國土檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用研究

韓 健，陳奕云，潘元進，文鴻雁

（1. 廣西壯族自治區(qū)地理信息測繪院，廣西 柳州 545006；2. 武漢大學(xué) 資源與環(huán)境科學(xué)學(xué)院，湖北 武漢430079；3. 桂林理工大學(xué) 測繪地理信息學(xué)院，廣西 桂林541004）

市縣兩級國土資源管理部門承擔(dān)著大量的檔案管理和使用任務(wù)[1]。本文針對目前面向?qū)ο蟮拈_發(fā)環(huán)境，使用中大型數(shù)據(jù)庫作為數(shù)據(jù)倉庫，結(jié)合國土資源檔案管理的具體要求和國家規(guī)范，本著適用縣級管理部門投入少、逐步推進的原則，建成一個具有權(quán)限管理靈活、密級管理嚴(yán)密、日常檔案業(yè)務(wù)規(guī)范、類目自由設(shè)定、分類無限追加、查詢方便快捷、全電子掃描歸檔、支持快速攝像、電子文件無限附加、掛接OFFICE快速瀏覽、檔案信息多樣化導(dǎo)出、檔案批量錄入、記錄批量修改、自動生成統(tǒng)計報表等功能完善、操作簡便、易學(xué)易用、適應(yīng)初始技術(shù)操作的電子檔案管理系統(tǒng)。

1 系統(tǒng)設(shè)計

1.1 結(jié)構(gòu)設(shè)計

C/S結(jié)構(gòu)一般建立在小型局域網(wǎng)或者專網(wǎng)中，能實現(xiàn)復(fù)雜功能，對服務(wù)器負(fù)載要求很低，同時一般運行在特定機器和網(wǎng)絡(luò)中，安全性措施更容易實現(xiàn)[2,3]。市縣級國土資源檔案管理系統(tǒng)設(shè)計中，采用C/S結(jié)構(gòu)，見圖1。

圖1 硬件結(jié)構(gòu)示意圖

1.2 數(shù)據(jù)庫平臺

縣級國土資源檔案條目數(shù)一般在10萬級，如果暫時不考慮影音媒體文件以及獨立的GIS專題數(shù)據(jù)庫，對應(yīng)掃描文件以及屬性信息的數(shù)據(jù)量大概在TB級。SQL server作為成熟的大型數(shù)據(jù)庫，不僅性能穩(wěn)定、效率高，而且數(shù)據(jù)處理能在PB級，完全滿足TB級的縣級國土資源檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫要求，而且造價相對便宜。

1.3 軟件開發(fā)平臺

考慮到開發(fā)成本以及.NET簡單的開發(fā)模式，系統(tǒng)采用.NET_C#開發(fā)平臺。這樣，設(shè)計簡單易行的操作方式更方便，更能使操作人員在短時間內(nèi)接受并掌握使用技巧。同時，考慮兼容性，服務(wù)器數(shù)據(jù)庫運行在Windows server2003上[4]。

1.4 功能設(shè)計

1）為了使國土資源檔案管理系統(tǒng)類目類別既符合《國土資源數(shù)字檔案管理規(guī)范》，又有自己的管理特點，系統(tǒng)必須將類目和字段實現(xiàn)自由配置。

2）檔案管理系統(tǒng)要求細(xì)致，必須緊貼國土資源檔案管理工作流程，配備完善的檔案業(yè)務(wù)處理功能，如查檔、密級劃分等。在業(yè)務(wù)處理過程中，系統(tǒng)要滿足進行全面的日志記錄要求，對信息傳輸、用戶訪問、數(shù)據(jù)打印等進行全面記錄，方便用戶對日志進行查詢，找出日常工作中的問題。

3）系統(tǒng)需設(shè)置登錄權(quán)限，如劃分管理員、檔案員和一般操作員。各類用戶具有不同的用戶權(quán)限，可實現(xiàn)對應(yīng)的功能操作，避免檔案管理分級混亂，提高檔案數(shù)據(jù)的安全性。

4）系統(tǒng)必須設(shè)置高級查詢、統(tǒng)計以及模糊查詢功能。根據(jù)不同的需求，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫人員信息、檔案信息的綜合查詢及統(tǒng)計功能，條件設(shè)置要靈活。

5）系統(tǒng)要支持?jǐn)?shù)據(jù)庫的備份、還原，可本地備份和服務(wù)器備份，方便用戶隨時調(diào)用備份文件，進行數(shù)據(jù)庫的記錄、存儲、更新。

6）檔案的唯一性注定了檔案的嚴(yán)肅性和珍貴性。由此，系統(tǒng)要考慮誤操作問題，避免人為編輯造成的檔案缺失，減少不必要的麻煩。系統(tǒng)操作習(xí)慣必須緊貼日常人員的既有習(xí)慣，如雙擊鼠標(biāo)、右鍵使用、快捷鍵等因素。

