淺談高職院校圖書館采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量問題及對(duì)策

田士丹

(天津?yàn)I海職業(yè)學(xué)院，中國(guó) 天津 300451)

從20 世紀(jì)末，一些有遠(yuǎn)見的圖書供應(yīng)商、出版商開始介入圖書館專業(yè)技術(shù)含量較高的采編部，出現(xiàn)了外包采編業(yè)務(wù)的工作模式。這種工作模式的出現(xiàn)確實(shí)給圖書館帶來了某些益處。一方面，圖書館通過把采編業(yè)務(wù)外包給專業(yè)的加工人員能夠降低圖書加工成本，供應(yīng)商因大量采購(gòu)也能享受較高的圖書折扣，緩解因資金缺乏給圖書館帶來的壓力；另一方面，可以緩解圖書館人力資源不足的狀況，提高工作效率。尤其是對(duì)于人力資源和資金資源有限的高職院校圖書館來說，業(yè)務(wù)外包在不增加成本的情況下，減輕了采編人員工作負(fù)擔(dān)，從而使他們能夠從繁重的工作中脫離出來，從事開發(fā)更為核心的圖書館業(yè)務(wù)。

然而由于圖書館和外包商各自工作目的有所不同，圖書館，尤其是院校圖書館的主要工作是通過組織文獻(xiàn)，傳遞文獻(xiàn)為讀者服務(wù)的，外包服務(wù)商則以利潤(rùn)最大化為目標(biāo)，兩者目的不同自然會(huì)存在利益博弈，因而使圖書館采編業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)必然加大。為確保館藏建設(shè)的質(zhì)量，圖書館要對(duì)采編業(yè)務(wù)外包進(jìn)行嚴(yán)格質(zhì)量控制。天津?yàn)I海職業(yè)學(xué)院從2003 年開始嘗試采編業(yè)務(wù)外包，筆者作為采編人員，一直參與其中，在受益同時(shí)也發(fā)現(xiàn)我院在采編業(yè)務(wù)外包中存在一些問題。

1 采編業(yè)務(wù)外包存在的問題

1.1 采訪業(yè)務(wù)外包方面的問題

1.1.1 圖書質(zhì)量問題

我館2003 年為迎接全國(guó)高校圖書館評(píng)估，曾一次性購(gòu)入圖書17萬冊(cè)，這部分圖書完全由書商配送，結(jié)果經(jīng)查此批圖書部分存在盜版、缺頁(yè)、頁(yè)碼顛倒、書脊開裂、書本應(yīng)附光盤卻無光盤或光盤劣質(zhì)不可讀等現(xiàn)象。另外從圖書內(nèi)容上來說，有部分圖書不屬于高職院校范疇，圖書內(nèi)容不過關(guān)。

1.1.2 圖書復(fù)本量大

書商受利益驅(qū)動(dòng)，部分圖書只求數(shù)量不求質(zhì)量，尤其是將一些市場(chǎng)流通差、價(jià)格低廉的圖書，以超大復(fù)本量濫竽充數(shù)，有些復(fù)本量高達(dá)30 冊(cè)，這些圖書利用率很低，甚至為零，給資金本來就緊張的高職圖書館造成不必要的人力、財(cái)力嚴(yán)重浪費(fèi)。

1.1.3 配送圖書專業(yè)結(jié)構(gòu)失調(diào)

由于書商不了解學(xué)院專業(yè)設(shè)置并受自身利益驅(qū)使，經(jīng)常采購(gòu)一些出版社滯銷圖書或者有高折扣的熱門書籍，而對(duì)于不易采購(gòu)的學(xué)術(shù)價(jià)值高的工具書、學(xué)術(shù)著作、專業(yè)性的圖書少買或不買。這樣就出現(xiàn)了一方面熱銷圖書品種雷同，大量泛濫，如經(jīng)管類、哲學(xué)類圖書；另一方面圖書滿足學(xué)院某些專業(yè)的學(xué)術(shù)著作卻寥寥無幾，如學(xué)院設(shè)置的機(jī)電類、建筑類學(xué)術(shù)性圖書較少。

1.1.4 圖書配送時(shí)間滯后

書商為了拿到較高的折扣，對(duì)時(shí)效性較強(qiáng)的圖書，如計(jì)算機(jī)方面的圖書經(jīng)常滯后采購(gòu)，影響新書流通，等上架了，知識(shí)也過時(shí)了。

