陜重汽檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

顧 瓊

（陜西汽車集團(tuán)有限責(zé)任公司，陜西 西安 710200）

行業(yè)研究

陜重汽檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

顧 瓊

（陜西汽車集團(tuán)有限責(zé)任公司，陜西 西安 710200）

針對陜重汽檔案信息化落后，管理效率低下，以及檔案業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)了陜重汽檔案管理系統(tǒng)，分別從系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)、模塊設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的主要技術(shù)這四部分來闡述。

陜重汽；檔案信息化；系統(tǒng)

CLC NO.: C93 Document Code: A Article ID: 1671-7988(2014)10-01-03

1、背景與現(xiàn)狀

陜重汽公司的檔案分十二大類，大約20萬件。檔案數(shù)量龐大，且隨著公司生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的擴(kuò)大，檔案每年都在成倍的增加，再加上子公司眾多，大量文件在文件柜里儲藏，使得管理效率極其低下。陜重汽檔案的管理模式落后，目前采用分散、紙質(zhì)、手工的管理模式，能夠提供的查詢能力極其有限，更難以實(shí)現(xiàn)檔案的“主動推送服務(wù)”以及在允許的前提下的“及時獲取”能力。檔案的繼承性差，有經(jīng)驗(yàn)的老員工一旦退休，很多檔案以及管理經(jīng)驗(yàn)會隨之丟失，新員工無法借鑒過去的經(jīng)驗(yàn)，需要重新開始學(xué)習(xí)。

陜重汽公司一直無檔案信息管理系統(tǒng)，采用的是紙質(zhì)、手工的管理模式，采用傳統(tǒng)的檢索方式——檔案人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房里去找出來，過程費(fèi)時、費(fèi)力，不能滿足基本的業(yè)務(wù)需求。更談不上實(shí)現(xiàn)檔案的“主動推送服務(wù)”以及在允許的前提下的“及時獲取”。

2、陜重汽檔案管理系統(tǒng)需求分析

2.1 需求的獲取與來源

為了獲取陜重汽檔案管理系統(tǒng)的功能需求，公司從實(shí)施陜汽《檔案歸檔范圍及保管期限表》項(xiàng)目就開始調(diào)研各部門及子公司的業(yè)務(wù)和需求，掌握了大量第一手的一線技術(shù)人員、檔案人員、管理者的需求。將這些需求匯總分類，結(jié)合其他汽車行業(yè)調(diào)研的情況，得到了一個適合陜重汽特點(diǎn)的較全面的功能需求資料，并以此為基礎(chǔ)，形成了陜重汽檔案管理系統(tǒng)需求方案。

2.2 系統(tǒng)整體需求

陜重汽檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采用B/S架構(gòu)，能實(shí)現(xiàn)不同檔案類型、檔案管理員的同時錄入，能提供多種檢索方式，支持報表打印及檔案盒脊打印等功能，支持檔案資料的批量掃描及錄入，可對各類檔案進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)并生成統(tǒng)計(jì)報表。檔案利用部分可以提供紙質(zhì)和電子兩種形式檔案的利用。能提供多種檢索方式：分類檢索、復(fù)合檢索、模糊檢索，實(shí)現(xiàn)跨庫檢索，可直接檢索至卷內(nèi)目錄級。

2.3 系統(tǒng)功能需求

報表打?。禾峁┧铇?biāo)準(zhǔn)報表及功能強(qiáng)大的報表編輯器?？纱蛴?biāo)準(zhǔn)年報，可匯總打印年報，可對年報進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，既支持國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)報表，同時也支持本單位的年報格式。

支持TWIN標(biāo)準(zhǔn)，掃描時可自動生成圖像文件名，并可進(jìn)行批量掃描，檔案數(shù)據(jù)可倒出保存到光盤、磁帶等介質(zhì)。

用戶客戶端不需安裝任何程序可實(shí)現(xiàn)瀏覽器方式的查詢、瀏覽，并只能瀏覽、查看歸檔后的文件目錄。

按銷毀日期自動生成目錄打印消毀清冊。

檔案統(tǒng)計(jì)：各類檔案都可按題名、案卷年度、保管期限、密級、歸檔部門等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按要求生成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報表等。

3、陜重汽檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)

