醫(yī)療設(shè)備驗收的信息化管理

姚旦華

醫(yī)療設(shè)備驗收的信息化管理

姚旦華①

目的：利用信息化技術(shù)手段進行醫(yī)療設(shè)備驗收工作及其管理。方法：結(jié)合以往驗收工作的實踐經(jīng)驗，借鑒國外醫(yī)療設(shè)備管理的先進方法對醫(yī)療設(shè)備驗收的主要環(huán)節(jié)和流程進行分析，設(shè)計出適用于計算機軟件系統(tǒng)的驗收路徑，并通過信息化技術(shù)手段對其表達。結(jié)果：設(shè)計和開發(fā)出一套用于引導(dǎo)和管理醫(yī)療設(shè)備驗收工作的信息化管理系統(tǒng)，其中包括驗收事務(wù)、業(yè)務(wù)管理、驗收結(jié)果查詢、表格單據(jù)模板管理以及設(shè)置供應(yīng)商通道，將其納入驗收體系全過程中。結(jié)論：該系統(tǒng)很好地將復(fù)雜的醫(yī)療設(shè)備驗收工作簡單化、實用化，在提高驗收工作效率的同時進一步規(guī)范了醫(yī)療設(shè)備的驗收工作。該系統(tǒng)的設(shè)計理念順應(yīng)了生物醫(yī)學(xué)工程學(xué)科未來發(fā)展的方向，滿足了醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備驗收工作管理的需求。

醫(yī)療設(shè)備；驗收；信息化

[First-author’s address] Zhejiang Provincial Hospital of TCM, Hangzhou 310000, China.

近年來，隨著醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，多種新型醫(yī)療設(shè)備相繼應(yīng)用于醫(yī)院臨床，無論是在數(shù)量還是技術(shù)上都給醫(yī)療設(shè)備管理部門帶來了新的挑戰(zhàn)。醫(yī)療設(shè)備的驗收工作是其安全應(yīng)用與質(zhì)量控制的第一關(guān)[1]。目前，在醫(yī)療設(shè)備驗收工作中往往需要在短時間內(nèi)，根據(jù)采購合同、投標(biāo)文件、相關(guān)承諾及配置清單等多種文件逐一進行設(shè)備及資料信息的核對，工作量較大而效率較低，且容易出錯。因此，必須借助現(xiàn)代化手段解決這一問題[2]。

應(yīng)用信息化手段進行醫(yī)療設(shè)備驗收及管理、將醫(yī)療設(shè)備驗收工作做到數(shù)字化、流程化和規(guī)范化是現(xiàn)代醫(yī)療設(shè)備管理的模式，其中包括通過設(shè)置驗收路徑引導(dǎo)驗收人員進行實際驗收，制定表格模板來規(guī)范驗收文件的內(nèi)容及格式，多人網(wǎng)上審核供應(yīng)商提供的證件及承諾等。同時，還應(yīng)建立驗收電子檔案、設(shè)備臺賬清單及相關(guān)報表，實現(xiàn)信息共享，為以后設(shè)備的使用和維護管理提供了方便，從而提高醫(yī)療設(shè)備的社會效益和經(jīng)濟效益。

1 醫(yī)療設(shè)備驗收工作流程

醫(yī)療設(shè)備驗收工作分為預(yù)備、進行和完成3個階段，其流程如圖1所示。

圖1 設(shè)備驗收流程圖

1.1 預(yù)備階段

驗收的預(yù)備階段主要完成驗收前的預(yù)備工作。設(shè)備到貨后工程師根據(jù)所購置設(shè)備的類型，從信息化系統(tǒng)中下載“設(shè)備驗收引導(dǎo)文件”。引導(dǎo)文件中包括設(shè)備驗收過程中的12大環(huán)節(jié)的操作提示、注意事項以及與驗收相關(guān)的法律法規(guī)依據(jù)等，工程師須仔細閱讀驗收引導(dǎo)文件。在機器到貨時由設(shè)備科查看機器外包裝有無破損、水漬及撞痕等情況，并清點記錄貨物(此時不拆箱)。若出現(xiàn)異常情況，須及時進行證據(jù)保留工作，為日后索賠提供依據(jù)。對于需要通知第三方(出入境檢驗檢疫局、有資質(zhì)的檢測機構(gòu)等部門)到場驗收的設(shè)備，應(yīng)與第三方積極聯(lián)系，協(xié)調(diào)好驗收時間，并及時通知相關(guān)人員[3]。此間，負責(zé)驗收的工作人員還須準(zhǔn)備好驗收所需的各種資料(合同、標(biāo)書、承諾和國家標(biāo)準(zhǔn)等)、驗收工具(用于搬運、開箱的設(shè)備和用具)、場地準(zhǔn)備(空間大小、環(huán)境濕度等等)，具體流程如圖2所示。