系統(tǒng)功能設(shè)計如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)功能設(shè)計圖

2 功能實現(xiàn)

國土資源檔案管理系統(tǒng)界面最終采用符合Windows習(xí)慣的操作方式，界面美觀易用，布局合理，操作簡便，功能集成于菜單、工具，免去繁瑣的命令操作，使用鼠標(biāo)即可完成所有命令操作，適用不同層次、不同類型的用戶[4]。

1）嚴(yán)格的權(quán)限管理。系統(tǒng)通過用戶登錄信息，區(qū)分登錄權(quán)限，根據(jù)管理員、檔案員和一般操作員的權(quán)限設(shè)置，各類不同權(quán)限的用戶可實現(xiàn)對應(yīng)的功能操作。避免了檔案管理分級混亂，提高檔案數(shù)據(jù)的安全性[5]。系統(tǒng)采用嚴(yán)格的權(quán)限管理，保證檔案數(shù)據(jù)的涉密安全。

2）批量修改記錄和批量導(dǎo)入。批量修改信息是為方便管理員統(tǒng)一輸入、修改等維護而設(shè)定的。在有大量記錄需要錄入的時候，還可以通過系統(tǒng)提供默認(rèn)格式， 編輯系統(tǒng)自動識別Excel表一次性批量導(dǎo)入信息，可大大減少錄入人員的工作量。

3）密級管理。為了更好地使用權(quán)限，我們引入了密級管理。“密級”操作需要管理員權(quán)限，密級操作分“標(biāo)識為普通”、“標(biāo)識為一級”、“標(biāo)識為二級”、“標(biāo)識為三級”，對應(yīng)無密級、“秘密”、“機密”、“絕密”，管理員可以通過“密級”功能設(shè)置檔案的密級，同時對應(yīng)的密級用戶只能檢索和閱讀到同等以下的檔案資料，不能越級操作。

4） 檔案類別和類別字段管理。為了適當(dāng)增加系統(tǒng)的可擴展性，設(shè)計了管理員的檔案類別和類別字段管理功能。這種功能在按照國家規(guī)范的分類和屬性來進行檔案管理的同時，允許用戶根據(jù)部門需要和事業(yè)發(fā)展，以合適的類目和字段來存儲新的檔案門類和屬性，增加了用戶自我升級的可能。但是，這一操作需要相當(dāng)謹(jǐn)慎，有可能將原有入庫屬性批量清空，因此，也只有管理員被賦予了這一權(quán)限。

3 關(guān)鍵技術(shù)及創(chuàng)新

該系統(tǒng)的創(chuàng)新點主要體現(xiàn)在如下幾個部分：

1）密級權(quán)限。在國土資源檔案管理系統(tǒng)中引入密級概念，配合權(quán)限管理，使檔案管理工作更加規(guī)范和安全。

2）類別和字段設(shè)置。設(shè)計了類別和字段的編輯功能，在較小操作風(fēng)險的情況下，將功能擴展、內(nèi)容擴充變得簡單，不再需要對數(shù)據(jù)庫進行專門升級。

3）快速掃描儀的連續(xù)采集以及即時編輯功能。為了提高檔案電子化歸檔的速度，支持使用快速掃描儀連續(xù)掃描，同時配合即時編輯功能，彌補了快速掃描儀掃描質(zhì)量不穩(wěn)定的問題。

4）檔案整合輸出。為快捷實現(xiàn)整宗檔案的提取，設(shè)計了將所有檔案信息及附件按順序生成單一PDF文件的整合輸出功能。

4 應(yīng)用實例

國土檔案管理系統(tǒng)開發(fā)完成后，立刻裝備到柳州市融安縣國土資源局，并掛接到融安縣地籍信息管理系統(tǒng)，檔案數(shù)據(jù)庫納入地籍信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理。檔案管理系統(tǒng)試運行期間，迅速得到了用戶單位的認(rèn)可，日常的檔案管理諸如檔案錄入、更新、查檔等業(yè)務(wù)已經(jīng)完全通過檔案管理系統(tǒng)進行，實現(xiàn)了由手動歸檔和查檔及書筆登記到電腦歸檔、查檔及登記打印的轉(zhuǎn)變。使得檔案錄入工作由原來的50 min/份減少為10 min/份；查檔工作也由原來的15～30 min縮短為目前的1～3 min。檔案管理模塊極大地改善了檔案室的辦公環(huán)境，提高了工作效率。目前系統(tǒng)已經(jīng)錄入基本檔案資料2萬余份，運行狀況良好。

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