淺析財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的成本分析和控制

任建明

淺析財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的成本分析和控制

任建明

企業(yè)在準(zhǔn)備啟用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)之前，必須理智地進(jìn)行投資決策分析。筆者對(duì)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的可控成本和不可控成本進(jìn)行分析，設(shè)計(jì)出一個(gè)簡(jiǎn)單的成本控制管理表格，企業(yè)可以有重點(diǎn)地對(duì)容易成本失控的地方加以控制。針對(duì)J企業(yè)的案例，筆者又做了一些改進(jìn)，提出實(shí)施財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的成本控制的建議。

財(cái)務(wù)管理；系統(tǒng)；成本控制

對(duì)于企業(yè)決策者而言，實(shí)施財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)不僅僅是購(gòu)買一套軟件，需要投入巨大的資金、人力、物力，投入時(shí)間長(zhǎng)、風(fēng)險(xiǎn)大。企業(yè)在準(zhǔn)備啟用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)之前，必須理智地進(jìn)行投資決策分析,才能投資購(gòu)置或更新系統(tǒng)，并能更好地實(shí)施與應(yīng)用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。

一、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的成本分析

依據(jù)系統(tǒng)生命周期階段理論，可以將系統(tǒng)實(shí)施成本分成開發(fā)成本和運(yùn)行、維護(hù)成本兩大類。開發(fā)成本包括系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)、代碼編寫、系統(tǒng)測(cè)試、硬件購(gòu)買和人員培訓(xùn)等；而運(yùn)行維護(hù)成本則包括運(yùn)行費(fèi)用，管理費(fèi)用和維護(hù)費(fèi)用等。

1.咨詢費(fèi)用。任何單位在實(shí)施管理系統(tǒng)前，其自身的業(yè)務(wù)流程一定有需要進(jìn)行整頓和改革的地方，如果企業(yè)有些根本的弊端沒有解決，則實(shí)施系統(tǒng)后，也無(wú)法滿足其需求。因此有必要組成一個(gè)由外部專家、咨詢機(jī)構(gòu)和企業(yè)自身的業(yè)務(wù)行家組成的咨詢團(tuán)隊(duì)，便于從專業(yè)的角度，對(duì)其現(xiàn)有流程進(jìn)行優(yōu)化甚至重組，對(duì)系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)行評(píng)估和決策。

2.軟、硬件的購(gòu)買。企業(yè)在前期對(duì)供應(yīng)商的選擇上，由于信息不對(duì)稱和投入資金過(guò)少，未能找到能結(jié)合企業(yè)行業(yè)特征來(lái)開發(fā)的軟件供應(yīng)商，無(wú)形中加重了軟件成本。

3.數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化費(fèi)用。通常企業(yè)在采用新系統(tǒng)前，都已經(jīng)存在老系統(tǒng)中或者人工處理的大量數(shù)據(jù)，如何將這些數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)處理轉(zhuǎn)化，載入到新系統(tǒng)中去，則是一個(gè)不容易預(yù)先判定的費(fèi)用支出。

4.數(shù)據(jù)分析費(fèi)用。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)在建成后，往往會(huì)生成大量的數(shù)據(jù)，而系統(tǒng)自帶的數(shù)據(jù)分析機(jī)制往往有其局限性，分析的功能都有一定限度。因此，在對(duì)系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析上，需要一定的資金，用來(lái)支付數(shù)據(jù)分析機(jī)制的建立，相關(guān)人員的人工費(fèi)用等。

5.員工培訓(xùn)費(fèi)用。信息系統(tǒng)的建立，都意味著相關(guān)操作員工作方式和風(fēng)格的改變，而操作較復(fù)雜的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，更需要對(duì)員工進(jìn)行足夠的培訓(xùn)，這樣，才能盡量避免因人為因素，導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行不穩(wěn)定，給企業(yè)效益造成不必要的安全隱患。

6.系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的建立，使企業(yè)的業(yè)務(wù)流程對(duì)信息系統(tǒng)的依賴性也加強(qiáng)了，所以，在系統(tǒng)運(yùn)行的后期維護(hù)顯得至關(guān)重要。在這一費(fèi)用細(xì)節(jié)上進(jìn)行細(xì)致的預(yù)算和控制，非常必要。

二、系統(tǒng)實(shí)施成本的可控性分析

企業(yè)要在其希望實(shí)現(xiàn)的成本目標(biāo)的基礎(chǔ)上，盡量將成本最小化，就必須仔細(xì)地對(duì)各項(xiàng)成本進(jìn)行分析和控制。本文提出財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)成本可控性的分析方法，是從企業(yè)的角度出發(fā)，分析哪些是系統(tǒng)實(shí)施可以控制的成本，哪些是無(wú)法控制或無(wú)法完全控制的不可控成本，并相應(yīng)的采取措施。此時(shí)，企業(yè)成為財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施的責(zé)任成本中心。凡是責(zé)任中心能控制的各種耗費(fèi)均稱為“可控成本”，企業(yè)可以將可控成本盡量控制在一定的范圍。將上文闡述的系統(tǒng)實(shí)施成本的可控性進(jìn)行分析，如表1所示。