圖2 驗收引導(dǎo)文件下載流程圖

1.2 進行階段

驗收的進行階段同樣是非常重要的階段，需完成設(shè)備清單的核對、設(shè)備功能的核對、設(shè)備各項性能指標(biāo)的驗證以及設(shè)備軟件的測試等。驗收開始時通知設(shè)備使用科室、供應(yīng)商和廠商代表、商檢部門、檢測機構(gòu)等相關(guān)人員到場。開箱核對配置清單，核對時首先數(shù)量要相符，然后再逐項核對物品的規(guī)格型號、產(chǎn)品編號、制造商及產(chǎn)地等信息，核對的依據(jù)是合同中的配置清單以及廠家的裝箱清單等。設(shè)備功能核對指工程師須按照招標(biāo)文件和合同技術(shù)配置清單中的各項功能，逐一地進行操作演示，并記錄演示結(jié)果，對于功能單一的設(shè)備可適當(dāng)簡化其步驟。設(shè)備性能指標(biāo)的驗證應(yīng)根據(jù)招標(biāo)文件和合同技術(shù)配置中的各種可測量的技術(shù)性能指標(biāo)，選擇相應(yīng)的測試條件、測試儀器進行逐項測試。若測量難度高可邀請第三方進行性能檢測。若檢測不合格須要求廠家調(diào)試、更換，直至合格為止。對于有軟件的設(shè)備，還要對軟件進行適當(dāng)測試，包括軟件的版本、功能、模塊及相關(guān)密碼數(shù)據(jù)等[4]。

1.3 完成階段

驗收的完成階段為收尾階段，需做較繁瑣的工作。如完成設(shè)備驗收過程中的相關(guān)報告、證書、設(shè)備安裝報告、第三方質(zhì)量(性能)檢測報告、商檢合格證書以及驗收報告等資料的整理。設(shè)備驗收通過后，由制造商或授權(quán)機構(gòu)提供設(shè)備的廠方安裝報告；若有第三方檢測機構(gòu)參與驗收，并進行過性能檢測的，還需出具其相應(yīng)的檢測或檢定報告；如需進行商檢的設(shè)備，商檢部門還應(yīng)出具商檢合格證書；在此基礎(chǔ)上，由設(shè)備科、采購部門和使用科室、供應(yīng)商和廠商代表共同簽訂驗收報告。同時，為了更好地完成醫(yī)療設(shè)備的售后服務(wù)，還應(yīng)要求廠商或授權(quán)單位出具相關(guān)文件，如售后服務(wù)承諾、維修機構(gòu)授權(quán)文件、機器關(guān)鍵部位照片、其他相關(guān)證書及技術(shù)培訓(xùn)報告等[5]。

2 醫(yī)療設(shè)備驗收管理信息系統(tǒng)功能模塊

醫(yī)療設(shè)備驗收管理信息系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)由設(shè)備科通道和供應(yīng)商通道組成，其架構(gòu)如圖3所示。

圖3 醫(yī)療設(shè)備驗收管理信息系統(tǒng)組織架構(gòu)圖

2.1 設(shè)備科通道

設(shè)備科通道主要用于設(shè)備管理部門對醫(yī)療設(shè)備驗收的日常事務(wù)、技術(shù)業(yè)務(wù)進行管理；查詢驗收結(jié)果、各類證件和文書，同時對驗收過程中的各類文書模板進行集中統(tǒng)一管理，提供簡單的設(shè)備臺賬管理功能。