1.2 編目附送服務(wù)方面的問題。

1.2.1 數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)不一

由于外包商的業(yè)務(wù)水平和經(jīng)濟(jì)實(shí)力不同，配送來的編目數(shù)據(jù)來源五花八門，大多數(shù)是來源于國(guó)家圖書館和高校文獻(xiàn)保障系統(tǒng)（CALIS）等編目中心的數(shù)據(jù)，但也有些是書商自己根據(jù)圖書在版編目（CIP）數(shù)據(jù)組織編制而成。書商聘請(qǐng)的圖書編目專業(yè)技術(shù)人員很少，這就導(dǎo)致其短時(shí)間內(nèi)不能按照館內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)圖書源數(shù)據(jù)進(jìn)行修改著錄，比如在如何正確選擇著錄信息源、著錄字段、檢索點(diǎn)設(shè)置等存在問題，其加工編目數(shù)據(jù)質(zhì)量很難滿足圖書館的要求。以本學(xué)院為例，書商所提供的數(shù)據(jù)大部分從國(guó)家圖書館和高校文獻(xiàn)保障系統(tǒng)（CALIS）等編目中心下載，甚至套錄其他院校圖書館的數(shù)據(jù)或自己根據(jù)在版編目稍稍加工而成，這樣致使一部分?jǐn)?shù)據(jù)與本館數(shù)據(jù)銜接出現(xiàn)問題，出現(xiàn)重號(hào)、隔號(hào)或者同書異號(hào)等現(xiàn)象。

1.2.2 對(duì)本館圖書數(shù)據(jù)著錄要求不了解

每個(gè)圖書館館藏都有自己長(zhǎng)期以來形成的數(shù)據(jù)加工的特點(diǎn)，比如我館對(duì)于分類號(hào)的選取一般保留到3 位數(shù)字，對(duì)于特殊類目的可以適當(dāng)多保留，但是書商經(jīng)常不顧要求加以細(xì)分，致使館藏圖書數(shù)據(jù)產(chǎn)生同書異號(hào)等多種問題。另外本館編目前查重應(yīng)該從多角度去檢索，尤其是對(duì)于不同版次的書，更應(yīng)慎重，而圖書供應(yīng)商經(jīng)常為追求速度致使查重不嚴(yán)謹(jǐn)，結(jié)果造成文獻(xiàn)重復(fù)著錄，譯本、版本不加區(qū)分等現(xiàn)象增加。外包商要在短時(shí)間內(nèi)熟悉本館數(shù)據(jù)加工的特殊要求確實(shí)很難，因此書商配送編目數(shù)據(jù)有時(shí)很難滿足要求本館的個(gè)性要求。

1.2.3 編目數(shù)據(jù)描述的不規(guī)范

外包商提供的編目數(shù)據(jù)在對(duì)圖書題名、責(zé)任者、版本、出版發(fā)行、載體形態(tài)、叢編等其他信息描述時(shí)往往不規(guī)范，缺項(xiàng)少項(xiàng)時(shí)有發(fā)生，從而不能全面準(zhǔn)確地揭示文獻(xiàn)特征，影響讀者對(duì)編目數(shù)據(jù)的使用。

1.3 加工作業(yè)出現(xiàn)的問題

圖書加工作業(yè)主要包括加蓋館藏章、貼條形碼、貼書標(biāo)和埋磁條。大部分書商將這類工作交由臨時(shí)工來做，影響了加工作業(yè)的質(zhì)量，使得這部分業(yè)務(wù)很難符合本館的規(guī)范要求。如有些條形碼沒有貼在書名頁(yè)，貼的位置也不統(tǒng)一；館藏章加蓋時(shí)有歪蓋、漏蓋、錯(cuò)蓋的現(xiàn)象出現(xiàn)；書標(biāo)貼的高低不統(tǒng)一，書標(biāo)打印模糊、錯(cuò)貼也是常見的錯(cuò)誤；磁條埋藏粘貼不規(guī)范，經(jīng)常裸露在外，起不到防盜的作用。

2 如何加強(qiáng)采編業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量管理

2.1 認(rèn)真選篩外包商，做好圖書采購(gòu)招標(biāo)工作

雖然現(xiàn)在的外包服務(wù)商的服務(wù)意識(shí)都很強(qiáng)，但在服務(wù)質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、采配能力等方面差異很大。所以在圖書采購(gòu)招標(biāo)選擇時(shí)要進(jìn)行認(rèn)真篩選，除價(jià)格因素外，還要對(duì)外包書商的各方面資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格審查，從中選擇信譽(yù)良好、有實(shí)力且服務(wù)水平高的書商合作，雙方簽訂合同規(guī)定雙方的責(zé)任和義務(wù)，以此作為雙方共同遵守及管理的依據(jù)。

2.2 采編業(yè)務(wù)外包方案的制定

采編業(yè)務(wù)外包方案的制定應(yīng)該從本館的實(shí)際情況出發(fā)，充分考慮本館采編業(yè)務(wù)外包需求、本館發(fā)展目標(biāo)等多種因素來制定業(yè)務(wù)外包方案，即確定合適外包范圍及服務(wù)內(nèi)容，提供相關(guān)信息和編目標(biāo)準(zhǔn)、確定數(shù)據(jù)輸出格式與圖書加工要求，哪些采編工作留待本館編目員來做等等。

