圖書館圖書編目業(yè)務(wù)外包存在的問題及應(yīng)對(duì)措施
——以湖南文理學(xué)院芙蓉學(xué)院圖書館為例

蔡愛萍，廖德崗

（1.湖南文理學(xué)院圖書館，湖南常德 415000；2.湖南文理學(xué)院芙蓉學(xué)院，湖南常德 415000）

圖書館圖書編目業(yè)務(wù)外包存在的問題及應(yīng)對(duì)措施
——以湖南文理學(xué)院芙蓉學(xué)院圖書館為例

蔡愛萍1，廖德崗2

（1.湖南文理學(xué)院圖書館，湖南常德 415000；2.湖南文理學(xué)院芙蓉學(xué)院，湖南常德 415000）

圖書館編目業(yè)務(wù)外包是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方式在圖書館界應(yīng)用的成果，體現(xiàn)了傳統(tǒng)圖書館向現(xiàn)代化圖書館轉(zhuǎn)型過程中圖書館非核心業(yè)務(wù)社會(huì)化的必然發(fā)展趨勢(shì)。當(dāng)前，為規(guī)避圖書館編目業(yè)務(wù)外包中出現(xiàn)的著者號(hào)不正確、分類號(hào)不準(zhǔn)確、多卷書著錄不符合要求等問題，應(yīng)該采取切實(shí)可行的圖書館編目業(yè)務(wù)外包應(yīng)對(duì)措施。

編目業(yè)務(wù)外包；質(zhì)量管控；應(yīng)對(duì)措施

業(yè)務(wù)外包（Outsourcing）是近些年發(fā)展起來的一種新的經(jīng)營(yíng)策略,是企業(yè)通過與外部其他企業(yè)簽訂契約，將一些傳統(tǒng)上由公司內(nèi)部員工負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)或機(jī)能外包給專業(yè)高效的服務(wù)提供商的一種經(jīng)營(yíng)形式[1]。業(yè)務(wù)外包是現(xiàn)代工業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中為節(jié)約成本、提高競(jìng)爭(zhēng)力采用的一種新的模式，“外包”這個(gè)概念隨著管理大師們倡導(dǎo)企業(yè)應(yīng)該在核心競(jìng)爭(zhēng)力上集中精力而得到迅速的推廣。圖書館編目業(yè)務(wù)外包是指圖書館借助于外部的力量或與專業(yè)公司合作，將館內(nèi)編目工作委托給從事分類編目的專業(yè)機(jī)構(gòu)，有的還進(jìn)一步把貼書標(biāo)、條形碼以及其它加工業(yè)務(wù)承包出去，使圖書到館后就可直接上架，提供給讀者使用[2]。

早在上世紀(jì)七八十年代，美國、日本等國圖書館已經(jīng)開始將編目業(yè)務(wù)部分外包，我國圖書館的編目業(yè)務(wù)外包是在最近幾年內(nèi)開展起來的。一份2006年對(duì)國內(nèi)189所大學(xué)圖書館進(jìn)行的問卷調(diào)查顯示，在回復(fù)的98所圖書館中，有編目業(yè)務(wù)外包經(jīng)驗(yàn)的有75所(占76.53%)[3]。2007年，一份對(duì)廣東省20所高校圖書館實(shí)行編目業(yè)務(wù)外包情況進(jìn)行的調(diào)查結(jié)果顯示，正在實(shí)行編目業(yè)務(wù)外包的有14所，也就是說廣東省70%的高校圖書館都在實(shí)行編目業(yè)務(wù)外包[4]。據(jù)儒林公司統(tǒng)計(jì)，在其對(duì)外服務(wù)中，2002年前，沒有一家圖書館有全套加工服務(wù)的要求，從2003年起每年遞增20%，現(xiàn)在有70%的圖書館要求提供全套加工服務(wù)；在三新公司的客戶中大約90%的圖書館要求提供淺加工，10%的圖書館要求提供深加工[5]?？梢哉f，編目業(yè)務(wù)外包是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方式在圖書館界應(yīng)用的成果，體現(xiàn)了傳統(tǒng)圖書館向現(xiàn)代化圖書館轉(zhuǎn)型過程中圖書館非核心業(yè)務(wù)社會(huì)化的必然發(fā)展趨勢(shì)。以下，將以湖南文理學(xué)院芙蓉學(xué)院圖書館的編目外包業(yè)務(wù)為例，來分析圖書館圖書編目業(yè)務(wù)外包存在的問題及其應(yīng)對(duì)措施。