(1)驗收事務(wù)模塊。利用對醫(yī)療設(shè)備驗收過程中的日常事務(wù)進行管理，包括設(shè)備到貨、裝機、驗收日期的預(yù)安排、每個管理節(jié)點的負責(zé)人以及執(zhí)行人信息。對于超過預(yù)設(shè)時間未進行操作的事務(wù)該系統(tǒng)以紅色標(biāo)示，提醒管理人員須及時跟進。通過上述功能的實現(xiàn)，達到管理責(zé)任到人，事務(wù)具體到日期。方便了管理人員全面掌握醫(yī)療設(shè)備驗收動態(tài)，并可發(fā)現(xiàn)問題及時干預(yù)，從而提高驗收工作的整體質(zhì)量，規(guī)范驗收工作流程。

(2)驗收業(yè)務(wù)模塊。利用計算機軟件進行其相關(guān)文件、記錄、證書及報告的電子化和流程化管理，包括驗收指引文件下載、驗收資料的收集與準(zhǔn)備、貨物清點、配置核對、功能性能指標(biāo)核對記錄、軟件測試的記錄、售后服務(wù)文件、承諾的確認以及設(shè)備的安裝報告、質(zhì)量檢測報告、商檢證書、其他相關(guān)證書、機器照片、驗收報告等內(nèi)容。該模塊可對供應(yīng)商提供的相關(guān)文件進行審核并存檔，為日后設(shè)備維護提供實際材料[6]。主要核心業(yè)務(wù)有：①驗收引導(dǎo)文件下載；②驗收資料的收集與準(zhǔn)備；③貨物清點、配置核對、功能性能指標(biāo)核對、軟件測試記錄[7]；④售后服務(wù)文件及承諾的確認，保障醫(yī)療設(shè)備售后服務(wù)工作的順利進行[8]；⑤設(shè)備的安裝報告、質(zhì)量檢測報告、商檢證書、其他相關(guān)證書、機器照片和驗收報告的上傳與確認。上述管理節(jié)點，其負責(zé)人和執(zhí)行人信息必須在系統(tǒng)中進行詳細記錄。

(3)驗收結(jié)果模塊。該模塊提供多種方式查詢醫(yī)療設(shè)備驗收結(jié)果信息，包括按使用科室查詢、按驗收日期查詢及按設(shè)備類型查詢等，同時提供異常驗收信息的提醒，如在驗收過程中存在異議需要進一步確認或需要供應(yīng)商補充的資料等。通過對驗收結(jié)果的電子存檔，為日后的醫(yī)療設(shè)備的使用管理和日常維護提供信息支持，充分保障醫(yī)療服務(wù)。

(4)設(shè)備臺賬模塊。該模塊用于對驗收完成的醫(yī)療設(shè)備臺賬進行管理，包括設(shè)備的建賬、轉(zhuǎn)科、報廢、處置、設(shè)備標(biāo)簽條形碼及設(shè)備報修信息管理等。系統(tǒng)還可提供多個查詢和統(tǒng)計功能，包括在用設(shè)備報表統(tǒng)計、科室設(shè)備清單統(tǒng)計、物資分布清單查詢等。設(shè)備臺賬管理便于全面掌握設(shè)備在用情況，包括保修信息。多種報表的設(shè)置為醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)清點打下基礎(chǔ)。設(shè)備標(biāo)簽條形碼的管理，為日后采用移動終端管理做好了基礎(chǔ)準(zhǔn)備[9]。

(5)模板管理模塊。該系統(tǒng)提供了大量的與驗收工作相關(guān)的表格和模板，包括采購合同、配置清單、售后服務(wù)承諾、技術(shù)培訓(xùn)及驗收報告等5項功能的模板。在驗收過程中須規(guī)范使用統(tǒng)一格式的模板。①采購合同模板系統(tǒng)中制定了標(biāo)準(zhǔn)格式的醫(yī)療設(shè)備采購合同模板，明確了容易產(chǎn)生爭議的內(nèi)容，如保修時間的計算、驗收的標(biāo)準(zhǔn)、方法以及違約責(zé)任的界定等[10]；②配置清單模板中要求供應(yīng)商提供配置物品的名稱、規(guī)格型號、制造商、數(shù)量、序列號、單價及基本參數(shù)等信息，為設(shè)備驗收時明確物品提供材料；③售后承諾模板中設(shè)置好售后服務(wù)的框架及其內(nèi)容，供應(yīng)商只能在空白處填寫響應(yīng)信息，避免因其“隨便承諾”而導(dǎo)致設(shè)備故障時無法及時修復(fù)；④培訓(xùn)報告模板包括了操作、臨床應(yīng)用、安全質(zhì)量及日常維護保養(yǎng)等相關(guān)培訓(xùn)內(nèi)容，防止供應(yīng)商不培訓(xùn)、或培訓(xùn)過于簡單等問題的出現(xiàn)，確保設(shè)備可被正常使用和維護[11]；⑤驗收報告模板中詳細的記錄了驗收工作的整個過程信息，包括設(shè)備基本信息、附件配置信息、文檔資料、售后服務(wù)信息以及供應(yīng)商簽字、科室簽字及設(shè)備科簽字等內(nèi)容[12]。