表1 系統(tǒng)實(shí)施成本可控性分析及控制措施

加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施可控成本的管理，可以從以下幾方面著手：

1.在引入系統(tǒng)前，先對(duì)自身業(yè)務(wù)流程、管理體制和單位信息處理機(jī)制進(jìn)行整改，可以減少系統(tǒng)建設(shè)時(shí)系統(tǒng)需求費(fèi)用，同時(shí)縮短系統(tǒng)的建設(shè)周期。事實(shí)上，很多企業(yè)在平時(shí)不注意對(duì)自身的優(yōu)化，上信息化項(xiàng)目也是盲目地隨大流，而外部單位不可能在較短的時(shí)間內(nèi)去理清其現(xiàn)存的問題，同時(shí)，調(diào)研期的延長(zhǎng)也加大了系統(tǒng)實(shí)施的成本。因此，企業(yè)應(yīng)該預(yù)先對(duì)自己的核心業(yè)務(wù)和基礎(chǔ)信息處理狀況進(jìn)行整改，上新財(cái)務(wù)系統(tǒng)的過(guò)程，也是優(yōu)化、改善工作流程的過(guò)程。

2.在購(gòu)買硬件的時(shí)候，應(yīng)該充分考慮財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)軟件的需求，選擇必要的、合適的硬件。

3.系統(tǒng)建設(shè)中，應(yīng)該安排企業(yè)內(nèi)部的適當(dāng)人員，參與到系統(tǒng)實(shí)施中去。這樣，在系統(tǒng)實(shí)施完畢后，自身人員不僅知道如何去操作軟件的功能模塊，還能知曉每個(gè)功能模塊的基本設(shè)計(jì)原理。在運(yùn)行維護(hù)階段，一般的問題不必要請(qǐng)系統(tǒng)實(shí)施單位來(lái)解決，減少了財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的維護(hù)耗費(fèi)。

系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中還存在自身無(wú)法控制或無(wú)法完全控制的不可控成本，包括財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，代碼編寫以及系統(tǒng)運(yùn)行不穩(wěn)定所可能造成的損失。企業(yè)在實(shí)施系統(tǒng)時(shí)的不可控成本恰好是系統(tǒng)供應(yīng)商的可控成本。從自身位的角度出發(fā)，在管理不可控成本的時(shí)候，必須與系統(tǒng)供應(yīng)商之間發(fā)生利益的博弈。為了盡量減少不可控成本，首先必須選擇一個(gè)合適的利益博弈對(duì)象，也就是需要一個(gè)信譽(yù)相對(duì)高、實(shí)施能力比較強(qiáng)，對(duì)自身目標(biāo)需求有較好預(yù)期滿足度的技術(shù)實(shí)施單位。一個(gè)好的軟件供應(yīng)商，能夠利用其豐富的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)和強(qiáng)大的技術(shù)實(shí)現(xiàn)能力，在保證滿足客戶功能需求的基礎(chǔ)上，以較短的產(chǎn)品實(shí)施周期，較低的系統(tǒng)分析和代碼編寫等人工費(fèi)用，建成穩(wěn)健的系統(tǒng)，大大減少了系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)錯(cuò)誤甚至崩潰的可能性。

三、系統(tǒng)實(shí)施中的隱性成本

成本控制中有例外管理的原則，即成本控制要將注意力集中在那些導(dǎo)致預(yù)算超支的超乎常情的成本項(xiàng)上。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施中存在如下隱性成本：數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換費(fèi)用和培訓(xùn)費(fèi)用。通常，企業(yè)或者是系統(tǒng)供應(yīng)商在做成本預(yù)算的時(shí)候，很少會(huì)充分重視在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和員工培訓(xùn)方面的費(fèi)用。而實(shí)際上，在整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)存在許多問題，如數(shù)據(jù)不完整，部門自身基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺乏，數(shù)據(jù)處理混亂。因此，要從組織結(jié)構(gòu)入手，去理清數(shù)據(jù)處理思路，整理財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)所必需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并將其轉(zhuǎn)換載入到新系統(tǒng)中去。

此外，大型財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)在建成后，對(duì)操作人員的素質(zhì)有相當(dāng)?shù)囊螅瑢?duì)系統(tǒng)操作不當(dāng)，都有可能引起系統(tǒng)出錯(cuò)甚至崩潰，給正常的業(yè)務(wù)運(yùn)作造成了隱患。因此，對(duì)員工的培訓(xùn)必須引起充分的重視。對(duì)于J企業(yè)而言，從一開始決定更新財(cái)務(wù)系統(tǒng)，就由原先負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)系統(tǒng)維護(hù)的科室牽頭，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)系統(tǒng)更新的全部工作，包括前期的調(diào)研、實(shí)施中與開發(fā)商的溝通和后期的系統(tǒng)維護(hù)。在這次財(cái)務(wù)系統(tǒng)更新中，J企業(yè)的信息科的人員全程參與，與供應(yīng)商多次溝通，不僅知道如何去操作軟件的功能模塊，還能知曉每個(gè)功能模塊的基本設(shè)計(jì)原理。在運(yùn)行維護(hù)階段，一般的問題不必要請(qǐng)供應(yīng)商來(lái)解決，也節(jié)約了系統(tǒng)的維護(hù)支出。另外，對(duì)不同的業(yè)務(wù)科室進(jìn)行培訓(xùn)，針對(duì)從事不同業(yè)務(wù)、使用不同模塊的人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，也有利于系統(tǒng)的順利實(shí)施。