一 湖南文理學(xué)院芙蓉學(xué)院圖書館外包編目數(shù)據(jù)調(diào)查及分析

（一）芙蓉學(xué)院圖書館外包編目數(shù)據(jù)調(diào)查

芙蓉學(xué)院圖書館自2013年5月開始，通過招標(biāo)的形式委托圖書供應(yīng)商對(duì)招標(biāo)的紙質(zhì)圖書進(jìn)行編目加工處理。2013年共采購圖書15231種、31456冊(cè)。通過對(duì)3家書商的分編數(shù)據(jù)進(jìn)行校對(duì)，對(duì)相關(guān)的錯(cuò)誤項(xiàng)目進(jìn)行分門別類的統(tǒng)計(jì)，結(jié)果如表1、表2、表3所示。

由上述表格可以看出，典藏分類，基本沒有錯(cuò)誤，是因?yàn)樵擆^只有一個(gè)館藏地址，因此錯(cuò)誤很少；但由于外包商的編目人員不熟悉芙蓉學(xué)院圖書館編目細(xì)則，盲目地趕進(jìn)度導(dǎo)致分類、著者號(hào)、多卷書等的著錄出現(xiàn)較多錯(cuò)誤，如不及時(shí)修正就會(huì)影響到圖書館整個(gè)書目數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。

（二）外包編目存在的主要質(zhì)量問題

1.著者號(hào)不正確。外包商對(duì)著者號(hào)的錯(cuò)誤取法是編目外包數(shù)據(jù)中出現(xiàn)較多的問題。芙蓉學(xué)院圖書館采用的是北圖袁涌進(jìn)編的《漢語拼音著者號(hào)碼表》，并結(jié)合本館的實(shí)際情況編定的。近年來出版社增多、圖書出版形式日趨多樣，使得著者號(hào)的取法越來越繁瑣，外包數(shù)據(jù)在這方面有的是忽略了沒有取號(hào)，有的是不熟悉圖書館專業(yè)方面的知識(shí)，不知道如何去取，這樣擾亂了圖書館的書目數(shù)據(jù)庫。如錯(cuò)誤著者號(hào)的取法使同著者同類型的圖書不能排在一起，或者同類同著者不同出版社的同一種圖書也在索書號(hào)上顯示不出來，而且有些著者號(hào)的不正確取法還容易引起以后編目人員的連帶錯(cuò)誤。

2.分類號(hào)不準(zhǔn)確。圖書館的分類編目工作具有很強(qiáng)的連續(xù)性和累積性，要求同一圖書館的分類原則前后一致，芙蓉學(xué)院圖書館采用《中圖法》第五版取分類號(hào)。在外包書目數(shù)據(jù)中分類號(hào)出錯(cuò)最多的是圖書組配分類。當(dāng)一種圖書可以取兩個(gè)分類號(hào)，即按照?qǐng)D書的內(nèi)容可入兩個(gè)大類時(shí)，由于外包商不了解圖書情報(bào)的專業(yè)知識(shí)，不懂得組配分類法以及該館的專業(yè)設(shè)置情況，只取了一個(gè)分類號(hào)，而不是用組配法分類標(biāo)識(shí)。如《計(jì)算機(jī)室內(nèi)設(shè)計(jì)》這本書用組配法分類標(biāo)識(shí)應(yīng)為TU:TP/種次號(hào)，而外包商的編目加工人員很有可能就直接分類為TP36了，有的690字段的重復(fù)或位置顛倒，690字段與905字段不匹配，造成個(gè)別圖書孤立起來，或者使其成為死書。另外，該館對(duì)不同版次的圖書在索取號(hào)上也是有區(qū)分的，版次在種次號(hào)后面加-2、-3等。

3.多卷書著錄不符合要求。外包商對(duì)多卷書分散著錄的現(xiàn)象也比較嚴(yán)重，按照芙蓉學(xué)院圖書館的分編要求，社科類多卷書的著錄采用集中著錄的方式，種次號(hào)相同，相同種次號(hào)后面再用冒號(hào)，冒號(hào)后面按卷數(shù)著錄。而理科類的圖書一般是分散著錄，外包商在做書目數(shù)據(jù)時(shí)往往做錯(cuò)。因此在檢測(cè)外包數(shù)據(jù)質(zhì)量時(shí)發(fā)現(xiàn)，外包商有時(shí)缺乏判斷多卷書的經(jīng)驗(yàn)或有時(shí)僅用ISBN進(jìn)行查重等導(dǎo)致多卷書不能集中著錄，造成讀者檢索和查找圖書不方便。