2.2 供應(yīng)商通道

供應(yīng)商通道用于醫(yī)療設(shè)備供應(yīng)商配合設(shè)備管理部門開展驗收工作，具體包括采購合同、配置清單、裝箱清單、售后承諾、維修授權(quán)、商檢證書、機器照片、相關(guān)證書及技術(shù)培訓(xùn)報告等上傳與修改。供應(yīng)商進入系統(tǒng)后，按照軟件設(shè)計的驗收流程下載各種模板，并認真填寫后蓋章，上傳至系統(tǒng)。若被審核通過則可進入下一步，反之則需要繼續(xù)進行修改，直至審核通過。

3 醫(yī)療設(shè)備驗收信息化的特點及優(yōu)勢

3.1 網(wǎng)上審核與信息共享

驗收人員通過系統(tǒng)對供應(yīng)商提供的各種證件、文書進行網(wǎng)上審核流程，減少反復(fù)發(fā)送郵件和電話交流，提高了工作效率。同時在審核過程中工程師、管理人員均參與其中，可較為全面、細致地對文書中的內(nèi)容進行逐一解讀，確保文書的有效性和完整性，保護醫(yī)院的正當(dāng)利益[13]。

由于驗收過程中環(huán)節(jié)及資料較多、時間跨度較長以及參與人員較多，若采用非信息化手段進行驗收，會因信息傳遞不順暢而影響驗收的正常進行[14]。通過信息化手段，實現(xiàn)了驗收過程中證件、文書、承諾及報告等必要文檔信息的共享，加強參與驗收人員之間的溝通協(xié)作，從而確保驗收工作有條不紊地進行。

3.2 模板規(guī)范

將驗收工作中的關(guān)鍵文件及承諾，按照統(tǒng)一格式制定成為相應(yīng)的表格和模板，供應(yīng)商及驗收人員可通過系統(tǒng)在線下載，并按要求填寫，從而規(guī)范了驗收文件的格式和內(nèi)容，驗收人員只需查閱其填寫內(nèi)容是否符合要求即可。同時，可杜絕驗收過程中因供應(yīng)商提供文件的種類繁多而導(dǎo)致核對困難等問題的出現(xiàn)。

3.3 業(yè)務(wù)引導(dǎo)與電子檔案

將驗收工作的具體流程按照軟件的特殊要求進行適當(dāng)調(diào)整后融入到系統(tǒng)中，用來引導(dǎo)驗收業(yè)務(wù)。驗收工作的路徑設(shè)置為含多個管理節(jié)點，每個節(jié)點均有提示和模板，供驗收人員“行走”[15]。驗收人員只需按照軟件中步驟開展工作，即可完成醫(yī)療設(shè)備的驗收工作。

將驗收過程中的各類證件、文件、承諾及報告存儲在系統(tǒng)中，形成一套完善的驗收電子檔案，并提供多種查詢方式查找，便于在設(shè)備使用過程中查閱資料，同時可提高檔案信息的利用率[16]。

4 結(jié)語

本研究根據(jù)醫(yī)院驗收工作的實際，結(jié)合未來發(fā)展趨勢，將醫(yī)療設(shè)備的驗收流程進行適當(dāng)調(diào)整，并融入到系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)之中，科學(xué)合理地規(guī)范醫(yī)療設(shè)備的驗收工作。該系統(tǒng)完善地驗收業(yè)務(wù)流程、表格模板功能使設(shè)備管理部門可以更加方便、有效地完成醫(yī)療設(shè)備驗收工作。通過醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備驗收工作信息化系統(tǒng)運行，其效果較好，設(shè)備管理部門和供應(yīng)商均能通過系統(tǒng)完成各自工作，提高了工作效率，規(guī)范了驗收程序，達到了預(yù)期目的。

[1]余蔚旻.醫(yī)院設(shè)備科設(shè)備驗收工作的要點分析[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué)，2011，17(23)：32-33.

