現(xiàn)在的電子檔案，檔案的管理工作也有了相應(yīng)的變化。傳統(tǒng)的方案管理方法已經(jīng)無法適用于對電子檔案的管理。而信息化技術(shù)的發(fā)展則為電子檔案管理工作提供了新的突破點(diǎn)，電子文件檔案的管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)也是如今亟需完成的工作。本文從電子檔案管理系統(tǒng)研究的背景出發(fā)，分析現(xiàn)行檔案管理軟件存在的問題，簡要的探討電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)。

計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的不斷推廣加速了信息化時(shí)代的到來，而信息化技術(shù)在電子檔案管理工作中的應(yīng)用也是檔案管理部門提高工作效率和質(zhì)量的重要途徑，但是在應(yīng)用存在的問題也使得信息化技術(shù)無法發(fā)揮真正的作用。檔案是信息的重要來源，其重要性不可言喻，為了保證檔案信息的準(zhǔn)確性、科學(xué)性和有效性，加強(qiáng)對電子檔案的管理是檔案管理部門的重要工作，也是需要借助信息化技術(shù)來完成的?！?】

一、電子檔案管理系統(tǒng)研究的背景

信息化技術(shù)的發(fā)展不僅有利于檔案管理工作的有效進(jìn)行，在另一方面也對檔案管理工作的準(zhǔn)確性和有效性提出了更高的要求。現(xiàn)階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產(chǎn)生或者已經(jīng)產(chǎn)生的各種形式的檔案，如紙質(zhì)形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行事物處理時(shí)所產(chǎn)生的電子檔案。由于計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的廣泛性，第一種傳統(tǒng)的檔案類型已經(jīng)逐漸向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，而現(xiàn)在檔案管理的主要對象就是電子檔案。工作的快節(jié)奏也加速電子檔案的增長，對于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)是急需解決的問題，也是促進(jìn)電子檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。而現(xiàn)如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會(huì)各界的重視，作為我國信息管理工作中的一部分，國家和政府也加大了對電子檔案管理系統(tǒng)研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的必要性。

二、現(xiàn)階段電子檔案管理軟件中存在的問題

對于電子檔案管理軟件的研發(fā)工作一直在持續(xù)進(jìn)行著，但是由于傳統(tǒng)檔案管理方法的影響和對電子檔案管理沒有全面的了解，研發(fā)出的軟件在使用過程中仍舊存在一定的問題，無法保證電子檔案管理工作準(zhǔn)確性和有效性，在傳統(tǒng)管理方法向新電子檔案管理上的轉(zhuǎn)變還需繼續(xù)進(jìn)行。該文原載于中國社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//www.ems86.com總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問題：

現(xiàn)存的軟件大多還是應(yīng)用于對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用進(jìn)行輔助的管理，對于電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的差異性，沒有創(chuàng)新檔案管理方法，而電子檔案管理系統(tǒng)在工作流程和使用功能上都應(yīng)該有一定的變化?！?】

很多軟件主要是針對某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對電子檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，忽略了與之相關(guān)的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。

諸多軟件在設(shè)計(jì)過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設(shè)置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發(fā)技術(shù)比較落后，無法順應(yīng)電子檔案內(nèi)容和類型不斷更新的新形勢。

電子檔案的使用的有效性是軟件在設(shè)計(jì)過程中應(yīng)該考慮的問題，對電子檔案的管理一方面是對于事情的記錄，而另一方面則是對于檔案的利用，這也是現(xiàn)行軟件中存在的最重要的問題。即使很多軟件對電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點(diǎn)。

三、電子文件檔案管理系統(tǒng)

電子文件檔案管理系統(tǒng)的基本要求

檔案按照不同的劃分方法可以對電子檔案有不同歸類，在上述中已經(jīng)說明電子檔案的兩種形式，自動(dòng)化產(chǎn)生而成和由紙質(zhì)檔案發(fā)展而成，自動(dòng)化產(chǎn)生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點(diǎn)也是難點(diǎn)，與紙質(zhì)檔案的管理也有一定的區(qū)別。對于電子化檔案的管理主要包括幾個(gè)方面的內(nèi)容：首先是檔案的收集，自動(dòng)化而成的電子檔案是產(chǎn)生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運(yùn)用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標(biāo)就是保證檔案的準(zhǔn)確性，在進(jìn)行整理時(shí)，盡量按照檔案的原件進(jìn)行整理。而另外一個(gè)要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質(zhì)量，可以在整理時(shí)附加對檔案的說明。最后則是對電子檔案歸檔后的保護(hù)，由于電子檔案載體的不同，在保護(hù)的時(shí)候也要謹(jǐn)防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理上的差異性也說明了傳統(tǒng)檔案管理方法是不可行的，在對電子檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)上也需要根據(jù)電子化檔案的特點(diǎn)，進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)?！?】

電子文件檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

收集模塊。電子文件檔案管理系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產(chǎn)生的文件按照各部門的要求進(jìn)行歸檔，各部門的工作人員運(yùn)用系統(tǒng)中的收集器開展收集工作。

鑒定模塊。電子檔案的鑒定主要是檔案管理人員對相關(guān)檔案的管理期等內(nèi)容進(jìn)行修改，并且發(fā)表鑒定意見，同時(shí)對已滿管理期限的電子檔案歸入銷毀清冊中。對于電子檔案的鑒定主要工作流程是：首先是對已歸檔電子檔案的瀏覽對其使用價(jià)值進(jìn)行判斷，其次對符合要求的電子檔案進(jìn)行屬性判斷，最后則是形成預(yù)立卷電子檔案。

整理模塊。電子檔案整理工作的對象是經(jīng)過鑒定的預(yù)立卷電子檔案，對其整理可以按照一定的方式進(jìn)行歸類，例如檔案的管理年限，檔案的年度等。將電子檔案按照一定的方式整理完整后就將其錄入電子檔案的目錄表，然后通過目錄表可以對歸檔的電子檔案進(jìn)行查詢。而該模塊的主要工作流程是：在預(yù)立卷電子檔案中選擇預(yù)組卷的電子檔案、選擇組卷的方式、錄入組卷的屬性、完成組卷、立卷電子檔案。

信息化技術(shù)在電子檔案管理工作中的應(yīng)用為其注入了新的活力，電子檔案管理工作的復(fù)雜性也要求運(yùn)用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)一體化的檔案管理工作。電子檔案管理是進(jìn)行信息處理和管理的重要工作，電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)以電子檔案的特性為依據(jù)，在保證檔案準(zhǔn)確性和有效性的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對電子檔案管理工作簡化，提高電子檔案管理工作質(zhì)量。