2.2.1 制定合理的圖書采購(gòu)方案

在采編業(yè)務(wù)完全外包的情況下，采購(gòu)方案一般由書商的專業(yè)人員根據(jù)圖書館圈定的綱目控制范圍結(jié)合圖書館每年分配給書商的購(gòu)書經(jīng)費(fèi)，挑選相關(guān)圖書到圖書館，然后圖書館采訪人員通過驗(yàn)收接收所需圖書，退還不需要圖書。但是，書商由于資金，規(guī)模問題無法提供專業(yè)的采訪人員，所以我館圖書采購(gòu)方案是：一方面，由采編人員將館藏的數(shù)據(jù)輸入采集器中，和系部專業(yè)教師到書商指定的大型購(gòu)書基地現(xiàn)場(chǎng)采書，現(xiàn)場(chǎng)“查重”訂購(gòu)所需圖書的品種及復(fù)本量；另一方面，書商提供的新書目錄，如《社科新書目》、《科技新書目》及各出版社的征訂目錄、針對(duì)高職高專教材或讀物的書目給我們，由采編人員勾選定制書目，然后書商根據(jù)書目為圖書館配送圖書。

2.2.2 確定編目標(biāo)準(zhǔn)和加工要求

編目標(biāo)準(zhǔn)的確定是圖書館業(yè)務(wù)外包重要內(nèi)容之一。每個(gè)館由于歷史的積累都有自己的著錄要求和編目加工要求，所以要和外包商確定編目標(biāo)準(zhǔn)以區(qū)別他館。例如我館給外包商明確規(guī)定著錄哪些項(xiàng)目，附件如何處理，館藏章加蓋的位置，條形碼粘貼位置，書標(biāo)粘貼位置以及磁條埋藏規(guī)范都作了統(tǒng)一的規(guī)定。

2.2.3 明確外包模式

我館現(xiàn)在采編工作基本上采用的是“外送加工模式”加“部分外包”模式，也即圖書采訪后直接到書商處進(jìn)行初步加工，包括粘貼磁條、條形碼、加蓋館藏章，然后送到圖書館后，采編人員再完成剩余的工作，包括圖書分類、信息錄入、打印書標(biāo)、粘貼書標(biāo)等工作，這樣一方面減輕了采編人員的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也保證了編目標(biāo)準(zhǔn)一致性。

2.3 加強(qiáng)與外包商的交流及監(jiān)督

業(yè)務(wù)外包減輕了采編人員的工作負(fù)擔(dān)，但采編人員并不能因此放松，更加需要加強(qiáng)采編人員工作責(zé)任感，積極與外包書商協(xié)調(diào)溝通以及全程質(zhì)量監(jiān)督，特別是異地加工，應(yīng)派駐采編人員及時(shí)、經(jīng)常與外包書商進(jìn)行溝通和聯(lián)系，對(duì)整個(gè)流程的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，一旦出現(xiàn)問題能夠得到及時(shí)的解決。

信任是合作的基礎(chǔ)，但是有些書商為了賺取高額利潤(rùn)，有時(shí)會(huì)不擇手段，比如把一些利潤(rùn)高的圖書夾雜在本館未采訪圖書中，這樣就需要采編人員對(duì)到館圖書進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，利用查重器和采訪清單堅(jiān)決把非本館采訪圖書剔除在外，節(jié)約資金。外包書商往往需同時(shí)承攬?jiān)S多個(gè)圖書館的采編外包任務(wù)，每個(gè)高校圖書館的分類和標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則、獻(xiàn)典藏規(guī)定都不一樣，在具體運(yùn)行中難免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，出現(xiàn)張冠李戴的錯(cuò)誤，因此抽檢加工數(shù)據(jù)是檢驗(yàn)到館數(shù)據(jù)是否合格的依據(jù)之一。驗(yàn)收，抽檢后應(yīng)當(dāng)把結(jié)果信息及時(shí)反饋給外包商，對(duì)于出現(xiàn)的問題提醒對(duì)方修改，保證采編外包目標(biāo)的準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)。

3 采編人員要加強(qiáng)監(jiān)管，增強(qiáng)行業(yè)危機(jī)感，提高采編業(yè)務(wù)質(zhì)量水平

圖書館依據(jù)本館實(shí)際情況合理確定業(yè)務(wù)外包范圍及具體內(nèi)容，從一定程度上減輕了采編人員的工作負(fù)擔(dān)，但是采編人員不應(yīng)放松，應(yīng)該把主要精力集中在拓寬采編服務(wù)的深度和廣度，提高服務(wù)水平的核心業(yè)務(wù)上來。如在圖書采購(gòu)工作中，對(duì)具體書目的選擇必須堅(jiān)持由圖書館采購(gòu)人員完成，集中采編部的力量在構(gòu)建科學(xué)館藏結(jié)構(gòu)以及多渠道、多形式、多層次開展圖書“訪問”等工作上，確保館藏質(zhì)量和館藏服務(wù)師生水平。因此采編人員在采編業(yè)務(wù)部分外包后，更應(yīng)該加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)采編人員的行業(yè)危機(jī)感，保證高職院校圖書館館藏符合院校專業(yè)設(shè)置的特點(diǎn)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)外包商的監(jiān)管，保證采編質(zhì)量保證圖書館采編工作順利及時(shí)的完成。

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