4.書目數(shù)據(jù)的其它問題。有些書目數(shù)據(jù)不完整，有些題名不全，有的副題名不著錄，有些圖書價(jià)格有出入，有些應(yīng)為必要字段的著錄信息沒有著錄，或者人為的缺失等等。

（三）造成外包編目質(zhì)量問題的原因

1.聯(lián)機(jī)編目的各成員館由于對(duì)《中國機(jī)讀目錄使用手冊(cè)》、《中國文獻(xiàn)編目規(guī)則》的理解與執(zhí)行情況不同，在著錄規(guī)則與著錄標(biāo)準(zhǔn)方面存在差異，所編制的MARC數(shù)據(jù)不盡相同，源數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊，直接影響外包編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

2.館外編目員在專業(yè)技能培訓(xùn)、專業(yè)知識(shí)水平及人員素質(zhì)方面參差不齊，對(duì)各個(gè)圖書館的編目原則和專業(yè)設(shè)置不了解，有的各館的著錄規(guī)則和習(xí)慣相互混淆，也是影響外包編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的另一因素。

3.外包業(yè)務(wù)的管理機(jī)制是影響編目質(zhì)量的關(guān)鍵。在圖書的編目加工中，外包商的編目技術(shù)人員無疑會(huì)把商業(yè)運(yùn)作的模式引入圖書館的編目中，表現(xiàn)在片面追求速度和高效率，缺乏圖書館采編人員

的那種職業(yè)道德和職業(yè)素質(zhì)。

二 圖書館編目業(yè)務(wù)外包問題的應(yīng)對(duì)措施

1.外包決策前要對(duì)本館的實(shí)際情況評(píng)估并對(duì)外包商進(jìn)行有針對(duì)性的考察。首先要對(duì)本館編目業(yè)務(wù)外包的決策進(jìn)行客觀、科學(xué)、理性的評(píng)估，對(duì)編目業(yè)務(wù)外包工作的可行性進(jìn)行研究，評(píng)估和研究的內(nèi)容包括圖書館的人力資源、業(yè)務(wù)工作內(nèi)容、財(cái)力和人力成本的核算，然后確定圖書外包的模式和外包的業(yè)務(wù)內(nèi)容。由于芙蓉學(xué)院圖書館工作人員少，專業(yè)人員更少，將要退休的人員多，圖書館員嚴(yán)重不足，圖書館各項(xiàng)工作開展缺乏人手，圖書館核心業(yè)務(wù)又不能荒廢，鑒于這種的局面，開展圖書編目業(yè)務(wù)外包是可行的。其次，芙蓉學(xué)院圖書館組織了相關(guān)業(yè)務(wù)人員和技術(shù)人員有選擇性地對(duì)圖書供應(yīng)商的圖書編目加工現(xiàn)場(chǎng)，進(jìn)行了考察、評(píng)估，針對(duì)編目加工中涉及該館的技術(shù)和數(shù)據(jù)安全問題與外包書商進(jìn)行了溝通，商討可行模式。最后按公平競(jìng)爭(zhēng)原則，通過湖南文理學(xué)院國資處組織統(tǒng)一招標(biāo)，選定實(shí)力強(qiáng)、誠信度高、服務(wù)質(zhì)量好的圖書供應(yīng)商，采用來館加工編目外包模式。

2.科學(xué)制定權(quán)責(zé)明晰的合同和圖書編目加工條款?？茖W(xué)制定權(quán)責(zé)明晰的外包合同協(xié)議細(xì)則是保證編目質(zhì)量的前提。合同細(xì)則明確了外包編目業(yè)務(wù)的具體時(shí)間、內(nèi)容、編目業(yè)務(wù)外包的數(shù)量、質(zhì)量要求、風(fēng)險(xiǎn)與控制等，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)及相應(yīng)的處罰措施。為保證合同的可執(zhí)行性和合同的完善性，還編制了圖書館編目附加條款，把湖南文理學(xué)院芙蓉學(xué)院圖書館編目的習(xí)慣和要求，芙蓉學(xué)院的專業(yè)設(shè)置情況，圖書采購的原則，采購的數(shù)量，加工的詳細(xì)要求包括分類、著錄、主題詞標(biāo)引、ILAS必要的字段、圖書分類法的版次等都附在合同后面，做好外包商崗前培訓(xùn)。

