EXCEL中VBA及WORD郵件合并功能在批量處理報(bào)表中的應(yīng)用

何振娟　王瑋　劉海　龔小燕　劉小欣　汪新杰　縱翔宇

摘要：EXCEL是目前應(yīng)用最為廣泛的辦公室表格處理軟件之一，它具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和分析功能。在EXCEL 中使用VBA編程進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化。 WORD的郵件合并可以實(shí)現(xiàn)多條記錄在同一格式報(bào)表中批量呈現(xiàn)，WORD域的開(kāi)發(fā)與EXCEL的結(jié)合，是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)表的綜合應(yīng)用。本文以職稱評(píng)審工作中涉及的任職資格評(píng)審表為例，展現(xiàn)EXCEL中VBA批量提取數(shù)據(jù)的強(qiáng)大功能及WORD郵件合并對(duì)報(bào)表的批量一次性呈現(xiàn)功能，為用戶從簡(jiǎn)單而重復(fù)的數(shù)據(jù)處理工作中解脫出來(lái)、提高辦公效率及實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化提供了借鑒思路。

關(guān)鍵詞：EXCEL;VBA編程;郵件合并;批量提取;辦公自動(dòng)化

中圖分類號(hào)：TP311? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

文章編號(hào)：1009-3044（2021）06-0212-03

Abstract： EXCEL is one of the most widely used office table processing software. It has powerful data processing and analysis functions. VBA programming is used for secondary development， which can realize the automation of data processing. WORD mail merging can realize the batch rendering of multiple records in the same format report. The development of WORD domain and the combination of EXCEL are the comprehensive application of relational database and data table. Based on the title appraisal work involved in the qualification of table， for example， show the EXCEL VBA batch extraction to the powerful features of the data and WORD mail merge for reports of batch one-time rendering functions， from simple and repetitive data processing for the user work freed， improve office efficiency and offers a reference way to realize office automation.

Key words： EXCEL; VBA programming; Mail merge; Batch extraction; Office automation

1 概述

EXCEL作為Microsoft office辦公軟件的重要成員之一，目前在辦公室表格處理中應(yīng)用最為廣泛。EXCEL 作為電子表格組件，簡(jiǎn)單到讓用戶在很短的時(shí)間里做出完整的報(bào)表，但是隨著辦公信息的大量涌入，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的多樣繁雜，簡(jiǎn)單地應(yīng)用Office 軟件，已經(jīng)不能滿足自動(dòng)化辦公的需求，開(kāi)發(fā)利用Office 的高級(jí)功能是信息化發(fā)展的必然，Office 提供的大量函數(shù)提供了宏、VBA 功能，并且EXCEL 能夠針對(duì)不同的桌面數(shù)據(jù)處理要求提供一種或幾種符合處理數(shù)據(jù)、報(bào)表處理的方法[1]。另外WORD的郵件合并可以實(shí)現(xiàn)多條記錄在同一格式報(bào)表中批量呈現(xiàn)，WORD域的開(kāi)發(fā)與EXCEL的結(jié)合，是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)表的綜合應(yīng)用。

眾所周知，辦公室工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)填寫(xiě)內(nèi)容相似的各種表格，而在自動(dòng)化技術(shù)日趨成熟的今天，利用軟件的二次開(kāi)發(fā)，解決此類煩瑣工作變得相對(duì)簡(jiǎn)單起來(lái)。本文從職稱評(píng)審工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題出發(fā)，探索辦公自動(dòng)化的思路及實(shí)現(xiàn)方法。通過(guò)利用VBA 編程和WORD的郵件合并功能，實(shí)現(xiàn)職稱評(píng)審申報(bào)表批量處理，使信息管理更準(zhǔn)確高效，工作效率進(jìn)一步提高。

