知識經(jīng)濟下高校綜合檔案管理的問題探析

向樺

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，我國逐漸進入了知識經(jīng)濟時代。知識經(jīng)濟時代的到來，對我國高校綜合檔案管理提出了新的要求，信息化是我國高校檔案管理工作的必然趨勢。提高高校檔案管理的效率、實現(xiàn)檔案信息的共享、提高檔案的使用效率將會是現(xiàn)代化檔案建設(shè)的必然要求。該文分析了知識經(jīng)濟背景下，我國高校檔案管理工作中存在的問題，提出了解決我國高校檔案管理中存在問題的對策。

一、我國高校檔案管理中存在的問題

高校檔案管理人員管理意識不足。目前，部分高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重要性認識不足，未能認識到高校綜合檔案管理工作對教研活動的影響，因此，對高校的檔案管理工作有所忽視。高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致檔案管理人員的工作散漫，工作效率低下。在檔案數(shù)據(jù)收集和整理工作中，缺乏系統(tǒng)性和完整性。整理進度緩慢，導(dǎo)致高校檔案管理中出現(xiàn)信息不全、檔案積壓等問題。另外，高校檔案管理人員的管理理念相對落后，這就導(dǎo)致高校綜合檔案管理工作不能很好地滿足社會經(jīng)濟發(fā)展的需求。在實際的檔案管理工作中，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識，無法實現(xiàn)檔案資源的合理利用，造成了管理資源的浪費。

檔案管理人員的素質(zhì)有待加強。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理工作也逐漸呈現(xiàn)出知識化的特點。對檔案管理人員的素質(zhì)也提出了更高的要求，知識經(jīng)濟下的高校綜合檔案管理工作，要求檔案管理人員具備計算機操作技能、信息管理能力、信息收集和文件整理的能力等。但是，就目前我國高校檔案管理人員的實際情況來看，管理人員普遍缺乏專業(yè)性，沒有受過系統(tǒng)的訓(xùn)練。這在一定程度上影響了高校檔案管理工作的效率，不利于高校綜合檔案管理工作的發(fā)展。因此，在知識經(jīng)濟下，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才刻不容緩。

檔案信息利用不足。高校綜合檔案管理工作的重點是實現(xiàn)檔案信息的綜合利用，但是，在實際工作中，高校對綜合檔案信息的開發(fā)利用僅僅停留在表面，導(dǎo)致檔案信息資源的利用不足。高校的檔案資源無法滿足用戶的需求，也無法產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益，這就導(dǎo)致了高校檔案管理中的資源浪費。

檔案信息開放性不足。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)檔案管理為主，檔案的開發(fā)度較低，無法實現(xiàn)有效共享，這在一定程度上制約了高校檔案管理工作的發(fā)展。高校檔案管理工作人員缺乏市場意識，管理人員的思想意識較為落后，導(dǎo)致高校的綜合檔案管理處于保密狀態(tài)。很多學(xué)生不了解檔案的查詢途徑，也就無法實現(xiàn)對檔案的利用。

二、解決我國高校檔案管理中存在問題的對策

知識經(jīng)濟時代，要解決檔案管理工作中存在的問題，就必須要在分析存在的問題的基礎(chǔ)上，探討問題解決的對策。

加強高校檔案管理人員隊伍建設(shè)。加強對高校檔案管理人員隊伍建設(shè)包括了兩方面內(nèi)容，一是提高管理人員的業(yè)務(wù)技能，二是更新檔案管理人員的思想觀念。第一，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。加強高校檔案管理人員隊伍建設(shè)，是高校綜合檔案管理工作健康發(fā)展的重要保證。在實際工作中，高校不僅要加強對原有檔案管理工作人員的教育，而且要注重創(chuàng)新型人才的引入。加強對高校檔案管理人員管理技能的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容包括了現(xiàn)代化信息技術(shù)、檔案管理技術(shù)等，切實提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//www.ems86.com總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來源第二，更新檔案管理人員的思想觀念。受到傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，高校綜合檔案管理的開放度普遍較低。

