淺析企事業(yè)單位人事檔案制度的創(chuàng)新與發(fā)展

厲丹LI Dan

（中國電子科技集團(tuán)公司第五十三研究所，錦州 121000）

（The Fifty-third Research Institute of China Electronics Technology Group Corporation，Jinzhou 121000，China）

0 引言

企事業(yè)單位的人事檔案是記錄職工個(gè)人經(jīng)歷、思想政治情況、工作情況、個(gè)人表現(xiàn)、晉升、薪酬、福利等多項(xiàng)內(nèi)容的材料，它客觀真實(shí)地反映了一個(gè)人的具體情況，是企事業(yè)單位進(jìn)行人才選拔、職工工齡審核、職工切身利益保障的重要依據(jù)，對(duì)職工的個(gè)人發(fā)展至關(guān)重要。因此，企事業(yè)單位必須提高管理意識(shí)，加強(qiáng)人事檔案管理，建立和完善人事檔案管理制度，提高人事檔案管理質(zhì)量，做好人事檔案記錄，妥善保管人事檔案，為職工未來的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

1 人事檔案制度

1.1 管理范圍 企事業(yè)人事檔案管理主要涉及企事業(yè)單位的專業(yè)技術(shù)人才、管理人才、單位職工的人事檔案管理。

1.2 人事檔案 企事業(yè)單位一般都有專門的人事檔案管理庫房，以用于人事檔案的存放，除了單位專門的檔案管理員之外，單位其他人不得隨意進(jìn)入檔案庫隨意翻閱和調(diào)取檔案。

1.3 檔案的管理 ①根據(jù)具體的天氣狀況，要注意保持人事檔案庫房良好通風(fēng)，同時(shí)還要注意庫房的溫度，不可過高或過低。另外，管理人員還要時(shí)常打掃庫房，以保持庫房的整潔，防潮防蛀，保證人事檔案的完整性。②在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，要對(duì)單位管理的人事檔案進(jìn)行逐人登記，必須保證其完整性和準(zhǔn)確性。③單位要定期對(duì)檔案進(jìn)行歸類和整理，一般每季度都要整理一次，在整理時(shí)，管理人員要按照分類、編目和序號(hào)的順序依次進(jìn)行，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要及時(shí)更正，避免出現(xiàn)誤放和丟失的情況。④任何個(gè)人不得以任何名義私自存放和持有他人的檔案，明知錯(cuò)誤仍堅(jiān)持不不交者，應(yīng)依法追究其責(zé)任。⑤積極改進(jìn)和完善人事檔案管理方法和手段，采用先進(jìn)技術(shù)，提高檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化水平，不斷提升人事檔案管理質(zhì)量。

1.4 人事檔案組成 企事業(yè)單位的人事檔案是全面反應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實(shí)情況的實(shí)物材料，主要構(gòu)成如下：

①履歷表及其他簡歷材料等。②自傳材料：報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。③各種鑒定：審計(jì)工作中形成的材料。④各類考核、評(píng)價(jià)材料及畢業(yè)成績單、學(xué)歷證明等。⑤政治歷史審查材料及甄別復(fù)查材料、更改或姓名認(rèn)定材料等。⑥黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。⑦表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。⑧執(zhí)紀(jì)執(zhí)法部門形成的涉及個(gè)人的材料。⑨任免呈報(bào)表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級(jí)別登記表，離休、退休、退職審批表等。⑩健康檢查和處理工傷事故工作中形成的材料。

1.5 人事檔案查閱和借用規(guī)范 如果需要借用和查閱人事檔案時(shí)，必須遵守以下規(guī)范：①未經(jīng)允許，任何組織和個(gè)人不得隨意選查閱他人檔案，如需查閱必須辦理相關(guān)借閱手續(xù)。②查閱檔案僅限于組織、人事部門派出的專門黨員干部到檔案室查閱。③任何個(gè)人不得以任何名義查閱或借用本人或者其親屬的檔案。④管理人員必須做好檔案查閱和借用的記錄。⑤查閱檔案資料時(shí)，必須嚴(yán)格遵守檔案管理制度，嚴(yán)禁任意涂改、損壞、撤換人事檔案資料。⑥在查閱人事資料時(shí)，未經(jīng)允許不得隨意抄錄其具體內(nèi)容，經(jīng)允許抄錄后，抄錄完畢應(yīng)及時(shí)將資料送還。

