成人教育中的學(xué)生檔案管理研究

夏定舉

摘 要 在成人教育中，學(xué)生檔案管理是學(xué)校檔案管理的重要內(nèi)容，是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和水平的重要標(biāo)志之一，也是成人學(xué)生終生證明材料。要強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)；建立完善成人學(xué)生檔案管理規(guī)章制度；強(qiáng)化成人學(xué)生檔案管理投入是完善成人教育學(xué)生檔案管理工作的必要改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞 成人教育 學(xué)檔案生 檔案管理

中圖分類號(hào)：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1 加強(qiáng)成人學(xué)生檔案管理的必要性

成人學(xué)生檔案管理的內(nèi)容主要有學(xué)生個(gè)人基本情況表、學(xué)籍變動(dòng)情況、教學(xué)計(jì)劃表、入學(xué)注冊(cè)登記表、學(xué)習(xí)期間注冊(cè)表、學(xué)籍卡片、各科成績(jī)、考試試卷、教學(xué)計(jì)劃表、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)生鑒定等，基本上囊括了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)離校期間的所有第一手資料。加強(qiáng)成人學(xué)生檔案管理，主要是由成人教育的特征所決定的。

1.1 成人教育的特征

第一，成人教育對(duì)象的廣泛性。我國(guó)當(dāng)前成人教育對(duì)象十分廣泛，不論其受教育程度、職業(yè)、年齡和性別，只要愿意和有學(xué)習(xí)能力，都可以接受教育。因此，從某種意義來(lái)講，只要有愿意學(xué)習(xí)的人，就必定會(huì)存在成人教育。

第二，成人教育領(lǐng)域的開(kāi)放性。作為我國(guó)教育體系的重要組成部分，成人教育依附于社會(huì)而存在，具有很強(qiáng)的社會(huì)性。特別每一種生產(chǎn)活動(dòng)，都存在成人教育，每一個(gè)社會(huì)組織中，都存在一些成人學(xué)習(xí)者，每一種公共文化教育設(shè)施和傳播媒介，都可以成為成人教育的地方。成人教育具有很強(qiáng)的開(kāi)放性，面對(duì)全社會(huì)，服務(wù)全社會(huì)，依附全社會(huì)。

第三，成人教育內(nèi)容的豐富性。成人教育對(duì)象較為復(fù)雜，往往是帶有一定目的而進(jìn)行的學(xué)習(xí)。因此，成人教育不僅有一些包含聽(tīng)說(shuō)讀寫等基本課程，而且還包括心理調(diào)適、休閑娛樂(lè)、職業(yè)禮儀、政治法律等擴(kuò)展課程。

第四，成人教育過(guò)程的終身性。與階段性的在校教育不同的是，我國(guó)成人教育時(shí)間不限、周期不限，是終身的，只要還有學(xué)習(xí)能力，都可以接受成人教育。在其從學(xué)校畢業(yè)，走上工作崗位以后，可能會(huì)彌補(bǔ)“本領(lǐng)恐慌”、“知識(shí)恐慌”，就可以繼續(xù)接受成人教育。

1.2 加強(qiáng)成人學(xué)生檔案管理的必要性

第一，基于學(xué)生的角度來(lái)看，學(xué)生檔案管理是學(xué)校的重要資源，也會(huì)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生管理的重要手段。學(xué)生在接受一定階段的成人教育以后，可以通過(guò)檔案對(duì)比，分析其能力提升和知識(shí)增加的重要依據(jù)，是評(píng)價(jià)學(xué)校教育質(zhì)量的重要方式。

第二，基于學(xué)校的角度來(lái)看，加強(qiáng)對(duì)成人學(xué)生檔案的管理，是不斷提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)成人學(xué)生檔案的管理，可以有效檢驗(yàn)出學(xué)校在教學(xué)管理中是否還有漏洞，這對(duì)成人教育的發(fā)展具有重要作用。

第三，基于檔案管理自身角度來(lái)看，我國(guó)當(dāng)前成人學(xué)生檔案管理中，還存在檔案意識(shí)不強(qiáng)、管理不到位等問(wèn)題，直接導(dǎo)致成人學(xué)生檔案管理中存在諸多問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)成人學(xué)生檔案管理，一方面對(duì)于推進(jìn)成人學(xué)校學(xué)生管理的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化具有重要意義，同時(shí)還可以將成人教學(xué)方法和教學(xué)水平放在一個(gè)更加全面的角度進(jìn)行比較，形成良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師在這種競(jìng)爭(zhēng)氛圍中，將會(huì)投入更多精力轉(zhuǎn)變教學(xué)理念、教學(xué)模式、教學(xué)方法，促進(jìn)成人教育教學(xué)水平和管理水平。

2 我國(guó)當(dāng)前成人學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 成人學(xué)生檔案管理制度不健全