陜重汽檔案管理系統(tǒng)采用CS + BS的架構(gòu)模式，CS端主要負(fù)責(zé)檔案的管理工作，基于PowerBuilder開發(fā)工具進(jìn)行開發(fā)，使用的是PowerScript開發(fā)語言。BS端主要提供檔案信息的在線查閱與利用服務(wù)，基于Flex(富客戶端)技術(shù)和WebService技術(shù)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，所使用的開發(fā)語言為Action Script 和Java。

用戶訪問層：提供多種信息訪問渠道，實(shí)現(xiàn)基于消息的實(shí)時快速傳遞，從而達(dá)到加快企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)速度，提高企業(yè)的服務(wù)響應(yīng)速度和能力。

業(yè)務(wù)支持層：基于構(gòu)件技術(shù)構(gòu)造面向檔案的業(yè)務(wù)邏輯框架，提供快速開發(fā)、部署檔案系統(tǒng)的構(gòu)建和集成方案，并在其之上構(gòu)架面對最終用戶的應(yīng)用系統(tǒng)，以滿足用戶的最終需求。

數(shù)據(jù)訪問層：提供各類關(guān)系數(shù)據(jù)庫、非關(guān)系數(shù)據(jù)資源、以及支持跨平臺異構(gòu)分布數(shù)據(jù)資源訪問。

系統(tǒng)安全框架：為系統(tǒng)提供安全解決方案，安全解決方案包括網(wǎng)絡(luò)、硬件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用系統(tǒng)、人員管理等多個層次，是一個綜合的解決方案。

3.2 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境

由于Java及Lotus Notes/Domino具有良好的平臺無關(guān)性，系統(tǒng)可以很好地運(yùn)行在Windows、Unix、Linux等操作系統(tǒng)上。系統(tǒng)中所有的配置采用INI和XML兩種技術(shù)，INI配置文件為系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供配置參數(shù)，如數(shù)據(jù)庫的連接信息。

3.3 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)目標(biāo)

陜重汽檔案管理系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)內(nèi)對檔案進(jìn)行遠(yuǎn)程上傳、文件流程化審批、集中管理、統(tǒng)計(jì)分析、安全維護(hù)等功能。

第一年將產(chǎn)品檔案錄入系統(tǒng)，并在2-3年內(nèi)分批、逐步將文書、基建等檔案錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、經(jīng)營、財(cái)務(wù)、材料、管理、服務(wù)等有關(guān)系統(tǒng)相銜接，最終完成全部檔案的信息化建設(shè)。

系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)各種不同類型的檔案能夠在同一時間、不同的地點(diǎn)由具有不同權(quán)限的系統(tǒng)管理員同時錄入的功能，以節(jié)約錄入時間。

實(shí)現(xiàn)快速為公司相關(guān)業(yè)務(wù)單元提供檔案服務(wù)的功能。提供不同用戶不同權(quán)限的查詢、瀏覽、以及申請下載所需相關(guān)檔案資料和技術(shù)文件的能力。

3.4 系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)

陜重汽檔案管理系統(tǒng)提供建庫、數(shù)據(jù)錄入、文檔掃描、立卷歸檔、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編研、檔案銷毀、檔案損壞、檔案丟失找回、年報管理、庫房實(shí)體管理、報表輸出、光盤制作、查閱、借閱以及網(wǎng)絡(luò)化瀏覽、下載、打印等功能。其中“信息采集”、“業(yè)務(wù)管理”及“信息利用”三個部分包括了用戶日常檔案管理的主要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的收集、整理、管理、利用的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。系統(tǒng)設(shè)置和安全防護(hù)是整個檔案管理系統(tǒng)安全運(yùn)行的基礎(chǔ)。系統(tǒng)的安全防護(hù)主要提供對用戶訪問系統(tǒng)權(quán)限的嚴(yán)密管理以及對電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲管理。

3.5 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲采用FTP與數(shù)據(jù)庫兩種存儲平臺，F(xiàn)TP主要負(fù)責(zé)電子文件的存儲，采用IIS FTP或Serv-u Ftp。數(shù)據(jù)庫主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)基礎(chǔ)信息與檔案業(yè)務(wù)目錄數(shù)據(jù)的存儲，系統(tǒng)支持當(dāng)前主流的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)ORACLE、SQLSERVER。

4、陜重汽檔案信息管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

4.1 系統(tǒng)登錄及用戶權(quán)限模塊

系統(tǒng)打開后登錄界面如圖1所示，進(jìn)入后可在用戶權(quán)限模塊中可以實(shí)現(xiàn)對用戶名稱及權(quán)限的設(shè)置，系統(tǒng)允許按角色、按組進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置。具體操作如下：依次點(diǎn)擊“高級管理”，