3.加強(qiáng)圖書編目加工中的監(jiān)督與管理。芙蓉學(xué)院圖書館沒有實(shí)行開放遠(yuǎn)程端口的遠(yuǎn)程加工模式，而是選擇了更適合其實(shí)際情況的外包書商派人到館加工的模式，該模式最大的優(yōu)點(diǎn)是可以在館內(nèi)進(jìn)行全程質(zhì)量監(jiān)控。工作人員在編目室正常值班，有問題可以迅速溝通，錯(cuò)誤可以及時(shí)修正，易于圖書館掌控進(jìn)度和加強(qiáng)圖書館ILAS系統(tǒng)的安全性，書商的編目人員完成編目任務(wù)后，編目室值班的館員就會(huì)將開放的端口關(guān)閉，監(jiān)督到位及時(shí)。

4.做好圖書編目加工后的驗(yàn)收和糾錯(cuò)工作。編目業(yè)務(wù)外包加工后，圖書驗(yàn)收是一個(gè)不可或缺的重要環(huán)節(jié)，必須組織各書庫的人員進(jìn)行仔細(xì)認(rèn)真的驗(yàn)收，開例詳細(xì)錯(cuò)誤清單，反饋到圖書館采編部。按照誰加工誰負(fù)責(zé)，誰出錯(cuò)誰修改的原則，采編部老師再要求負(fù)責(zé)加工的書商在圖書館采編人員的監(jiān)控下進(jìn)行修改，從而有效地保證了圖書館書目數(shù)據(jù)的完整和規(guī)范。

5.對(duì)編目質(zhì)量高的合作方要保持合同的連續(xù)性，管控重量不重質(zhì)的商業(yè)模式。有些圖書供應(yīng)商實(shí)力強(qiáng)大，編目人員和技術(shù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬，同時(shí)又熟悉該館的編目加工細(xì)則和習(xí)慣，可以保持其服務(wù)的連續(xù)性和編目人員的穩(wěn)定性，這樣更有利于控制編目加工的質(zhì)量。

實(shí)踐證明，圖書館編目業(yè)務(wù)外包不僅僅只是個(gè)成本決策問題，也是個(gè)有效管理的戰(zhàn)略決策問題。圖書館通過外部資源獲得互補(bǔ)的核心能力，是圖書館強(qiáng)化自身競(jìng)爭(zhēng)的一種方式，盡管其中還存一些問題，但這種方式畢竟提高了圖書館圖書分編的效率，同時(shí)把圖書館編目人員從高強(qiáng)度的編目工作中解放出來，有利于專業(yè)技術(shù)人員加強(qiáng)對(duì)圖書館讀者深層次的服務(wù)，因此這種模式對(duì)圖書館全方位的開放服務(wù)工作的開展會(huì)起到很好的促進(jìn)作用。

[1]娜日蘇，巴拉.圖書館的新發(fā)展模式——業(yè)務(wù)外包[J].集寧師專學(xué)報(bào)，2006（1）：89-93.

[2]吳建中.21世紀(jì)圖書館新論[M].上海:上海科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社, 2003:39.

[3]楊淑瓊.我國高校圖書館業(yè)務(wù)外包與核心能力構(gòu)建研究[D].成都：四川大學(xué)，2007：45-56.

[4]曹秋霞.廣東省高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包現(xiàn)狀的調(diào)查與分析[J].圖書情報(bào)工作,2009（7）:91-92.

[5]錢秀中.走出混戰(zhàn)走向合作——民營(yíng)圖書館供應(yīng)商發(fā)展變化綜述[N].中國圖書商報(bào)，2005-10-28.

（責(zé)任編輯：劉英玲）

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1674-9014（2014）02-0142-03

2013-12-21

蔡愛萍，女，湖南鼎城人，湖南文理學(xué)院圖書館館員，研究方向?yàn)閳D書情報(bào)服務(wù)；廖德崗，男，湖南澧縣人，湖南文理學(xué)院芙蓉學(xué)院院長(zhǎng)，教授，研究方向?yàn)楦叩冉逃芾怼?/p>