2 人事檔案的創(chuàng)新與發(fā)展

2.1 人事檔案的社會(huì)化 ①要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理社會(huì)化，就必須積極完善人事檔案管理制度，明確公共權(quán)力機(jī)構(gòu)與企事業(yè)單位檔案管理人員的權(quán)利義務(wù)，建立公共雇傭契約，規(guī)范企事業(yè)單位的人員流動(dòng)，依法保護(hù)個(gè)人合法權(quán)益，提高人事檔案管理質(zhì)量，轉(zhuǎn)變以往那種過度自由的人事管理狀態(tài)，采用新型的人事檔案管理方式，強(qiáng)化員工人事檔案意識(shí)，引導(dǎo)其自覺約束和規(guī)范自身行為。②人事檔案管理具有極為重要的社會(huì)化意義，主要表現(xiàn)在：一是健全人事檔案管理制度，嚴(yán)格檔案管理機(jī)制，在檔案資料填寫時(shí)要力求公平公正，避免出現(xiàn)填寫不規(guī)范的情況，保證其真實(shí)性和公平性；二是最大程度地節(jié)約各項(xiàng)社會(huì)成本，精簡人事結(jié)構(gòu)，不斷提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量；三是打破以往地區(qū)、行業(yè)、部門、身份等條件的影響，提高企事業(yè)單位人事檔案管理的社會(huì)程度。

2.2 人事檔案的電子化 ①積極推進(jìn)人事檔案管理電子化，采用先進(jìn)的電子信息手段，逐步建立起一套系統(tǒng)完善的人事檔案管理制度，通過信用等級(jí)評(píng)價(jià)規(guī)范檔案管理和使用秩序，既規(guī)范了人事檔案的管理工作，又節(jié)約了人事檔案的歸檔、整理和保管的成本，還減少了人事檔案丟失、損壞的風(fēng)險(xiǎn)。②人事檔案電子化動(dòng)態(tài)地反映了個(gè)人的基本情況，對(duì)其未來的發(fā)展和晉升具有重要考量價(jià)值。人事檔案電子化管理主要包括四個(gè)模塊，即學(xué)歷職稱模塊、職業(yè)生涯模塊、職業(yè)能力與業(yè)績模塊、職業(yè)道德與信譽(yù)模塊，它真實(shí)地記錄和反映了個(gè)人的興趣、特長、業(yè)務(wù)能力等情況，極大地提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.3 人事檔案的法制化 所謂人事檔案法制化，就是在依據(jù)人事檔案管理相關(guān)法律法規(guī)要求的基礎(chǔ)上，深化企事業(yè)單位人事檔案管理體制改革，優(yōu)化人事檔案管理，提高管理質(zhì)量，強(qiáng)化管理人員的法律意識(shí)，并自覺規(guī)范其行為。一是在人事檔案管理過程中，管理人員必須依照法律規(guī)定，自覺維護(hù)檔案安全，不得隨意泄露他人信息；二是當(dāng)個(gè)人與組織締結(jié)相關(guān)合約時(shí)，必須按照我國《勞動(dòng)法》的相關(guān)規(guī)定依法維護(hù)個(gè)人和組織的合法權(quán)益；三是人事檔案的使用和管理必須遵守《保密法》和《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，本人在社會(huì)活動(dòng)和職務(wù)活動(dòng)中要嚴(yán)守秘密，絕不能泄露國家秘密、組織秘密和單位的商務(wù)秘密。

3 結(jié)束語

總之，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷深化改革的同時(shí)，企事業(yè)單位的人事檔案制度和人事檔案只有沿著社會(huì)化、電子化和法制化的方向進(jìn)行創(chuàng)新與發(fā)展，才能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)人才流動(dòng)的需要，才能為企事業(yè)單位引進(jìn)更多、更好的人才。

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