淺談信息社會下的秘書素養(yǎng)

季夢軒

（南京師范大學(xué)，江蘇 南京 210097）

淺談信息社會下的秘書素養(yǎng)

季夢軒

（南京師范大學(xué)，江蘇 南京 210097）

21世紀(jì)，不僅給我們帶來了新的千年紀(jì)元，而且也帶來了人類歷史上一個新的經(jīng)濟(jì)時代-知識經(jīng)濟(jì)時代，也稱為信息時代。知識經(jīng)濟(jì)時代是以知識為導(dǎo)向，為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)。其基本點(diǎn)是經(jīng)濟(jì)政策和管理的知識化、信息化，信息智能科學(xué)在產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中正發(fā)揮著越來越大的作用?？茖W(xué)決策對信息的依賴乃至依存呈現(xiàn)著日益激烈的緊迫性。信息、知識、智能已同經(jīng)濟(jì)緊密結(jié)合在一起，構(gòu)成一種新的前所未有的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，成為社會發(fā)展的強(qiáng)大推動力。信息是決策的依據(jù)，全面、準(zhǔn)確、及時的信息是科學(xué)決策的基礎(chǔ)，信息工作是辦公室工作的一項重要內(nèi)容，是圍繞信息收集、加工處理、傳輸、反饋等方面所做的工作，是其地位、性質(zhì)、作用所決定的。辦公室是單位的工作樞紐，其位置決定了它勢必成為聯(lián)系上下左右，溝通四面八方的信息集散地，這就為辦公室承擔(dān)信息工作，做好信息工作創(chuàng)造了條件，從辦公室的工作性質(zhì)和所承擔(dān)的任務(wù)看，辦公室工作具有輔助、服務(wù)的性質(zhì)，要完成領(lǐng)導(dǎo)交給的“參謀助手”的職責(zé)，必須認(rèn)真抓好信息工作。因此，信息資料對秘書工作有重要意義。

信息 知識 智能 信息資料 信息工作現(xiàn)狀 信息素養(yǎng)的培養(yǎng) 學(xué)習(xí) 實(shí)踐和監(jiān)督 高素質(zhì)秘書

秘書是專門從事辦公室程序工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施提供服務(wù)的人員。其活動的主要對象是領(lǐng)導(dǎo)者，根本職能是輔助管理，基本功做方式是處理信息和事務(wù)，由于這一工作的重要性，對從業(yè)人員也提出了較高的素質(zhì)要求。尤其在深化改革、擴(kuò)大開放、推進(jìn)社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的新時期，更需要一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好、紀(jì)律嚴(yán)明的秘書隊伍?？梢哉f，秘書素質(zhì)的好壞是造就高素質(zhì)秘書隊伍，推動秘書事業(yè)健康發(fā)展，保證各項工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。因此，研究秘書素質(zhì)問題有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、素質(zhì)對秘書工作的作用

素質(zhì)，是指一個人在政治、思想、作風(fēng)、道德品質(zhì)和知識、技能等方面，經(jīng)過長期鍛煉、學(xué)習(xí)所達(dá)到的一定水平。它是人的一種較為穩(wěn)定的屬性，能對人的各種行為起到長期的、持續(xù)的影響甚至決定作用。

秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀、助手，工作的特殊性決定了必須具有較高的素質(zhì)。首先，高素質(zhì)是秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)貫徹執(zhí)行好黨的路線、方針、政策的可靠保證；其次，高素質(zhì)是提高秘書部門工作質(zhì)量和工作效率的重要依托；第三，高素質(zhì)是建立一支符合時代要求的優(yōu)秀秘書隊伍的需要。秘書人員貼近領(lǐng)導(dǎo)，直接為領(lǐng)導(dǎo)的工作服務(wù)，必須有較高的思想水平和政策水平，過硬的專業(yè)能力，高速的辦公效率，既能深刻領(lǐng)會黨的路線、方針、政策，又能熟悉和掌握本地、本部門的情況，把“上情”與“下情”有機(jī)地結(jié)合起來，運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段，創(chuàng)造性地開展工作，做好綜合服務(wù)，才能適應(yīng)時代要求，充分發(fā)揮秘書職能，做好秘書工作。

二、信息資料對秘書工作的重要意義

首先，信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。決策是領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，秘書部門在領(lǐng)導(dǎo)決策中的首要任務(wù)是提供各種有效信息，秘書部門要想在決策的準(zhǔn)備階段、決策階段、檢驗(yàn)階段起參謀作用，一步也離不開信息。

其次，信息是辦文辦事的參考依據(jù)，是起草文件的基礎(chǔ)，秘書部門是綜合辦事機(jī)構(gòu)，每天要辦理來自各方面的文書，應(yīng)接答復(fù)各方面的請示、詢問，天天都在代表領(lǐng)導(dǎo)發(fā)號施令，依據(jù)的不僅是領(lǐng)導(dǎo)的意旨，更主要的是對客觀情況的綜合判斷。信息越豐富，辦文辦事越靈活。任何秘書人員起草各種文件都離不開方針政策、上級指示、存在問題、典型事例和對策實(shí)施等，這些東西不是頭腦的產(chǎn)物，而是對各種信息資料的搜集、整理、加工和利用的結(jié)果，頭腦只是信息資料的加工廠。一般地說，秘書起草文件，特別是內(nèi)容較為復(fù)雜的，總是要從熟悉情況入手，或者借助于平時記憶，或是利用信息資料，所以，秘書擬文的質(zhì)量和效率很大程度上取決于信息資料。