“權(quán)限管理”，“權(quán)限管理”，如圖2，建立用戶組，用戶，并對其分配權(quán)限。

4.2 檢索模塊

在本模塊中可以進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的跨全宗、跨類型及跨年度的檢索操作；可大大提高檔案管理人員的檢索效率；對檢索出的數(shù)據(jù)還可直接進(jìn)行查、借閱登記；具體操作如圖3：

4.3 立卷歸檔模塊

在本模塊中，用戶可以進(jìn)行“立卷部門”、“立卷方式”及“形成目錄”等的設(shè)置，還可設(shè)置進(jìn)行機(jī)構(gòu)+部門的立卷方式及立卷層次等，如圖4；

4.4 借閱下載模塊

在本模塊中可以實(shí)現(xiàn)對文件庫中所有文件的檢索、文件查、借閱登記及文件查、借閱管理。

4.5 統(tǒng)計(jì)報表模塊

本模塊在左側(cè)的功能展現(xiàn)區(qū)，出現(xiàn)文件管理的五大模塊分別為：文件管理、文件報表打印、查詢借閱、文件統(tǒng)計(jì)和文件保管。如圖5所示：

4.6 掃描打印模塊

在實(shí)際工作中，用戶一般會先進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入，再進(jìn)行原文的掃描，這樣，就需要在原文掃描完畢后，將掃描文件批量上傳到服務(wù)器中，以實(shí)現(xiàn)原文的批量掛接；在本模塊中，用戶即可以將已掃描好的文件上傳到原文服務(wù)器中。

5、陜重汽檔案信息管理系統(tǒng)的驗(yàn)證與總結(jié)

5.1 驗(yàn)證計(jì)劃

為了更好的的使用陜重汽檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)布置后在內(nèi)部進(jìn)行了三個月的測試使用。主要對用戶管理、權(quán)限設(shè)置變更、基本信息錄入、信息修改、信息刪除、普通檢索、高級檢索、全文檢索、檔案借閱流程、立卷規(guī)則選擇、掃描路徑及掃描效果、報表內(nèi)容及準(zhǔn)確性、以及統(tǒng)計(jì)年報、光盤制作等進(jìn)行了全方位的測試。對發(fā)現(xiàn)的程序及系統(tǒng)問題及時進(jìn)行了修改，對流程問題也和相關(guān)部門進(jìn)行溝通對流程進(jìn)行修改，或者采取新的流程。經(jīng)過三個月的使用，陜重汽檔案管理系統(tǒng)驗(yàn)證結(jié)束，效果良好。

5.2 使用總結(jié)

陜重汽檔案管理系統(tǒng)符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的，適合陜重汽各部門的全文檔案管理軟件。該系統(tǒng)開發(fā)堅(jiān)持通用化、系列化、用戶化的方針，“以文檔一體化”為原則，在同一應(yīng)用系統(tǒng)下實(shí)現(xiàn)從文書處理、自動組卷歸檔、檔案管理都使用同一套數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)文書與檔案數(shù)據(jù)的共享，一次輸入、多次輸出、多處使用，不僅極大地節(jié)約了人力、物力、和財(cái)力，避免了人為造成的不必要的主觀錯誤，并且有效保證了所建檔案的一致性、有效性和完整性。在功能上，包括了整個文書處理過程，包括：收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、資料等的登記、處理、傳閱、催辦、分發(fā)等。檔案管理過程，包括：檔案的收集（著錄）、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、開發(fā)利用工作等，同時，它還能實(shí)現(xiàn)全文檢索。該系統(tǒng)極大的提高了陜重汽檔案管理水平、為技術(shù)人員使用檔案提供了快捷的方式，提高檔案的使用率、準(zhǔn)確率。

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Design and implementation of Shaanxi Heavy-Duty Truckfile management system

Gu Qiong
(Shaanxi Automobile Group Co., Ltd., Shaanxi Xi'an 710200)

For Shaanxi Heavy-Duty Truck file information backward, inefficient management, as well as archives business situation, design and implementation of the Shaanxi Heavy-Duty Truck file management system, respectively, from the system functional design, module design, database design and system implementation of these four parts to the main technical elaborate.

Shaanxi Heavy-Duty Truck；File information；system

C93

A

1671-7988(2014)10-01-03

顧瓊，就職于陜西汽車集團(tuán)有限責(zé)任公司汽車工程研究院。