1.1 VBA 簡(jiǎn)介

VBA（Visual Basic for Application）本質(zhì)就是VB 的編程，通過(guò)編寫(xiě)宏完成對(duì)Office的二次開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)用戶所需功能。由于VBA編程可以簡(jiǎn)化EXCEL 操作，實(shí)現(xiàn)報(bào)表中數(shù)據(jù)提取、計(jì)算等的批量處理，使得EXCEL VBA在辦公中得到了越來(lái)越廣泛的應(yīng)用[2]。

1.2 郵件合并技術(shù)簡(jiǎn)介

WORD具有強(qiáng)大的文字處理與排版功能，是最常用的文字處理軟件。郵件合并是WORD中一種可以批量處理的功能，可以實(shí)現(xiàn)多條記錄在同一格式報(bào)表中批量呈現(xiàn)[3]。

實(shí)現(xiàn)郵件合并的路徑：建立一個(gè)包括所有文件共有內(nèi)容的WORD主文檔和一個(gè)包括變化數(shù)據(jù)的EXCEL數(shù)據(jù)源文檔，然后使用郵件合并功能在WORD文檔報(bào)表中插入變化的信息，合成后的文件保存為一個(gè)或是批量保存為多個(gè)WORD文檔[4]。

2 實(shí)例

2.1 問(wèn)題的提出

辦公室工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)填寫(xiě)內(nèi)容相似的各種表格，比如職稱評(píng)審及崗位資格認(rèn)定工作，需填報(bào)申報(bào)表的員工人數(shù)多，且表中涉及的信息量大，包括員工的基本信息、工作履歷、學(xué)歷、黨派、職稱等各種信息，從單位現(xiàn)有的人力系統(tǒng)中導(dǎo)出的員工信息見(jiàn)圖1，從中可知個(gè)人信息分散在EXCEL的多個(gè)頁(yè)簽中。如何從這些頁(yè)簽中快速提取出申報(bào)表所需的數(shù)據(jù)并完成多人的申報(bào)表填寫(xiě)，亟待我們?nèi)ヌ剿鬓k公自動(dòng)化的思路及實(shí)現(xiàn)方法。

2.2 實(shí)現(xiàn)方法

從EXCEL表中快速提取所需數(shù)據(jù)完成多個(gè)員工申報(bào)表填寫(xiě)，主要分兩個(gè)步驟：首先EXCELVBA編程實(shí)現(xiàn)申報(bào)表所需數(shù)據(jù)提取;其次WORD的郵件合并，實(shí)現(xiàn)多人的申報(bào)表自動(dòng)填寫(xiě)保存，報(bào)表自動(dòng)化設(shè)計(jì)思路見(jiàn)圖2。

2.3 執(zhí)行方法

2.3.1 VBA編程實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)批量提取

EXCEL的高階操作需通過(guò)VBA編程實(shí)現(xiàn)。為了實(shí)現(xiàn)職稱評(píng)審報(bào)表的批量填報(bào)，首先需獲得員工個(gè)人信息。先從單位人力資源系統(tǒng)中導(dǎo)出員工信息表，格式為EXCEL，命名為“員工信息表”。打開(kāi)“員工信息表”，點(diǎn)擊工具欄的VB 編輯器進(jìn)入開(kāi)發(fā)環(huán)境，編輯代碼。運(yùn)行代碼后會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)職稱申報(bào)表數(shù)據(jù)的頁(yè)簽，其中已提取出員工職稱申報(bào)表中所需的數(shù)據(jù)。

由于從人力資源系統(tǒng)導(dǎo)出的員工信息表中學(xué)歷、履歷等均不是一人一條信息，而是一人多條，VBA編程實(shí)現(xiàn)了最高學(xué)歷及最新履歷的提取，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了從EXCEL多個(gè)頁(yè)簽中提取了目標(biāo)數(shù)據(jù)，減少了人工提取的煩瑣勞動(dòng)，極大提高了工作效率。部分關(guān)鍵代碼如下：

Sub TQ（）

Dim l As Long

l = Sheets（6）.Range（"A1"）.End（xlDown）.Row

For i = l To 2 Step -1

If Sheets（6）.Cells（i， 12）.Value = "否" Then

Sheets（6）.Rows（i）.Delete

End If

Next

Dim array_info（3）

array_info（0） = "姓名"

array_info（1） = "職務(wù)"

array_info（2） = "任職時(shí)間"