再次，信息是現(xiàn)代社會的寶貴資源。隨著社會的發(fā)展進(jìn)步，信息的價值將不斷飚升，信息時代的到來，給我國秘書工作既帶來了難得的發(fā)展機(jī)遇，又遇到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，迫切要求現(xiàn)代秘書提高信息素養(yǎng)，學(xué)會用信息技術(shù)開展工作，以提高為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的效率和質(zhì)量。

三、我國秘書人員信息工作和信息素養(yǎng)現(xiàn)狀

從現(xiàn)實(shí)情況來看，我國秘書隊伍信息素養(yǎng)的整體水平仍然不高。

（一）觀念陳舊，思想不夠開放，一些秘書人員對信息的價值認(rèn)識不足，特別是年齡較大的工作者，接受新事物比較慢，不了解信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢，對信息網(wǎng)絡(luò)表現(xiàn)冷淡，習(xí)慣于“文房四寶”等老套路，缺乏放眼世界的眼光和敏銳的洞察信息的意識。

（二）一些單位機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)水平偏低，使秘書人員沒有機(jī)會學(xué)習(xí)信息新技術(shù)。使秘書人員的信息網(wǎng)絡(luò)意識較差，不能夠在工作中較好地為領(lǐng)導(dǎo)者提供有利信息，不利于領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)決策。

（三）秘書人員缺乏良好的科學(xué)文化基礎(chǔ)知識和相應(yīng)的培訓(xùn)。沒有一定的科技知識、文化基礎(chǔ)知識、計算機(jī)知識，沒有一定的外語水平，信息工作難以得到真正的提高。有些秘書人員一見到信息技術(shù)設(shè)備就發(fā)怵，一看見英文就頭疼。這些都不利于秘書信息工作的展開。

（四）知識的匱乏導(dǎo)致了思想和行動上的障礙，從而制約了其信息素養(yǎng)的提高。這說明，我國秘書隊伍的信息素養(yǎng)，與信息時代的領(lǐng)導(dǎo)工作對秘書素質(zhì)的要求很不適應(yīng)，迫切要求我們必須努力提高秘書人才的信息素養(yǎng)。

（五）秘書人員收集信息的能力較差，獲取信息的渠道較狹窄，秘書人員的信息反饋能力不夠，不能夠及時、準(zhǔn)確、全面地反饋信息，使信息質(zhì)量的提高受到嚴(yán)重阻礙。

四、把握好學(xué)習(xí)、實(shí)踐和監(jiān)督的關(guān)系

學(xué)習(xí)是提高秘書人員素質(zhì)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是在當(dāng)前政治、經(jīng)濟(jì)、文化各方面深刻變革過程中，應(yīng)對新形勢、新課題的當(dāng)務(wù)之急。結(jié)合秘書工作，要突出抓好三個方面的學(xué)習(xí)：努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、江澤民總書記“三個代表”重要論述，以及黨的方針、路線、政策，不斷提高理論和政策水平。首選要掌握黨的基本理論和各方政策。其次要深刻理解理論政策的精神實(shí)質(zhì)，不但要知其然，還要知其所以然。只有這樣經(jīng)過長期的努力，既做到深知熟記，又能在處理問題時融會貫通，才算是真正地做到了理解和掌握，整體素質(zhì)才能有望提高。針對辦公室工作的需要，學(xué)習(xí)好經(jīng)濟(jì)、科技、管理、法律等專業(yè)知識，還要學(xué)習(xí)與自己工作相關(guān)的秘書業(yè)務(wù)知識。尤其要注意理論與實(shí)踐的聯(lián)系，從工作實(shí)踐中找學(xué)問。秘書工作人員每天要和社會各界打交道，只有書本知識而沒有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，寫文章就必然空發(fā)議論，紙上談兵，處理問題就可能脫離實(shí)際，束手無策。因此，學(xué)習(xí)要全面，要結(jié)合自身工作情況。學(xué)習(xí)使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備?，F(xiàn)在，我們已進(jìn)入了辦公自動化的時代，各種先進(jìn)辦公設(shè)備的運(yùn)用，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟與發(fā)展，大大提高了辦公效率，把秘書人員從過去瑣碎繁雜的工作方式中解脫出來，也給秘書人員提出了新的課題，作為秘書，必須努力掌握使用現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力，以適應(yīng)新要求，協(xié)助強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)順利決策，靈活指揮。

紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。素質(zhì)的提高僅靠學(xué)習(xí)書本是難以完成的，一個稱職的高素質(zhì)秘書人員必須經(jīng)受實(shí)踐的鍛煉，才能牢固地打好基礎(chǔ)，充分發(fā)揮參謀、助手作用。領(lǐng)導(dǎo)要在實(shí)際工作中給秘書人員交任務(wù)、壓擔(dān)子，尤其對一些新進(jìn)秘書部門工作的人員，要在嚴(yán)格要求的前提下，放手把一些重要任務(wù)交給他們?nèi)マk，使他們在艱苦磨煉中縮短“適應(yīng)期”，迅速成長，早日成熟。這樣也有利于秘書部門工作人員的新老交替，以免形成老秘書忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，新秘書在一旁看的現(xiàn)象，促進(jìn)新老秘書的共同提高。其次，要注意組織秘書人員深入基層，深入實(shí)際，了解情況。秘書人員由于長期在機(jī)關(guān)工作，在領(lǐng)導(dǎo)身邊，紙面上的東西掌握較多，而實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)知道的少，容易出現(xiàn)脫離實(shí)際的偏向，因此，要有計劃地安排秘書人員到基層，深入到工作一線，了解情況，增長見識。這對于秘書人員增長感性認(rèn)識，不斷提高分析、處理問題的能力，是大有益處的。

秘書人員要具有較高的素質(zhì)，除了自身努力之外，離不開工作環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境和管理三方面的影響。在良好的環(huán)境中，其愛鍛煉的程度就高，學(xué)到的東西就多，素質(zhì)也隨之提高。因此，要建立一個較好外部環(huán)境：秘書部門是各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦事機(jī)構(gòu)。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，其工作本身就具有其他部門和人員無法比擬的優(yōu)越性和受教育的有利條件。秘書人員要充分利用、倍加珍惜這一難得的機(jī)會，努力工作，實(shí)實(shí)在在地學(xué)好本領(lǐng)。在影響秘書人員自我提高的諸多外部條件中，最重要的是領(lǐng)導(dǎo)者的作用。首先，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視秘書工作和對秘書人員素質(zhì)的培養(yǎng)。一是既要重視對秘書人員的使用，又要重視對他們的培養(yǎng)；二是要注意啟動秘書人員的內(nèi)在動力，激發(fā)他們自我提高的意識。其次，要關(guān)心支持秘書人員自我素質(zhì)的提高，多幫助，多鼓勵，為他們創(chuàng)造條件。

由于秘書工作環(huán)境的特殊，使他們自身不免會產(chǎn)生優(yōu)越感，因此，對他們必須嚴(yán)格管理，嚴(yán)格監(jiān)督，實(shí)踐表明，良好的管理環(huán)境與秘書人員的素質(zhì)培養(yǎng)和提高有直接關(guān)系。放松管理和缺乏有力監(jiān)督，會使一些意志不堅定、思想不健康、作風(fēng)不端正的秘書人員走上歧途。

五、成為信息化社會下的高素質(zhì)秘書人員

秘書隊伍是我國職業(yè)大軍中一個特殊的群體，由于職業(yè)的特殊要求，其信息要求也必然表現(xiàn)出一定的特殊性。一是與領(lǐng)導(dǎo)工作關(guān)系的直接性，秘書人才的信息工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的。信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)，秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，主要是通過為領(lǐng)導(dǎo)者提供信息來實(shí)現(xiàn)的。秘書工作者的信息水平如何，直接關(guān)系到為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的水平的高低，其重要意義是顯而易見的。二是信息視野的全方位性。秘書工作以輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理為主要職責(zé)，而領(lǐng)導(dǎo)者管理的都是一個動態(tài)的大系統(tǒng)，涉及到政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等各個方面，且具有高度的綜合性。因此，凡是與領(lǐng)導(dǎo)活動相關(guān)的信息，都應(yīng)該成為秘書工作者關(guān)注的信息。這就要求秘書的信息水平相對于其他機(jī)關(guān)工作者來說要求更高，胸襟更要寬廣，知識更要淵博，視角更要開放。三是提高發(fā)展的動態(tài)性，信息工作要求是秘書人才適應(yīng)信息化社會發(fā)展要求，經(jīng)過培養(yǎng)和訓(xùn)練而生成的一種修養(yǎng)與能力，它必然隨著時代的發(fā)展變化而不斷提高和發(fā)展，決非一勞永逸的。秘書信息化建設(shè)是行政管理方式的一場深刻革命。各級領(lǐng)導(dǎo)同志要重視信息工程建設(shè)，發(fā)揮信息工作自身的特點(diǎn)，動員社會各方面力量，廣泛參與，形成合力，為推進(jìn)秘書事業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的發(fā)展而不懈努力。

秘書人員素質(zhì)直接關(guān)系到秘書能否完成好本職工作，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，將各項工作落實(shí)到實(shí)處，促進(jìn)社會各項事業(yè)不斷向前發(fā)展。造就一支政治強(qiáng)、作風(fēng)實(shí)、業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高的秘書隊伍，是建設(shè)社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的客觀要求，也是新時代對我們秘書從業(yè)人員提出的一項新課題，是一項長期的任務(wù)，秘書工作者要在實(shí)踐中積極探索，積累經(jīng)驗(yàn)，逐步提高。

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