[2]錢靜毅.醫(yī)療設(shè)備驗收的現(xiàn)狀及對策[J].醫(yī)療裝備.2009，22(12)：57-58.

[3]鄧其輝，王人可.淺談醫(yī)療設(shè)備驗收的基本步驟[J].醫(yī)療裝備，2012，25(5)：37-38.

[4]戚仕濤，湯黎明，王羽.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量控制驗收檢測實踐與探討[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2010，31(3)：14-15. [5]朱紅秀.淺談醫(yī)療設(shè)備的資質(zhì)驗收[J].中國醫(yī)療設(shè)備，2012，27(4)：80-81.

[6]李晶.做好醫(yī)療設(shè)備的驗收工作[J].醫(yī)療裝備，2009，22(5)：46-47.

[7]周子越，吳引偉，謝方.淺談醫(yī)療設(shè)備工作的驗收與管理[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2013，10(3)：70-71.

[8]陳宏文，廖偉光，夏景濤.醫(yī)療設(shè)備售后服務(wù)質(zhì)量的現(xiàn)狀與對策探討[J].中國醫(yī)療設(shè)備，2011，26(5)：110-111.

[9]韓春雷，陳默蓉.醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)管理及資產(chǎn)管理系統(tǒng)的應(yīng)用[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2010，7(7)：18-23.

[10]許鋒，陳薇薇，欒笑笑.醫(yī)療設(shè)備合同的標(biāo)準(zhǔn)化管理[J].中國醫(yī)療設(shè)備，2009，24(11)：77-79.

[11]鄧其輝，王人可.淺談醫(yī)療設(shè)備驗收的基本步驟[J].醫(yī)療裝備，2012，25(5)：37-38.

[12]徐海青.設(shè)備驗收報告的內(nèi)容及其重要性[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2010，21(1)：69-70.

[13]何彩升.設(shè)備管理網(wǎng)絡(luò)化辦公的規(guī)劃和實現(xiàn)[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2009，6(8)：25-28.

[14]馮春.應(yīng)用PDCA理論提升醫(yī)療設(shè)備管理及驗收質(zhì)量方法研究[J].現(xiàn)代儀器，2012，18(6)：69-73.

[15]鐵兵，湯黎明，吳敏，等.醫(yī)療設(shè)備引進過程中驗收環(huán)節(jié)的管理[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2013，34(6)：114-115.

[16]金鑫，龔純貴.淺談利用信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建醫(yī)療設(shè)備電子檔案[J].中國醫(yī)學(xué)裝備，2012，9(6)：64-67.

Medical equipment acceptance of information management

/
YAO Dan-hua// China Medical Equipment,2014,11(2):49-52.

Objective: The use of information technology and other modern technological means to help with the work and management of medical equipment acceptance. Methods: The practice of acceptance of work experience in the past, learn from foreign advanced device management tools, the key elements of the current acceptance and processes are analyzed to design a suitable computer software acceptance path expression, and through information technology to express. Results: The design and development of a set of guidance and management of medical devices for acceptance of information management systems, including acceptance of the affairs and business management, inspection results of queries, forms, templates and setting vendor channel management will be incorporated into the entire inspection system medium. Conclusion: This system will be a good acceptance of the original complex medical devices work becomes simplistic, practical, improve the efficiency of the inspection work, through a large number of templates, forms and application process, to further standardize the medical equipment inspection. Meanwhile, the system's design, conform to the disciplines of biomedical engineering in the future direction of development, but also to meet the hospital's medical equipment acceptance of new work management requirements.

Medical equipment; Acceptance; Informatization

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.02.018

1672-8270(2014)02-0049-04

R197.324

A

2013-10-24

①浙江省中醫(yī)院醫(yī)療保障部 浙江 杭州 310000

姚旦華,女,(1966- ),本科學(xué)歷，工程師。浙江省中醫(yī)院醫(yī)療保障部，從事醫(yī)療設(shè)備管理工作。