Sheets.Add After：=Sheets（Sheets.Count）

i = Sheets.Count

Sheets（i）.Name = "職稱申報(bào)表數(shù)據(jù)"

Sheets（i）.Tab.Color = 255

Sheets（i）.Range（"A1"）.Resize（1，8） = array_info

Sheets（i）.Range（"A1：AA65535"）.NumberFormat = "@"

Dim arr（） As Variant

arr = Array（"張三"， "李四"， "王五"， "趙六"）

k = 5

For m = 2 To k

On Error Resume Next

Sheets（i）.Cells（m， 1）.Value = arr（m - 2） '姓名

Sheets（i）.Cells（m， 2）.Value = Sheets（15）.Application.WorksheetFunction.IfError（Sheets（15）.Application.WorksheetFunction.VLookup（arr（m - 2）， Sheets（15）.Range（"B：Y"）， 6， False）， ""） '職務(wù)

If Sheets（i）.Cells（m， 2）.Value = " " Then

Sheets（i）.Cells（m，3）.Value = " "

Else

Sheets（i）.Cells（m，3）.Value = Sheets（15）.Application.WorksheetFunction.IfError（Sheets（15）.Application.WorksheetFunction.VLookup（arr（m - 2）， Sheets（15）.Range（"B：Y"）， 2， False）， ""） '任職時(shí)間

End If

Next m

End Sub

2.3.2 郵件合并

2.3.2.1 郵件合并前期準(zhǔn)備

由于職稱評(píng)審表中需插入員工電子照片，前期收集整理員工照片，均保存為以姓名命名的jpg格式，且所有照片放在同一個(gè)文件夾中。

2.3.2.2 郵件合并基本操作

打開(kāi)專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表，選擇 郵件→ 開(kāi)始郵件合并，根據(jù)郵件合并分步向?qū)нM(jìn)行操作，選擇信函命令，將數(shù)據(jù)源關(guān)聯(lián)至已提取生成的職稱申報(bào)表數(shù)據(jù)。插入合并域操作，為后續(xù)批量保存為多個(gè)文檔，此步驟中注意在表的最上面一行專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表的前面插入姓名，并將此行在引用中設(shè)成1級(jí)。通過(guò)文檔部件的域命令插入電子照片。生成合并文檔，并實(shí)現(xiàn)以單個(gè)文件保存文檔，單擊視圖→顯示級(jí)別設(shè)成1級(jí)→顯示文檔→選中所有表→點(diǎn)擊創(chuàng)建→另存為，批量生成申報(bào)表。

2.3.2.3 郵件合并的輸出

通過(guò)郵件合并批量生成的文檔見(jiàn)圖3，自動(dòng)生成的職稱評(píng)審申報(bào)表見(jiàn)圖4。

3 結(jié)語(yǔ)

本文從人事管理的實(shí)際工作需要出發(fā)，充分利用VBA語(yǔ)言及郵件合并功能，實(shí)現(xiàn)了職稱申報(bào)表的快速自動(dòng)化填報(bào)，極大節(jié)約了人工勞動(dòng)量，為批量制作辦公報(bào)表提供了借鑒思路。通過(guò)實(shí)踐，辦公人員可以極大提高辦公效率，并在此過(guò)程中提升自己的管理信息化素養(yǎng)，在工作中觸類旁通，通過(guò)思考獲得高效便捷的難題解決辦法。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉曉忠.Excel中VBA在學(xué)校辦公中的應(yīng)用[J].科技傳播，2014，6（19）：222-223.

[2] 李小遐.Excel VBA在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用[J].電子測(cè)試，2014，（22）：105-106，95.

[3] 晁素紅，李進(jìn)旭.兩種帶照片的“郵件合并”[J].能源與環(huán)保，2017，39（12）：232-237.

[4] 百度百科.http：//baike.baidu.com/view/1166249.htm.

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