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，我國(guó)各個(gè)成人院校更加注重教育的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，但是對(duì)于成人學(xué)生檔案管理存在重視程度不夠、認(rèn)識(shí)模糊等問(wèn)題，在硬件檔案管理辦公條件和設(shè)施硬件投入不夠，檔案管理手段落后、管理方法混亂等問(wèn)題。甚至一些成人院校中，至今還在沿用著傳統(tǒng)手工檔案管理方式，還沒(méi)有上升到信息化管理的高度。檔案管理手段的落后，直接導(dǎo)致成人學(xué)生檔案管理效率較低，難以及時(shí)促進(jìn)成人教育事業(yè)發(fā)展。也有的部分成人院校中，缺乏完善的檔案管理制度，在建章立制過(guò)程中，未能根據(jù)成人教育特點(diǎn)，導(dǎo)致成人學(xué)生檔案管理規(guī)范性較差、材料雜亂無(wú)章，在學(xué)生檔案資料搜集中浪費(fèi)大量人力物力和財(cái)力。近年來(lái)，一些成人院校采取多樣化教學(xué)手段，學(xué)生檔案管理內(nèi)容和種類更加多元化、復(fù)雜化，而且在具體學(xué)生檔案管理過(guò)程中，可能涉及到多頭管理，不同部門掌握等問(wèn)題，學(xué)生的鑒定材料和在校表現(xiàn)情況由班主任掌握，學(xué)生管理部門負(fù)責(zé)學(xué)生的注冊(cè)和畢業(yè)離校手續(xù)辦理、學(xué)籍變動(dòng)、信息更改等，教務(wù)部門負(fù)責(zé)學(xué)生考試試卷和成績(jī)等，在溝通不暢、職責(zé)不清、協(xié)調(diào)不統(tǒng)一等情況下，成人學(xué)生檔案容易出現(xiàn)失真和不完整等問(wèn)題。

2.2 成人學(xué)生檔案管理意識(shí)淡薄

我國(guó)成人教育特征，直接決定了成人院校和普通高等院校學(xué)生檔案管理的不同，也絕對(duì)了與普通高等教育相比，成人學(xué)生檔案管理的重要性并非特別明顯，也造成了成人院校對(duì)于學(xué)生檔案管理管理人員隊(duì)伍建設(shè)和人員培訓(xùn)的忽視。學(xué)生檔案管理具有很強(qiáng)的原則性、準(zhǔn)確性和計(jì)劃性，但是許多成人院校領(lǐng)導(dǎo)卻忽視了對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，其學(xué)生檔案管理意識(shí)的淡薄，重視的不到位，重要性認(rèn)識(shí)的不足，很難將那些高效、先進(jìn)、科學(xué)的檔案管理理念引入到成人學(xué)生檔案管理領(lǐng)域，檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)滯后，檔案管理人員素質(zhì)和能力參差不齊。

2.3 成人學(xué)生檔案材料搜集不及時(shí)

目前，我國(guó)成人學(xué)生檔案內(nèi)容主要有畢業(yè)證、學(xué)位證、畢業(yè)證明和學(xué)生證書(shū)，學(xué)生學(xué)籍考試試卷和成績(jī)，學(xué)生學(xué)籍證明和學(xué)籍變動(dòng)等材料，其檔案主要是由招生部門、教學(xué)管理部門、學(xué)生管理部門和各個(gè)院系產(chǎn)生的。檔案的根本原則是真實(shí)性、完整性和原始性，原始材料的收集是學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)，只有將這些文件資料全部搜集完整，才能夠?qū)W(xué)生檔案進(jìn)行有效管理。在一些成人院校的學(xué)生檔案管理實(shí)踐中，由于沒(méi)有及時(shí)搜集整理相關(guān)資料，導(dǎo)致檔案資料不完整現(xiàn)象較為普遍。首先是招生資料搜集整理的不及時(shí)。伴隨成人院校辦學(xué)招生規(guī)模的擴(kuò)大，補(bǔ)錄周期的延長(zhǎng)，客觀上為學(xué)生檔案的搜集整理工作帶來(lái)較大難度。其次是學(xué)生成績(jī)資料搜集整理不及時(shí)。在學(xué)校學(xué)生人數(shù)不斷增加的同時(shí)，教師和學(xué)生管理人員隊(duì)伍沒(méi)有相應(yīng)增加，導(dǎo)致教師工作量在不斷增加，再加上現(xiàn)階段學(xué)生考試形式更加多樣化，為學(xué)校教務(wù)管理帶來(lái)較大難度，難以對(duì)學(xué)生成績(jī)記錄冊(cè)進(jìn)行及時(shí)收集，甚至因?yàn)殚L(zhǎng)期沒(méi)有搜集和整理，出現(xiàn)成績(jī)單和考試試卷丟失等。第三是學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況搜集整理不及時(shí)。伴隨我國(guó)普通高等教育的發(fā)展，成人院校面臨生源枯竭問(wèn)題十分明顯，生源質(zhì)量不斷下降。學(xué)生在學(xué)習(xí)過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、降級(jí)等，學(xué)籍變動(dòng)較為頻繁。如果對(duì)學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況沒(méi)有及時(shí)搜集整理的話，將會(huì)導(dǎo)致學(xué)生管理部門、教學(xué)部門、教學(xué)院系在對(duì)學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)時(shí)候，數(shù)據(jù)不符等問(wèn)題，直接影響學(xué)生檔案管理質(zhì)量。endprint