成本預(yù)算中，必須充分考慮系統(tǒng)實(shí)施中存在的隱性成本。如果沒有加入隱性成本，勢(shì)必會(huì)低估實(shí)際成本，影響成本預(yù)算評(píng)估，造成企業(yè)對(duì)實(shí)施成本過(guò)高的不滿，降低了對(duì)系統(tǒng)實(shí)施的信心。

四、成本預(yù)算和控制表格的應(yīng)用——以J企業(yè)為例

1.成本預(yù)算和控制表格的說(shuō)明。表2中實(shí)施項(xiàng)目是按照財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施的時(shí)間先后安排的，事業(yè)單位在實(shí)施過(guò)程中按照實(shí)際實(shí)施情況填寫第二行“實(shí)施時(shí)間”，并與“預(yù)計(jì)時(shí)間”相對(duì)比，及時(shí)調(diào)整系統(tǒng)實(shí)施進(jìn)度。其次，各實(shí)施項(xiàng)目中，可控與非可控成本可以用不同格式表示（表格中可控成本項(xiàng)目用加粗表示），可控成本應(yīng)制定詳細(xì)附表，如員工培訓(xùn)費(fèi)用項(xiàng)目應(yīng)按事業(yè)單位各部門員工制定詳細(xì)的費(fèi)用明細(xì)表，才能更好的控制財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程的可控成本。

表2 系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中成本預(yù)算和控制表格

綜上所述，企業(yè)在準(zhǔn)備啟用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)之前，必須理智地進(jìn)行成本計(jì)劃的制定，在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行成本計(jì)劃，才能做好企業(yè)啟用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的成本控制。

2.從J企業(yè)案例看表格的應(yīng)用

（1）案例介紹。J企業(yè)目前使用的財(cái)務(wù)軟件是從2002年開始啟用的，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)里的數(shù)據(jù)日益龐大，且原軟件開發(fā)公司已解散，后期研發(fā)和服務(wù)已無(wú)保障。期間頒布了新的會(huì)計(jì)制度，會(huì)計(jì)核算的內(nèi)容發(fā)生了較大變化，有必要開發(fā)一套通用化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用軟件,以確保事業(yè)單位預(yù)算收支數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、有效,為管理決策提供正確的信息依據(jù)。2012年以來(lái)，J企業(yè)開始在同類單位開展調(diào)研，由本單位原先負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)系統(tǒng)維護(hù)的科室牽頭，了解國(guó)內(nèi)同類型單位財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)使用的現(xiàn)狀，以期更新目前的財(cái)務(wù)軟件。

2012年底，正式簽約采用S單位的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，軟件及系統(tǒng)服務(wù)總計(jì)在200萬(wàn)人民幣左右；系統(tǒng)硬件購(gòu)置計(jì)算機(jī)10臺(tái)，投資約50萬(wàn)人民幣；還有調(diào)研經(jīng)費(fèi)15萬(wàn)元。綜上所述，J單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)更新總預(yù)算265萬(wàn)元，如表3所示。

表3 J單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)更新中的成本預(yù)算和控制

（2）對(duì)J企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)過(guò)程中的成本控制表格的建議。筆者認(rèn)為，如此估計(jì)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施的成本是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的不少成本費(fèi)用項(xiàng)目，包括前期的系統(tǒng)需求分析、員工培訓(xùn)費(fèi)用、系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用都未列入項(xiàng)目預(yù)算中去。筆者建議在制定的實(shí)施日程表基礎(chǔ)上加以改進(jìn)，加入項(xiàng)目“費(fèi)用估算”和“實(shí)際費(fèi)用”項(xiàng)目（如表4所示），來(lái)協(xié)助財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的成本預(yù)算和控制工作。

企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)就是要提高資源利用率，縮短生產(chǎn)周期，提高財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性，以更好地支持決策。那么實(shí)施財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)過(guò)程中的成本控制工作有無(wú)成效，是財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)能否成功上馬的重要因素，必須重視系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的成本控制，才能使其實(shí)施系統(tǒng)的決策更加科學(xué),并使得財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)在提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的過(guò)程中,發(fā)揮更好的作用。

表4 J單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)施日程及費(fèi)用表

[1]裘麗婭.試論我國(guó)事業(yè)單位實(shí)施系統(tǒng)中存在的問題與對(duì)策.技術(shù)經(jīng)濟(jì)，2004年第12期.

[2]喻金龍，劉險(xiǎn)峰.系統(tǒng)系統(tǒng)實(shí)施成本可控性研究.事業(yè)單位天地，2005年第3期.

[3]張顯悅.ERP系統(tǒng)的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)及其防范.森林工程，2006年第6期.

（作者單位：大同煤礦集團(tuán)有限公司倉(cāng)儲(chǔ)分公司）