加上檔案管理工作人員對現(xiàn)代信息文明和知識經(jīng)濟的了解較少，制約了我國高校檔案管理工作的發(fā)展。因此，要促進高校檔案管理工作的發(fā)展，就必須要從管理理念入手。引導(dǎo)檔案管理人員樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識，確保檔案管理人員的思想觀念跟上時代的步伐。高校領(lǐng)導(dǎo)更新理念，重視高校綜合檔案管理工作，加強對高校綜合檔案管理工作的改革。充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性。在具體的工作中，實現(xiàn)管理和服務(wù)方式的靈活化，增強工作人員的競爭意識和服務(wù)意識，促進高校檔案管理工作的健康發(fā)展。

加強現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用。加強現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用，包括了利用計算機技術(shù)，完成高校檔案信息的收集、整理、分類和保存等工作；通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)高校檔案資源的共享；加強高校檔案管理的標準化建設(shè)。具體包括了檔案的電子化分類、檔案的網(wǎng)絡(luò)化共享等。

第一，檔案的電子化分類。高校校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和使用，為高校檔案電子化分類的實現(xiàn)提供了現(xiàn)實基礎(chǔ)，但是同時也增加高校檔案管理的風(fēng)險。為了確保檔案信息的安全，高校都設(shè)置了用戶登錄系統(tǒng)。以信息的保密等級為依據(jù)，對檔案進行不同程度的保密建設(shè)。在實際運作過程中，根據(jù)用戶的身份，確定用戶的訪問等級，在確保了信息安全的同時，也實現(xiàn)了對信息的分類，方便了檔案信息的查詢和管理。

第二，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對實現(xiàn)高校綜合檔案的共享也具有重要意義。高校充分發(fā)揮校園網(wǎng)和自動化辦公系統(tǒng)的作用，實現(xiàn)和校外網(wǎng)絡(luò)的連通。檔案管理人員可以在校內(nèi)網(wǎng)上發(fā)布教研信息，還可以提供電子郵件等服務(wù)。另外，通過檢索功能，還可以方便用戶對相關(guān)信息的查閱，提高信息查詢的效率，實現(xiàn)信息的共享。

加強檔案管理軟件開發(fā)。在高校檔案管理工作中，為了能夠更好地實現(xiàn)檔案管理的信息化，就必須要加強對檔案管理軟件的開發(fā)。加強軟件開發(fā)的最終目的是要實現(xiàn)檔案管理中的文檔一體化，只要輸入一次信息，就能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的反復(fù)利用，減少了檔案管理人員的工作量，提高了高校檔案管理工作的效率。另外，加強對管理軟件的開發(fā)，還能夠?qū)⒁恍┘堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，實現(xiàn)對電子檔案的集中化管理。信息的編輯加工和輸出利用是檔案一體化管理的基礎(chǔ)，包括了對文件目錄、文獻和參考資料等的編輯和利用。大多數(shù)高校在建立信息化檔案管理系統(tǒng)后，都會對原有的紙質(zhì)檔案進行掃描，有效提高了檔案管理的速度。但是，我們也應(yīng)該認識到，僅僅擁有這些功能的檔案管理軟件是不健全的。高校檔案管理部門應(yīng)該加強對檔案管理軟件的研發(fā)，建立一個功能齊全，查詢快速，共享便捷的綜合檔案信息管理系統(tǒng)。

轉(zhuǎn)變檔案管理模式。知識經(jīng)濟時代，知識和信息、人才、資金是三大戰(zhàn)略資源，實現(xiàn)對檔案信息資源的有效管理逐漸得到了人們的重視。但是長時間以來，人們對檔案管理工作的評價都以館藏數(shù)量、利用情況等指標為主。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，這種管理模式也曾經(jīng)發(fā)揮過重要作用，但隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，這種管理模式已經(jīng)逐漸無法滿足管理工作的需求。知識經(jīng)濟時代，想要謀求檔案管理工作的健康發(fā)展，就必須要轉(zhuǎn)變檔案管理模式，從硬性管理轉(zhuǎn)向軟性管理，促進高校檔案管理工作的健康發(fā)展，更好地發(fā)揮出高校檔案資源的價值。

三、結(jié)語

隨著知識經(jīng)濟時代的到來，高校綜合檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。目前，我國高校檔案管理工作中仍然存在許多問題，明確管理中存在的問題，加強對相關(guān)問題的分析，而后提出解決的對策，促進高校綜合檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。