3 成人教育中學(xué)生檔案管理改進(jìn)措施

3.1 要強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)

成人學(xué)生檔案管理存在問(wèn)題，首先在于思想沒(méi)有重視起來(lái)，責(zé)任沒(méi)有落實(shí)到位，因此要加大對(duì)成人學(xué)生檔案管理的思想重視程度，從根本上解決認(rèn)識(shí)不足、重視程度不夠的問(wèn)題。第一，要盡量爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)生檔案管理的重視，盡可能在人力、物力和財(cái)力分配中給予傾斜，盡可能多的配備那些具有一定檔案管理知識(shí)和技能、責(zé)任心較強(qiáng)的檔案管理人員，專職從事成人學(xué)生檔案管理工作。第二，要加大對(duì)成人學(xué)生檔案管理人員的技能培訓(xùn)，要能夠?qū)⒋隧?xiàng)工作與招生、教學(xué)放在同等位置，加強(qiáng)教學(xué)部門與學(xué)生之間的溝通交流，提高學(xué)生對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)、理解、支持，形成人人關(guān)心檔案管理工作、人人支持檔案管理工作、人人參與檔案管理工作的良好氛圍。

3.2 要建立完善成人學(xué)生檔案管理規(guī)章制度

加強(qiáng)成人學(xué)生檔案管理工作，前提是要有一個(gè)科學(xué)的、規(guī)范的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。第一，要堅(jiān)持以人為本的原則和要求，探索建立健全適合成人院校的學(xué)生檔案管理制度，要在學(xué)生檔案管理實(shí)踐中做到有章可循。要緊隨檔案管理形式發(fā)展要求，不斷修訂完善學(xué)生檔案管理制度。例如，在充分考慮成人院校學(xué)生大多數(shù)是在職，工學(xué)矛盾較為突出，可以在修訂學(xué)籍管理過(guò)程中，制定出免修不免考、倒班聽(tīng)課制度等。第二，要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則和要求，建立健全成人學(xué)生電子檔案管理制度。例如，可以制定學(xué)籍電子檔案保密制度、學(xué)籍檔案電子存儲(chǔ)介質(zhì)管理制度、學(xué)籍電子檔案?jìng)浞葜贫取５谌?，?qiáng)化制度執(zhí)行落實(shí)。“一打綱領(lǐng)不如一個(gè)計(jì)劃”。各類成人學(xué)生檔案管理制度制定以后，就要抓落實(shí)，要不斷規(guī)范成人學(xué)生檔案管理制度運(yùn)行程序，做到制度有部署、有審查、有結(jié)果。要及時(shí)發(fā)現(xiàn)制度實(shí)施中存在的問(wèn)題，堵塞檔案管理工作中存在的漏洞。第四，要制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。加強(qiáng)對(duì)成人學(xué)生檔案管理工作的定期考核，做到有誤必罰、有好必獎(jiǎng)，不斷提高檔案管理人員的工作積極性。

3.3 要強(qiáng)化成人學(xué)生檔案管理投入

第一，要強(qiáng)化對(duì)成人學(xué)生檔案管理的硬件資金投入。在辦公條件和辦公設(shè)備配置上，給予更多資金投入。隨著檔案管理信息化的發(fā)展和要求，成人院校必須要投入更多的資金，改善其硬件辦公設(shè)備，增添路由器、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、復(fù)印件、打印機(jī)、電腦等辦公設(shè)備，提高信息化管理水平。第二，要強(qiáng)化成人學(xué)生檔案管理的庫(kù)房資金投入。檔案管理對(duì)于庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度、濕度等方面都有較高要求，必須要有專業(yè)的防灰塵、防潮除濕設(shè)施，專門的檔案柜和檔案架，而且電子檔案還要有專業(yè)的防震動(dòng)、防磁防電設(shè)備。第三，要強(qiáng)化成人學(xué)生檔案管理的軟件資金投入。學(xué)生檔案管理信息化，不僅是要配置專業(yè)的辦公設(shè)備和儀器，同時(shí)還要有相應(yīng)配套的學(xué)籍檔案管理軟件，這也是提高成人學(xué)生檔案管理的關(guān)鍵所在。成人院校必須要加大對(duì)學(xué)生檔案管理軟件的資金投入，強(qiáng)化軟件開(kāi)發(fā)，提高檔案管理效率和信息化水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉曉利.成人教育學(xué)籍檔案管理的難點(diǎn)問(wèn)題及對(duì)策[J].科技信息，2011（19）.

[2] 溫永花.重視普通高校成人學(xué)籍檔案管理工作[J].經(jīng)濟(jì)師，2011（8）.

[3] 邵媛，魏勇健，孫靜.普通高校成人學(xué)籍檔案管理的思考與建議[J].黑龍江教育，2012（8）.

[4] 章文清.高校成人教育學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].江西科技師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2003（6）.

[5] 周紅霞.成教學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策[J].浙江檔案，2005（4）.endprint